Afrontar la complejidad de la planificación de las nóminas en Norteamérica

Los responsables financieros saben que la planificación de las nóminas en Norteamérica es compleja, y que esa complejidad genera un impacto que su empresa percibe directamente.

Echemos un vistazo rápido a una de esas complejidades inherentes a la planificación relacionada con las nóminas: los impuestos sobre las nóminas.

En EE.UU. y Canadá, las empresas pagan impuestos que van más allá de los salarios de los empleados. En Canadá, son las cotizaciones al CPP y al EI; en EE.UU., incluyen el FICA, el FUTA y el SUTA. Estos impuestos sobre las nóminas son especialmente complicados de calcular porque se cargan por adelantado. Como resultado, los empresarios pagan impuestos más altos por los empleados (que ganan una determinada cantidad) en enero que en diciembre.

Por ejemplo, si el porcentaje nominal pagado es del 4,95% (como en el caso de las cotizaciones al Plan de Pensiones de Canadá), entonces esto representa una diferencia en el coste de emplear a un trabajador muy bien pagado del 4,95% en enero con respecto a diciembre. Si se añaden las primas del seguro de desempleo, la diferencia se eleva al 7,5%. En EE.UU., la FICA, la FUTA y la SUTA se calculan de forma similar y exigen que los gastos de empleo se carguen por adelantado.

Si un empleado deja de trabajar (en Canadá), la empresa "retrocede el reloj" hasta el comienzo del año en que se sustituye al empleado. En otras palabras, una empresa con una alta rotación de personal altamente remunerado paga considerablemente más impuestos que una empresa con bajos índices de rotación.

En cambio, en la mayoría de los países europeos estos impuestos de "seguridad social" se reparten a lo largo del año para todos los empleados; el impuesto máximo se calcula mensualmente en vez de acumulativamente. En otras palabras, los empresarios pagan todos los meses el mismo porcentaje directo de los ingresos. Por lo tanto, la rotación de empleados no afecta a los impuestos pagados.

Las complejidades existentes en Norteamérica dificultan a las empresas planificar con precisión los costes de los empleados mejor pagados. Utilizar un tipo mixto para todos los empleados es inadecuado y la previsión de los impuestos sobre las nóminas sólo puede calcularse con precisión si se hace para cada empleado.

La buena noticia es que se puede recurrir a soluciones informáticas que gestionan la complejidad que entrañan las normas y reglamentos norteamericanos sobre nóminas. Por ejemplo, Detailed Planning Manager, un componente del software de Prophix, le permite calcular los impuestos FICA, FUTA, SUTA y todos los demás impuestos sobre la nómina para cada ciclo de nómina (es decir, semanal, quincenal, bimensual o mensual) y utilizar marcos temporales coherentes con el Libro Mayor (por ejemplo, meses o 13 periodos de cuatro semanas).

El resultado: la complejidad de la planificación y el cálculo de los impuestos relacionados con las nóminas se reduce drásticamente. Esto se debe a que hay menos variación entre lo que se planificó y lo que sucede. Como resultado, se pueden identificar y analizar las diferencias en los costes relacionados con los empleados. Dado que uno de los mayores gastos a los que se enfrentan las empresas son los salarios de los empleados, disponer de esta información ayuda a los profesionales de las finanzas a abordar las decisiones tácticas del día a día, así como las decisiones empresariales estratégicas.