Comprensión de la conciliación de cuentas en la gestión financiera

Cuando una empresa alcanza cierto tamaño, sus datos financieros se dispersan en docenas -si no cientos- de fuentes. Si a esto le añadimos una estructura organizativa compleja con filiales en múltiples jurisdicciones, de repente no basta con una única sesión mensual de contabilidad. Ahí es donde la conciliación de cuentas se convierte en algo esencial: cotejar las transacciones del libro mayor de su empresa con fuentes secundarias.

En este artículo hablaremos de ello:

¿Qué es la conciliación de cuentas?

Laconciliación de cuentas es esencial para garantizar la exactitud de los libros de una organización. Como muchos procesos financieros, puede requerir mucho tiempo y trabajo, pero el esfuerzo merece la pena.

Definición y concepto básico

La conciliación de cuentas es el proceso de garantizar que el libro mayor de la empresa es correcto y está equilibrado comparándolo con fuentes secundarias. Garantiza a los equipos financieros y contables que los libros están completos y actualizados durante el proceso de cierre. La mejor práctica consiste en conciliar mensualmente todas las cuentas del libro mayor, una tarea que requiere mucho trabajo y que la automatización puede agilizar, permitiéndole a usted y a sus equipos mantenerse al día con mayor rapidez.

Por qué es importante la conciliación de cuentas

Ningún responsable financiero va a discutir que tener estados financieros precisos es algo malo. La exactitud de estos estados no sólo es necesaria en algunas jurisdicciones legales, especialmente para las empresas públicas, sino que también es esencial para tomar mejores decisiones estratégicas. Los directivos confían en estos estados -y en los informes que se crean con ellos- para saber exactamente cómo guiar el negocio hacia adelante.

La importancia de la conciliación de cuentas en la gestión financiera

La precisión y la integridad de su libro mayor son esenciales para múltiples aspectos de su organización.

¿Por qué es necesaria la conciliación de cuentas?

En un día cualquiera, el libro mayor de su organización puede llenarse con cientos, si no miles, de transacciones. Algunas de ellas se añaden manualmente desde departamentos que tienen sus propios procesos para hacerlo, mientras que otras se insertan automáticamente a través de integraciones con las diversas herramientas que su organización utiliza para gestionar las operaciones diarias.

La conciliación de cuentas normaliza estas transacciones cotejándolas con los justificantes de fuentes de datos secundarias. Esto garantiza la exactitud de los estados financieros y ayuda a mantener la confianza de las partes interesadas en los datos financieros.

Garantizar la precisión financiera

Incluso un pequeño error en el libro mayor puede tener repercusiones en toda la organización. Un decimal omitido aquí, un doble cargo allá, y de repente se encontrará con estados financieros inexactos, previsiones incorrectas y decisiones estratégicas inadecuadas. La conciliación periódica de cuentas elimina estos errores antes de que se conviertan en problemas mayores.

Mantener la confianza de las partes interesadas

¿Qué probabilidades hay de confiar en un informe o un extracto con datos que no se han verificado al menos una vez? La conciliación de cuentas genera esa confianza, garantizando que las partes interesadas, tanto internas como externas, sepan que están consultando datos precisos. Si es necesario, la conciliación le permite incluso proporcionar fuentes secundarias a las partes interesadas que deseen realizar su propia investigación adicional.

Tipos de conciliación de cuentas

Aunque el proceso de conciliación de cuentas suele seguir los mismos pasos en las distintas cuentas financieras, existen algunos tipos diferentes de conciliación de cuentas que vamos a analizar.

Conciliación bancaria

La conciliación bancaria es la forma más común de conciliación. La conciliación bancaria se realiza tomando los extractos bancarios y las cuentas de la empresa y asegurándose de que coinciden.

Conciliación de la caja chica

Dado que es fácil perder la pista de la caja chica, este tipo de conciliación verifica que estas cuentas de efectivo coincidan con los recibos y otros registros de estas transacciones, un proceso esencial para evitar errores y usos indebidos.

Conciliación de proveedores

La conciliación de proveedores es el proceso de cuentas a pagar que garantiza que los gastos reales coinciden con las facturas de proveedores recibidas.

Conciliación específica de la empresa

La conciliación específica de la empresa es la comparación de los registros internos al principio y al final del ciclo financiero, como la conciliación del balance. La frecuencia de este proceso depende del tipo de negocio que se lleve a cabo, de los bienes que se vendan o de los servicios que se presten. Los servicios financieros suelen tener que conciliar las cuentas de los clientes con los fondos de éstos con más frecuencia que otros tipos de empresas.

Conciliación entre empresas

Laconciliación entre empresas es la verificación y el equilibrio de las transacciones entre empresas y filiales del mismo grupo empresarial.

Conciliación de tarjetas de crédito

La conciliación de tarjetas de crédito consiste en comparar los extractos de las tarjetas de crédito con los registros de la empresa.

El proceso de conciliación de cuentas: Paso a paso

Reunir los documentos necesarios

No cometa el error de iniciar el proceso de conciliación de cuentas sin los documentos adecuados, pensando que ya los buscará cuando encuentre discrepancias. Al igual que un abogado que construye su caso, debe reunir todos los documentos financieros pertinentes, recopilar toda la documentación justificativa de las transacciones registradas y volver a comprobar la exactitud de lo que han reunido antes de empezar a comprobar las transacciones.

Comparar los saldos de las cuentas

Antes de empezar a revisar una cuenta transacción por transacción, comparar el saldo total de la cuenta con una fuente secundaria puede indicarle rápidamente si hay alguna discrepancia que investigar antes de sumergirse en ella, lo que le permitirá priorizar las cuentas según el trabajo que vaya a suponer conciliarlas.

Una vez que haya revisado los saldos totales, deberá examinar cada cuenta, línea por línea, y comparar las transacciones con las fuentes secundarias y los documentos que haya recopilado.

Identificar discrepancias

Al analizar cada cuenta, encontrará transacciones en su libro mayor que no coinciden exactamente con las mismas transacciones en su fuente secundaria. Incluso es posible que encuentre transacciones que no están representadas en absoluto en esa fuente, lo que significa que se introdujeron por error o que de alguna manera no se registraron en esa cuenta o documento.

Puede investigar las discrepancias individuales a medida que aparecen o identificarlas todas para investigarlas en un lote más adelante.

Investigar y resolver diferencias

Cuando llegue el momento de investigar una discrepancia, tendrá que consultar todas las fuentes secundarias y documentos relacionados con esa discrepancia. Lo primero que hay que hacer es eliminar las razones más comunes de estas discrepancias, como:

• Errores de introducción de datos

• Transacciones en moneda extranjera

• Cargos dobles

• Proveedores no coincidentes

Si ha eliminado estos errores y sigue sin poder resolver la discrepancia, tendrá que investigar con más detalle.

Guardar documentos

A medida que vaya conciliando cuentas, le conviene guardar regularmente los documentos que utilice y registrar el proceso. Esto se hace por dos razones:

• Coherencia: El proceso de conciliación de cuentas debe ser lo más coherente posible para evitar errores. Asegúrese de que el proceso sigue siendo el mismo en todo momento y de que el equipo implicado en la conciliación sabe siempre dónde encontrar los documentos necesarios.

• Pruebas: Si alguien necesita volver a comprobar su trabajo, debe saber exactamente qué documentos ha utilizado y dónde encontrarlos.

Métodos habituales de conciliación de cuentas

Método 1: Conciliar con un extracto financiero, un extracto bancario, un extracto de tarjeta de crédito o un extracto de préstamo

El ejemplo siguiente corresponde a la conciliación de una tarjeta de crédito, pero los pasos son similares para un extracto financiero, un extracto bancario o un extracto de préstamo. Es esencial que, aparte de intereses y comisiones, no haya partidas sin conciliar en los extractos.

1. Recopilar y clasificar recibos e informes de gastos. Esto se hacía tradicionalmente de forma manual con recibos en papel y formularios de gastos, pero ahora puede automatizarse utilizando un software de gestión de gastos.
2. Cotejar las transacciones con los extractos. Cada transacción registrada en el extracto de la tarjeta de crédito debe tener su recibo o informe de gastos correspondiente con valores coincidentes.
3. Resuelva los errores. No todos los errores son intencionados o malintencionados. Por ejemplo, en una tarjeta de crédito, puede haber un reembolso que se aplicó a una transacción cancelada, una comisión por un cargo fallido o cargos duplicados accidentales. Si en este proceso se detecta alguna discrepancia, asegúrate de notificarlo a tu banco.

Método 2: Conciliar con la actividad de la cuenta

1. Compare el extracto bancario de la cuenta con el extracto de caja. Asegúrese de que todas las entradas coinciden en ambas fuentes y anote cualquier entrada que no tenga contrapartida.
2. Identifique los pagos en un lado que no aparezcan como pagos en el otro. Estos pueden incluir cheques y transacciones en cajeros automáticos en el lado del libro de caja, y cargos por servicios, descubiertos y comisiones en el lado de la cuenta.
3. Compare las transacciones que aparecen en ambos registros. Si hay alguna que no tenga una entrada apropiada en el otro registro, añádala.
4. Compruebe si hay errores en el extracto de la cuenta bancaria. Los errores bancarios son poco frecuentes, pero es esencial notificarlos al banco en cuanto se detecten. La corrección aparecerá entonces en futuros extractos, pero deberá cuadrarse ahora para completar la conciliación de este ciclo.
5. Compruebe que los saldos concuerdan. Una vez resueltos y equilibrados todos los errores y valores atípicos, ambos extractos deberían coincidir. Cualquier discrepancia debe comunicarse y explicarse.

Método 3: Conciliar con la actividad del libro auxiliar

1. Al igual que en los métodos anteriores, comience comparando los asientos del libro mayor con los del libro auxiliar e identifique cualquier discrepancia. Preste especial atención a las transacciones no recurrentes, ya que son las entradas con más probabilidades de contener errores. Otros problemas comunes son los errores de duplicación, las entradas en la cuenta equivocada y los errores de transposición.
2. Haga coincidir los asientos en todos los libros. Asegúrese de que cada asiento tiene su contrapartida en el otro libro y de que los importes coinciden. Anote los errores.
3. Investigar los errores. Una vez identificados y comprendidos los errores, tomar las medidas oportunas para resolverlos y asegurarse de que se introducen correctamente en ambos libros mayores.
4. Comparar y ajustar los saldos. Si se han realizado todos los ajustes y correcciones, los libros contables deberían coincidir.

Cuándo utilizar cada método

Si tiene acceso a extractos claros que contengan las transacciones que necesita verificar, el primer método será generalmente el que utilice, ya que dispondrá de los datos más precisos. Cuando esa información no esté disponible, entonces querrá comparar la cuenta financiera de la que procede la discrepancia con el libro mayor. Aunque la cuenta no tenga recibos u otra documentación específica, suele ser una buena fuente de información para la conciliación.

Si necesita ver la transacción en el contexto de varias cuentas - o necesita encontrar una transacción que se atribuyó a una cuenta incorrecta - entonces le convendrá utilizar el método de la actividad del libro auxiliar.

Causas de las discrepancias en la conciliación de cuentas

A grandes rasgos, las discrepancias que encontrará durante una conciliación pueden agruparse en cuatro categorías: errores humanos y equivocaciones, diferencias temporales, datos que faltan o están incompletos, o fraude.

Errores humanos

El error humano no puede eliminarse por completo de ningún proceso financiero, y eso incluye la conciliación. He aquí algunos errores comunes que hay que tener en cuenta:

• Errores del lado de la empresa: Los errores en el registro de las transacciones, como omisiones o entradas erróneas en el libro de caja, contribuyen a las diferencias entre saldos. Esto puede atribuirse a veces a la utilización de sistemas manuales, como hojas de cálculo, para registrar las transacciones, frente a programas informáticos específicos.

• Errores bancarios: Aunque raros, los errores cometidos por el banco en el registro de las transacciones, como omisiones o inexactitudes, no son imposibles y pueden provocar disparidades entre los saldos contables.

Diferencias temporales

Las diferencias temporales pueden afectar tanto a las transacciones basadas en cheques como a los depósitos automáticos.

• Cheques: Debido a los posibles retrasos en el tratamiento de los cheques, son una causa frecuente de problemas de conciliación. Cualquier cheque emitido por el banco pero aún no depositado, o pagado al banco y no cobrado, dará lugar a discrepancias.

• Débitos, créditos y depósitos automatizados: Cualquier proceso automatizado que el banco gestione en nombre de la empresa puede hacer que las cuentas cambien sin que se haga ninguna anotación en fuentes secundarias. Esto incluye débitos y créditos directos realizados por el banco en nombre del cliente, cualquier pago que el banco gestione en su nombre como alquileres o servicios públicos, depósitos directos, intereses, partidas rechazadas y dividendos.

Transacciones y datos incompletos o inexistentes

No todos los departamentos operan con el mismo rigor, y su equipo financiero puede tener que lidiar con datos que faltan al conciliar las cuentas. Afortunadamente, estas discrepancias suelen ser fáciles de detectar; simplemente no encontrará un registro que coincida con la transacción que está intentando conciliar. Desgraciadamente, conciliarlas puede ser complicado, y normalmente implicará ponerse en contacto con el departamento responsable de la discrepancia.

Fraude

La conciliación de cuentas es una parte importante de la prevención del fraude, ya que permite al equipo financiero examinar minuciosamente cada transacción financiera. Este tipo de observación minuciosa suele revelar el problema y permite seguir investigando.

Retos de la conciliación de cuentas

La conciliación de cuentas, en esencia, es un proceso que requiere que su organización revise cada una de las transacciones para cotejarlas con los justificantes de otra fuente. Luego, si hay discrepancias, hay que resolverlas. Resolver una sola discrepancia puede ser tan sencillo como corregir un decimal o tan complejo como perseguir un caso de fraude, lo que a menudo implica abogados y meses de trabajo.

Hay dos aspectos de la conciliación de cuentas que pueden hacerla especialmente difícil.

Procesos manuales que consumen mucho tiempo

La conciliación de cuentas suele implicar procesos manuales que consumen mucho tiempo, desde la introducción manual de datos hasta las revisiones manuales. Todos ellos están sujetos a errores humanos. Estos errores pueden acabar causando sus propias discrepancias, lo que requiere más trabajo manual para solucionarlos.

El tiempo también es un factor importante. Cuanto más se confíe en los procesos manuales, más tiempo llevará la conciliación de cuentas.

Transacciones de gran volumen

Cuantas más transacciones tenga que revisar su organización, más tiempo llevará la conciliación de cuentas y más probabilidades habrá de que alguien cometa un error. Si estas transacciones están repartidas entre docenas de fuentes de datos, el problema se agrava.

Ventajas de la conciliación periódica de cuentas

La conciliación periódica de cuentas le permite detectar las discrepancias antes de que puedan convertirse en problemas mayores. Esto permite mejorar los informes financieros, la gestión de la tesorería y la toma de decisiones en toda la organización.

Informes financieros mejorados

Unos informes financieros precisos son esenciales para garantizar que su organización aprovecha al máximo cada dólar. La conciliación periódica de cuentas elimina errores y pone de manifiesto ineficiencias, lo que se traduce en mejores informes.

Mejor gestión del flujo de caja

El efectivo es el rey y una gestión adecuada de la tesorería mantiene las luces encendidas. Dado que la conciliación de cuentas abarcará todas sus transacciones en efectivo, comprenderá mejor cómo entra y sale el efectivo de su organización.

Mejor toma de decisiones

Para que una organización tenga éxito a largo plazo, necesita líderes que tomen decisiones basadas en datos, no sólo en su instinto. Pero esos datos deben ser precisos. Con la conciliación de cuentas, puede preparar estados financieros precisos en los que los líderes puedan confiar para tomar esas grandes decisiones.

Cómo consigue estas ventajas el software de conciliación de cuentas

Si cada paso de su proceso de conciliación de cuentas depende del esfuerzo manual, está aumentando innecesariamente el tiempo y los recursos necesarios para completarlo, al tiempo que introduce el riesgo de error humano.

La plataforma de conciliación de cuentas adecuada puede ahorrarle mucho tiempo, eliminar el riesgo de error humano y producir dinámicamente informes financieros más precisos y fáciles de navegar. ¿La mejor opción del mercado en estos momentos? Prophix One.

Prophix One es una plataforma integral de rendimiento financiero que se encarga de todo, desde el cierre financiero hasta la gestión entre empresas y la conciliación de cuentas. Utiliza automatizaciones sólidas para obtener los datos que necesita exactamente donde los necesita, mejorar la precisión de los datos y aumentar la visibilidad de las finanzas en toda la organización.

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Cómo elegir un software de conciliación de cuentas

A la hora de elegir el software de conciliación decuentas adecuado para usted y su empresa, debe tener en cuenta numerosas cuestiones. Aquí tiene cinco en las que pensar:

1. ¿Se integra el software con sus sistemas financieros y ERP existentes, y con el software de contabilidad? Esto reducirá las incoherencias en la calidad de los datos.
2. ¿Dispone este software de las funciones de automatización que desea? El objetivo final es reducir la posibilidad de que un error humano afecte al cierre, por lo que cuanto más sólida sea la automatización, mejor.
3. ¿Requerirá este software un aprendizaje significativo o es lo suficientemente intuitivo como para que la mayoría de las personas de su equipo lo entiendan? Un software sofisticado no tiene por qué tener una interfaz indescifrable. Un diseño eficaz y familiar junto con una documentación y un soporte completos ayudarán a sus equipos financieros a sacar más partido a la plataforma antes.
4. ¿Es seguro el software? ¿Dispone de medidas de seguridad adecuadas, como cifrado y control de acceso seguro, para proteger sus datos?
5. ¿Proporcionará el software visibilidad en tiempo real de los procesos que va a gestionar y proporcionará a sus equipos financieros herramientas adecuadas de seguimiento y supervisión? ¿Proporciona también funciones de conformidad y auditoría?

Indicadores clave de rendimiento (KPI) para la conciliación de cuentas

Cada vez que concilie las cuentas financieras con el libro mayor, debería hacer un seguimiento de los KPI para saber hasta qué punto es eficaz su proceso. Estos son los KPI a los que debe prestar especial atención.

Duración del ciclo de conciliación

¿Cuánto tiempo se tarda en conciliar una sola cuenta? Eso es lo que se comunica con este KPI, normalmente en horas. También puede hacer un seguimiento del tiempo necesario para conciliar todo el libro mayor.

Tasa de errores

¿Cuántos errores aparecen por número total de transacciones en su conciliación? Expresarlo como porcentaje puede ayudarle a comparar distintos métodos de conciliación para ver cuál es el que más se aproxima a la ausencia de errores.

Tasa de coincidencia

¿Cuál es el porcentaje de transacciones que pueden cotejarse con precisión con las transacciones de fuentes secundarias? El seguimiento de este KPI le ayudará a determinar si las medidas que está tomando para mejorar la precisión en todas las cuentas están funcionando o no.

Cumplimiento normativo y conciliación de cuentas

Dependiendo de varios factores, como la ubicación de su empresa o si cotiza en bolsa, su información financiera y sus procesos tendrán que cumplir determinados requisitos normativos. He aquí algunos ejemplos.

Cumplimiento de la SOX

La Ley Sarbanes-Oxley (SOX) es una ley estadounidense que regula la información financiera de las empresas que cotizan en bolsa. Para cumplir esta ley, es esencial elaborar registros financieros precisos, y todos los estados financieros deben cumplir determinados requisitos de formato y transparencia. La conciliación periódica de cuentas es esencial para elaborar estados financieros precisos que cumplan la SOX.

Requisitos GAAP

Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) incluyen varios requisitos en materia de contabilidad y conciliación de cuentas, como la contabilidad por partida doble y la forma de conciliar las filiales en los estados financieros de una empresa matriz. Revisar estos requisitos -o utilizar software que los incorpore- es esencial para cumplirlos.

Conciliación de cuentas más fácil con la tecnología financiera

La tecnología adecuada puede simplificar sus procesos de cierre con una automatización completa, un cotejo de transacciones racionalizado y un esfuerzo manual minimizado. La plataforma de rendimiento financiero adecuada hace que la conciliación sea más fácil y eficiente. Al evitar los errores humanos, eliminar el trabajo manual y garantizar que su proceso cumple los requisitos normativos, la plataforma de rendimiento financiero adecuada puede hacer que la conciliación de cuentas sea pan comido. Descubra cómo elegir la plataforma de rendimiento financiero adecuada para usted en nuestra guía del comprador.