9 buenas prácticas para un proceso de consolidación financiera eficaz

Todas las industrias tienen procesos anuales que implican una cantidad sustancial de trabajo manual, una inversión considerable de recursos y el cumplimiento de la normativa local. Los fabricantes tienen la tarea de revisar las medidas de seguridad, los restaurantes se enfrentan a inspecciones sanitarias y de seguridad, y los proveedores deben revisar su inventario. Para muchas organizaciones, otra empresa importante es el proceso de consolidación financiera.

Aunque este proceso puede ser difícil y llevar mucho tiempo, hay formas de mejorar y agilizar las consolidaciones. Esto facilita la vida del equipo de consolidación, proporciona a los ejecutivos mejores datos con los que trabajar y mantiene a las organizaciones en cumplimiento.

En este artículo, exploraremos cómo es un proceso de consolidación financiera mejorado, incluyendo 9 mejores prácticas que puede aplicar hoy mismo.

¿Qué es el proceso de consolidación financiera?

El proceso de consolidación financiera implica recopilar, ajustar y combinar datos transaccionales y del libro mayor de las filiales y la empresa matriz en un conjunto de informes financieros. Este proceso suele incluir la consolidación de estados financieros como el balance, la cuenta de resultados y el estado de flujo de caja. Dependiendo de la complejidad y del software financiero utilizado, la consolidación puede llevar desde unos pocos días hasta varias semanas.

La consolidación financiera es esencial cuando una empresa y sus filiales operan como una única entidad económica, garantizando el cumplimiento de requisitos normativos como los PCGA o las NIIF. El objetivo principal es proporcionar una visión global de la salud financiera y el rendimiento de la empresa, apoyando la elaboración de informes precisos y la toma de decisiones informadas.

¿Por qué es importante la consolidación financiera?

El proceso de consolidación financiera es importante porque proporciona una visión holística del rendimiento de la organización, lo que respalda la toma de decisiones estratégicas y el cumplimiento de los requisitos normativos.

Sin embargo, muchos responsables financieros consideran que el proceso de consolidación financiera es todo un reto debido a las dificultades que entraña:

• Recopilación y manipulación manual de datos en Excel
• Combinar datos de sistemas contables dispares
• Mantenerse al día con la frecuencia de los informes requeridos y los plazos ajustados
• Comprender las diferencias entre las normas contables y las divisas locales y del grupo
• Reducir los costes y plazos de auditoría
• Profundizar en los datos y explicar las desviaciones
• Tener confianza en los resultados comunicados

Estos obstáculos pueden provocar el incumplimiento de los plazos de presentación de informes reglamentarios, lo que da lugar a multas y daños a la reputación, una mala gestión de los datos debido a la falta de visibilidad de los indicadores clave de rendimiento, un aumento de los riesgos de auditoría y de las horas facturables, y la toma de decisiones empresariales equivocadas debido a datos erróneos.

Para ayudarle a superar estos obstáculos, hemos descrito a continuación 9 buenas prácticas que puede aplicar a su proceso de consolidación financiera.

9 buenas prácticas para agilizar los procesos de consolidación financiera

El proceso de consolidación financiera supone un gran esfuerzo y mucho riesgo, y a menudo implica hojas de cálculo y bastante trabajo manual. Pero con un poco de preparación, algunos ajustes con visión de futuro y el software adecuado, se puede consolidar de manera más eficiente.

Prophix One, una plataforma de rendimiento financiero, ha sido diseñada para apoyar el proceso de consolidación financiera mediante la automatización de tareas manuales como la entrada de datos y los registros de auditoría, para que pueda crear informes personalizables que comuniquen una imagen clara de la situación financiera de su organización, sin imprecisiones en los datos.

Analicemos nueve formas de mejorar su enfoque actual de la consolidación financiera, con consejos sobre cómo aprovechar Prophix One, para que tenga confianza en los resultados de sus informes.

1. Determine el nivel de unificación que necesita

No todos los procesos de consolidación financiera son iguales, porque no todas las organizaciones tienen las mismas necesidades. En general, existen tres niveles de unificación necesarios para el proceso de consolidación financiera: armonización, convergencia y unificación completa.

• La armonización consiste en alinear los procesos y establecer un punto de referencia común que facilite las tareas de conciliación.
• La convergencia consiste en construir los procesos de elaboración de informes de gestión en una herramienta común y seguir un marco de referencia compartido, manteniendo al mismo tiempo diferentes procesos dirigidos por equipos separados.
• La unificación completa pretende implantar una única solución y un marco de referencia unificado con un equipo cohesionado que dirija tanto la consolidación estatutaria como los informes de gestión.

Los primeros pasos del proyecto determinan el grupo objetivo, teniendo en cuenta que los informes unificados ofrecen claras ventajas en términos de calidad y coherencia de los datos, pero también limitan la flexibilidad y la capacidad de evolucionar con sus necesidades. En una unificación completa, es posible que tanto el equipo de consolidación como el de informes de gestión tengan que hacer ciertas concesiones.

Cómo ayuda Prophix One: Prophix One Intercompany Management permite a las filiales completar su propio cotejo y resolución de problemas a nivel de transacción, acelerando el proceso de unificación. Esto elimina la necesidad de un intermediario como un contable de grupo, mejorando la gobernanza y la visión financiera dentro de su proceso de consolidación financiera.

2. Comprenda sus necesidades de información

Una de las cosas más importantes que hace el proceso de consolidación financiera es convertir montañas de datos de múltiples filiales en informes claros y detallados. Estos datos suelen ser para uso interno y deben cumplir las leyes y normativas locales, como los PCGA o las NIIF. Esto significa que, antes incluso de emprender la consolidación financiera, debe saber exactamente cuáles son sus necesidades de información.

De lo contrario, podría verse obligado a modificar repentinamente el proceso de consolidación a mitad de camino, al conocer nuevos requisitos o peticiones de los directivos. En el mejor de los casos, tendrá más trabajo del que pensaba y su presupuesto se hinchará. En el peor de los casos, tendrá que volver a empezar.

La precisión y la integridad de los datos son igualmente importantes para la elaboración de informes, ya que ayudan a evitar errores que podrían comprometer la calidad de los mismos. Además, la comunicación con las partes interesadas garantiza que todas sus necesidades y expectativas en materia de informes se entiendan y satisfagan claramente.

Cómo ayuda Prophix One: Los informes de Prophix One le permiten automatizar la creación y distribución de informes y realizar cambios que se reflejan dinámicamente en todos los informes. Comprenda al instante las variaciones a lo largo del tiempo o entre filiales y cumpla los requisitos normativos con plantillas preconstruidas. Prophix One también es escalable, por lo que puede adaptarse a las crecientes necesidades de su empresa, dando cabida a más filiales o a la evolución de los requisitos de elaboración de informes.

3. Establezca un marco de referencia común

Dado que la mayoría de las empresas sólo realizan el proceso de consolidación financiera en determinados momentos del año (mensual, trimestral o anualmente), no existe necesariamente un incentivo para dedicar mucho tiempo a definir claramente los procesos. De hecho, muchas empresas siguen utilizando hojas de cálculo exclusivamente para la consolidación financiera y se limitan a hacerlo hasta que está hecho, lo que puede dar lugar a errores por la introducción manual de datos, falta de control de versiones y dificultades de colaboración. Pero sin reglas claras, herramientas estandarizadas y un marco de referencia común para los equipos que realizan la consolidación financiera en todas las filiales, se corre el riesgo de cometer errores costosos y duplicar el trabajo.

Disponer de un marco de referencia común para todos los implicados es esencial para agilizar y acelerar el proceso de consolidación financiera. Esto puede significar dar prioridad a una plataforma de consolidación financiera totalmente integrada frente a las hojas de cálculo, redactar las mejores prácticas para detalles como la conciliación entre empresas e incluso estandarizar los procesos de revisión. Esto puede evitar errores, incoherencias y trabajo contradictorio a lo largo del proceso.

Cómo ayuda Prophix One: Prophix One, una plataforma de rendimiento financiero, combina todos sus procesos de consolidación financiera, incluida la conciliación de cuentas, las eliminaciones entre empresas y la elaboración de informes en una interfaz unificada para facilitar la revisión de los procesos y la participación de las partes interesadas, aumentando la precisión de los datos, mejorando la colaboración y proporcionando información en tiempo real, que es crucial para la toma de decisiones estratégicas.

4. Invertir en herramientas de colaboración

Con demasiada frecuencia, los equipos que trabajan en el proceso de consolidación financiera están atrapados en silos; su trabajo es completamente independiente del de los demás, y pocas personas pueden ver lo que ocurre en cada fase. Esto se debe a que la creación de procesos que encajen a la perfección no se produce de forma natural. La mayoría de las organizaciones esperan que cada equipo trabaje a partir de hojas de cálculo, solicitando la información que necesitan cuando la necesitan. Una vez que han terminado con su parte del proceso, envían su trabajo a quien se encargue de la siguiente fase.

Para acelerar el proceso de consolidación financiera, es necesario abordar los principales retos, como las fuentes de datos dispares, las diferencias en los formatos y la calidad de los datos, y la falta de coherencia y colaboración.

Cuando planifiques tu proceso de consolidación financiera, busca formas de vincular cada fase para que tus equipos no tengan que trabajar aislados. Esto puede adoptar diferentes formas, desde cambiar las hojas de cálculo por herramientas más avanzadas que permitan la colaboración en tiempo real hasta programar reuniones periódicas entre los equipos, o incluso contar con un gestor de proyectos dedicado para que todos colaboren sin problemas.

Más información sobre las diferencias entre el software de consolidación financiera y las hojas de cálculo.

Cómo ayuda Prophix One: La integración de datos de Prophix One combina datos de todas sus filiales en una única versión de la verdad que las partes interesadas pueden utilizar para validar y revisar los resultados, ofreciéndole una visión holística del rendimiento de su empresa. Los conectores y API preconfigurados también simplifican y agilizan las integraciones de datos financieros, lo que agiliza la obtención de valor y permite añadir fácilmente nuevas filiales o estructuras empresariales. Además, Prophix One cuenta con seguridad integrada, de modo que los datos financieros relevantes sólo se muestran a quienes tienen los permisos necesarios.

5. Garantice el cumplimiento de las normas

El proceso de consolidación financiera es complejo e implica muchos pasos -desde la recopilación de datos en todos los departamentos hasta su correcta consolidación-, por lo que es crucial contar con el software adecuado para garantizar que todo cumple la normativa contable local. Esto puede resultar especialmente difícil cuando las filiales operan en distintos países con monedas y marcos normativos diferentes. Estar al día de los cambios normativos es esencial para mantener el cumplimiento y evitar posibles sanciones.

Cómo ayuda Prophix One: Prophix One Account Reconciliation estandariza los procesos integrando los datos de los sistemas contables locales, centralizando las conciliaciones para mejorar la precisión y aumentar la confianza en las cifras comunicadas. También puede configurar flujos de trabajo estructurados para permitir que cada filial gestione su propio proceso de conciliación, lo que ayuda a aliviar la carga que suponen las múltiples divisas y los distintos requisitos normativos. Prophix One también proporciona pistas de auditoría, ofreciendo transparencia y trazabilidad para todos los cambios, lo cual es necesario a efectos de cumplimiento y auditoría.

6. Evalúe su arquitectura informática

En el proceso de consolidación financiera, el front-end incluye las herramientas, procesos y reuniones disponibles para los equipos que ejecutan la consolidación. El back-end es la arquitectura de TI que garantiza que todo funcione sin problemas. Cuando planifique su próximo proceso de consolidación financiera, tenga en cuenta estas formas de mejorar la arquitectura de TI que hace posible su proceso:

• Busque e implante integraciones que conecten su plataforma de consolidación financiera con la herramienta que utilizan los responsables de la toma de decisiones. O, mejor aún, consiga una herramienta que pueda hacer ambas cosas.
• Elija con cuidado su herramienta de consolidación financiera. Aunque las hojas de cálculo siguen siendo la opción por defecto para muchas organizaciones, el software dedicado a la consolidación financiera, como Prophix One, puede agilizar sus procesos al tiempo que ofrece soluciones nativas de generación de informes.
• Tenga en cuenta el volumen de datos que necesitará procesar durante la consolidación financiera. Dependiendo del tamaño de su organización, puede estar tratando con millones de registros, y no todo el software puede manejar esa cantidad de datos.

7. Implicar al equipo directivo

Puede resultar difícil saber hasta qué punto debe implicar a su equipo directivo, ya que una implicación excesiva puede ralentizar el proceso de consolidación financiera. Sin unas directrices claras, es muy posible que el equipo directivo reciba constantes peticiones de ayuda, interrumpiendo su propio trabajo. O, lo que es peor, puede que nunca se les consulte.

Al racionalizar su proceso de consolidación financiera, considere cómo debe implicar al equipo directivo estableciendo funciones y responsabilidades bien definidas. La unificación de la consolidación financiera implica decisiones estructurales que afectan a los directivos y sus equipos en todas las filiales. Esta claridad evita solapamientos y garantiza que los miembros del equipo directivo sepan cuándo y cómo contribuir eficazmente. La creación de circuitos de retroalimentación también puede ser beneficiosa, ya que permite a la dirección ofrecer su aportación y sugerir mejoras en el proceso.

Cómo ayuda Prophix One: Los informes de Prophix One automatizan la distribución de informes a los equipos de gestión, lo que les permite contribuir al proceso de consolidación financiera y establecer canales de comunicación claros entre la dirección y el equipo de consolidación. Los cuadros de mando personalizados proporcionan a los ejecutivos información en tiempo real sobre el rendimiento de la empresa, lo que les permite tomar decisiones informadas sin necesidad de una consolidación completa de los datos de las filiales.

8. Automatizar las tareas de consolidación financiera

El proceso de consolidación financiera a menudo se basa en demasiado trabajo manual, que puede consumir valiosas horas. Si busca oportunidades para automatizar su propio proceso, podrá realizarlo en una fracción del tiempo. Esto reduce la cantidad de datos introducidos y los errores en los informes, lo que le permite tomar decisiones estratégicas con confianza. La automatización también ofrece escalabilidad, permitiendo que su proceso crezca con la organización y gestione volúmenes de datos y complejidad crecientes sin esfuerzo adicional.

El acceso a los datos en tiempo real se convierte en una ventaja significativa, mejorando su capacidad para responder a los cambios del mercado y mejorando la toma de decisiones. La automatización de su proceso de consolidación financiera también mejora la preparación para auditorías al mantener registros coherentes y precisos.

Cómo ayuda Prophix One: Prophix One Financial Consolidation puede gestionar grandes volúmenes de datos y estructuras de consolidación complejas para liberar tiempo y centrarse en otras prioridades estratégicas. Elimine la complejidad de la consolidación automatizando procesos como las conversiones multidivisa y la subconsolidación, garantizando el cumplimiento de los PCGA y las NIIF, y mucho más, reduciendo la necesidad de costosas personalizaciones.

9. Implantar un sólido software de consolidación financiera

La implementación de un sólido software de consolidación financiera elimina la necesidad de compilar y validar datos de múltiples hojas de cálculo y otros sistemas dispares, lo que facilita a las organizaciones con operaciones complejas la racionalización eficiente de sus procesos. Una ventaja clave del software de consolidación financiera es su integración con los sistemas ERP y contables existentes, lo que reduce aún más la introducción manual de datos.

Una interfaz fácil de usar también mejora la adopción por parte del usuario y reduce la curva de aprendizaje para los nuevos usuarios, haciendo que la transición de las hojas de cálculo al software sea más suave.

Cómo ayuda Prophix One: Como hemos indicado en las mejores prácticas anteriores, Prophix One, una plataforma de rendimiento financiero, es un sólido software de consolidación financiera que sustituye a las hojas de cálculo y los sistemas desconectados para que su proceso de consolidación financiera sea más eficiente.

Prophix: Un proceso de consolidación financiera eficaz al alcance de la mano

Si desea acelerar su proceso de consolidación financiera, invertir en la tecnología adecuada es un factor decisivo. Y la mayor ventaja de todas: el software de consolidación financiera le ayuda a adelantarse. Puede ver los datos y tomar decisiones empresariales cruciales por adelantado con toda la información a su alcance.

Tomemos como ejemplo a estos usuarios de Prophix One: con Prophix One Financial Consolidation:

• Rent-A-Port puede realizar análisis multidimensionales basados en proyectos y regiones.
• Pictect puede añadir rápidamente nuevas empresas a su perímetro de consolidación.
• Jan De Nul Group mejoró la fiabilidad de sus cuentas consolidadas.

Prophix One, una plataforma de rendimiento financiero, una plataforma de rendimiento financiero, agiliza cada paso del proceso de consolidación financiera, desde la recopilación de datos hasta la transformación, los ajustes y la elaboración de informes. Se ha creado pensando en todos los miembros de la Oficina del Director Financiero.