5 consejos y trucos para aprovechar al máximo la conferencia de usuarios de este año

La planificación de nuestra conferencia anual de usuarios comienza casi tan pronto como concluye la del año anterior. En Prophix, empezamos este proceso revisando nuestra experiencia como anfitriones y comparando nuestras percepciones con los comentarios de los asistentes.

También me relaciono con otros organizadores de eventos y reviso los comentarios en línea de expertos del sector. Todo ello me ayuda a desarrollar una conferencia que proporcione un valioso rendimiento a sus inversiones. Al igual que intento que los invitados se sientan bienvenidos en mi casa, quiero asegurarme de que su experiencia en la conferencia sea agradable.

Según mi experiencia, la forma en que un asistente afronta una conferencia puede influir significativamente en su experiencia. He aquí algunas tácticas que ayudan a los asistentes a obtener el máximo valor:

• Leer el orden del día con antelación Muchos de ustedes consultaron el orden del día al inscribirse. Priorizaron las sesiones a las que querían asistir y confirmaron su asistencia a las actividades nocturnas(con suerte). Pero puede que haya pasado ya algún tiempo. Si echa un segundo vistazo al orden del día, es posible que se fije en un tema que no afecta directamente a su función, pero que le interesa conocer. Tomar notas mentales sobre el orden del día le preparará para conversaciones informales cuando se reúna con otros asistentes o con miembros del equipo de Prophix.

• Intente programar reuniones 1/1 con antelación La conferencia de usuarios es una de esas raras ocasiones en las que los clientes tienen acceso a todo el equipo de Prophix. Si ahora sabe que necesita que le escuchen, póngase en contacto con ellos para programar una reunión. Quieren conocer su opinión. Quieren conocer sus retos, sus innovaciones y sus éxitos. Aunque siempre estarán a su disposición durante la conferencia, si programa una reunión con ellos con antelación se asegurará de que vengan preparados para responder a sus preguntas in situ sin tener que hacer un seguimiento después de la conferencia.

• Haga preguntas en las sesiones a las que asista No sea tímido a la hora de hacer preguntas. De hecho, sé que a casi todos los ponentes les gustaría saber que su contenido es relevante y valioso. A veces se necesitan más aclaraciones.

• Lleve tarjetas de visita Esta es una obviedad. El calzado cómodo también es siempre una buena idea.

• Participe en las actividades de la tarde En algunas ocasiones, los asistentes me han dicho que están haciendo otros planes para la conferencia fuera de horario. A veces van a visitar a un amigo o familiar que vive cerca del lugar de la conferencia. Pero por la noche se organizan muchas actividades de networking, a menudo de forma espontánea. Al planificar estos eventos nocturnos, mi objetivo es ofrecer a los asistentes una experiencia única, construida teniendo en cuenta la historia y la cultura únicas de la ciudad. ¡No se lo pierda!

Seguro que hay muchos otros consejos que podemos añadir a esta lista. De hecho, si tienes otras ideas o experiencias, me encantaría que me las contaras. Como he mencionado antes, me siento muy orgullosa de planificar esta conferencia y mi objetivo es siempre crear un evento que usted valore y disfrute tanto que vuelva año tras año. Washington D.C. es una de las ciudades con más historia y más fascinantes del mundo. Con su apoyo, podemos hacer que la conferencia de este año sea histórica.

Por Katarina Radivojcevic

Planificadora de eventos de marketing, Prophix