Planificación del flujo de caja: qué significa y por qué es importante

Comprender y administrar eficazmente su flujo de efectivo es la clave para la longevidad y el éxito. Pero, ¿cómo puede asegurarse de que su flujo de caja se mantenga saludable y predecible?

Hoy, desmitificaremos la planificación del flujo de efectivo, guiándolo a través de cómo crear un plan de flujo de efectivo, incluidos los beneficios y desafíos. También describiremos los diferentes tipos de flujos de efectivo y cómo crear un estado de flujo de efectivo proforma.

¿Qué es la planificación del flujo de caja en las empresas? 

Definamos la planificación del flujo de efectivo en los negocios y en qué se diferencia de la elaboración de presupuestos, para que pueda elegir el proceso que mejor se alinee con los objetivos de su organización.  

Definición del plan de flujo de caja 

La planificación del flujo de caja en las empresas implica hacer coincidir las fuentes de financiación con las necesidades de capital. La planificación del flujo de caja debe tener en cuenta las necesidades a corto y largo plazo y pronosticar de tres a seis meses en el futuro. Las métricas que se pueden monitorear como parte de un plan de flujo de efectivo incluyen:

• Días de ventas pendientes (DSO)
• Días por pagar pendientes (IPO)
• Días de inventario disponible (DIO)

También vale la pena señalar que la planificación del flujo de efectivo y la previsión del flujo de efectivo a menudo se usan como sinónimos para describir el proceso de gestión de la liquidez.

Planificación del flujo de caja frente a la elaboración de presupuestos

Presupuestación Cuentas de ingresos y gastos durante un período largo, generalmente 12 meses o más. Por el contrario, la planificación del flujo de efectivo es una estimación de las entradas y salidas de efectivo durante un período más corto, generalmente de tres a seis meses.

Un presupuesto muestra los ingresos y gastos de un período de 12 meses, un pronóstico de flujo de efectivo desglosa cuándo se gastará o recibirá el efectivo. Tanto los presupuestos como los planes de flujo de efectivo son vitales para asegurarse de tener fondos disponibles para mitigar las interrupciones e impulsar Performance.

3 pasos para crear un plan de flujo de caja

Ahora que entiendes qué es la planificación del flujo de efectivo y en qué se diferencia de la elaboración de presupuestos, profundicemos en los tres pasos para crear un plan de flujo de efectivo. 

1. Recopilar, organizar y verificar todos los ingresos y gastos

En primer lugar, determine el período de tiempo deseado para su plan de flujo de caja, que puede oscilar entre unas pocas semanas y muchos meses.

Una vez que haya establecido hasta qué punto le gustaría planificar en el futuro, debe recopilar, organizar y verificar todos sus ingresos y gastos durante un período histórico de la misma duración. Esto te ayudará a comprender mejor la estacionalidad, los gastos recurrentes y los pagos.

Luego, puede comenzar a enumerar sus ingresos (entradas de efectivo) para el período que está planificando. Esta lista debe incluir las ventas anticipadas, pero también los ingresos no relacionados con las ventas, incluidos los reembolsos de impuestos, las subvenciones, las inversiones y las regalías o tarifas de licencia.

A continuación, debe enumerar sus gastos (salidas de efectivo) para el período deseado. Esto debe incluir todos los gastos asociados con el funcionamiento de su negocio, incluidos el alquiler, los salarios, los préstamos, el marketing y la publicidad, y más.

Sus datos de entrada y salida de efectivo se pueden agregar automáticamente desde su software de FP&A (también conocido como software de planificación financiera, Corporate Performance Management (CPM), Financial Performance Management (FPM) o Enterprise Performance Management (EPM)). Si sigues utilizando hojas de cálculo, debes compilar estos datos manualmente, lo que te pone en riesgo de introducir errores. 

2. Calcula el saldo de caja de cada mes 

Una vez que tengas una lista de tus entradas y salidas de efectivo, puedes comenzar a calcular tu saldo de efectivo para cada mes restando tus gastos de tus ingresos.

Esto te ayudará a determinar si tienes un flujo de caja positivo, lo que significa que estás generando más ingresos de los que gastas, o un flujo de caja negativo, lo que significa que estás gastando más de lo que estás ingresando.

En cada caso, puede ajustar sus objetivos para satisfacer las necesidades de la empresa y asegurarse de tener suficiente efectivo disponible para cumplir con sus compromisos. 

3. Estimar los flujos de caja futuros 

Una vez que hayas calculado tu saldo de efectivo para cada mes, es fácil estimar tus flujos de efectivo futuros durante muchos meses.

Si tienes demasiadas semanas seguidas de flujo de caja positivo o negativo, esto puede indicar que es hora de invertir tus fondos excedentes o ajustar los objetivos de ventas o los períodos de pago para generar más entradas de efectivo.

Beneficios de la planificación del flujo de caja 

Exploremos cómo la planificación del flujo de caja puede mejorar su negocio, desde reforzar el control de costos hasta evitar obstáculos financieros y optimizar las cuentas por cobrar.

Mayor control de costes

Cuando sabes qué dinero entra y sale, es más fácil ver en qué gasta tu empresa. Al observar cómo gastas, puedes encontrar lugares en los que estás desperdiciando dinero y decidir dónde gastar menos. Esto te ayuda a controlar mejor los costos, aprovechar al máximo lo que tienes y mantener tu negocio saludable.

Evite los bloqueos de carreteras 

La planificación del flujo de efectivo le ayuda a evitar los obstáculos financieros. Al pronosticar sus finanzas, puede anticipar y sortear una posible escasez de efectivo. Esto permite operaciones comerciales ininterrumpidas.  

Optimice las cuentas por cobrar

Una planificación eficaz del flujo de caja no solo mejora su control sobre los pagos entrantes, sino que también le permite identificar y abordar los problemas de los clientes que se retrasan con frecuencia en los pagos. Al predecir y realizar un seguimiento precisos de los cronogramas de pago, puede mantener una entrada de efectivo constante y trabajar de manera proactiva con los clientes para garantizar los pagos oportunos. Este enfoque estratégico ayuda a prevenir contratiempos financieros y fomenta relaciones más sólidas con los clientes, lo que conduce a una gestión más eficiente y productiva de las cuentas por cobrar.

Desafíos asociados con la planificación del flujo de efectivo 

La planificación del flujo de caja presenta complejidades y retos potenciales, como la inexactitud de los datos, la falta de participación de los departamentos y el elemento de incertidumbre. Pero hay soluciones prácticas para superarlos

Datos inexactos

Si utilizas hojas de cálculo para realizar un seguimiento y gestionar tus entradas y salidas de efectivo, es posible que tengas problemas con datos inexactos durante el proceso de planificación. Esto puede dar lugar a previsiones de flujo de caja defectuosas, lo que puede provocar posibles errores en la toma de decisiones estratégicas.

Para abordar esto, sugerimos un software de FP&A que puede ayudarlo a configurar cálculos automatizados que alimenten sus presupuestos de flujo de efectivo, como el efectivo de las operaciones o las inversiones. Una vez que los cambios automatizados estén en su lugar, solo debe tener en cuenta las actividades en efectivo que no están automatizadas, como ciertas actividades de financiamiento o inversión. 

Falta de participación departamental 

No tener a todos los departamentos involucrados puede dificultar la planificación del flujo de caja. Sin una cooperación total, los equipos financieros pueden perder información importante, lo que hace que las predicciones de efectivo sean menos precisas. Para solucionar este problema, todos los departamentos deben trabajar juntos.

Para promover la colaboración entre empresas, recomendamos implementar un software de planificación financiera. El software de planificación financiera puede agilizar el intercambio de información entre todos los departamentos, lo que garantiza que no se pierda ningún dato importante. Como resultado, el equipo financiero recibe información integral para obtener predicciones de flujo de efectivo más precisas.  

No es una garantía

Si bien los planes de flujo de efectivo son útiles para los equipos financieros que buscan comprender su posición de efectivo, no es una garantía de lo que está por venir.

Para abordar el desafío de que los planes de flujo de efectivo no garanticen resultados futuros, considere la posibilidad de adoptar un enfoque de análisis de escenarios. Esto implica la creación de múltiples previsiones de flujo de caja basadas en diferentes escenarios posibles, como retrasos en los pagos o aumentos inesperados de los costes. Al prepararse para varios resultados, puede navegar y adaptarse mejor a los cambios financieros inesperados, mejorando la resiliencia de su empresa.

¿Cuáles son los diferentes tipos de flujo de caja? 

Analicemos las complejidades de los distintos flujos de efectivo: flujo de efectivo de las operaciones (CFO), flujo de efectivo de la inversión (CFI), flujo de efectivo de la financiación (CFF) y flujo de efectivo libre, y cómo cada uno juega un papel fundamental en el Performancefinanciero de una empresa.  

Flujo de caja de las operaciones (CFO) 

El flujo de caja de las operaciones (CFO), también conocido como flujo de caja operativo, es una medida de la cantidad de efectivo que una empresa genera y consume al llevar a cabo sus actividades operativas durante un período específico. El flujo de caja operativo no incluye los ingresos por inversiones, los gastos ni los gastos de capital a largo plazo. 

Flujo de caja de la inversión (CFI) 

El flujo de caja de la inversión (CFI) se refiere al efectivo ganado o gastado como parte de las actividades relacionadas con la inversión en un período específico. El flujo de caja de inversión puede provenir de intereses devengados o de la venta de inversiones, o de la compra de activos a largo plazo, como propiedades, planta y equipo.  

Flujo de caja de financiamiento (CFF) 

El flujo de efectivo de financiamiento (CFF) se refiere al efectivo que se utiliza o genera a partir de las actividades de financiamiento. Las actividades de financiación pueden incluir la emisión y el reembolso de deuda y la emisión y recompra de capital.  

Flujo de caja libre (FCF) 

El flujo de caja libre se utiliza para denotar el efectivo que queda después de que la empresa haya pagado los gastos operativos y los gastos de capital (también conocido como CapEx). Cuando tiene un excedente de flujo de caja libre, su equipo financiero puede priorizar e invertir en actividades que aumenten el valor para los accionistas y amplíen las operaciones comerciales.

Creación de un estado de flujo de efectivo proforma 

Ahora, con una sólida comprensión de los diversos tipos de flujos de efectivo, podemos centrar nuestra atención en los estados de flujo de efectivo proforma y su papel en la planificación efectiva del flujo de efectivo.

¿Qué es el estado de flujos de efectivo? 

Un estado de flujo de efectivo es un informe que incluye cada uno de los tipos de flujo de efectivo que identificamos anteriormente, incluido el flujo de efectivo de:

• Operaciones de
• Invertir
• Financiación

Es una visión holística de las entradas y salidas de efectivo de su empresa durante un período específico. El efectivo disponible que tiene indica su capacidad para operar a corto y largo plazo y se puede comparar con otros estados financieros, incluidos los estados de pérdidas y ganancias (P&L) y los estados de resultados, y su balance general.  

¿Por qué crear un estado de flujo de efectivo proforma como parte de un plan de flujo de efectivo? 

"Pro forma" se define como "por el bien de la forma", lo que en finanzas y contabilidad significa que el estado financiero se formuló utilizando proyecciones y supuestos. En la práctica, esto permite a las empresas excluir cualquier transacción única que consideren atípica y, por lo tanto, oscurecer sus resultados. Los estados de flujo de efectivo pro forma no suelen ser compatibles con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP, por sus siglas en inglés), pero eso no significa que sean inherentemente incompatibles.

Como resultado, el uso de estados financieros proforma requiere transparencia sobre los métodos utilizados y las diferencias con los PCGA para evitar engañar a los inversores y otras partes interesadas.

Lea la historia de un cliente de Boulay.

Conclusión: Planificación maestra del flujo de caja con Prophix 

En resumen, la planificación del flujo de caja es clave para el éxito empresarial. Hemos esbozado el concepto de planificación del flujo de efectivo, hemos demostrado cómo crear un estado de flujo de efectivo, hemos subrayado sus ventajas y hemos abordado los posibles obstáculos. Así que ahora, puede administrar mejor el futuro financiero de su negocio con confianza y precisión.

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