Cómo crear una plantilla de balance

Los balances son uno de los principales estados financieros de la contabilidad. Proporcionan una instantánea de la situación financiera de la empresa en un momento determinado. Una plantilla de balance diseñada específicamente para tu empresa proporciona datos más precisos a largo plazo, facilita la elaboración de informes y mejora la experiencia del usuario.

¿Qué es un modelo de balance?

Losbalances resumen y presentan la ecuación Activo = Pasivo + Patrimonio neto (alternativamente, Patrimonio neto = Activo - Pasivo), para su organización en una fecha determinada. Estos estados se generan periódicamente y es probable que contengan muchos de los mismos campos a largo plazo.

Una plantilla de balance que incluya campos específicos para los activos, pasivos y fondos propios de su empresa acelera la generación de estos estados financieros. También proporciona datos más coherentes a lo largo del tiempo, lo que hace que los análisis futuros y las decisiones basadas en datos sean más precisos y eficaces

¿Qué incluir en un balance?

El objetivo de una plantilla de balance es identificar y organizar los distintos componentes del balance en un formato que facilite la introducción y lectura de los datos financieros específicos necesarios. Esto puede desglosarse en estas secciones

Encabezamiento:

En la parte superior de la plantilla, con el nombre de la empresa u organización, y la fecha del balance.

Activo:

Activo corriente: Enumere todos los activos corrientes, como el efectivo, las cuentas por cobrar, el inventario y cualquier otro activo que pueda convertirse en efectivo en el plazo de un año.

Activos no corrientes: Incluya activos no corrientes como propiedades, equipos, inversiones y activos intangibles como patentes o marcas.

Pasivo:

Pasivo corriente: Enumere todos los pasivos a corto plazo, como cuentas por pagar, gastos devengados y cualquier obligación de deuda a corto plazo.

Pasivo no corriente: Incluya los pasivos a largo plazo, como la deuda a largo plazo, los pasivos por impuestos diferidos y otras obligaciones que se extiendan más allá de un año.

Patrimonio neto:

Patrimonio neto: Incluya las acciones ordinarias, el capital desembolsado adicional, los beneficios no distribuidos y cualquier otra cuenta de patrimonio neto.

Total:

Calcule el total de activos, el total de pasivos y el total de fondos propios.

Diferentes organizaciones tendrán diferentes requisitos para los subcampos anteriores. Lo ideal es que el balance tenga el mayor detalle posible sin sacrificar la claridad. El ejemplo siguiente contiene varios campos o secciones adicionales, la adición de estas secciones añade claridad al documento.

Ejemplo de plantilla de balance

He aquí un ejemplo de plantilla de balance gratuita de Smartsheet. Observe que han incluido una sección de Ratios en la parte inferior, que proporciona más información. Es posible que estas secciones no se te ocurran de inmediato, por lo que es importante que te asegures de que tu balance puede crecer y ampliarse a medida que lo hacen tu organización y tus necesidades.

¿Cómo se crea una plantilla de balance?

Crear una plantilla de balance significa organizar los distintos componentes de un balance en un formato claro que pueda rellenarse y leerse fácilmente. A continuación te ofrecemos una guía rápida y algunas preguntas clave que te ayudarán a crear la plantilla que mejor se adapte a tus necesidades:

Defina el objetivo de su plantilla de balance

¿Cuál es el objetivo final de la plantilla de balance? ¿Es sólo para uso interno, para informar a las partes interesadas o con fines de cumplimiento? Comprender el propósito ayudará a adaptar la plantilla en consecuencia. Es posible que desee resaltar o llamar la atención sobre determinadas secciones en función de este objetivo, o esto puede informar sobre el número de entradas anteriores que se muestran. Por ejemplo, el modelo de balance anterior muestra 5 años de datos.

Identifique las secciones necesarias

Las tres secciones principales serán el activo, el pasivo y el patrimonio neto. Dentro de cada sección, identifique las cuentas específicas relevantes para su empresa, como el efectivo, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, etc. Las secciones principales serán las mismas para la mayoría de las empresas, sin embargo las subsecciones y el número de entradas anteriores pueden variar.

Elija un formato

Para la mayoría de las organizaciones, será el que funcione con su software contable o financiero preferido. De lo contrario, podría ser una hoja de cálculo (por ejemplo, Excel, Google Sheets) o un documento (por ejemplo, Word, PDF). Casi siempre se preferirá un software dedicado de FP& A, más sobre esto en la sección de mejores prácticas a continuación.

Diseñar la presentación

Diseña la plantilla del balance. La legibilidad es esencial aquí, así que no tenga miedo de dejar espacio extra alrededor de los campos para que los números más grandes todavía se puedan leer con claridad. Aprovecha al máximo las herramientas de formato que tienes a tu disposición para mantener la hoja organizada y legible. Por ejemplo, utiliza negritas y tonos de un color para diferenciar sutilmente las secciones.

Añade fórmulas si procede

Si decides hacer tu plantilla de balance en Excel o en Google Sheets, añade fórmulas para calcular automáticamente los totales y asegurarte de que son precisos. Las fórmulas agilizarán el proceso y minimizarán la posibilidad de error humano.

Prueba la plantilla

Antes de finalizar la plantilla, pruébala con datos de muestra para asegurarte de que los cálculos son precisos. Asegúrate de implicar a los miembros del equipo que vayan a utilizar la plantilla para mejorar las pruebas y los comentarios.

Revisar y finalizar

Revise la plantilla a fondo para asegurarse de que refleja con precisión la estructura financiera de su empresa y satisface sus necesidades de información. Una vez satisfecho, finalice la plantilla para su uso regular.

Documente las instrucciones

Si la plantilla va a ser utilizada por otras personas, contar con un breve documento de acompañamiento con instrucciones o directrices sobre cómo rellenarla correctamente será de gran ayuda para los futuros usuarios. Esto mejorará la coherencia y la precisión con el paso del tiempo.

Impleméntelo y actualícelo según sea necesario

Integre la plantilla de balance en su proceso actual. Es importante revisar y adaptar periódicamente la plantilla cuando cambien las necesidades de la empresa, de los usuarios o de los informes.

Mejores prácticas para plantillas de balances

Incluir instrucciones

Como se ha mencionado anteriormente, incluso si este balance sólo va a ser utilizado por usted y su equipo, nunca se sabe cuándo otra persona puede necesitar saber cómo introducir correctamente los datos financieros. Un breve conjunto de instrucciones para guiar a los usuarios sobre cómo rellenar la plantilla con precisión puede ayudar a evitar futuros problemas.

Considere la automatización

Utilizar un software financiero o contable específico tiene muchas ventajas, sobre todo para procesos recurrentes como los balances. Lo ideal es un software que ofrezca tanto plantillas prefabricadas como opciones de personalización, lo que le permitirá empezar a trabajar con rapidez e iterar según sea necesario.

Ten en cuenta la fórmula

La fórmula es el formato. A lo largo del proceso de creación de una plantilla de balance, tenga en cuenta la fórmula que este estado debe presentar. Si esa fórmula es una variación de Activo = Pasivo + Patrimonio neto, lo ideal es que la plantilla del balance lo refleje. Esta coherencia ayudará a evitar errores a lo largo del tiempo.

Plantillas de balances: Hojas de cálculo frente a software de FP&A

Crear una plantilla de balance con Excel o Google Sheets es mucho más práctico que utilizar un software de planificación y análisis financiero. Una solución de hoja de cálculo también puede ser más personalizable que el uso de software de planificación y análisis financiero. Sin embargo, son mucho más lentas y mucho más propensas a errores que el software dedicado.

Un software de FP&A que ya esté integrado en sus fuentes de datos puede automatizar la entrada de datos del balance, evitando cualquier posible error humano y creando estados más fiables. Estos balances pueden utilizarse después en el mismo software para actividades adicionales, agilizando los informes y las conciliaciones.

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El objetivo de cualquier plantilla financiera o contable es agilizar los procesos y mantener sus estados contables coherentes y precisos. Asegurarse de que su software financiero tiene tanto la personalización como la automatización que necesita es el primer paso hacia esos objetivos.

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