9 razones por las que su cierre de mes es un reto

Dominar el cierre de fin de mes puede parecer un objetivo imposible, pero no tiene por qué serlo. En este blog, analizaremos los retos habituales que complican el proceso y compartiremos las mejores prácticas de cierre de fin de mes para ayudarle a superarlos.

Desde problemas de estandarización hasta cuestiones de seguridad de datos, conocerá soluciones prácticas que simplificarán su cierre y mejorarán la colaboración. ¿Listo para transformar su cierre de mes?

¿Por qué se tarda tanto en cerrar el mes?

Pasar horas, si no días o semanas, recopilando datos, conciliando transacciones y preparando informes no es como la mayoría de los responsables financieros quieren definir su cierre de mes. Sin embargo, el cierre de fin de mes sigue siendo uno de los procesos financieros más complicados: el 25% de las empresas tardan 10 días o más en cerrar sus libros. ¿Por qué se tarda tanto en cerrar el mes y qué se puede hacer al respecto?

Veamos cuál es el plazo ideal para el cierre de fin de mes, cuáles son las mejores prácticas y los retos que se plantean y, por último, cómo agilizar los procesos.

¿Cuánto tiempo debe llevar el cierre de fin de mes?

En términos generales, el cierre de fin de mes debería durar entre 5 y 10 días. Sin embargo, la duración de su cierre dependerá de muchos factores, entre ellos:

• El tamaño de su empresa: Las empresas más grandes suelen tener datos y procesos financieros más complejos, lo que puede alargar el plazo de cierre.
• La calidad y organización de los datos: Los datos de alta calidad y bien organizados pueden acelerar significativamente el proceso de cierre al reducir el tiempo dedicado a correcciones y conciliaciones.
• Su sector: Algunos sectores, como los servicios financieros o la industria manufacturera, pueden tener requisitos de información más complejos que exigen más tiempo.
• El volumen de transacciones en un mes determinado: Un mayor volumen de transacciones suele requerir más tiempo de validación y conciliación.
• Sus sistemas contables: Los sistemas contables avanzados e integrados pueden agilizar los procesos y reducir el tiempo de cierre.
• El número de partes interesadas e inversores que participan en el proceso: Un mayor número de partes interesadas puede implicar más revisiones y aprobaciones, lo que alarga el plazo de cierre.
  

Si conoce estas variables, podrá calcular mejor el plazo adecuado para el cierre de fin de mes y aplicar estrategias para optimizar la eficiencia.

Las 9 razones principales por las que el cierre de fin de mes es un reto

El cierre de fin de mes puede llevar mucho tiempo por muchas razones, pero las técnicas probadas pueden transformarlo de un caos a un proceso tranquilo. Veamos nueve razones por las que su cierre financiero es un reto, y cómo puede aplicar las mejores prácticas de cierre de fin de mes para simplificarlo.H2:

1. Falta de estandarización → Automatizar procesos

El reto del cierre mensual
Uno de los desafíos más comunes con el cierre de fin de mes es la falta de estandarización a través de datos, procesos e informes. Para los colaboradores que no son de finanzas, puede ser difícil entender qué necesita aportar y cómo. Para los responsables financieros, puede llevar mucho tiempo revisar datos que no tienen el formato correcto o a los que les faltan valores clave. Esta falta de estandarización puede dar lugar a un aumento de las tasas de error, tiempos de conciliación más largos e ineficiencias que retrasan el proceso de cierre general.

Mejores prácticas para el cierre mensual
La adopción de tecnología, como una plataforma de rendimiento financiero, puede ayudar a estandarizar los procesos de cierre de fin de mes mediante la creación de flujos de trabajo automatizados, la creación de plantillas de entrada de datos y la distribución automática de informes. Estas herramientas garantizan la coherencia en todas las presentaciones, reducen los errores y aceleran el proceso de conciliación.

2. Discrepancias en los datos → Establecer una única versión de la verdad

El reto del cierre mensual
Las organizaciones más grandes necesitan recopilar muchos más datos para el cierre de fin de mes que las empresas más pequeñas. Y a menudo, estos datos provienen de muchas fuentes diferentes, incluyendo su ERP, hojas de cálculo, CRM y facturas. Como resultado, su equipo financiero tiene que rastrear las cifras que faltan, volver a comprobar los datos enviados y actuar de enlace con otros departamentos. Las discrepancias de datos pueden afectar gravemente a la precisión de los informes financieros y la toma de decisiones, ya que la resolución de estos problemas a menudo requiere una amplia comunicación de ida y vuelta, lo que retrasa aún más el proceso de cierre.

Mejores prácticas para el cierre mensual
Establecer una única versión de la verdad con la tecnología financiera puede ayudar a garantizar que todo el mundo trabaja a partir del mismo conjunto de datos, evitando errores derivados de la introducción y compilación manual de datos. Al consolidar los datos en una plataforma unificada, puede minimizar las discrepancias y agilizar el proceso de cierre.

3. Comunicación deficiente → Equipos alineados

Desafío del cierre de fin de mes
Perseguir a otros departamentos y tratar de encontrar los datos necesarios puede añadir una cantidad significativa de tiempo a su cierre de fin de mes. Una comunicación deficiente también puede provocar retrasos, imprecisiones y una mayor frustración entre los miembros del equipo. Por ejemplo, si un departamento no entiende los requisitos de datos o no responde con prontitud a las peticiones del equipo financiero, pueden faltar datos o presentarse datos incorrectos. Esta desalineación no sólo alarga el proceso de cierre, sino que también aumenta la probabilidad de que se produzcan errores que requieran correcciones posteriores.

Prácticas recomendadas para el cierre mensual
Reunir a todos en una reunión previa al cierre puede ayudar a fijar expectativas, establecer responsabilidades y abordar cualquier problema que haya surgido durante el último cierre. También es una buena idea organizar una reunión posterior al cierre para que las partes interesadas analicen los resultados y vean cómo se están cumpliendo los objetivos mensuales, trimestrales y anuales. Además, la implantación de una plataforma de comunicación centralizada puede agilizar el intercambio de información y garantizar que todo el mundo se mantenga alineado a lo largo del proceso.

4. Retrasos debidos a ajustes → Conciliaciones de cuentas automatizadas

Desafío del cierre de fin de mes
Revisar los datos para el cierre de fin de mes es un proceso sensible al tiempo que depende de que los datos necesarios estén fácilmente disponibles. Pero cuando se produce un retraso en la recopilación, validación o ajuste de los datos, puede prolongarse considerablemente el plazo de cierre del mes. Los retrasos suelen deberse a la necesidad de corregir errores, actualizar estimaciones o esperar aprobaciones, lo que retrasa la fecha de cierre.

Prácticas recomendadas para el cierre mensual
Con la tecnología financiera, como una plataforma de rendimiento financiero, puede automatizar el proceso de conciliación de cuentas con plantillas de conciliación, controles transparentes, seguimiento robusto, soporte de ruptura integrado y análisis de rendimiento de cierre unificado. La automatización de estas tareas reduce la posibilidad de retrasos y ayuda a garantizar un cierre puntual y preciso.

5. Introducción manual de datos → Recopilación racionalizada de datos

El reto del cierre mensual
La introducción manual de datos es un importante cuello de botella en el proceso de cierre de fin de mes. Los equipos financieros suelen pasar horas introduciendo y verificando datos, lo que no solo aumenta el riesgo de errores, sino que también consume un tiempo valioso que podría dedicarse a tareas más estratégicas. Además, los procesos manuales pueden dar lugar a incoherencias y discrepancias que requieren una mayor investigación y corrección.

Mejores prácticas para el cierre mensual
La implantación de tecnología que agilice la recopilación de datos puede reducir drásticamente la necesidad de introducir datos manualmente. El uso de herramientas como la integración de datos o soluciones automatizadas de captura de datos pueden garantizar que los datos procedentes de diversas fuentes se recopilen, validen y carguen automáticamente en sus sistemas financieros, ahorrando así tiempo y reduciendo los errores.

6. Informes incoherentes → Plantillas de informes estandarizadas

Desafío del cierre de fin de mes
Los formatos de informes incoherentes entre departamentos pueden complicar el proceso de cierre de fin de mes. Cuando los diferentes equipos presentan informes en diversos formatos, se convierte en un reto consolidar los datos de manera eficiente. Esta incoherencia puede dar lugar a malentendidos, errores y retrasos mientras los equipos financieros trabajan para armonizar los informes dispares en un formato unificado.

Prácticas recomendadas para el cierre mensual
La estandarización de las plantillas de informes puede aliviar este problema. Mediante el uso de una plataforma de rendimiento financiero que proporcione plantillas de informes personalizables, las organizaciones pueden garantizar que todos los departamentos presenten sus informes en un formato coherente. Esta estandarización simplifica la consolidación de datos, mejora la precisión y acelera el cierre de fin de mes.

7. Falta de datos en tiempo real → Mejora de los análisis en tiempo real

Desafío del cierre de fin de mes
La falta de datos en tiempo real puede obstaculizar el proceso de cierre de fin de mes. Los equipos financieros suelen basarse en datos obsoletos o incompletos, lo que provoca estados financieros inexactos y retrasos en la toma de decisiones. Este desfase puede impedir que las organizaciones respondan con prontitud a las tendencias o problemas financieros que surgen durante el periodo de cierre.

Mejores prácticas para elcierre mensual
La adopción de una tecnología financiera que ofrezca análisis de datos en tiempo real puede transformar el proceso de cierre mensual. Una plataforma de rendimiento financiero que integre datos en tiempo real procedentes de diversas fuentes permite a los equipos financieros acceder continuamente a información actualizada. Esta visibilidad en tiempo real permite elaborar informes financieros más precisos y responder con mayor rapidez a cualquier discrepancia o anomalía.

8. Preocupación por la seguridad de los datos → Mayor protección de los datos

El reto del cierre mensual
Garantizar la seguridad de los datos puede ser un reto importante durante el proceso de cierre de fin de mes. Al compartir información financiera sensible entre varios departamentos y sistemas externos, aumenta el riesgo de que se produzcan filtraciones de datos o accesos no autorizados. Esta preocupación aumenta cuando se utilizan métodos anticuados o inseguros para la transferencia y el almacenamiento de datos, lo que puede provocar problemas de cumplimiento y posibles pérdidas financieras.

Prácticas recomendadas para el cierre mensual
Implemente medidas de seguridad sólidas aprovechando la tecnología financiera con funciones avanzadas de protección de datos. Una plataforma de rendimiento financiero puede ofrecer encriptación, protocolos seguros de transferencia de datos y controles de acceso para proteger la información sensible. Además, las auditorías de seguridad periódicas y la formación de los empleados sobre las mejores prácticas de seguridad de datos pueden salvaguardar aún más sus datos financieros, garantizando el cumplimiento y reduciendo el riesgo de infracciones.

9. Cambios en los requisitos normativos → Automatización del cumplimiento

El reto del cierre mensual
Navegar por los requisitos normativos en constante cambio puede ser un obstáculo importante durante el cierre de fin de mes. Mantenerse al día de las nuevas normas y garantizar que los informes financieros cumplen con ellas puede llevar mucho tiempo y ser complejo. Esta necesidad constante de actualizaciones y ajustes puede retrasar el proceso de cierre y aumentar el riesgo de incumplimiento.

Prácticas recomendadas para el cierre mensual
La implementación de herramientas de automatización del cumplimiento dentro de su plataforma de rendimiento financiero puede ayudar a gestionar y adaptarse a los cambios normativos sin problemas. Estas herramientas actualizan automáticamente los protocolos de cumplimiento, generan los informes necesarios y garantizan que todos los datos se ajustan a la normativa vigente, reduciendo el tiempo y el esfuerzo necesarios para las comprobaciones manuales de cumplimiento.

Cómo agilizar el cierre de fin de mes

El uso de tecnología financiera, como una plataforma de rendimiento financiero, para acelerar la recopilación de datos y agilizar los procesos de cierre es una de las mejores prácticas de cierre de fin de mes.

Aquí es donde entra en juego Prophix One™, una plataforma de rendimiento financiero

Prophix One puede integrar su libro mayor, saldos y transacciones de balance de comprobación en su proceso de conciliación de cuentas, agilizando la recopilación y el análisis de datos. Otra ventaja de Prophix One es la posibilidad de profundizar desde un balance hasta los detalles de la conciliación de cuentas, para que pueda auditar sus resultados y comprender de dónde proceden sus cifras y de qué se componen.

Los flujos de trabajo pueden agilizar el cierre de fin de mes mediante la estandarización de los procesos, desde el cierre hasta la elaboración de informes y la planificación, lo que le permite ver cómo avanza en cada momento.

También puede añadir anexos y archivos a cada elemento de apoyo de la conciliación de cuentas o nivel de ajuste, para que todo el mundo esté de acuerdo. Importe cuentas desde un archivo plano o mediante integración de datos, lo que le dará más visibilidad de sus balances de sumas y saldos.

Y con un registro de auditoría incorporado, puede realizar un seguimiento de cada cambio en el sistema. Además, Prophix One le ofrece la posibilidad de exportar todo su cierre por entidad en Excel para sus auditores. Al abrir su informe de balance de comprobación, obtendrá una visión general de su balance de comprobación, todos sus saldos de cuentas de mayor, los totales de las partidas de apoyo, las partidas de ajuste, las diferencias, los estados y las marcas de tiempo del flujo de trabajo para ver en qué punto del proceso se encuentra.

Otra de las mejores prácticas de fin de mes es utilizar el alto nivel de seguridad de Prophix One para garantizar que las partes interesadas de su organización sólo tengan acceso a los datos que necesitan para su trabajo.

También hemos compilado una lista de comprobación exhaustiva de fin de mes para ayudarle a navegar por todos los pasos del proceso, desde la recopilación de datos hasta las auditorías.

Conclusiones: Agilice su cierre de fin de mes con Prophix One™

Implementar las mejores prácticas efectivas de cierre de mes puede transformar su proceso de cierre de mes de una tarea estresante a una operación agilizada.

Al abordar desafíos comunes como discrepancias de datos, mala comunicación y problemas de seguridad, puede mejorar la precisión, la eficiencia y la colaboración.

¿Está listo para explorar la plataforma que necesita para agilizar su cierre de fin de mes? Consulte la Guía del comprador de la plataforma de rendimiento financiero definitiva.