8 factores a tener en cuenta al elegir una solución de previsión de tesorería

Las empresas con una sólida base financiera pueden aprovechar oportunidades que podrían estar fuera del alcance de empresas con escasez de capital, y todo se reduce al flujo de caja. Aunque el dinero en efectivo impulsa el crecimiento, hay otra cara de la moneda: un exceso de efectivo en caja es señal de que sus procesos de planificación de tesorería necesitan mejorar.

Pero quizá se pregunte: ¿cómo sé que necesito una solución de previsión de tesorería? ¿Qué características debo buscar en una solución de previsión de tesorería?

¿Qué es una solución de previsión de tesorería?

Una solución de previsión de tesorería es una herramienta financiera que ayuda a las empresas a predecir sus futuras entradas y salidas de efectivo, permitiéndoles tomar decisiones informadas sobre presupuestos, inversiones y crecimiento potencial.

A medida que su empresa crece, el uso de hojas de cálculo para gestionar las finanzas resulta menos eficaz y más difícil de actualizar con los datos más recientes. Ahí es donde entra en juego una solución de previsión de tesorería que sustituye las engorrosas hojas de cálculo por una herramienta más ágil para la planificación financiera.

Al evaluar el software de previsión de tesorería, debe dar prioridad a una solución basada en la nube que conecte sus herramientas de planificación de tesorería con sus sistemas de relación con los clientes (CRM) y de gestión de ventas. Esta integración puede actuar como un sistema de alerta temprana, alertándole de actividades como un contrato importante o una caída en las ventas que podrían afectar a su flujo de caja.

Una característica clave de las soluciones de previsión de tesorería son los cuadros de mando. Los cuadros de mando son una herramienta visual que ayuda a todos los miembros de su organización a comprender la importancia de una gestión diligente de la tesorería. Puede incluir métricas específicas que afecten al flujo de caja de su organización en cuadros de mando personalizados.

Al compartir objetivos, metas y proyecciones de tesorería con toda la organización, una solución de previsión de tesorería puede ayudar a cambiar la forma en que su equipo ve la gestión de tesorería.

Las soluciones de previsión de tesorería también pueden denominarse software de gestión del rendimiento corporativo (CPM) o de gestión del rendimiento financiero (FPM).

Señales de que necesita una solución de previsión de tesorería

La planificación del flujo de caja es crucial para las empresas, independientemente de si el dinero abunda o escasea. Incluso en épocas rentables, es posible que experimente déficits y superávits de tesorería debido a una planificación incoherente de la tesorería. Esto pone de relieve la importancia de una solución de previsión de tesorería.

Toda organización tiene necesidades de tesorería a corto y largo plazo. Una planificación eficaz de la gestión de tesorería exige adecuar las distintas fuentes de financiación a las necesidades de capital. Un flujo de caja bien planificado puede reducir el endeudamiento a corto plazo y evitar que el exceso de efectivo permanezca inactivo en las cuentas bancarias.

¿Cómo puede saber si su planificación de tesorería no es óptima y necesita una solución de previsión de tesorería? He aquí algunos indicadores clave:

• Tener más efectivo del necesario en varias cuentas bancarias que no devengan intereses.
• Depender de préstamos a corto plazo para cubrir gastos operativos.
• Facturación inexacta.
• Descuidar el seguimiento de los cobros.
• No aprovechar los descuentos de proveedores o las iniciativas de gastos comerciales.

Si existe una discrepancia significativa entre las previsiones de tesorería y el flujo de caja real, es hora de abordar el problema. Cuando su previsión de tesorería se desvía drásticamente de su posición real de tesorería sin que ningún acontecimiento inesperado a corto plazo lo provoque, está claro que su plan de tesorería necesita un escrutinio.

La información inexacta o insuficiente sobre la situación de tesorería de su empresa puede dañar la credibilidad de su dirección financiera. Como director financiero, si no puede responder a preguntas sobre sus actividades de tesorería -tanto pasadas como futuras-, está ante un problema de planificación de tesorería.

Todos los indicadores anteriores sugieren que su organización podría beneficiarse de una solución de previsión de tesorería, que puede optimizar su gestión de tesorería, reducir errores y mejorar el rendimiento financiero global.

Qué buscar en una solución de previsión de tesorería

Al evaluar proveedores de software de previsión de tesorería, debe asegurarse de que dispone de las siguientes 8 características y funciones:

1. Registros de auditoría
2. Colaboración
3. Integración de datos basada en modelos
4. Escalabilidad
5. Planificación de personal
6. AR y AP
7. Análisis de tendencias e informes
8. Estacionalidad

1. Registros de auditoría

Imagine que se reúne con un auditor o un inversor. Si les explicas que utilizas una solución específica de previsión de tesorería para todas tus previsiones e informes, les inspirarás confianza.

Pero si todo se basa en hojas de cálculo, puede que necesiten más convencimiento. Por tanto, una buena solución de previsión de tesorería no sólo le facilita la vida, sino que también puede mejorar su relación con las partes interesadas importantes al presentar los datos financieros de forma clara y comprensible. La clave está en encontrar una solución que sea a la vez sencilla y precisa.

2. Colaboración

Elegir la solución de previsión de tesorería adecuada no consiste sólo en hacer números. También se trata de fomentar una cultura de colaboración dentro de su organización, porque para gestionar eficazmente el flujo de caja se necesita algo más que una modelización precisa.

Esta colaboración no siempre es sencilla, ya que no todo el mundo domina los principios contables básicos. Ahí es donde entra en juego una buena solución de previsión de tesorería.

Una solución de previsión de tesorería debería ayudarle a explicar los principios financieros, mostrando a cada miembro del equipo cómo una gestión eficaz de la tesorería puede contribuir a alcanzar sus objetivos individuales y los objetivos más amplios de la empresa.

3. Integración de datos basada en modelos

La integración de datos basada en modelos no consiste sólo en combinar datos de distintas fuentes, sino en profundizar en los detalles de sus modelos financieros.

Piénselo de este modo: el flujo de caja se ve afectado por diversos factores, desde las cuentas por cobrar de los clientes hasta los costes de los empleados. Una solución robusta de previsión de tesorería le permite diseccionar estas partidas, creando modelos detallados como un modelo de cuentas por cobrar (AR) o un modelo de pagos de clientes.

Una solución de previsión de tesorería también puede analizar datos históricos para predecir tendencias futuras; por ejemplo, si un cliente suele pagar en 42 días, el sistema puede predecir ese patrón en el futuro. Del mismo modo, puede integrar los datos de sus cuentas por pagar (AP), mezclando las cuentas por pagar abiertas con las órdenes de compra en función de las fechas de vencimiento previstas.

También hay que tener en cuenta los costes de personal, incluidos los pagos de prestaciones y las tendencias de las horas extraordinarias. Su solución debe ser capaz de extraer estos datos de su modelo de personal. Incluso el calendario de los gastos de capital (CapEx) puede planificarse en detalle. La clave está en encontrar una solución de previsión de tesorería que pueda integrar todos estos datos de varios modelos detallados en una previsión completa y precisa. Este nivel de detalle puede mejorar significativamente la precisión de sus previsiones de tesorería.

4. Escalabilidad

A la hora de buscar una solución de previsión de tesorería, la escalabilidad es fundamental. La Oficina del Director Financiero no se limita a gestionar los datos financieros, sino que ayuda a los socios comerciales a dar sentido a los datos para dirigir la empresa con mayor eficacia.

Normalmente, las implantaciones comienzan con un modelo financiero sencillo basado en los datos del libro mayor. Este modelo ayuda a generar informes estándar, como los estados financieros y de tesorería, y permite realizar previsiones y planificaciones. Sin embargo, el valor real de los datos suele residir en los detalles que hay detrás del libro mayor.

Tal vez las ventas sean un factor clave en su empresa y necesite modelizarlas con más detalle. O tal vez los costes de personal o los gastos de transporte necesiten más atención. La cuestión es que una solución escalable le permite empezar de forma sencilla e ir incorporando gradualmente elementos más complejos a medida que cambian sus necesidades.

Recuerde que no se trata de hacerlo todo a la vez. Las empresas son dinámicas, y su solución de previsión de tesorería debe ser capaz de adaptarse. Teniendo en mente una visión a largo plazo, puede reevaluar periódicamente sus progresos y determinar los próximos pasos para mejorar su modelización financiera. Este enfoque garantiza que su solución de previsión de tesorería se adapte a su negocio, acercándole a sus ambiciones.

5. Planificación de personal

Cuando hablamos de planificación de personal, nos referimos a la comprensión de los atributos o características únicas de cada empleado. Estos detalles impulsan los cálculos que alimentan diversos costes o flujos de ingresos para su empresa.

Piense en factores como fechas de contratación, bandas salariales y afiliaciones a departamentos. Todos estos datos son vitales no sólo para determinar los gastos asociados a cada empleado, sino también para codificar correctamente esta información. En muchas organizaciones, este proceso se realiza a menudo en una hoja Excel separada o incluso lo gestiona un equipo ajeno a finanzas.

Consideremos un escenario: ¿qué ocurre si decide aumentar el salario de un empleado? ¿Cómo afectaría eso al resto de sus costes? Incluso cambios tan sencillos como éste pueden ajustar automáticamente sus ingresos y cualquier incremento precalculado para el presupuesto.

Ahí es donde puede brillar una solución de previsión de tesorería. La mayoría de las soluciones de previsión de tesorería cuentan con sólidas capacidades para gestionar elementos como los topes fiscales, las tasas de búsqueda de beneficios y cálculos más detallados. Esto garantiza la precisión a la hora de alcanzar el límite para algunos costes, lo que podría afectar significativamente a su flujo de caja durante la planificación del presupuesto. Por ejemplo, si muchas de sus contribuciones 401k se producen a principios de año, esto afectará a sus primeros meses de manera diferente que a los últimos.

6. Cuentas a pagar y cuentas a cobrar

A la hora de evaluar una solución integral de previsión de tesorería, debe valorar su capacidad para realizar un seguimiento detallado de las cuentas a pagar y las cuentas a cobrar. Esto implica gestionar eventos específicos como transacciones o actividades.

La información detallada relacionada con estos eventos puede cargarse directamente en el sistema. La verdadera ventaja de una solución sólida de previsión de tesorería es su capacidad para centralizar y calcular el impacto de estos eventos utilizando atributos asociados. Estos pueden incluir importes, fechas, tipos y cargos.

Por ejemplo, supongamos que ha cargado en el sistema todas las actividades AP y AR que superan un determinado umbral con el objetivo de comprender qué eventos son los más impactantes.

Ahora, imagine que decide ajustar el horario o el calendario de una actividad. ¿Y si decide adelantarla? Con una sola actualización en una solución de previsión de tesorería, puede ver rápidamente el impacto de esta decisión. Si parece que no podrá cubrir el coste o cumplir el plazo, dispondrá de la información necesaria para tomar decisiones estratégicas.

La capacidad de manipular estas diferentes palancas a nivel granular es una de las muchas características que hacen que una solución versátil de previsión de tesorería tenga un valor incalculable. Después de hacer ajustes, puede volver fácilmente a su previsión para ver si ha vuelto al buen camino.

7. Análisis de tendencias e informes

El poder de una solución de previsión de tesorería reside en su capacidad para proporcionar información detallada sobre métricas de tesorería específicas. Tanto si está explorando diferentes estrategias de tesorería como si intenta comprender mejor su posición de tesorería, las funciones de análisis de tendencias y elaboración de informes tienen un valor incalculable.

Por ejemplo, es beneficioso comprender determinados ratios de tesorería y los efectos que tienen a lo largo del tiempo. O tal vez le interese ver sus datos en un formato de doce meses anteriores (TTM). Estas funcionalidades deberían estar a su alcance con una solución completa de previsión de tesorería, todo ello configurable en un cuadro de mandos intuitivo.

8. Estacionalidad

Una solución de previsión de tesorería debería gestionar eficazmente la estacionalidad, los cambios predecibles que se repiten cada año natural y que afectan a su tesorería. Este conocimiento es importante para planificar los gastos operativos y anticiparse a los eventos de tesorería más importantes o a los periodos de mayor gasto. Su solución de previsión de tesorería debe permitirle introducir cambios en su presupuesto y aprovechar las tendencias estacionales existentes, permitiendo una visión más precisa del presupuesto mes a mes.

La solución de previsión de tesorería también debe facilitar la introducción de información detallada por debajo del nivel de libro mayor (CG), también conocido como detalle de partidas. Esta función permite desglosar y justificar los distintos gastos. Permitir que los distintos departamentos se apropien de sus datos y de cómo pretenden utilizarlos puede ofrecer al equipo financiero una visión más clara de las operaciones y de las posibles necesidades de entrada de efectivo. Esta visión detallada de las tendencias estacionales mejora significativamente la precisión de las previsiones y la planificación estratégica.

Elegir la solución de previsión de tesorería adecuada para su empresa

Una solución de previsión de tesorería es una herramienta esencial que permite a las empresas planificar y gestionar su salud financiera con mayor eficacia. Hemos hablado de la importancia de reconocer las señales que indican que su empresa se beneficiaría de una solución de previsión de tesorería, como ingresos incoherentes, incapacidad para crecer y dificultades para efectuar pagos.

Al comparar soluciones, recuerde centrarse en características como registros de auditoría, colaboración, integración de datos basada en modelos, escalabilidad, planificación de personal, gestión de cuentas a cobrar y a pagar, análisis de tendencias e informes, así como estacionalidad. Estos son los aspectos clave que conducirán al éxito de una solución de previsión de tesorería adaptada a sus necesidades específicas.