¡Cerrar los libros era difícil antes de Covid!

Por qué las empresas en crecimiento necesitan invertir en automatización financiera

¡El cierre del ejercicio era un proceso difícil antes de Covid!

Incluso en un año "normal", el cierre del ejercicio siempre llega demasiado pronto, y los proyectos de mejora que planificaste el año pasado no se han llevado a cabo. Durante todo el año estás reaccionando a los cambios del mercado y a las necesidades de tu empresa. En un mundo que cambia rápidamente y no dispone de recursos suficientes, su atención se centra primero en las necesidades urgentes. La mejora de los procesos de fin de año acaba en la lista de "cosas bonitas por hacer". La mayor parte del tiempo, el negocio le mantiene centrado en los beneficios de la cuenta de resultados, en seguir el ritmo de las transacciones sin recursos suficientes, en gestionar la tesorería y en apagar los fuegos que se producen porque Finanzas no estaba al corriente con antelación.

El objetivo de cerrar los libros de forma PRECISA entra en conflicto con los otros dos objetivos: OPORTUNIDAD y EFICACIA.

A lo largo del año, acabas haciendo recortes porque tienes que cumplir el plazo de fin de mes y no tienes tiempo de crear procesos sostenibles para nuevas transacciones o informes. Preparas una rápida hoja de Excel para pasar el mes, pensando que ya crearás el proceso adecuado el mes que viene. Pero, claro, ¡el mes que viene tienes que apagar el siguiente incendio! Y llega el final del año y te encuentras con cuentas nuevas por primera vez en todo el año. Y ahora los errores que se han producido debido a las soluciones "rápidas y sucias" que los diferentes equipos han creado para cumplir sus propios plazos, han creado un lío que hay que desenredar. Los auditores llegarán en unas semanas, y no es oportuno, eficiente ni preciso. ¡Todo eso era ANTES de Covid! Y entonces llegó 2020, y ahora, además de las hojas manuales y los procesos de solución con los que tenías que lidiar para terminar el año, es probable que tu empresa se encuentre en algún tipo de crisis y que todo el mundo trabaje desde casa. Estás gestionando tu equipo a distancia, y estás luchando contra unos ingresos demasiado escasos, unos ingresos impredecibles o, en algunos casos, tu cadena de suministro ha estallado porque hay demasiada demanda y poco inventario.

Todas estas situaciones hacen casi imposible un proceso ya de por sí difícil

Síntomas comunes de un proceso de fin de año que necesita ayuda:

El primero -y es caro- es que los auditores se pasan semanas antes, durante y después del cierre del ejercicio realizando pruebas de transacciones, conciliaciones y preguntas sobre desviaciones que parecen no acabar nunca. Su equipo está estresado tratando de producir números básicos, lo que significa un montón de noches hasta tarde para cumplir los plazos. Nada es sencillo. Cualquier tipo de actualización de los números requiere MUCHO trabajo manual porque los sistemas no están automatizados. Diferentes equipos utilizan diferentes sistemas y cada uno tiene números diferentes. Nada cuadra Excel es la tirita a tus lagunas de procesos y sistemas porque tus procesos y sistemas actuales no pueden ofrecer lo que tu empresa necesita. Esto es el infierno de Excel

El mayor coste de los procesos y sistemas deficientes: hacemos casi imposible que los buenos empleados hagan su trabajo.

Entonces, ¿por qué es tan difícil cerrar los libros?

Porque no lo hacemos correctamente cada mes.

¿Por qué no lo hacemos?

Porque lleva demasiado tiempo. ¿Quién puede cerrar la cuenta de pérdidas y ganancias, hacer conciliaciones completas del balance, análisis completos de las variaciones y tener todos los informes listos en 6 días? Eso es lo que debería hacerse si se dispone de buenos procesos, sistemas y personal adecuado. En la mayoría de los equipos financieros que he dirigido, pasábamos 10 días completos a final de mes (¡eso es la mitad del mes!) e incluso eso era sólo para hacer los informes críticos. Y admito que a veces se nos acababa el mes y teníamos que pasar al siguiente No llegas a las cuentas del balance, sobre todo a las complicadas. Son diferentes en cada empresa, pero siempre que la empresa sea compleja, habrá que hacer estimaciones y periodificaciones. Pero es más fácil hacerlas trimestralmente, y a menudo sólo a final de año. Y cuando no miras las cuentas con detenimiento durante todo el año, pensando que será igual que el año anterior, te llevas una sorpresa. Y ahora has perdido la ventaja del tiempo y tienes todo un año de transacciones llenas de errores que revisar, para intentar cuadrar en las pocas semanas antes de que los auditores entren por la puerta.

¿Cómo se complica tanto el cierre de los libros?

Para empezar, cerrar los libros es sencillo

Cerrar los libros no empieza siendo tan difícil. De hecho, al principio es sencillo. Su empresa empieza con un contable, un paquete básico de contabilidad y usted registra las transacciones a medida que se producen. El equipo es pequeño y no es tan difícil seguir la pista de lo que ocurre. Tus clientes son similares, tienes pocos productos, probablemente sólo vendes en un país. La reunión semanal del equipo te informa de lo que necesitas saber y puedes seguir el ritmo. Los requisitos de información no son tan complejos y cada mes se elabora una cuenta de resultados sencilla. El cierre del ejercicio supone un poco más de trabajo, pero en pocas semanas está todo listo.

Las necesidades cambiantes de la empresa añaden complejidad

Si todo va bien, la empresa empieza a crecer, a menudo de forma impredecible. Empieza a añadir nuevos productos, nuevos clientes y nuevas zonas geográficas. Cada uno de estos nuevos tipos de transacciones debe incorporarse rápidamente al proceso de elaboración de informes, por lo que normalmente se gestionan de la misma forma que las anteriores o se añade rápidamente un nuevo proceso para gestionar cualquier variación.

Entonces se completa la primera adquisición

Se implanta un paquete contable de mayor tamaño: a menudo, el primer ERP se adquiere en esta época. Es posible que herede el paquete que viene con la adquisición o que instale uno nuevo. Ahora hay que elaborar un informe trimestral para los inversores o los bancos. Es posible que cuentes con un sistema que lo haga por ti, pero lo más probable es que elabores lo que necesitas en Excel después de volcar los datos del sistema.

Completas una segunda adquisición o un evento de financiación y los requisitos de información siguen creciendo

Sigues añadiendo más personas al equipo para intentar ponerte al día. Sigues trabajando en la plena integración de las empresas, creando procesos más eficientes y ahora tienes que crear paquetes de informes más grandes para más personas. Necesita presupuestos, previsiones continuas y modelos de flujos de tesorería multidivisa. Necesitas unos meses sin más cambios para poner a punto tus sistemas y procesos, pero nunca te da tiempo a ponerte al día. La empresa está tan acostumbrada a tus milagros diarios que asume que puedes continuar indefinidamente. En lugar de unos meses para ponerte al día, Adquisición nº 3 está en el horizonte, pero tú sigues trabajando en la integración #2¡! Tu equipo está al límite, porque demasiados procesos e informes siguen siendo manuales, lo que provoca errores y repeticiones, frustración y estrés.

ESTA ES LA SOLUCIÓN

Sus sistemas están llenos de soluciones manuales para conectar sistemas, corregir datos y rellenar huecos. Sus sistemas y procesos no tienen las capacidades que usted necesita, y usted tapa el problema con personal adicional y Excel.

En algún momento, el sistema se colapsará, bien porque el personal se marche, bien porque un nuevo acontecimiento desborde las capacidades.

Permanezca atento a la segunda parte de nuestra serie sobre cierre de libros .....

5 pasos para facilitar el cierre de libros

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