Cómo Mission Health recuperó el 110% de su inversión en Prophix

Los datos recogidos a lo largo de los años sobre implantaciones de software afirman que el 50% fracasa a la primera[1]

Invertir en un nuevo sistema informático no está exento de riesgos. Incluso antes de ponerlo en marcha, se dedica mucho tiempo a buscar proveedores, comparar sistemas, implantar procesos y formar a los compañeros.

Por lo tanto, casi no hace falta decir que la mayoría de las empresas esperan ver un retorno de su inversión (ROI) en software. Pero, ¿cómo puede estar seguro de haber tomado la decisión correcta?

Conocer y escuchar las historias de otras empresas que han implantado el mismo software puede ayudarle a tomar una decisión.

Hoy queremos compartir la historia de Mission Health Communities sobre cómo consiguieron un 110% de retorno de su inversión en Prophix en sólo 18 meses.

Acerca de Mission Health Communities

Mission Health Communities (MHC) es uno de los principales proveedores de residencias para mayores y comunidades de rehabilitación especializada de Estados Unidos. Con sede en Tampa (Florida), gestiona y opera residencias para mayores, residencias asistidas, centros de rehabilitación de corta estancia y centros de enfermería especializada en Alabama, Georgia, Kansas, Massachusetts, Minnesota, Missouri, Nebraska, Tennessee y Wisconsin.

El reto de Mission Health Communities

MHC utilizaba principalmente Excel para sus procesos de gestión financiera, como la contabilidad y la elaboración de presupuestos. Este anticuado sistema carecía de sofisticación en sus capacidades analíticas y sólo podía crear estados financieros básicos.

La elaboración del presupuesto anual era engorrosa porque la empresa tenía que coordinarse con más de 30 ubicaciones, un proceso plagado de errores humanos, hojas de cálculo duplicadas y excesivas idas y venidas entre la dirección corporativa y la de las instalaciones. Además, la falta de estandarización en toda la organización hacía que cada centro tuviera su propia plantilla de presupuesto maestro, lo que creaba discrepancias que se propagaban por toda la empresa.

Para realizar cualquier análisis se requería un largo proceso de búsqueda y solicitud de información a las distintas instalaciones y departamentos. Por lo tanto, calcular los KPI en tiempo real era casi imposible, lo que contribuía a un problema de visibilidad en toda la organización.

Estrategia de Mission Health para el software CPM

MHC se dio cuenta de que necesitaba una solución de gestión del rendimiento corporativo (CPM) para agilizar sus tareas de cierre de periodos, informes financieros y FP&A.

Mission Health necesitaba establecer una única fuente de verdad (SSoT) y capacidades de generación de informes que pudieran personalizarse fácilmente para adaptarse a su modelo de negocio sanitario único. Sometida a un proceso de RFP a principios de 2019, MHC consideró Workday Adaptive Planning y Prophix Cloud. En última instancia, la empresa seleccionó Prophix en mayo de 2019 por las siguientes razones:

• Interfazde usuario intuitiva: el administrador de Prophix de MHC no requería un alto nivel de conocimientos técnicos para gestionar el sistema e implementar cambios. La interfaz de usuario intuitiva permitió a los contables y analistas empresariales crear informes detallados y generar modelos de previsión rápidamente. Dado que los usuarios finales podían consultar informes de instalaciones y cuentas, el equipo de contabilidad pudo identificar desviaciones y facturas pendientes o que faltaban; los analistas empresariales pudieron determinar los principales factores de coste y valor mes a mes.
• Funcionalidad lista para usar. Prophix se suministró con funciones de análisis ad hoc, indicadores clave de rendimiento en tiempo real y plantillas de informes adaptadas a MHC. Esto simplificó el proceso de implantación y permitió a los empleados realizar búsquedas de datos granulares y personalizar los informes.

"Al fin y al cabo, ¿qué valora el equipo directivo? ¿Quieren un equipo de FP&A que se limite a crear y mantener informes? O quieren que el equipo de FP&A sea realmente un socio en el negocio y utilizarlo como un recurso de confianza para hacer el análisis que luego les ayude a tomar esa decisión. Prophix ha creado el camino para convertirse en esto último" - Gino L'Altrella, Director de Planificación Financiera y Análisis Empresarial, Mission Health Communities

Beneficios de Prophix para Mission Health Communities

"Trasladar los procesos financieros críticos de las hojas de cálculo de Excel a los sistemas CPM automatizados basados en la nube ya no es un lujo, sino una necesidad empresarial", dijo Alok Ajmera, CEO de Prophix Software. "Los resultados tangibles que Mission Health Communities ha obtenido gracias al uso de nuestro software hablan por sí solos de la trayectoria de éxito de Prophix en la transformación de los procesos de planificación y análisis financiero de nuestros clientes para mejorar el rendimiento empresarial, tanto a corto como a largo plazo."

Mission Health Communities se sometió a un proceso de implementación de dos meses, entrando en funcionamiento en agosto de 2019 con capacidades básicas de gestión e informes financieros y un módulo de planificación para presupuestar la compensación de los empleados. Con su implementación en la nube de Prophix, MHC obtuvo beneficios en el aumento de la productividad del usuario, la mejora de la agilidad empresarial y la mejora de la visibilidad organizativa.

• Aumento de la productividad de los usuarios - Dado que los administradores de las instalaciones y los vicepresidentes regionales pueden ver, comentar y conceder aprobaciones directamente dentro de Prophix, prácticamente se ha eliminado la correspondencia electrónica internatambién se han reducido significativamente las intervenciones manuales, los errores humanos y la repetición de tareas. Como resultado el departamento de contabilidad realiza el cierre mensual casi un 15 por ciento más rápido. Prophix agilizó el proceso de introducción de presupuestos, reduciéndolo de cuatro a tres semanas, ya que las instalaciones podían enviar sus presupuestos a Prophix, eliminando la necesidad de que la empresa compilara archivos individuales en una hoja de cálculo maestra. Ahora, con acceso directo a un presupuesto maestro compartido, los usuarios han reducido el proceso de revisión en un 66%.
• Agilidad empresarial mejorada: MHC aprovechó Prophix para respaldar el lanzamiento de su proyecto de seguimiento de EPI durante los peores meses de la pandemia de COVID-19 en 2020. Como proveedor de servicios sanitarios, MHC contaba con un gran inventario de equipos EPI que debía ser objeto de un seguimiento activo para compensar los costes de uso con la financiación federal de estímulo y garantizar que cada centro contara con los suministros adecuados. MHC implantó un modelo de seguimiento del inventario de EPI en tres días, que incluía la lógica subyacente, plantillas y funciones de generación de informes. Con sus procesos heredados de Excel, este proyecto habría requerido al menos dos analistas financieros a tiempo completo. Al diseñar, implantar y poner en marcha el proyecto con Prophix, MHC ahorró más de 200.000 dólares en costes de personal. Con Prophix, la empresa tiene la agilidad empresarial necesaria para lanzar rápidamente nuevas líneas de negocio e instalaciones, ya que se reducen las fricciones administrativas.
• Mejora de la visibilidad organizativa : antes, los contables tenían que analizar las cuentas de resultados o los balances del sistema de gestión de informes heredado y enviarlos por correo electrónico. Desde la implantación de Prophix, los empleados acceden a la información directamente desde Prophix cuando lo necesitan, sin necesidad de que intervengan los contables. Con un SSoT, la exactitud de los números reportados se incrementó, y MHC puede realizar un seguimiento en tiempo real de los KPI para evaluar el rendimiento. Además, Prophix proporcionó a MHC herramientas analíticas, como análisis de variaciones, evaluación de riesgos y optimización de la utilización, para fundamentar la toma de decisiones e impulsar la eficiencia operativa.

Retorno de la inversión de Mission Health en Prophix durante un periodo de tres años

Retorno de la inversión para las comunidades de Mission Health

Hemos analizado los costes de software, personal, servicios profesionales y formación de usuarios durante tres años para cuantificar la inversión total de Mission Health Communities en tecnología Prophix.

Los beneficios directos cuantificados incluyen los costes de personal evitados en torno al proyecto de seguimiento del inventario de EPI.

Los beneficios indirectos cuantificados incluyen el ahorro de tiempo que han supuesto para los empleados de MHC la racionalización de los procesos de elaboración de informes, presupuestos y cierre de períodos.

Basándonos en estos beneficios, determinamos que Mission Health Communities obtuvo un 110% de retorno de su inversión en Prophix en tan sólo 18 meses.

Para ver los cálculos completos del ROI de la inversión de Mission Health Communities en Prophix, lea su caso práctico.

[1] https://www.netsuite.com/porta...