Presupuesto flexible: todo lo que debe saber

¿Qué es un presupuesto flexible? Un presupuesto es un presupuesto, ¿verdad?

Un presupuesto flexible es un tipo único de presupuesto que tiene en cuenta las variaciones de la actividad empresarial y ofrece un plan para hacerles frente.

En otras palabras, ayuda a las empresas a mantenerse ágiles.

Pero, ¿cómo se crea un presupuesto flexible? ¿Y por qué otro motivo podría querer utilizar uno? ¿Y acaso demasiada flexibilidad no es una pérdida de tiempo?

En este artículo hablaremos de todo esto y mucho más.

¿Qué es un presupuesto flexible?

Un presupuesto flexible es un presupuesto que puede ajustarse en función de los cambios en la actividad empresarial, como las ventas o el volumen de producción. Normalmente, estos ajustes están predeterminados para evitar problemas de escalabilidad, como aceptar más clientes de los que la empresa puede gestionar.

A menudo se menciona al mismo tiempo que el presupuesto estático, que se basa en un nivel fijo de actividad o producción.

¿Por qué las empresas utilizan presupuestos flexibles?

Porque los presupuestos flexibles permiten a las empresas ajustar cuánto gastan en diferentes actividades empresariales, lo que les ayuda a gestionar más eficazmente su flujo de caja. Los presupuestos flexibles, por decir algo obvio, ayudan a las empresas a ser más flexibles con sus gastos.

Ejemplo de presupuesto flexible

La fórmula del presupuesto flexible es una herramienta financiera que se ajusta o flexibiliza en función de los cambios en el volumen de actividad.

La fórmula es: Costes fijos + (Unidades reales de actividad x Coste variable por unidad de actividad).

Esta fórmula permite a las empresas adaptar sus presupuestos para reflejar los resultados reales, lo que puede conducir a una planificación financiera más precisa.

He aquí un ejemplo rápido para ilustrar las ventajas de un presupuesto flexible.

Supongamos que el canal de publicidad de pago de una empresa funciona bien y genera más ingresos de lo esperado. Un presupuesto flexible da luz verde a la empresa para reinvertir más ingresos en el canal.

Esto debería generar aún más beneficios.

Sin embargo, también puede dar lugar a problemas de escalabilidad si los equipos de ventas y éxito del cliente no pueden gestionar más cuentas de las "presupuestadas". Un presupuesto sólido y flexible tendrá un plan para estas situaciones y asignará los fondos en consecuencia.

Supongamos que se produce un gasto inesperado. Con un presupuesto flexible, suponiendo que hayas creado un escenario en el que se produzca un gasto imprevisto, tendrás un plan a seguir.

Presupuesto flexible frente a presupuesto estático

Un presupuesto flexible proporciona directrices para que una empresa cambie sus operaciones -invierta o desinvierta en prácticas empresariales- en función de algún factor externo, normalmente los ingresos procedentes de esas actividades.

Un presupuesto estático no ofrece ninguna orientación ni margen para el cambio. Es más rígido y sus resultados están más claramente definidos.

Fórmula de la desviación presupuestaria flexible

La desviación del presupuesto flexible es cualquier diferencia entre los resultados generados por un presupuesto flexible y los resultados reales de seguir ese presupuesto.

La fórmula de la desviación presupuestaria flexible es bastante sencilla:

Desviación del presupuesto flexible = (Importe real - Importe del presupuesto flexible)

Una cifra de desviación del presupuesto flexible positiva (o favorable) significa que ha estado "por encima del plan", mientras que una cifra negativa (o desfavorable) significa que no ha sido tan rentable o que ha gastado más de lo previsto.

Presupuestos flexibles básicos, intermedios y avanzados

Podemos clasificar los presupuestos flexibles en tres tipos en función de su influencia y complejidad.

Presupuestoflexible básico : Este tipo de presupuesto flexible sólo permite cambios basados en las cifras de ingresos.

Presupuesto flexible intermedio: Tiene en cuenta otras actividades que pueden provocar un cambio en los ingresos o las actividades empresariales, como los cambios en la plantilla o el número y la complejidad de los clientes.

Presupuesto flexible avanzado: Este tipo de presupuesto flexible considera diversos gastos en toda la empresa, como lanzamientos de productos, ratios como el número mágico SaaS o el ratio deuda-capital, y dividendos de inversiones.

La mayoría de las empresas que incorporan flexibilidad a su presupuesto utilizarán un presupuesto flexible básico.

Ventajas de un presupuesto flexible

¿Por qué querría una empresa utilizar un presupuesto flexible? Resulta que la capacidad de responder al rendimiento real de la empresa puede ser útil tanto para mantener el statu quo como para crecer más rápido de lo previsto. Las condiciones inciertas del mercado favorecen el presupuesto flexible, ya que es más seguro que no se siga un plan único.

Bueno para empresas con costes variables

Las empresas con costes variables necesitan presupuestos flexibles porque este tipo de presupuesto les permite corregir el rumbo o tener en cuenta esa variación con un trastorno mínimo de sus operaciones.

Por ejemplo, una empresa con una gran variación estacional debería tener un presupuesto flexible para tener en cuenta el aumento y la disminución de la oferta y la demanda en función de la estacionalidad.

Medición del rendimiento

No hay nada mejor que decirle a la empresa que se está cumpliendo el plan. Y con un presupuesto flexible, tienes múltiples contingencias para mantenerte dentro del plan.

Como ha previsto las desviaciones en el presupuesto, sabe exactamente qué camino seguir para mantener la trayectoria que mantendrá a la empresa dentro del plan.

Proceso presupuestario más eficiente

Los presupuestos flexibles son eficientes porque hacen todo el trabajo mientras usted elabora el presupuesto. Aunque esto conlleva un mayor tiempo de presupuestación inicial, hace que el proceso de presupuestación general sea mucho más rápido, ya que (idealmente) no es necesario volver a prever escenarios o calcular nuevas proyecciones.

Mejor control de costes

Predecir los costes con antelación es una buena forma de controlarlos. Dado que un presupuesto flexible permite al equipo financiero anticiparse y frenar el gasto en determinados escenarios, le proporciona un control de costes mucho más sólido. Esto ayuda a mantener baja la desviación sobre el presupuesto, lo cual es positivo.

Contabilización de gastos imprevistos

Un presupuesto flexible, por su propia naturaleza, tendrá en cuenta hasta cierto punto los gastos imprevistos. Aunque la magnitud de los gastos imprevistos puede no coincidir con lo que usted ha creado en el presupuesto, el camino que ha trazado para la empresa será aplicable en muchos casos, con algunos ajustes en las cifras brutas.

Refleja con mayor precisión cómo se utilizan las finanzas

Una empresa es una entidad viva, y un presupuesto también debería serlo. Aunque es estupendo tener un presupuesto ideal y estático, el presupuesto flexible es más fiel a la forma en que las empresas y los propietarios del presupuesto evalúan realmente sus finanzas.

Limitaciones de un presupuesto flexible

Por supuesto, los presupuestos flexibles no son unilateralmente buenos. Como cualquier otra cosa, tienen sus inconvenientes.

Llevan más tiempo crearlos, desarrollarlos, supervisarlos y mantenerlos

Al ser necesariamente más complejos que los presupuestos estáticos, y al no estar "listos y olvidados", los presupuestos flexibles requieren más tiempo para su creación, así como una estrecha supervisión para su seguimiento. Esto puede sobrecargar a un equipo de FP&A ya de por sí escaso.

Demasiada flexibilidad puede limitar la capacidad de planificación de FP&A

Es posible tener demasiados planes, porque la capacidad de una empresa para planificar está limitada por el número de horas que su equipo o equipos pueden utilizar para crear planes. Los responsables de presupuestos deben tener cuidado de no dejar que el presupuesto flexible -especialmente los presupuestos flexibles avanzados- se convierta en un tren desbocado de complejidad.

Las previsiones tienen una vida más corta y quedan obsoletas rápidamente

Aunque la flexibilidad es estupenda, a veces ocurre algo inesperado que invalida todo el trabajo realizado anteriormente.

Las empresas de todo el mundo lo experimentaron en marzo de 2020, cuando la pandemia de COVID-19 requirió bloqueos que paralizaron gran parte de la economía. Se desecharon modelos y proyecciones, y las empresas que habían dedicado mucho tiempo y recursos a crear un presupuesto flexible vieron cómo se invalidaban enormes cantidades de su tiempo y esfuerzo.

Menos responsabilidad o incentivos para que los responsables del presupuesto se ciñan al presupuesto original

El hecho de saber que el presupuesto puede ajustarse puede ser una luz verde para que algunos responsables del presupuesto jueguen con sus gastos. Tenga cuidado de establecer con ellos la expectativa de que las desviaciones del presupuesto proceden del equipo de FP&A.

Los retrasos en el cierre pueden causar fricciones con el equipo de contabilidad

Aunque la posibilidad de ajustar el presupuesto es agradable, puede crear muchos quebraderos de cabeza al equipo de contabilidad, especialmente cuando tienen que rehacer gran parte de su trabajo para cerrar los libros, convirtiendo un proceso que a menudo se retrasa debido a circunstancias imprevistas en algo aún más tardío.

Falta de comparaciones de ingresos

Una de las mayores ventajas de la coherencia inherente a un presupuesto estático es la limpieza de las comparaciones que permite. Pero un presupuesto flexible introduce muchas más variaciones, lo que dificulta -si no imposibilita directamente- que un equipo realice una comparación precisa de los ingresos o un análisis de las variaciones basado en un escenario ideal o anterior.

¿Qué es la desviación presupuestaria flexible?

La desviación presupuestaria flexible es la diferencia de gastos o ingresos entre el presupuesto base u original y el presupuesto que se ha flexibilizado.

Ejemplo de desviación presupuestaria flexible

Por ejemplo, supongamos que una empresa presupuesta el COGS de un producto de 100 $ en 20 $. Pero después de hacer los números, descubren que el coste de ventas es de 25 $. Aumentan el coste del producto para tener en cuenta esta desviación y realizan 50 de sus 100 ventas de productos durante el período del informe a este nuevo precio. Por lo tanto, su desviación presupuestaria flexible para este producto es de -250 $ (50 unidades vendidas con 5 $ más de costes de producción de lo presupuestado, o -5 $).

5 pasos para implantar con éxito un presupuesto flexible

Si ha decidido que un presupuesto flexible es el camino adecuado para su organización, a continuación le explicamos cómo implantarlo con éxito.

1. Identifique los costes fijos y variables

Es esencial que identifiques dónde pueden existir desviaciones. Por ejemplo, es probable que costes como el alquiler, la amortización de deudas o los gastos de propiedad, planta y equipo se mantengan fijos y constantes. Pero costes como las ventas y el gasto en marketing pueden variar enormemente.

Separe los costes variables. Esto reducirá enormemente el número de escenarios que necesita crear.

2. Utilice el ratio de costes variables para crear un modelo presupuestario

El ratio de costes variables compara los costes de aumentar la producción con los ingresos resultantes. En este paso, debe identificar su ratio de coste variable para cada producto, bien o servicio que venda y crear un modelo que pueda utilizar para su análisis de escenarios en el siguiente paso.

La fórmula del ratio de costes variables es la siguiente

Ratiode Cos te Variable = Costes Variables / Ventas Netas

Alternativamente:

Ratio deCoste Variable = 1 - Margen de Contribución

3. Modele diferentes escenarios con el modelo presupuestario

Ahora que tiene un modelo de presupuesto, es el momento de modelar escenarios. Debe modelar escenarios basados en la variación de costes que es probable que se produzca, con cierto margen para escenarios inesperados.

Una herramienta FP&A como Prophix One es ideal para este paso.

4. Decida su presupuesto

Ahora que ha trazado sus numerosos escenarios, es el momento de asignar algunas cifras y parámetros presupuestarios. Esto es más un arte que una ciencia, pero debería empezar por priorizar mediante un presupuesto conservador y luego añadir gastos más convenientes o superfluos.

Cualquier método presupuestario sirve en este caso: puedes utilizar el presupuesto incremental para un presupuesto básico flexible, o el presupuesto basado en cero para reelaborar completamente el presupuesto.

5. Comparar el modelo presupuestario con los gastos reales mediante un análisis de desviaciones

Por último, debe comparar los gastos reales con el presupuesto y evaluar la eficacia y precisión del presupuesto flexible.

Elanálisis de las desviaciones presupuestarias es un paso final esencial de cualquier proceso presupuestario y un requisito previo para el siguiente ciclo presupuestario.

Comprender y evaluar sus presupuestos anteriores le ayudará a crear un presupuesto futuro más preciso, lo que facilita el trabajo de todos y estabiliza las finanzas de la empresa.

Conclusiones: Presupuesto flexible con Prophix

Ahora ya lo sabe todo sobre cómo crear y utilizar un presupuesto flexible.

Y si desea crear un presupuesto flexible para su organización, Prophix puede ayudarle. Con Prophix One, una Plataforma de Rendimiento Financiero, usted puede crear rápida y fácilmente escenarios y calcular su análisis presupuestario, minimizando las dos mayores pérdidas de tiempo del proceso presupuestario.