Acelerar la consolidación y el cierre con CPM

Recupere sus noches y fines de semana

Definir la consolidación y el cierre

Demasiadas organizaciones siguen cerrando sus libros manualmente. No es ningún secreto que los procesos contables manuales son una de las principales frustraciones de casi todos los equipos financieros. Las interminables hojas de cálculo y las noches y los fines de semana dedicados a tareas repetitivas como asientos, conciliaciones, informes y desviaciones. Entonces, de repente se puso más interesante, o más complicado diría yo

llegó 2020 y con él una pandemia, un cierre patronal y ahora muchos de nosotros trabajamos desde casa. Así que, además de todo, ahora tenemos la distancia y la comunicación a distancia para dificultar aún más un proceso que ya necesitaba mejorar. Impresionante, ¿verdad?

En el mundo actual, tenemos varias opciones a la hora de aprovechar la solución adecuada para abordar los problemas de consolidación y cierre. Muchos sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) ofrecen funciones de consolidación para combinar datos financieros. También se pueden utilizar hojas de cálculo, pero esto suele requerir mucho trabajo manual.

También hay software específico que puede ayudar a la consolidación financiera, el cierre y la elaboración de informes. El software de Gestión del Rendimiento Corporativo (CPM) es un ejemplo de software específico, y muchas organizaciones ya lo están utilizando para racionalizar sus procesos de FP&A.

El software CPM agiliza los procesos de FP&A unificando todos los datos financieros y automatizando los procesos rutinarios, lo que le permite disponer de tiempo de sobra. Algunos software de CPM también pueden proporcionar capacidades de flujo de trabajo sólidas para automatizar los procesos financieros mundanos y le da el lujo de tiempo de nuevo en su lado. El punto interesante aquí es que algunas soluciones CPM también pueden proporcionar sólidascapacidades de consolidación y cierre. Para algunos segmentos del mercado, esto puede resultar muy útil y suponer una ventaja competitiva.

El proceso de consolidación

El enfoque de consolidación de una empresa puede variar en función de la participación de control que la empresa matriz tenga en cada filial. La contabilidad de consolidación se utiliza cuando la empresa matriz tiene una participación de control superior al cincuenta por ciento, lo que significa que los activos, pasivos, ingresos y gastos de las filiales se combinarán en el estado financiero de la empresa matriz. Si una empresa posee una participación inferior a la de control, pero sigue teniendo una influencia significativa en la empresa, es necesario aplicar el método de puesta en equivalencia.

En el método de puesta en equivalencia, la empresa matriz contabiliza su inversión en las filiales en su balance, como un activo igual al precio de compra. Una vez que la empresa filial declara sus ingresos netos, la empresa matriz declara ingresos equivalentes a su participación en los beneficios de la filial, aumentando el valor del activo de inversión y registrando los ingresos como un aumento de los beneficios no distribuidos.

Independientemente de cómo se realicen las consolidaciones en su organización, un software de consolidación específico le permite configurar sus circunstancias particulares e integrarlas directamente en el software.

Métodos de consolidación y cierre

Planificación de recursos empresariales (ERP)

Los sistemas ERP pueden ayudarle a consolidar y cerrar sus libros, pero pueden ser una herramienta difícil con la que trabajar, ya que no pueden automatizar completamente sus procesos de consolidación, cierre y elaboración de informes. Por lo tanto, gran parte del proceso de cierre seguirá requiriendo métodos manuales de contabilidad y herramientas como las hojas de cálculo.

Hojas de cálculo

Las hojas de cálculo son la herramienta con la que los profesionales de la contabilidad están más familiarizados, pero pueden exigir muchas horas de trabajo humano, por no hablar de concentración y paciencia para garantizar que el complejo proceso de consolidación y cierre se ejecuta correctamente. El proceso puede ser muy manual y propenso a errores, especialmente cuando se utiliza más de un sistema, se cargan datos y se revisan celdas. La resolución puede llevar mucho tiempo que podría dedicarse mejor a la planificación o a iniciativas estratégicas de futuro, como la previsión frecuente o incluso la modelización de escenarios para reducir el riesgo empresarial a medida que se traza el rumbo en estos tiempos impredecibles.

Software específico de consolidación

El software específico que automatiza la conciliación entre sistemas suele ser utilizado por empresas con múltiples sistemas que consolidar. Una herramienta centrada en la consolidación puede sustituir el proceso manual de comparar varios libros mayores, integrarse con distintos sistemas, reunir los datos en una única ubicación y crear flujos de trabajo. Sin embargo, el software específico para la consolidación puede resultar caro y a veces es excesivo para las pequeñas y medianas empresas, dado que se limitan a mejorar el proceso de consolidación y cierre.

Gestión del rendimiento corporativo (CPM)

¿Se lo esperaba? Sí, el mismo software que muchas organizaciones utilizan para presupuestar y planificar puede utilizarse, dependiendo del proveedor, para mejorar el proceso de consolidación y cierre. El software CPM tiene muchas de las mismas funciones que una solución de consolidación, pero también ofrece una solución financiera holística que permite laelaboración de informesy laplanificación. En cuanto al proceso de cierre, el software CPM permite a los usuarios crear, editar, gestionar e informar sobre todos los aspectos de los asientos contables de forma rápida y sencilla, como las eliminaciones entre empresas y las conversiones de divisas. El software CPM también puede facilitar la aplicación de ajustes de crédito y débito para apoyar el proceso de consolidación financiera.

Cómo puede cerrar más rápido y con mayor precisión con CPM

El uso de una herramienta de CPM como Prophix simplificará la colaboración mediante el seguimiento de la información a medida que fluye en el software. Prophix ayuda a los administradores a supervisar el proceso de consolidación e informar sobre el estado del mismo en cualquier momento.la consolidacióncon el software CPM reduce la duración del ciclo de cierre financiero y proporciona más responsabilidad, propiedad y control al equipo financiero y a las principales partes interesadas. Prophix le permitirá automatizar muchos procesos, como por ejemplo

Importación de datos

Introducir datos de sistemas dispares, como su ERP, CRM, RRHH y sistemas de nóminas, puede suponer una enorme molestia para cada cierre financiero. Cuando sólo se utilizan hojas de cálculo tradicionales, la consolidación de la información procedente de sistemas dispares suele ser la tarea que más tiempo consume a los equipos financieros.

¿Qué pasaría si pudiera extraer automáticamente los datos de estos sistemas en el mismo lugar para cada cierre financiero?el software CPM puede integrarse con diferentes sistemasERP, CRM, RR.HH. y de nóminas para una descarga fluida de todos sus datos en plantillas de informes mensuales. Mediante la automatización de esta extracción de datos, puede ahorrar tiempo que puede utilizarse mejor para el análisis financiero.

Eliminaciones entre empresas

Las eliminaciones entre empresas se utilizan para eliminar los costes asociados a la venta de bienes, servicios, préstamos o participaciones entre una empresa matriz y sus filiales. Prophix tiene una solución llamada Journals Manager, lanzada en otoño de 2019, que ayuda a introducir y visualizar las eliminaciones entre empresas. Simplemente seleccione para qué entidades desea introducir información, y la herramienta tiene una comprobación automática para garantizar que todos los valores estén equilibrados. El aumento de la seguridad en torno a las entradas de diario también ayuda a facilitar los procesos de auditoría externa.

Ajustes

Si una transacción se contabiliza con retraso, o peor aún, si se ha introducido incorrectamente, será necesario realizar un ajuste para conciliar la entrada y obtener informes precisos. Con la completa herramienta de seguimiento del historial de datos de Prophix, podrá ver fácilmente si se ha ajustado algún valor. También puede utilizar Journals Manager para realizar un seguimiento de los ajustes entre distintos periodos, en el caso de que una transacción se haya contabilizado en el periodo incorrecto. Esto le ahorra tiempo al crear un rastro transparente y visible para simplificar las auditorías.

Moneda ajuste de conversión

También conocido como ajuste de conversión acumulado (CTA), el CTA representa la diferencia en los tipos de cambio utilizados para convertir entre las cuentas del balance y de la cuenta de resultados. Dado que utilizará tipos de cambio diferentes al final y a la media del periodo, el CTA debe calcularse en cada cierre financiero. El uso de software CPM puede ayudarle a automatizar este cálculo del CTA, ahorrándole tiempo y liberándole para centrarse en iniciativas estratégicas.

Finanzas financiera

Muchos equipos financieros citan la mejora de la gestión del cierre financiero como un factor en su compra de una herramienta CPM. Con las conversiones de divisas, las eliminaciones entre empresas, los ajustes y mucho más, es evidente por qué los cierres financieros son un proceso tan tedioso para muchas empresas. El Workflow Manager de Prophix le permite agilizar su proceso de cierre financiero programando y organizando los diferentes componentes del ciclo de cierre. Puedeautomatizarfácilmente sus cierres financieros mensuales, trimestrales y anuales. Workflow Manager también puede ayudarle con la distribución de informes después de que se hayan completado todos los demás procesos.

Conclusión: CPM para consolidación y cierre

Como hemos comentado, el software CPM es una opción convincente para ayudar a agilizar el proceso de consolidación y cierre. Los mismos atributos que hacen del software CPM una gran plataforma de planificación, también lo convierten en una excelente solución de cierre.

Tener su proceso de planificación y cierre en la misma solución le da una visión holística del estado financiero de su negocio. Prophix no sólo reduce las ventanas de planificación y aumenta la precisión con la integración de datos y la automatización, sino que también aplica la misma metodología para agilizar el cierre financiero.

La solución CPM basada en la nube de Prophix es ideal para trabajar de forma remota, ya que es accesible para cualquier persona en un dispositivo conectado a Internet. Los datos centralizados, la automatización y la colaboración son accesibles a todos los miembros del equipo financiero, independientemente de dónde estén trabajando.

Con Prophix, puede ahorrar tiempo en sus procesos de planificación, consolidación y cierre. Con el tiempo adicional, usted puede cambiar su enfoque a iniciativas estratégicas, reducir los días largos y las noches tarde, y apoyar el éxito de su negocio.