Construir una función financiera preparada para el futuro en Steyn City

Kreason Naidoo dirige el equipo de informes financieros de la empresa sudafricana de desarrollo inmobiliario y construcción Steyn City, que se convirtió en cliente de Prophix en 2020. En un seminario web reciente, compartió cómo Prophix ha mejorado tanto su vida laboral como el panorama general de la empresa. He aquí las principales conclusiones. En las afueras de Johannesburgo se encuentra un lugar sin igual. Steyn City, ideada por el multimillonario empresario sudafricano Douw Steyn, es básicamente una ciudad dentro de otra ciudad. Con cuatro veces el tamaño de Mónaco y dos veces y media el del Central Park de Nueva York, es la mayor urbanización de su clase en el continente africano. Además de sus numerosos edificios residenciales, actualmente cuenta con un parque de oficinas, su propio campo de golf (diseñado por Jack Nicklaus), un centro ecuestre, 2.000 acres de parques, una laguna, una piscina cubierta, restaurantes y una escuela... y la lista continúa. [caption id="attachment_28111" align="aligncenter" width="1000"] Casa club del campo de golf de Steyn City[/caption] Queríamos profundizar un poco más en la historia de este fascinante proyecto y hace poco celebramos un seminario web con Kreason Naidoo, Director de Información Financiera de Steyn City. Cuando empezó a trabajar aquí hace varios años, tanto la ciudad como la empresa constructora que la creó tenían un aspecto muy diferente. "Empecé a trabajar en Steyn City cuando no existía un departamento financiero, así que tuve que poner en marcha todo el proceso desde cero", recuerda Kreason. Al igual que la propia ciudad, la oficina de finanzas tuvo que construirse desde cero. Desde entonces, muchas cosas han cambiado. Tanto el equipo de Kreason como Steyn City han crecido mucho, por lo que la eficacia de los informes es aún más crucial. Para solucionar este problema, el equipo implantó Sage, que Kreason consideraba la única solución ERP capaz de responder a las necesidades tan específicas de la empresa. En 2020, el equipo financiero trató de mejorar aún más las capacidades de información de Steyn City añadiendo una solución CPM. Eligieron Prophix. Así que, después de un año con Prophix, ¿cuáles fueron sus principales conclusiones? ¿Qué ha cambiado? Aquí están los 3 beneficios más importantes que Prophix ha aportado:

1. Mayor eficacia

No es ninguna sorpresa, pero Prophix ha tenido un profundo impacto en la eficiencia del departamento financiero de Steyn City. En el transcurso de la entrevista, Kreason mencionó varios ejemplos de cómo ha ahorrado enormes cantidades de tiempo gracias a Prophix. He aquí uno de ellos, en sus propias palabras:

"Estoy muy contento de tener Prophix porque [risas] no tengo que hacer todo esto manualmente en Excel. [...] Donde pasaba, digamos, alrededor del 90 por ciento de mi tiempo haciendo, ahora paso ese tiempo revisando y analizando y arreglando"

En cuanto a la velocidad general del proceso, Kreason dijo lo siguiente:

"Cuando empezamos el proceso de Prophix, no sabía lo potente que era la herramienta. Nos interesaban más los informes impresos, los gráficos, los diagramas circulares y cosas por el estilo que quería el Consejo. Pero luego, a medida que avanzábamos, nos dimos cuenta de que si podíamos hacer esto y aquello, mi proceso presupuestario se simplificaba en semanas. Mi proceso de previsión se simplifica en meses. Quiero decir, aquí hacemos previsiones hasta 2026, y a veces hasta 2032, y eso es algo que se puede hacer en una semana. Así que me ha facilitado mucho la vida. No voy a mentir: todavía hay que hacer algunos procesos manuales, pero eso no es culpa de Prophix en absoluto [risas]" [caption id="attachment_28113" align="aligncenter" width="1000"] Steyn City ofrece 45 km de bulevares peatonales[/caption]

2. Más reportajes dinámicos

Como ya hemos dicho, Steyn City ofrece tantos servicios que el resultado es un negocio muy diversificado y complejo. Hay inmuebles residenciales y comerciales, restaurantes y servicios para eventos, actividades de construcción, comercio minorista, un almacén, un colegio privado, instalaciones deportivas y mucho más. En total, 13 unidades de negocio (posiblemente más cuando usted lea esto), cada una con su propia fuente de ingresos. Para ayudar al consejo en su ambición de "saberlo todo", Kreason y los responsables de Prophix elaboraron informes que ofrecen una visión general de cada segmento, así como un estado consolidado si es necesario tener en cuenta el panorama general. Así lo explica Kreason

"Por ejemplo, el sector de la construcción tendría un informe en el que se filtraría todo lo relacionado con la construcción, y yo podría presentarlo. De acuerdo, usted quiere ver sólo la hostelería; bien, puedo hacerlo porque puedo [...] extraer todas las áreas que se relacionan con esa dimensión, como la llamamos, o unidad de negocio, e informar sobre ello. No necesito ir y crear cinco informes diferentes; creo uno y literalmente, como Prophix lo llama, [...] hojeo las páginas [...] y selecciono los diferentes tipos de páginas, y puedo informar sobre eso. ¿Quieres verlas como un grupo consolidado? Pues claro, no hay problema, también puedo mostrártelo"

[caption id="attachment_28112" align="aligncenter" width="1000"] En el Restaurante XIX de Steyn City[/caption]

3. Mejor comunicación interna

Incluso con la mejor solución de CPM no será una panacea en lo que respecta a la comunicación eficaz de los números de la empresa. Sin embargo, en el caso de Prophix y sus funciones de colaboración, ofrece una mejora significativa con respecto a una hoja de cálculo estática adjunta a un correo electrónico. Como señala Kreason, esto último puede dar lugar a diferentes interpretaciones de los mismos datos:

"La comunicación no siempre es posible, porque puede que yo te envíe un correo electrónico y tú lo interpretes de forma distinta a lo que estoy intentando explicarte. En cambio, si se dispone de una herramienta común de elaboración de informes y todo el mundo la utiliza, se pueden aclarar incoherencias, confusiones y malentendidos con relativa rapidez. [...] [Con Excel, es como] "¿Qué versión de esto estoy viendo? ¿Estoy viendo la versión correcta? ¿Me has enviado el artículo correcto? ¿Qué número es este? ¿Ha cambiado?" Ahora todo se traza y gestiona en una sola herramienta"

Conclusión Tanto el equipo de Kreason como Steyn City en su conjunto han emprendido un notable viaje de transformación durante los dos últimos años. Como demuestran los ejemplos de Kreason, la introducción de Prophix ha contribuido a acelerar aún más este proceso, pero ¿cómo garantizar el éxito de un proyecto CPM? La primera etapa consiste en encontrar un proveedor de CPM que se ajuste a las necesidades. En el caso de Steyn City, no se trataba sólo de las capacidades del software Prophix. Además de su fuerte integración con Sage, el historial de Prophix de llevar a cabo con éxito proyectos de clientes y el compromiso continuo con el éxito de los clientes jugaron un papel importante en la decisión. Kreason, a pesar de trabajar en un puesto muy poco técnico, también se vio muy implicado en el proceso de implantación. En retrospectiva, considera que esto fue crucial para todo el proyecto, a pesar de su escepticismo inicial: "Seré sincero con usted: no me entusiasmaba formar parte del proceso [de implantación]", confesó durante nuestra charla. Pensó: "Sencillamente, no tengo tiempo para hacerlo" Sin embargo, su perspectiva cambió radicalmente cuando el equipo de Prophix le explicó las ventajas de implicarse más a fondo:

"Cuando empecé a trabajar con vosotros, me di cuenta de que era la parte más importante de todo el proceso. Especialmente como director financiero, tienes que entender cómo funciona y cómo encaja todo. [...] Prophix tiene funciones muy interesantes que te permiten desglosar y anualizar las cifras, pero es muy importante que participes en la implantación desde el principio para que, en cierto modo, traces las cosas como tú quieres"

Este proceso también incluyó la reevaluación y optimización de los procesos existentes antes de incorporarlos a Prophix. Gracias a este enfoque, Kreason y su equipo disponen ahora de una solución que conocen a la perfección, procesos más eficientes y cifras en las que confían: una configuración perfecta para el crecimiento futuro, al igual que la ciudad que ayudan a construir.