7 formas de mejorar el proceso de presupuestación y previsión

¿Cuándo fue la última vez que revisó su proceso de elaboración de presupuestos y previsiones? Si se ha enfrentado a presupuestos inexactos, previsiones de dudosa utilidad y falta de datos financieros fiables, puede que haya encontrado al culpable.

Revisar periódicamente su proceso de elaboración de presupuestos y previsiones puede ahorrarle tiempo, dinero y errores potencialmente costosos en el futuro. Hay siete áreas clave que su equipo puede examinar para mejorar este proceso; algunas de estas mejoras pueden realizarse rápidamente, mientras que otras se hacen lentamente a lo largo del tiempo.

La presupuestación y la previsión son procesos financieros cruciales dentro de su organización, y los protocolos asociados deben ser eficientes y a prueba de errores. Unos procesos sólidos mejoran la gestión financiera, la planificación empresarial integrada y el crecimiento general.

Los procesospresupuestarios deben automatizarse siempre que sea posible e implicar la colaboración periódica entre departamentos. Sus presupuestos también deben ser flexibles y ajustarse a los cambios del mercado o de la empresa. El equipo financiero, la alta dirección y los gestores presupuestarios deben participar y conocer bien el proceso presupuestario.

Los procesos deprevisión deben tener en cuenta los motores de la empresa. También deben aprovechar los datos históricos, las tendencias del mercado y cualquier otro factor que pueda ayudarle a tomar la decisión más informada. El análisis de datos y la aplicación de previsiones continuas también son cruciales para la eficacia general.

Además de alinear los objetivos de toda la organización, la presupuestación y la previsión son importantes en tiempos de cambio. Presupuestar los ingresos para un periodo concreto y hacer previsiones para el siguiente puede repercutir en sus estrategias financieras a corto y largo plazo.

Exploremos ahora cómo puede mejorar sus procesos de presupuestación y previsión.

Mejorar la precisión y la integridad de los datos

La racionalización de la gestión de datos sólo será útil si, para empezar, los datos son precisos. Utilizar técnicas de validación de datos e integrar fuentes fiables puede mejorar la precisión y la integridad de los datos.

Laprecisión de los datos garantiza que no se trata de datos obsoletos o incorrectos, como cifras de ingresos antiguas o informes de gastos sesgados. La integridad de los datos va más allá y abarca su integridad (por ejemplo, ¿recibe todos losinformes que necesita? los informes que necesita) y su calidad (por ejemplo, si los presupuestos históricos que está revisando siguen una metodología reciente y sólida). Mejorar estos dos elementos del proceso puede ser muy útil.

La calidad de los datos determinará el realismo de las previsiones y la eficacia de los presupuestos. Al fin y al cabo, si utiliza datos inexactos, es posible que elabore presupuestos que no reflejen en absoluto las necesidades de su organización y que sus previsiones se alejen mucho del objetivo.

Utilice herramientas avanzadas de integración de datos

El uso de software de presupuestación para integrar datos en todos los equipos es una excelente forma de agilizar los procesos, alinearse con las prácticas estándar y reducir el riesgo de error humano. Estas herramientas pueden automatizar los procesos de validación de datos para garantizar que la precisión y la integridad de los datos son de primera categoría.

Algunas herramientas son relativamente fáciles de implantar, con una curva de aprendizaje mínima para su equipo. Toman sus procesos en Excel y elevan la integridad de sus datos de una manera que puede escalar con su negocio.

Aplicar previsiones continuas

Una previsión renovable es una predicción de cifras futuras de forma continua durante un periodo determinado. Puede predecir el rendimiento global de la empresa, proporcionando más tiempo de antelación para ajustar la estrategia financiera si es necesario. A diferencia de las previsiones tradicionales, las previsiones renovables se actualizan constantemente, normalmente de forma automática, a medida que pasa el tiempo.

Las previsiones continuas se establecen utilizando datos históricos y en tiempo real. Estas actualizaciones continuas permitirán a su equipo mantenerse ágil y realizar los movimientos más eficaces para la empresa, por lo que es vital que sus datos sean precisos y estén bien registrados.

Ajustar las previsiones con los cambios del mercado

Puede utilizar tecnología financiera que proporcione datos históricos y en tiempo real para tener en cuenta los cambios del mercado. De este modo, su previsión continua le permitirá predecir patrones y responder a los cambios del mercado, preparando mejor a su equipo para cualquier desafío.

Aproveche la planificación de escenarios

Si aún no lo ha hecho, lo siguiente que debe hacer para mejorar sus procesos de presupuestación y previsión es aprovechar la planificación de escenarios. La planificación de escenarios permite a un equipo modelizar diversos resultados y elaborar mejores estrategias y previsiones para el futuro.

La planificación de escenarios identifica un conjunto concreto de resultados inciertos de lo que podría ocurrirle a su empresa basándose en el mercado y en sus datos históricos. A continuación, se formalizan en "escenarios", a los que se puede hacer referencia posteriormente al tomar decisiones empresariales. Por ejemplo, se puede crear un escenario que represente una caída generalizada del mercado y una reducción de los beneficios de la empresa. A partir de ese escenario, se pueden elaborar previsiones o presupuestos que reflejen la necesidad de recortar gastos.

Identificar los factores clave de la empresa

Antes de empezar a planificar su escenario, debe identificar los principales impulsores de su negocio. Los impulsores clave del negocio incluyen cualquier cosa que tenga un impacto significativo en el rendimiento de su empresa. Por ejemplo, el tráfico de su sitio web, el número de tiendas, las unidades de producción y los precios de los productos vendidos.

Identificar estos impulsores y entender cómo contribuyen al rendimiento de su organización -y del mercado en general- es esencial para construir escenarios realistas.

Mejorar la colaboración entre departamentos

Los datos suelen permanecer aislados dentro de los departamentos, y lo mismo ocurre con los datos financieros. Cuando llega la temporada de presupuestos y previsiones, es posible que se pida a cada departamento que elabore las cifras o los informes que se utilizan para elaborar los presupuestos, y ahí acaban sus aportaciones. Los equipos rara vez tienen visibilidad de los datos financieros de otras partes de la organización, lo que puede hacer que se pierdan oportunidades de generar más ingresos o reducir gastos, con presupuestos y previsiones potencialmente sesgados.

Establecer un proceso presupuestario centralizado

Con la presupuestación centralizada, ya no tendrá que recopilar hojas de cálculo, informes y datos de varios departamentos para que los contables pasen horas cruzando documentos para asegurarse de que están trabajando con la última versión. Por lo general, gracias a una plataforma de rendimiento financiero totalmente integrada, como Prophix One, la elaboración centralizada de presupuestos y previsiones mantiene abiertas las líneas de comunicación y garantiza que siempre se utilicen los datos más actualizados, sin necesidad de correos electrónicos ni de copiar y pegar.

Incorporar análisis avanzados e IA

En la actualidad, muchas plataformas financieras cuentan con perspectivas basadas en IA, lo que permite a los profesionales financieros convertir una gran cantidad de datos en información procesable y valiosa en una fracción del tiempo que habría necesitado un equipo de analistas.

Aunque estas herramientas potenciadas por IA no sustituirán por completo a los profesionales financieros, pueden realizar una gran parte del trabajo de análisis que produce los presupuestos y previsiones en los que se basa su organización.

Análisis predictivo para una previsión precisa

La IA no sólo le proporcionará información sobre los datos existentes, sino que también puede utilizarse como herramienta predictiva. El aprendizaje automático puede analizar esos datos, establecer patrones y utilizarlos para predecir tendencias futuras. Hacer que la IA prediga el rendimiento financiero analizando los datos históricos y contrastándolos con las tendencias actuales dará a su equipo una ventaja a la hora de elaborar planes financieros flexibles. A menudo, las plataformas financieras incorporan modelos de IA en sus productos.

Revise y ajuste periódicamente su presupuesto

Por mucho tiempo y energía que dedique a un presupuesto, un solo acontecimiento puede hacerlo completamente irreal. Tanto si se trata de la marcha de un miembro clave del equipo como de un repunte en el mercado general que hay que aprovechar, la revisión periódica de los presupuestos es esencial para mantener su pertinencia.

Hacer un seguimiento de los gastos en curso y compararlos con los presupuestos históricos garantiza la detección de posibles problemas antes de que surjan, mientras que la previsión del impacto de los impulsores del negocio en los gastos puede indicarle si será necesario realizar ajustes.

Revisiones mensuales del presupuesto

Es importante encontrar el equilibrio adecuado entre revisar suficientes datos y actuar con rapidez para que los ajustes se realicen a tiempo. En general, conviene revisar los balances, las cuentas de resultados y los informes de gastos de los distintos departamentos.

Asegúrese de que todos los departamentos realizan las mismas revisiones mensuales del presupuesto. Esto garantizará la alineación y que todos se mantengan centrados en objetivos empresariales más amplios.

Invierta en el software adecuado de presupuestación y previsión

Por último, es importante que su equipo invierta en un software adecuado de elaboración de presupuestos y previsiones. Esto puede agilizar la elaboración de presupuestos, previsiones y otras necesidades financieras. Entre las características clave que debe buscar al elegir una plataforma se incluyen:

• Automatización: El trabajo administrativo puede acumularse y volverse tedioso para su equipo. Busque un software que pueda automatizar tareas sencillas y recopilar datos sin que un miembro del equipo tenga que hacerlo. Esto ahorrará tiempo y trabajo a corto plazo, y gastos generales a largo plazo.
• Integración: Copiar o exportar datos manualmente entre herramientas es propenso a errores. Elija un software financiero que se integre con su ERP, HRIS u hojas de cálculo para que los datos fluyan sin problemas entre las aplicaciones y estén exactamente donde los necesita, cuando los necesita.
• Facilidad de uso: La curva de aprendizaje inicial puede ralentizar la productividad y crear frustración entre los equipos. Una formación exhaustiva consume un tiempo valioso de cada departamento, y resolver los baches del camino también puede ser difícil sin la asistencia y los recursos adecuados. Elija una plataforma fácil de usar y que cuente con un sólido equipo de asistencia para reducir la tensión de la incorporación.
• Amplitud de servicios: La presupuestación y la previsión son sólo dos de los muchos procesos financieros esenciales para su empresa. Elija una plataforma de rendimiento financiero que respalde la Oficina del Director Financiero y los procesos, desde la planificación hasta el cierre.

Seleccionar una solución escalable

También es fundamental que elija una plataforma de rendimiento financiero que se adapte a su equipo. ¿Puede su software actual manejar su conjunto de datos? ¿Podría hacerlo dentro de 5 años? ¿Existen procesos contables que puedan ampliarse a medida que crezca su empresa?

Son aspectos esenciales que debe tener en cuenta a la hora de comparar precios. Una plataforma de rendimiento financiero, como Prophix One, abordará todos sus procesos financieros clave y se adaptará eficazmente a su organización.

Conclusión: Eleve su proceso de planificación financiera

Es hora de evaluar sus procesos actuales de elaboración de presupuestos y previsiones. Hay muchas áreas de mejora que pueden tener un impacto significativo en ellos, como el aumento de la precisión de los datos, la mejora de la colaboración, el aprovechamiento de las previsiones continuas y el uso de información basada en IA.

Realizar estas mejoras no tiene por qué ser agotador. Implemente estos cambios de forma constante, asegurándose de que todas las partes interesadas comprenden los cambios en el proceso. Revise el impacto de cualquier cambio y ajústelo según sea necesario para que sus procesos mejoren de forma coherente. A largo plazo, esto permitirá a su equipo desplegar estrategias financieras eficaces de forma más eficiente.

Elegir una plataforma de rendimiento financiero que pueda soportar todas estas mejoras es crucial. Sus resultados financieros y el éxito general de su empresa mejorarán con las herramientas adecuadas para realizar el trabajo.