Creación de una función financiera moderna - Parte 1

Finanzas: el hogar de los datos

En los últimos 30 años, el departamento financiero se ha convertido en el custodio de los datos corporativos. En un principio, esto se debió a los requisitos de auditoría y cumplimiento, junto con la aceleración de la informatización. Pero a medida que se desarrollaba el acceso a los datos y la propiedad de los mismos, también lo hacía la percepción del valor de los datos "reales" coherentes.

A lo largo de la última parte del siglo XX, los equipos financieros supervisaron la migración de los libros de contabilidad escritos a mano a los sistemas ERP automatizados y el aumento de las hojas de cálculo utilizadas para la elaboración de informes y análisis. Esto trajo consigo la mejora de los procesos y la eficiencia en la gestión de datos y mejoró el flujo de información a través de las organizaciones.

Esta evolución de las cuentas de gestión periódicas, que ahora contienen datos históricos coherentes, permitió a los líderes empresariales obtener visibilidad de los resultados reales, en comparación con los planes, ya se tratara del seguimiento de proyectos, clientes, productos, etc. Esto alimentó la necesidad de disponer de más datos con un mayor nivel de detalle para obtener más información y apoyo a la toma de decisiones.

Con el tiempo, los sistemas automatizados fueron capturando y poniendo a disposición cada vez más datos en lugar de tener que volver a introducirlos a partir de impresiones. La disponibilidad de estos datos permitió a las empresas añadir valor a través del análisis y la comprensión mediante el uso de herramientas en evolución, el ajuste natural que surge de las finanzas. Por ejemplo, los departamentos financieros empezaron a elaborar análisis básicos de desviaciones de forma periódica. Esto permitió a las organizaciones centrarse en los valores atípicos y las áreas de interés (adversas o favorables), abordando así la actividad no rentable o aumentando los canales rentables. El resultado: las organizaciones adquirieron la capacidad de responder rápidamente a los problemas emergentes y anticiparse al cambio para obtener una ventaja competitiva.

La coherencia de los informes y análisis también genera credibilidad, ya que los departamentos financieros apoyan a los no financieros en lugar de limitarse a elaborar informes anuales de escasa relevancia para los departamentos operativos, lo que integra las funciones financieras como un valor añadido para la empresa.

Evolución sigilosa

Sin embargo, esto evolucionó de forma ad hoc a través de extractos de datos en hojas de cálculo y pasó a depender de las habilidades específicas de las personas en lugar de ser sistemáticamente coherente en modelos de datos gestionados de forma centralizada. Por lo general, una o dos personas con aptitudes para la tecnología creaban sistemas de información y análisis de forma evolutiva, utilizando herramientas de productividad personal como Excel con el apoyo de diversas fuentes de datos manuales. Estos sistemas no estaban documentados y dependían de la persona que los había creado; cuando ésta se marchaba, el sistema corría peligro y el siguiente experto en hojas de cálculo se encargaba de crear su propia versión (no documentada). En las grandes empresas, se realizaron importantes inversiones en herramientas CPM específicamente para solucionar este problema. Las implantaciones eran de alto nivel y ofrecían datos de calidad coherentes a nivel corporativo, pero costaba un esfuerzo considerable llevarlas hasta el extremo más concreto de la empresa. De este modo, se perdía el beneficio inmediato y la capacidad de los datos para mejorar la toma de decisiones en tiempo real.

Ya no sólo para los grandes

Este proceso ha tenido lugar en las grandes empresas durante más de 20 años y es un mercado maduro. El mercado medio se ha quedado rezagado con respecto a las grandes empresas debido, en gran medida, al coste de las implantaciones (hardware, software e implementación). Los costes del hardware se han reducido gracias a la ley de Moore; el software puede tener un precio por volumen en lugar de por cuentas clave y el nivel de funcionalidad incluido en las aplicaciones permite implantaciones rápidas (en semanas o meses en lugar de un año o más). En la actualidad, los volúmenes de datos rara vez son un problema debido al crecimiento de la potencia informática, lo que elimina al menos una de las barreras al CPM para el mercado medio.

El mercado medio es el que más tiene que ganar

Sin embargo, estas organizaciones siguen teniendo los mismos procesos de presupuestación, previsión, elaboración de informes, etc. que las grandes empresas, por lo que, en todo caso, pueden beneficiarse más de la mejora/automatización de los procesos. ¿Por qué? Porque las organizaciones más planas y con una línea de mando más corta las hacen más ágiles y aptas para implantaciones rápidas (se puede acceder fácilmente a los datos, se puede necesitar menos usuarios para el consenso, el liderazgo y el control pueden ser más fáciles de ejercer). La facilidad de uso de la aplicación hace que las implantaciones sean menos técnicas, lo que permite al personal no informático participar en su propia solución y gestionarla posteriormente.

En resumen, el mercado medio puede reaccionar más rápidamente a la disponibilidad más rápida de datos precisos y automatizar su movimiento a través de la toma de decisiones organizativas que caracteriza los rasgos de la Función Financiera Moderna.

¿Qué pasos puede dar hoy para seguir el mismo camino?

Piense en qué punto del modelo de madurez de CPM se encuentra su organización. Si le suenan los puntos anteriores, probablemente se encuentre en la fase 1 o tal vez se esté acercando a la fase 2. Ponga esto en el contexto de lo siguiente:

• ¿Dispone de los sistemas adecuados con capacidad para automatizar los procesos y análisis financieros y los datos que de ellos se derivan?
• ¿Qué nivel de automatización presentan sus informes periódicos?
  • ¿A qué público se dirigen sus informes: alta dirección, operaciones o inversores?
  • ¿Cuánto tarda en producirse?
• ¿Dónde están los datos que respaldan sus informes (sistema ERP, Excel, almacén de datos)?
• ¿Con qué rapidez puede responder a las necesidades de planes de apoyo a las necesidades de financiación?
• ¿Cómo valida y realiza el seguimiento de estos planes? ¿Puede hacerlo?
• ¿Cuenta con el personal adecuado en las funciones adecuadas?

Empiece a plantear estas preguntas a su organización para ver cómo se comporta. Y permanezca atento, ya que todas estas cuestiones se examinarán en mayor profundidad en esta serie "Creación de una función financiera moderna". Si tiene alguna pregunta inmediata o desea iniciar hoy mismo el camino hacia una mayor madurez de CPM, póngase en contacto con nosotros.

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