Cómo ECA WA redujo el tiempo de elaboración de informes mensuales en un 50% con Prophix

La Asociación de Electricidad y Comunicaciones de Australia Occidental (ECA WA) es una organización sin ánimo de lucro dedicada a construir una industria eléctrica más fuerte a través de la educación y la formación. Con una gran diversidad de miembros y equipos de especialistas, ECA WA contaba con todo lo necesario, excepto procesos financieros que pudieran seguir el ritmo de sus ambiciones.

¿Qué les frenaba? Una tormenta perfecta de hojas de cálculo desconectadas, informes manuales y costosas ineficiencias.

Los retos antes de Prophix

Para ECA WA, las hojas de cálculo, las fuentes de datos dispares y la falta de una única fuente de información consumían un tiempo valioso y creaban incoherencias en los datos. Esto no dejaba espacio para el análisis crítico o la planificación estratégica.

Los retos incluían:

• Sistemas fragmentados: Múltiples hojas de cálculo dispersas por las unidades de negocio hacían que la recopilación de datos y la elaboración de informes fueran un calvario que consumía mucho tiempo.
• Plazos dilatados: Los informes mensuales tardaban hasta 15 días laborables debido a los procesos manuales.
• Trabajo manual propenso a errores: Las fórmulas erróneas y la imposibilidad de rastrear o conciliar las entradas podían echar por tierra informes enteros.
• Visibilidad limitada: La disparidad de los datos dificultaba la detección de tendencias, el análisis de los factores de coste o la toma de decisiones con seguridad.
• Oportunidades estratégicas perdidas: En lugar de centrarse en el análisis y la planificación basada en el valor, el equipo financiero se vio atrapado en el caos cotidiano de los informes.

Por qué Prophix era la solución adecuada

La creciente complejidad planteaba la necesidad de algo más que una herramienta. En su lugar, ECA WA necesitaba un socio que le ayudara a guiar su transformación. La combinación de Prophix y KNIME, una solución de Servicios Conectados, dio a ECA WA el poder de cambiar la forma en que abordan FP&A.

Esto es lo que Prophix aportó:

• Una plataforma integrada: Prophix reúne contabilidad, nóminas, ERP y otras fuentes de datos empresariales clave en una solución única y segura, eliminando el caos de las hojas de cálculo y las pesadillas del control de versiones.
• Procesos automatizados: Los tediosos informes mensuales se transformaron en flujos de trabajo rápidos, eficientes y fiables, liberando un tiempo valioso.
• Enfoque por fases: Una asociación estratégica que comenzó con la automatización y consolidación de los informes, para pasar después a mejorar sus capacidades de presupuestación y previsión.
• Flexibilidad y escalabilidad: La plataforma está diseñada para crecer con las necesidades de ECA WA, lo que les permite adaptarse y mejorar a medida que evolucionan los requisitos de la empresa.
• Confianza y asistencia: El apoyo práctico y receptivo garantizó que ECA WA se sintiera comprendida y confiada durante toda la transformación.

"Las credenciales de Prophix, combinadas con Connected Services, nos dieron la seguridad de que estábamos en las manos adecuadas" - Heloise Steyn

Resultados clave con Prophix

La transformación no era sólo un objetivo elevado. Estaba respaldada por resultados tangibles que redefinían sus procesos y flujos de trabajo financieros.

Mejora de los informes mensuales

El tiempo de elaboración de informes mensuales se redujo de más de 15 días a sólo 7, lo que permitió al equipo recuperar una semana de trabajo completa cada mes para el análisis y las iniciativas estratégicas.

Presupuestos anuales más rápidos (que nunca)

Los ciclos de elaboración de presupuestos anuales se redujeron a la mitad: de 4 a 6 semanas a sólo 1 ó 2 semanas, lo que supuso un ahorro de aproximadamente el 50% del tiempo que dedicaban el director general y los directores generales a la elaboración de presupuestos.

Visibilidad de las cifras

Al consolidar sistemas dispares en una única fuente de información, el equipo obtuvo una clara visibilidad de las transacciones. Esto facilitó la detección y resolución de problemas, devolviendo la confianza en la exactitud de sus datos.

Invierta en el futuro de las finanzas con Prophix

Si está cansado del caos de las hojas de cálculo, del tiempo perdido y de las oportunidades desaprovechadas, el viaje de ECA WA es la prueba de que el cambio es posible y transformador.

¿Está preparado para dejar atrás los procesos manuales? Exija más a sus datos financieros. Dé a su equipo la libertad de elaborar estrategias, planificar y liderar.