Cinco pasos para acelerar el cierre del ejercicio

Un cierre de ejercicio rápido es un buen indicador de la salud financiera general de su organización y una señal de que sus procesos y sistemas son precisos y eficientes.

¿Considera que su proceso de cierre de fin de año es un calvario agotador o una serie de acontecimientos predecibles? ¿Y si le dijera que puede hacer que los cierres de fin de año sean más rápidos y sencillos?

Un cierre de ejercicio rápido es un buen indicador de la salud financiera general de su organización y una señal de que sus procesos y sistemas son precisos y eficientes. Además, un proceso de cierre de ejercicio eficaz también ahorra tiempo, lo que permite a su equipo financiero centrarse en actividades de valor añadido.

Si está dispuesto a acelerar el cierre del ejercicio, tenga en cuenta estos cinco pasos:

1. Implique a los comités de auditoría desde el principio

Involucrar a los auditores, tanto internos como externos, en las primeras fases del proceso de cierre del ejercicio ayudará a evitar escollos y proporcionará a su Oficina Financiera información sobre las mejoras que pueden introducirse en sus sistemas. Los auditores también pueden proporcionar información periódica a lo largo de la implantación de un sistema de gestión financiera y cuestionar los retrasos del personal.

2. Mejorar e implantar controles financieros

La implantación de un sistema de gestión financiera permitirá evaluar la capacidad de su empresa para reaccionar ante los riesgos y mitigarlos. Cuando los auditores consideren que sus sistemas funcionan correctamente, sólo será necesario comprobar pequeñas muestras de datos en lugar de grandes cantidades de transacciones.

3. Desarrollar la función de elaboración de informes de gestión

Establecer un sistema para elaborar informes de gestión periódicos puede facilitar el proceso de elaboración de informes de fin de año, ya que permite a los departamentos hacer un seguimiento de sus recursos y gastos a lo largo del año. Los informes de gestión actualizados también permiten a los departamentos reasignar y volver a priorizar sus recursos para garantizar el cumplimiento de los objetivos corporativos. Esto no sólo redundará en un cierre más rápido, sino en una gestión más eficaz.

4. Garantizar una gestión eficaz de los proyectos

La planificación de proyectos debe formar parte del sistema utilizado para gestionar y presentar los informes de cierre del ejercicio.

5. Aprovechar la tecnología para optimizar el proceso

Su software de contabilidad o ERP es una inversión costosa, pero sólo es tan bueno como los datos que contiene y lo fácil que es aprovechar esos datos. Asegurarse de que dispone de buenas políticas y procedimientos sobre cómo utilizar su ERP es fundamental para garantizar un cierre más fluido. Sin embargo, la mayoría de las consolidaciones y cierres se realizan fuera del ERP utilizando métodos contables manuales que requieren mucho tiempo y hojas de cálculo propensas a errores. La complejidad aumenta especialmente cuando se utiliza más de un sistema, se cargan datos y se revisan celdas.

Para hacer frente a esto, es muy recomendable contar con un sólido sistema de gestión financiera. El software de gestión del rendimiento corporativo (CPM) se ha diseñado para permitir una mejor visibilidad del rendimiento de las divisiones y facilitar el intercambio de información en toda la empresa.

El software CPM permite a los usuarios crear, editar, gestionar e informar sobre todos los aspectos de los asientos contables de forma rápida y sencilla, como las eliminaciones entre empresas y las conversiones de divisas. El software CPM también puede facilitar la aplicación de ajustes de crédito y débito para apoyar el proceso de consolidación financiera. Ah, y asegúrese de que su solución CPM está basada en la nube, ya que esto la hace ideal para trabajar de forma remota, ya que es accesible para cualquier persona en un dispositivo conectado a Internet. Los datos centralizados, la automatización y la colaboración son accesibles para todos los miembros del equipo financiero, independientemente de dónde estén trabajando. Esto ayudará a reducir significativamente el tiempo que se tarda en cerrar los libros, a la vez que se agilizan los informes.

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Una vez que haya logrado un cierre de ejercicio más rápido, puede aplicar estos principios a sus informes de fin de ejercicio, trimestrales / de fin de mes, presupuestos anuales, preparación de impuestos y auditorías, análisis de rentabilidad de productos y previsiones trimestrales o de mitad de año.

Para obtener más información sobre las ventajas de un cierre de ejercicio más rápido, lea nuestro libro blanco Achieve A Faster Year-End Close Now.