6 señales de que necesita un software presupuestario

Las hojas de cálculo siguen siendo la columna vertebral del proceso presupuestario de muchas organizaciones. Y aunque tienen algunas ventajas obvias (están en todas partes y son relativamente fáciles de usar), no deberían considerarse el fin de todo el software de presupuestación para empresas. Si aún no utiliza un software de presupuestación, es probable que se haya encontrado con algunos problemas graves que indican que necesita uno.

Pero si necesita ayuda para leer las señales, nosotros le ayudamos.

¿Qué es un programa de presupuestos para empresas?

En pocas palabras, un software de presupuestación empresarial es cualquier software de presupuestación diseñado específicamente para empresas. Estas plataformas pueden adoptar muchas formas, con una amplia gama de funciones, pero deben centrarse en la elaboración de presupuestos.

Por ejemplo, mientras que muchas organizaciones pueden comenzar a utilizar opciones gratuitas o de bajo coste como Quickbooks y Freshbooks, rara vez se adaptan a su organización. Pronto se encontrará dedicando más tiempo a solucionar los problemas que crean que el tiempo que ahorró al adoptarlas en primer lugar.

Las 6 señales de que su empresa necesita un software presupuestario

1. La elaboración del presupuesto lleva meses

En muchas organizaciones, la elaboración del presupuesto anual puede llevar entre 25 días y casi dos meses. Si ese plazo le parece corto, es una señal clara de que su actual software de presupuestación para empresas no es el adecuado.

La elaboración de presupuestos es un proceso que requiere mucho tiempo y recursos, incluso para las PYMES con estructuras organizativas sencillas. Si añadimos filiales, grupos y sociedades de responsabilidad limitada, consolidar toda la información necesaria puede llevar semanas. En estas circunstancias, la finalización del presupuesto puede alargarse hasta un trimestre completo, lo que dificulta la adaptación a las condiciones cambiantes del mercado.

Consejo sobre el software de presupuestación empresarial

Como mínimo, el software de presupuestación no debería alargar la elaboración del presupuesto anual. Pero más allá de eso, debería liberarte de un proceso presupuestario anual rígido y fijo. El uso de una plataforma de rendimiento financiero como Prophix puede proporcionarle un flujo constante de datos financieros, esencial para preparar presupuestos más rápidamente y adaptarlos según sea necesario.

2. Su presupuesto no es flexible

Si trabaja en finanzas, es probable que esté familiarizado con el siguiente escenario:

Acabas de terminar de preparar el presupuesto anual de tu empresa cuando algo importante cambia y necesitas hacer revisiones. Si utiliza hojas de cálculo como herramienta presupuestaria, realizar estas revisiones puede ser un proceso manual y lento, susceptible de errores de introducción de datos, fórmulas defectuosas y otros problemas.

Las empresas que han adoptado un software de elaboración de presupuestos para empresas, como el software de gestión del rendimiento financiero (FPM), pueden reaccionar ante los cambios internos y externos a la empresa, como las fluctuaciones del flujo de caja, los cambios de precios, los cambios en las líneas de productos, los cambios en las asignaciones de capital y los cambios organizativos.

La creación de procesos presupuestarios ágiles reduce el coste y el tiempo dedicados al análisis, al tiempo que aumenta la calidad de la toma de decisiones.

El software de gestión del rendimiento financiero (FPM) también puede denominarse software de gestión del rendimiento corporativo (CPM), software de planificación y análisis financiero (FP&A) o software de gestión del rendimiento empresarial (EPM).

Consejo sobre software de presupuestación empresarial

¿Una de las principales causas de los presupuestos rígidos? Los datos obsoletos o no disponibles. A medida que su empresa crece, el reto de consolidar todos los datos necesarios para la elaboración de presupuestos aumenta exponencialmente. Hay que poner en marcha nuevos procesos, tener en cuenta nuevas fuentes de datos y ocuparse de nuevas complicaciones, como las conversiones de divisas. El software de presupuestación empresarial que elija debe ser capaz de crear presupuestos flexibles.

3. Demasiados departamentos se pasan del presupuesto

Es demasiado común que la elaboración de presupuestos se realice en un silo, especialmente si se utilizan principalmente métodos manuales para recopilar y procesar datos. Cuando la información sólo fluye en una dirección -de las personas para las que se elabora el presupuesto a las que lo elaboran- resulta especialmente difícil presupuestar de forma realista.

¿Cuál es el resultado? Departamentos que siguen sobrepasando el presupuesto.

Aunque se pueden establecer controles más estrictos para evitar que esto ocurra, estos patrones son más una señal de presupuestos poco realistas que otra cosa. Y si el proceso de presupuestación no tiene en cuenta la flexibilidad una vez elaborado el presupuesto, los equipos se ven abocados a una difícil disyuntiva: no cumplir los proyectos esenciales o pasarse del presupuesto.

Lo normal es que opten por lo segundo.

Consejo sobre software de presupuestación empresarial

Muchos ejemplos de software dedicado a la elaboración de presupuestos para empresas se crean con la integración de datos como característica principal, es decir, la capacidad de extraer información de múltiples fuentes y centralizarla en una plataforma en la que se puedan crear presupuestos de forma eficaz. Esto es esencial para evitar que los presupuestos se creen en un silo. Revise lo que está disponible con su solución actual y conviértalo en un componente clave a la hora de seleccionar cualquier software de presupuestación. Por ejemplo, Prophix no sólo permite a la Oficina del Director Financiero extraer datos de sus hojas de cálculo, sino que también se integra de forma nativa con sistemas ERP, CRM y HRIS.

4. Su empresa ha experimentado un crecimiento significativo

Los periodos de crecimiento significativo y otros cambios son enormemente positivos para su empresa, pero pueden causar enormes quebraderos de cabeza en procesos permanentes como la elaboración de presupuestos.

Tal vez su organización se haya fusionado con otra o haya abierto una nueva filial. O puede que su base de clientes y sus ingresos hayan aumentado enormemente. En cualquier caso, de repente tiene muchos más datos financieros con los que trabajar y consideraciones financieras totalmente nuevas que hacen que la elaboración de presupuestos sea mucho más compleja.

Estos periodos de transición a menudo pueden sacar a la luz problemas con el software de presupuestación actual, o hacer sonar la alarma cuando no se dispone de ningún software específico.

Tenga en cuenta que los cambios repentinos de este tipo no son las únicas señales a las que debe prestar atención. Cada nuevo cliente, transacción o empleado adicional aumenta la cantidad de datos financieros que necesita recopilar, analizar y traducir en decisiones empresariales. Incluso un crecimiento lento y constante puede resultar inmanejable si no se dispone de las herramientas adecuadas.

Consejo sobre el software de presupuestación empresarial

Si actualmente utiliza un software de presupuestación empresarial, asegúrese de controlar su eficacia en las diferentes etapas de crecimiento de su organización. Sabrá que necesita una solución mejor si las quejas sobre procesos ineficaces y presupuestos rígidos aumentan a medida que crece su empresa.

Si todavía está buscando un software de presupuestación para su empresa, intente anticipar cómo cambiarán sus necesidades a medida que la empresa crezca. Así evitará invertir en una plataforma que no se adapte a sus necesidades.

5. Su rentabilidad está disminuyendo

Es demasiado habitual que los equipos ajenos a la Oficina del Director Financiero se alegren al ver cómo aumentan los ingresos sin tener en cuenta la salud financiera general de la organización. Pero como líder financiero, usted sabe que si cada dólar de ingresos viene acompañado de dos dólares de gastos, en realidad no está creciendo.

Sin las herramientas adecuadas para la elaboración de presupuestos, es demasiado común que las organizaciones creen presupuestos poco realistas, a menudo debido a la falta de datos. A veces, esto hace que los departamentos se salgan del presupuesto. Pero hay situaciones en las que toda la organización puede ver afectada su rentabilidad.

Si añade un sólido software de presupuestación empresarial a su conjunto de herramientas, podrá generar rápidamente los resultados que necesita para mantener la rentabilidad de su organización o, al menos, informar sobre cualquier caída de la rentabilidad que pueda producirse.

Consejo sobre software de presupuestación empresarial

Los mejores ejemplos de software de presupuestación empresarial ofrecen a la Oficina del Director Financiero la posibilidad de crear cuadros de mando para los usuarios empresariales, de modo que todos puedan ser más conscientes de lo que supone mantener la organización lo más rentable posible sin sacrificar proyectos esenciales.

6. Con frecuencia se duplica el trabajo

Sin un software de presupuestación empresarial, la presupuestación anual y procesos similares a menudo implican equipos descentralizados y fragmentados, cada uno de los cuales se esfuerza por recopilar datos y prever las necesidades de partes de la organización. A menos que estos equipos estén en constante comunicación -o utilicen herramientas inherentemente colaborativas- es probable que dupliquen el trabajo.

Esto incluye exportar los mismos informes varias veces con ligeras variaciones, buscar datos que ya ha recopilado otro equipo o incluso trabajar en presupuestos para los mismos departamentos.

Esto da lugar a horas perdidas, a que el proceso global tarde mucho más en cerrarse y a frustraciones cuando los equipos intentan consolidar información contradictoria. Cuando centraliza sus procesos presupuestarios en una única plataforma, todos sus equipos saben exactamente quién está trabajando en qué.

Consejo sobre el software de presupuestación empresarial

No todos los programas de presupuestación empresarial son iguales, y debe buscar plataformas que estén diseñadas desde el principio para procesos colaborativos. Las hojas de cálculo, por ejemplo, no son especialmente colaborativas, pero tampoco lo son algunas de las opciones de software de presupuestación más populares. Este es un tema que debe tratar de cubrir en cualquier llamada de ventas para una solución que esté buscando adquirir o probar si hay disponible un periodo de prueba gratuito.

Cómo All-Star Directories ahorró 6 días con un software de presupuestación empresarial

Cuando Michelle Ferris, de All-Star Directories, se planteó por primera vez adoptar un software de presupuestación para empresas, ella y su equipo pasaban días, si no semanas, preparando su presupuesto anual. Su equipo tenía que dedicar todo su tiempo a recopilar y analizar datos. Michelle sabía que había una forma mejor de enfocar la temporada de elaboración de presupuestos, que permitiera a su equipo centrarse en cosas más importantes, como salir de la oficina a una hora decente y pasar tiempo con la familia.

Frustrados y listos para un cambio, Michelle y su equipo empezaron a considerar los pros y los contras de adoptar una solución de presupuestación. Michelle quería dar a su equipo la libertad de centrarse en lo que realmente importa, tanto en el trabajo como fuera de él.

Tras implantar el software Financial Performance Management (FPM) como solución a sus problemas presupuestarios, All-Star Directories ahorró 6 días completos de trabajo en sus procesos presupuestarios. El equipo de Michelle puede completar su presupuesto en unas pocas horas, liberándoles para realizar análisis estratégicos.

Ahora, Michelle y su equipo disfrutan de un mejor equilibrio entre trabajo y vida privada en lugar de estresarse por la temporada de presupuestos. Están seguros de que sus presupuestos son precisos, actuales y automatizados, lo que permite al equipo abordar proyectos más estratégicos tras un merecido tiempo de inactividad.

¿Quieres saber más sobre el éxito de Michelle con el software de presupuestos para empresas? Lea el caso práctico de All-Directories aquí.

Elija el software de presupuestación adecuado para su empresa

Abandonar las hojas de cálculo y adoptar un software de presupuestación para empresas es una decisión inteligente. Sin embargo, detectar las señales que indican que necesitas un software presupuestario es la mitad de la batalla.

Siga el ejemplo de All-Star Directories: los programas de presupuestación ahorran tiempo y recursos. ¿Escoger el más adecuado para su empresa? Eso es esencial.

¿Quieres saber más sobre el software presupuestario para tu empresa? Echa un vistazo a los 21 mejores programas de elaboración de presupuestos para directores financieros.