Está listo para calcular las previsiones de ventas, pero no puede empezar. No se han enviado los datos.
Así que se pasa el tiempo llamando, enviando correos electrónicos e incluso puede que se levante de su escritorio para ir al departamento de ventas y pedir los datos.
Por fin llegan los datos y empiezas a calcular.
Entonces alguien llama a su puerta y pregunta: "¿Podría entrar rápidamente y cambiar un número...?"
Los datos se posponen de nuevo. ¿Y usted?
Usted espera. Una vez más.
¿Le resulta familiar este escenario?
Nuestros clientes nos dicen que el mayor problema del
proceso presupuestario es no recibir los datos a tiempo. Cada mes, la función financiera es como el tráfico matutino: lenta y frustrante.
¿Cómo solucionarlo? ¿Cómo conseguir que sus colaboradores respeten los plazos?
Este artículo le da cinco consejos sobre lo que puede hacer la empresa para que los datos se entreguen a tiempo.
Utilizamos como ejemplo el departamento de ventas, no para ponerlo en la picota, sino para ilustrar mejor esta cuestión.
1: Que la alta dirección lo convierta en una prioridad
El jefe de ventas puede ser capaz de ver la justicia en que los representantes de ventas entreguen los datos a tiempo y no ralenticen al departamento financiero.
Sin embargo, una cosa es que el jefe de ventas esté de acuerdo con la entrega puntual de los datos, y otra es que realmente cumpla su promesa.
Las buenas intenciones tienden a ahogarse en la resistencia de la agenda del representante de ventas. Para ellos, lo más importante es atender a los clientes y vender. Para eso se les contrató, sobresalen y se les mide.
¿Por qué deberían dedicar tiempo a una tarea que no tiene nada que ver con su trabajo y que es aburrida?
Una forma de hacer frente a esta resistencia es hablar de ello con la alta dirección.
El director general, el director financiero y el jefe de ventas deben establecer como prioridad para toda la organización "entregar los datos a tiempo".
Una prioridad máxima hará que sea aceptable que el equipo de ventas dedique tiempo a actividades que no están directamente relacionadas con las ventas. E indica que tiene consecuencias si no entregan los datos a tiempo.
2: Ofrezca una bonificación por la entrega puntual de datos
Es importante contar con la alta dirección y un KPI (indicador clave de rendimiento) es una herramienta útil para pasar a la acción.
Sin embargo, si quieres encender la verdadera motivación, necesitas una zanahoria.
En este caso, la zanahoria es una bonificación económica.
Los vendedores, en particular, no son ajenos al concepto de incentivos, que puede ser muy útil para convencerles de que trabajen más.
Los sistemas de bonificación pueden configurarse de forma diferente en cada empresa. He aquí un ejemplo de cómo puede hacerse: Si un representante de ventas incumple el plazo de sus previsiones durante X número de veces, esto tiene un efecto Y en su bonificación.
3: Facilitar al máximo la transmisión de datos
Las dos primeras sugerencias se centran en el departamento de ventas y en cómo activarlo.
Sin embargo, la oficina de finanzas también debe contribuir para que los comerciales tengan las mejores condiciones para atender las demandas.
¿Cómo hacerlo?
En primer lugar, la entrada y entrega de datos debe ser fácil. De hecho, la entrega de datos debe ser tan fácil como manejar la máquina de café en la sala de descanso.
No es fácil entrar en un sistema de contabilidad elegante y desconocido con un proceso de inicio de sesión difícil cuando nunca recuerdas el código y, por tanto, tienes que restablecerlo cada vez.
Intente pensar en la usabilidad en relación con sus compañeros de trabajo que no trabajan con números y finanzas todos los días.
Lo mejor sería entregar a los comerciales una hoja de cálculo en la que tuvieran que introducir tres números y devolverla. Otro ejemplo sería utilizar una plantilla (en Excel o en una
solución CPM) fácil de usar y con botones claros y autoexplicativos.
Dicho esto, hay que tener cuidado con simplificarla demasiado.
La facilidad de uso y la simplicidad son un acto de equilibrio. Los datos demasiado simples pueden carecer de detalles y cualificaciones y, por tanto, resultar inútiles en una previsión de ventas.
Además, los datos deben entregarse con consideraciones.
Siempre hay que pensar qué 5, 10 o 20 clientes representan el 80% de los ingresos.
Cada representante de ventas debe tener en cuenta por qué venderá un 5% más o menos el año que viene, etc.
4: Establecer notificaciones automáticas
Todos tenemos días ajetreados e incluso a los mejores de nosotros se nos olvida de vez en cuando alguna tarea, sobre todo si estas tareas quedan fuera de nuestras áreas de competencia e interés.
Una cuarta idea para apoyar al departamento de ventas es enviar recordatorios y plazos por correo electrónico.
Está claro que nadie necesita más correos electrónicos, pero una comunicación clara puede ayudar a los representantes de ventas a planificar mejor sus horarios.
Esto significa que ya no tendrás que oír excusas como "se me olvidó", "no sabía que había una fecha límite" o "estaba de vacaciones"
Las notificaciones automáticas funcionan mejor. En Prophix, puede configurarlo en un
flujo de trabajo automático. Ahorra tiempo a la función de finanzas porque así sólo hay que configurarlo una vez.
Usted puede considerar la posibilidad de añadir una mayor presión por Cc'ing el Jefe de Ventas y tal vez incluso el Director de Ventas en los correos electrónicos de recordatorio a un representante de ventas que se olvidó de una fecha límite.
Descubra cómo su proceso presupuestario se vuelve más eficiente con flujos de trabajo automáticos
5: Disponga de procesos rápidos y eficaces
La última sugerencia para crear las mejores condiciones para recibir los datos a tiempo es contar con procesos rápidos y eficientes. No debería llevar demasiado tiempo crear el presupuesto de ventas y las previsiones de ventas con el importe y los ingresos.
Debe diseñar sus procesos para que se ejecuten con rapidez.
Los procesos cortos son una condición fundamental para garantizar que nadie haga peticiones de cambio debido a cambios en el mercado.
Un presupuesto no debería llevar más de 2-3 semanas y un proceso de previsión mensual renovable debería completarse en 5-8 días laborables -aquí la recogida de datos en sí no debería llevar más de 1-2 días laborables-.
Si no se puede gestionar con rapidez un proceso presupuestario o de previsión, se producirán rápidamente retrasos y falta de datos.
Observaciones finales
No es fácil cambiar los procedimientos internos, sobre todo en todos los departamentos.
Las posibilidades de éxito aumentan cuando se aborda el problema desde distintos ángulos, lo que también se refleja en los cinco consejos:
- Prioridad de gestión.
- factores concretos de motivación,
- usabilidad,
- apoyo y
- procesos rápidos.
Esto significa que los representantes de ventas no sienten que se les imponen tareas, sino que se les atiende con incentivos económicos y apoyo.
Esperamos que le sirvan nuestros consejos.
Buena suerte en su viaje para obtener datos a tiempo.
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