8 mejores prácticas para la planificación de la mano de obra

Las personas son uno de los activos más importantes de su empresa. Trabajan día tras día para cumplir los objetivos y la misión de su organización. Y aunque los buenos empleados son la base del éxito de cualquier empresa, el personal sigue siendo uno de los costes más significativos del funcionamiento de un negocio. Garantizar que se obtiene el máximo valor por el dinero invertido al tiempo que se cubren todas las funciones necesarias depende de un proceso denominado planificación de la plantilla.

¿Qué es la planificación de la plantilla?

La planificación de la plantilla es un proceso basado en datos que se reduce a minimizar los costes operativos asociados a su plantilla al tiempo que maximiza el valor que aporta a la empresa. No se trata sólo de obtener más de sus empleados actuales, sino de optimizar su proceso de contratación, prever con precisión sus necesidades de talento y mantener la rotación de empleados en niveles manejables, especialmente para los puestos de alto valor.

¿Qué es el software de planificación de personal?

El software de planificación de personal le proporciona los datos que necesita para evaluar adecuadamente las necesidades de personal de su organización, planificar para el futuro y reaccionar ante cambios repentinos en el mercado, como vientos en contra emergentes en toda la industria.

Este software puede adoptar muchas formas. Una plataforma de rendimiento financiero, por ejemplo, puede gestionar fácilmente las necesidades de planificación de personal de grandes empresas con una estructura organizativa compleja. Mientras tanto, las herramientas de gestión de proyectos con funciones integradas de planificación de la plantilla sólo deberían utilizarse proyecto por proyecto o para organizaciones muy pequeñas.

Planificación de la plantilla vs. planificación de efectivos vs. planificación de personal

A menudo, estos términos se utilizan indistintamente, especialmente por parte de personas que no están demasiado familiarizadas con la planificación de la plantilla. Si bien existe cierta superposición entre ellos, hay una diferencia clave entre la planificación de la fuerza laboral y los otros dos que puede ayudar a aclarar las cosas. La planificación de la plantilla y la planificación del personal son dos elementos de la planificación de la plantilla, cada uno centrado en una parte específica.

• Laplanificación de efectivos consiste en llevar un recuento exacto del número y tipo de empleados de una empresa. Este recuento se comparará con las necesidades en constante evolución de la organización para evitar que se formen graves lagunas.
  
• Laplanificación de personal se centra principalmente en satisfacer las demandas de proyectos y equipos específicos. Se puede considerar que la planificación de la plantilla es una iniciativa que se desarrolla más a nivel estratégico, mientras que la planificación del personal se centra en los equipos y proyectos.

8 mejores prácticas de planificación de personal

Al igual que cualquier otro proceso que abarque toda la organización, la planificación de la plantilla puede suponer un reto y consumir muchos recursos. He aquí algunas de las mejores prácticas para sacarle el máximo partido.

1. Determine su plantilla actual

Antes de emprender cualquier tipo de planificación de la plantilla, debe asegurarse de que dispone de un recuento exacto. Tenga en cuenta que, tanto si trabaja en una gran empresa como en una que crece rápidamente, el recuento puede cambiar de una semana a otra. Asegúrese de actualizar su recuento antes de emprender cualquier iniciativa de planificación de la plantilla.

2. Previsión de bajas

Muchos factores pueden hacer que su plantilla disminuya más rápidamente de lo que puede ser sustituida. La previsión es esencial. Las organizaciones de alto rendimiento aprovechan el análisis de datos para determinar el riesgo de rotación, jubilación y movilidad de la plantilla. También evalúan las condiciones económicas externas para predecir lo que podrían hacer los empleados. Tener en cuenta estas variables le ayudará a determinar el riesgo de suministro de mano de obra y, si lo desea, le permitirá centrarse en áreas y puestos de alto riesgo para su retención.

3. Previsión de la demanda

A medida que evolucionan las condiciones del mercado, es importante preguntarse cómo cambiarán las necesidades de su organización en las próximas semanas, meses y años. Ser capaz de prever con exactitud las respuestas a estas preguntas puede ahorrar una fortuna en costes de contratación y gastos de personal, al tiempo que garantiza que su organización sigue contando con personal suficiente para mantener la productividad. La base del éxito de la previsión de la demanda son los procesos basados en los factores determinantes. Estos impulsores deben ser relevantes para su sector. Por ejemplo, los centros de llamadas podrían utilizar las llamadas recibidas, los almacenes podrían utilizar los camiones descargados y las empresas de servicios profesionales podrían utilizar las horas facturadas como conductores de personal.

4. Realice un análisis de carencias

El resultado final de la planificación de la plantilla es disponer de la combinación adecuada de personas y competencias que la organización necesita para alcanzar sus objetivos. Un análisis de carencias consiste en identificar y detallar la diferencia entre la situación actual de la plantilla y la combinación de competencias de la organización y la situación necesaria. A partir de ahí, los directivos pueden tomar decisiones mejor informadas sobre la plantilla de la organización, desde la contratación hasta la reestructuración de la empresa.

5. Ejecutar escenarios de planificación de la plantilla

Estrechamente relacionado con el análisis de carencias está el proceso de ejecutar escenarios de planificación de la plantilla. De todas las mejores prácticas para la planificación de personal, la planificación de escenarios es quizás la más crítica en tiempos de cambio y agitación. Algunas variables a tener en cuenta al preparar su análisis de escenarios de personal son:

• Proporción de contratistas y trabajadores subcontratados con respecto a los empleados internos
• Relación entre trabajadores a tiempo completo y a tiempo parcial
• Reubicación, aperturas y cierre de operaciones
• Estrategia salarial y aumentos por méritos
• Reorganizaciones, ascensos y traslados laterales
• Cambios en la productividad, el tiempo de aceleración y los ratios de conducción
  

El objetivo de la planificación de personal no es encontrar la combinación óptima de mano de obra, sino comprender las medidas que se pueden tomar cuando surgen determinadas situaciones sobre la base de un modelo bien estructurado.

6. Desarrollar un plan de contratación y establecer expectativas

Una vez que se haya asegurado de que su plantilla es exacta, haya previsto la demanda y el desgaste, haya identificado su déficit de mano de obra y haya ejecutado algunos escenarios, dispondrá de datos suficientes para crear un plan de contratación sólido y exhaustivo. Esto permite a los responsables optimizar la contratación y otros recursos internos, al tiempo que disponen de la información necesaria para responder a cualquier pregunta que los jefes de equipo y de departamento puedan tener sobre opciones de contratación específicas.

Esto se debe a que disponer de un plan de contratación basado en datos es la mejor manera de establecer expectativas y gestionar las posibles objeciones de los jefes de equipo.

En lugar de un plan que fue diseñado en un silo, puede mostrar todos los datos que se utilizaron para diseñarlo. Esto crea más transparencia y permite que todos entiendan la estrategia implicada.

7. Integre la planificación de la plantilla en su estrategia empresarial

Su estrategia empresarial ya depende de docenas, si no cientos, de puntos de datos. Entonces, ¿por qué no hacer que la planificación de la fuerza laboral también forme parte de ella? En esencia, la planificación de la fuerza laboral es similar a la evaluación de la oferta y la demanda en otros aspectos de su empresa, sólo que para sus empleados. He aquí algunos ejemplos de cómo puede aplicarse la planificación de la plantilla a su estrategia empresarial

• Su empresa de servicios profesionales recibe un aumento del 50% en las propuestas para un servicio específico. Con la planificación de la plantilla, puede prever la contratación de más profesionales cualificados en ese servicio para satisfacer la demanda.
• Una empresa de fabricación se entera, tras analizar su plantilla, de que el desgaste siempre aumenta en verano. Esto provoca un aumento de las horas extraordinarias, lo que disminuye la rentabilidad en los meses de verano. Los directivos pueden reaccionar adecuadamente.
• Una empresa tecnológica, rebosante de liquidez gracias a una reciente inversión, necesita reforzar rápidamente su equipo de desarrollo de software para mejorar drásticamente su producto y captar un mercado emergente. Con la planificación de la plantilla, puede encontrar el mejor uso posible para cada dólar, reestructurando según sea necesario.

8. Recuerde el factor humano

Con procesos como la planificación de la plantilla, es demasiado fácil ver a los empleados como funciones, salarios y gastos. Pero es importante recordar a las personas que hay detrás de los puestos. Esto significa tratar cualquier decisión que surja de la planificación de la plantilla con sumo cuidado, teniendo en cuenta los factores cualitativos que no se pueden tabular en una hoja de cálculo.

Por ejemplo, no todos los empleados están motivados por las mismas cosas. Mientras que algunos pueden saltar de una empresa a otra para maximizar su salario -lo que significa que retenerlos sólo requiere aumentos regulares-, otros están motivados por factores más intrínsecos, como los valores de la empresa en los que creen.

Todos los aspectos de la planificación de la plantilla deben tener en cuenta el factor humano de un modo u otro para evitar posibles sorpresas que las hojas de cálculo no pueden prever.

La mejor planificación de personal

Tanto si está planificando una campaña de contratación, como si está reestructurando su empresa o intentando cubrir una carencia específica de competencias, las primeras fases suelen implicar la planificación de la plantilla. Pero para asegurarse de que dispone de todos los datos que necesita, debe utilizar la mejor plataforma disponible. Para la mayoría de las empresas medianas y grandes, esa plataforma es Prophix. Vea cómo puede utilizar Prophix para la planificación de la plantilla, la planificación de personal, la gestión del rendimiento financiero y mucho más.