5 formas de mejorar su proceso presupuestario

Como profesional de las finanzas, sabe que los mejores presupuestos se basan en datos de todos los departamentos y filiales de la empresa. La colaboración y la información son dos de los factores más importantes en el proceso presupuestario. Para usted, esto probablemente sea una vieja noticia. Desgraciadamente, los empleados de departamentos que no son de finanzas pueden no ser conscientes de ello. Los directores de departamento no saben por qué tienen que dedicar un tiempo valioso de una ajetreada jornada laboral a enviar datos. Como resultado, la oficina de finanzas se encuentra con retrasos, dudas o silencio, sin datos y con un presupuesto poco fiable. En este artículo veremos los 5 obstáculos que se interponen en el camino de una gran colaboración en el proceso presupuestario, y le daremos una solución para cada uno de ellos.

Obstáculo 1: El tsunami de datos

Cada día crece la cantidad de datos. Cada lanzamiento de producto, empleado, ley o proceso genera su propia pila de datos. Este tsunami de datos dificulta a la oficina de finanzas la recopilación, revisión y comprensión de los datos de la empresa. Al mismo tiempo, a los empleados de todos los rincones de la empresa les cuesta averiguar qué información deben enviar al proceso de elaboración de presupuestos, previsiones y planificación. Solución: Apoyar y formar a la función financiera Dado que los datos financieros son el corazón de toda organización de éxito, la dirección debe asignar recursos para ayudar a la función financiera a gestionar la creciente cantidad de datos. Esto significa disponer de herramientas y formación que ayuden a la función financiera a recopilar datos y elaborar propuestas de actuación.

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Obstáculo 2: Incertidumbre sobre cómo manejar los datos

En las empresas ambiciosas, los directivos se hacen preguntas como "¿Cuándo deben compartirse los datos, y cómo?" o "¿Cómo garantizamos la confidencialidad?" Es natural que todas las partes quieran saber cómo compartir los conocimientos financieros y no financieros. Si este proceso no está claro o es engorroso, la colaboración se ralentiza. Solución: Compartir conocimientos con los compañeros Los directores financieros deben mirar fuera de su empresa y hablar con sus homólogos (es decir, directores financieros en situaciones similares) para encontrar formas de mejorar los métodos de trabajo y la automatización de datos. Al introducir y dominar este tipo de iniciativas, la función financiera genera confianza en todas las partes implicadas y en el propio proceso presupuestario.

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Obstáculo 3: Los cambios constantes hacen que los datos sólo sean relevantes durante un breve periodo de tiempo

Reconozcámoslo: ser responsable de un conjunto de cifras siempre da un poco de miedo. Por mucho esfuerzo y tiempo que dediques a generarlas, a menudo hay una vocecita en tu cabeza que se pregunta si las cifras son incompletas o imprecisas. La realidad es que el mundo cambia tan deprisa que es inevitable que algunas de las cifras sólo sean relevantes durante un breve periodo de tiempo. Por eso los directivos pueden mostrarse reacios a presentar y generar datos si la empresa en su conjunto no ha asumido el hecho de que los parámetros en constante cambio afectan a la validez de los datos. Solución: Sea alentador y constructivo Puede adaptar la cultura de la empresa animando a los departamentos a entregar datos. Para ello, formule preguntas constructivas como las siguientes:

• "¿Entendemos por qué fluctúan algunos de nuestros KPI?"
• "¿Hasta qué punto aceptamos o castigamos la variación de las cifras que recibimos de los directivos?"
• "¿Proporcionamos a la función financiera las herramientas necesarias para entender mejor las cifras?"

Obstáculo 4: ¿Entienden cómo se convierten los datos en acciones?

¿Comprenden realmente los responsables de su departamento la relación entre los datos que envían y cómo estos datos ponen en marcha acciones a posteriori? Si este proceso no está claro, la motivación para presentar datos disminuye y también la responsabilidad siguiente. Solución: Sentarse y explicar el proceso La función financiera tiene que dedicar tiempo a sentarse con los directores de departamento y explicarles cómo afectan los datos que envían a la situación financiera y estratégica general de la empresa. Esto debe contar con el apoyo de la alta dirección, para que todos los departamentos sepan lo importante que es este proceso y por qué la colaboración debe ser la mejor posible.

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Obstáculo 5: Política de oficina y suposiciones

Con los presupuestos, las previsiones y la planificación, las empresas pueden elegir qué departamentos e iniciativas necesitan financiación adicional o hay que cerrar. Algunos empleados se desilusionan cuando su proyecto recibe menos fondos, lo que puede hacerles cuestionar el proceso de decisión y los datos en los que se basa. Sobre todo los que piensan que las decisiones se toman desde puntos de vista personales y no empresariales se mostrarán poco cooperativos. Solución: Sea más transparente Todos los procesos de planificación pueden mejorarse. Puede reducir el número de decisiones que pueden considerarse políticamente subjetivas implicando activamente a los compañeros en el proceso de planificación. Al arrojar luz sobre cómo afectan las cifras de un departamento a los proyectos (y a los planes generales de la empresa), se refuerza la voluntad corporativa.

Notas finales

Cuando una empresa construye una base sólida para cooperar a lo largo de todo el proceso presupuestario, se consiguen mejores presupuestos, mejor planificación y, en el mejor de los casos, mejores resultados. Todas las empresas son diferentes, pero esperamos que estos consejos hayan sido útiles.