6 cosas que ralentizan el cierre del ejercicio

Antes de que se dé cuenta, habrá llegado de nuevo la hora del cierre del año. Es un proceso largo que conlleva largas horas, quizá también durante el fin de semana, en las que se recopilan datos, se procesan, se validan y se preparan informes. Es un trabajo duro que no se ve facilitado por los muchos factores que ralentizan el proceso de cierre del ejercicio. He aquí una lista de seis retos para un cierre de ejercicio rápido - y buenos consejos para hacerlo más rápido.

Desafío 1: Falta de formación

Cuando los empleados no están debidamente formados para utilizar los sistemas y gestionar los procesos, el cierre del ejercicio se ralentiza. Cuanto mejor conozcan los empleados las soluciones, más rápido irá. Obviamente, es importante formar a los nuevos empleados, pero también hay que pensar en cursos anuales de actualización para todos los empleados del departamento financiero. Esto ayuda a que todos participen plenamente en el proceso.

Reto 2: Falta de apoyo de la alta dirección

Es crucial que la dirección respalde y dé prioridad a un cierre rápido de fin de año para mostrar a todos la importancia de este proceso. Si no es así, el cierre del ejercicio sólo se verá como una pérdida de tiempo. Y si el cierre del ejercicio se considera una tarea tediosa, lenta e inútil, los empleados pueden dejar de presentar los datos a tiempo.

Reto 3: Varias soluciones informáticas diferentes

Es una desventaja cuando se utilizan varias soluciones informáticas en distintos departamentos. Los empleados del departamento financiero tienen que manejar y recopilar datos de múltiples fuentes, lo que les quita un tiempo valioso para el trabajo estratégico.

Reto 4: Soluciones inadecuadas

Tener que lidiar con varias soluciones incompatibles añade mucho trabajo manual, lo que también ralentiza el cierre del ejercicio. Esto se complica aún más cuando hay que entrar en varias soluciones para recuperar datos que luego se almacenarán en un nuevo sistema.

Reto 5: Comunicación inadecuada

Cuando la dirección no comunica con claridad al resto de la organización, también puede alargar el cierre del ejercicio. La falta de comunicación es una forma a prueba de balas de retrasar la presentación de datos de otros departamentos. En otras palabras: comunique a todos los empleados implicados la fecha límite y por qué es importante.

Reto 6: Mal diálogo con los auditores

Si no mantiene reuniones periódicas o sólo se comunica en contadas ocasiones con su contable, es posible que no pueda abordar las cuestiones problemáticas antes de que sea demasiado tarde.

Ventajas de un cierre de ejercicio rápido

Un cierre de ejercicio rápido aliviará, en primer lugar, la carga de trabajo manual de la oficina de finanzas, que dispondrá así de más tiempo para tareas de desarrollo empresarial. Un cierre rápido del ejercicio también demuestra que la empresa se toma en serio su responsabilidad de informar sobre su situación financiera interna y externamente. Una vez que la función financiera ha implantado las técnicas adecuadas para realizar un cierre de ejercicio más rápido, la información financiera está disponible antes. Esto permite a los responsables de la toma de decisiones tomar decisiones rápidas e informadas. También ofrece una mejor oportunidad para mirar hacia delante y planificar el futuro.