12 razones para invertir en software de consolidación | Prophix

¿Quiere saber por qué no se recomiendan las hojas de cálculo para las consolidaciones financieras a gran escala? ¿Le cuesta entender si merece la pena invertir en un software de consolidación financiera o cómo debería justificar su uso?

¿Qué es el software de consolidación financiera?

Elsoftware de consolidación financiera ayuda a eliminar la complejidad de preparar estados financieros consolidados automatizando los procesos, garantizando el cumplimiento y centralizando los datos, lo que proporciona eficacia y precisión a los controladores y responsables de contabilidad.

Cuanto más grande y compleja sea su empresa, más crucial es implantar un software de consolidación. Es un gran impulso poder automatizar estructuras de propiedad complejas, conversiones y subconsolidaciones multidivisa y verificar el cumplimiento de múltiples PCGA y NIIF, así como garantizar la precisión de los datos.

Obtenga más información sobre el software de consolidación financiera y en comparación con la realización de consolidaciones con hojas de cálculo manuales aquí.

¿Cuándo debo invertir en un software de consolidación financiera?

Como responsable financiero, puede resultar difícil predecir un cambio en la dirección estratégica de su empresa. No sabe qué le ocurrirá mañana a su grupo: una duplicación del alcance debido a la adquisición de un subgrupo, una oferta pública con nuevos accionistas que exigen un cierre rápido, un cambio en las normas de consolidación o una solicitud de información más detallada a nivel de consolidación.

En cualquier momento puede producirse un cambio en los objetivos de su empresa y, por tanto, en su enfoque de la consolidación. Por eso es importante disponer ahora de herramientas y plataformas para hacer frente a solicitudes nuevas e inesperadas. Una tecnología como el software de consolidación financiera puede ayudar a dotar a su organización y a sus procesos financieros de la potencia, flexibilidad y fiabilidad que necesitan para escalar, algo que no podrá conseguir si mantiene sus procesos financieros en hojas de cálculo.

Además, mantenerse al día con la tecnología y asegurarse de que nuestra organización es lo más ágil posible es un signo de madurez financiera y de gran liderazgo financiero.

Siga leyendo para conocer en profundidad cómo las organizaciones líderes y financieramente maduras se benefician del software de consolidación, y cómo puede hacerlo usted también.

12 razones por las que debería invertir en software de consolidación (frente a quedarse en hojas de cálculo)

Razón 1: Lógica contable

El proceso de consolidación se basa en la lógica contable, y debe contener informes de saldos, diarios y libro mayor, que pueden ser difíciles de crear en hojas de cálculo. Si sus auditores se sienten frustrados por su falta de documentación, debería plantearse adoptar un software de consolidación

Razón 2: Complejidad dimensional

Muchos responsables financieros que se inician en el proceso de consolidación lo entienden como parte de una organización matricial (empresas x cuentas), que se prestaría bien a las hojas de cálculo.

Sin embargo, la información de consolidación se basa en una estructura transaccional, no posicional, que incluye al menos cuatro dimensiones diferentes: la empresa, la cuenta, los ajustes y los flujos. A veces, también incluye aspectos analíticos

Esta información no forma parte de una matriz, sino de un hipercubo, lo que hace necesario utilizar un software de consolidación financiera que pueda funcionar como una base de datos.

Razón 3: Cálculos de consolidación

Tradicionalmente, todos los cálculos, operaciones y transacciones se realizan manualmente en hojas de cálculo. Estos procesos pueden convertirse rápidamente en múltiples hojas de cálculo, todas vinculadas entre sí. Y con los años, estas hojas de cálculo pueden volverse ilegibles, inflexibles y propensas al riesgo.

La flexibilidad de las hojas de cálculo, que suele ser una de sus ventajas, puede convertirse en un riesgo en el proceso de consolidación. Además, las hojas de cálculo dificultan, si no imposibilitan, la automatización del proceso de compilación de paquetes de consolidación.

Por el contrario, el uso de una solución especializada de consolidación financiera presenta claras ventajas. Muchas soluciones pueden racionalizar y automatizar los cálculos para mejorar la fiabilidad de los datos. Los programas especializados también pueden definir métodos de consolidación, aplicar diversas simulaciones dentro del ámbito de aplicación y corregir cualquier error, mejorando así la precisión general de los cálculos

Motivo 4: Conversión de datos

La conversión de datos corporativos a la moneda de consolidación y la ejecución de cálculos para accionistas minoritarios y reservas de consolidación en hojas de cálculo pueden introducir errores.

La automatización de todas estas tareas con un software de consolidación financiera permite aumentar la productividad y obtener rápidamente resultados fiables.

Razón 5: Accionistas minoritarios y ajustes de conversión

A menudo, las consolidaciones realizadas con hojas de cálculo omiten a los accionistas minoritarios en el enfoque patrimonial o proporcional. Con las hojas de cálculo, es fácil olvidarse de asignar a los accionistas minoritarios su parte en el valor de una participación de otra filial que no es propiedad al 100% de la empresa matriz.

Los ajustes de conversión, las reservas de consolidación y los accionistas minoritarios, así como sus reconstituciones y justificaciones, pueden ser un proceso increíblemente lento porque deben reconstituirse fuera de la contabilidad, empezando por cada filial.

Incluso en las fases más profundas del proceso de consolidación, muchas empresas tienen dificultades para gestionar los asientos de consolidación, el concepto de flujo y la creación de informes de restitución o estados financieros, así como tablas de flujo de caja y pruebas fiscales.

A diferencia de las hojas de cálculo tradicionales, el software de consolidación puede tener en cuenta automáticamente a los accionistas minoritarios en el enfoque patrimonial o proporcional. También puede simplificar el proceso de gestión de los asientos de consolidación, los ajustes de conversión, las reservas de consolidación y las reconstituciones.

El software de consolidación permite un flujo continuo de datos, lo que facilita la generación de informes cruciales como los estados financieros, el flujo de caja y las tablas de comprobación fiscal. Al automatizar estas intrincadas tareas, el software de consolidación no sólo mejora la precisión, sino que también reduce el tiempo y los recursos dedicados a las consolidaciones.

Motivo 6: Asientos de consolidación

Aunque es posible establecer asientos de consolidación en hojas de cálculo, no es una solución a largo plazo. Con cada nuevo período/año de consolidación, es importante revisar los asientos del año anterior para determinar si deben arrastrarse.

También hay que tener en cuenta otros elementos, como las ventas y la desconsolidación, lo que puede dificultar el aislamiento de los asientos por empresa.

El software de consolidación financiera puede vincular cuentas dentro de cada empresa, dándole la flexibilidad de contabilizar entradas de empresa a empresa.

Motivo 7: Actualizaciones

Pueden surgir problemas adicionales cuando se despliega un plan contable utilizando una hoja de cálculo por empresa y deben realizarse modificaciones en cada hoja de cálculo individual. También existe el riesgo de utilizar las líneas equivocadas, lo que da lugar a incoherencias.

Por el contrario, el software de consolidación financiera puede eliminar la necesidad de actualizaciones manuales en cada hoja de trabajo individual, lo que mitiga el riesgo de imprecisiones e incoherencias. También puede garantizar que cualquier modificación se aplique universalmente, asegurando la uniformidad en todos los conjuntos de datos.

Motivo 8: Variantes de consolidación

Las hojas de cálculo tampoco son la mejor herramienta para producir variantes de consolidación a partir del mismo conjunto de datos. Por ejemplo, consolidación NIIF, seguida de una versión en PCGA locales, creación de un subgrupo y producción de datos segmentados, etc.

En comparación,el software de consolidación puede producir fácilmente distintas versiones de los datos consolidados. Con la flexibilidad para gestionar múltiples variantes de consolidación a partir del mismo conjunto de datos, puede garantizar la coherencia y la precisión a través de diferentes normas y requisitos de presentación de informes.

Razón 9: El concepto de flujo

La mayoría de las consolidaciones realizadas en hojas de cálculo se hacen con saldos, lo que significa que la noción de flujo está ausente. Crear un estado de flujo de caja en hojas de cálculo puede ser una tarea tediosa sin ninguna garantía de calidad. Requiere la utilización de datos procedentes de los estados financieros de varias empresas del ámbito, lo que aumenta su complejidad.

En cambio, los programas informáticos de consolidación financiera pueden incorporar el concepto de flujo y automatizar la creación de informes de restitución.

Razón 10: Operaciones intragrupo (o entre empresas)

Los consolidadores deben comprobar el estado de las posiciones intragrupo entre filiales durante el proceso de consolidación, incluso si se ha llevado a cabo un procedimiento de intercambio previo. Las relaciones entre empresas no consisten en conexiones singulares de cuenta a cuenta, sino más bien en cuentas múltiples que interactúan con otras cuentas múltiples

En la práctica, esto significa comprobar que la posición interempresarial de A con B para una determinada cuenta refleja la posición interempresarial B con A para otra cuenta. Esta vinculación puede adquirir proporciones combinatorias difíciles de gestionar en hojas de cálculo.

Los programas de consolidación, en cambio, están diseñados para validar automáticamente el estado de las posiciones interempresariales entre filiales, lo que ayuda a evitar las complejidades combinatorias asociadas a la introducción manual de datos en hojas de cálculo.

Razón 11: Auditorías

Muchos auditores confían más en una consolidación realizada con una solución de consolidación financiera especializada, ya que es una garantía de calidad.

El software de consolidación puede hacer que sus procesos sean más seguros, al tiempo que proporciona una pista de auditoría detallada que permite a los auditores acceder a las razones de cada entrada. ¿Cuál es el resultado? Una auditoría rápida y eficaz.

Motivo 12: Compartir los conocimientos

Otro problema de las hojas de cálculo es que a menudo sólo las entiende su creador. Pero, ¿qué ocurre si esa persona abandona el grupo? El software de consolidación financiera puede ayudarle a garantizar la continuidad y la seguridad.

Por qué el software de consolidación financiera es la solución preferida para la consolidación

En conclusión, los retos asociados a la consolidación en hojas de cálculo pueden dar lugar a imprecisiones, ineficiencias y un mayor riesgo. Desde cálculos complejos hasta la gestión de transacciones entre empresas, las hojas de cálculo tradicionales se quedan cortas a la hora de proporcionar un proceso racionalizado y fiable.

En cambio, el software de consolidación financiera ofrece una solución automatizada, eficaz y precisa. Simplifica la gestión de los asientos de consolidación, gestiona sin problemas las actualizaciones, produce sin esfuerzo múltiples variantes de consolidación y proporciona una pista de auditoría detallada.

El software de consolidación financiera también garantiza la continuidad y la seguridad, incluso si la persona que estableció inicialmente los procesos abandona la organización. Si decide invertir en un software de consolidación financiera, podrá mejorar significativamente la eficacia y la precisión de su proceso de consolidación, lo que se traducirá en unos informes financieros más fiables. Más información sobre los precios del software de consolidación.