Cómo el Instituto Nacional de Barbería ahorró 540 horas automatizando su presupuesto

En nuestra encuesta mundial a 500 directivos financieros, descubrimos que el 80% de las empresas son incapaces de prever más allá de un año, y más del 50% no pueden ver más allá de seis meses. La incapacidad de previsión es especialmente difícil para las empresas en fase de crecimiento, ya que necesitan tomar decisiones informadas sobre su trayectoria. Tomemos como ejemplo el Instituto Nacional Barber. A medida que crecía la demanda de sus servicios y programas comunitarios, el uso de complejos archivos de Excel para elaborar presupuestos y previsiones se convirtió en un proceso engorroso. Hoy veremos cómo Barber National Institute ahorró 540 horas automatizando sus procesos de presupuestación y previsión con Prophix.

¿Quién es Barber National Institute?

Barber National Institute (Barber) ofrece servicios comunitarios para niños y adultos con autismo, discapacidad intelectual y problemas de salud conductual. Con una misión y una responsabilidad tan importantes para su comunidad, Barber necesitaba una presupuestación precisa y una previsión puntual para apoyar su crecimiento.

La lucha de Barber con los presupuestos y las previsiones

A Barber le resultaba difícil confiar en la precisión de sus hojas de cálculo, lo que generaba riesgos a la hora de evaluar correctamente las oportunidades futuras. La incapacidad para planificar los gastos de capital y de personal impidió a Barber garantizar el nivel necesario de riqueza en sus previsiones. Debido a la naturaleza del sector, Barber necesitaba confianza en sus asignaciones de varios niveles. Además, el equipo financiero necesitaba una solución escalable que permitiera a los gestores de programas rendir cuentas de sus presupuestos y, al mismo tiempo, proporcionara una mejor forma de analizar sus datos financieros mediante la división de los mismos. Barber National Institute identificó la necesidad de una herramienta especializada para la previsión que les permitiera introducir nuevos programas en su organización y determinar la rentabilidad de la adquisición de nuevos negocios.

Por qué Barber eligió Prophix

El equipo financiero de Barber National Institute dio prioridad a la búsqueda de un software de Gestión del Rendimiento Corporativo (CPM) que fuera fácil de usar, tuviera una interfaz similar a Excel, pudiera informar sobre datos financieros y no financieros y prever las tasas de ingresos para sus gastos. Tras evaluar Workday Adaptive y Prophix, Barber eligió Prophix por su servicio de atención al cliente, flexibilidad y asequibilidad.

Automatización de los procesos de presupuestación y previsión de Barber

Barber National Institute implantó Prophix para sustituir a Management Reporter y Smart List en su ERP, Microsoft Dynamics GP. Al integrar Prophix con Kronos y Carelogic, el equipo financiero puede importar datos de nóminas e ingresos semanal, mensual y anualmente. Estos datos incluyen diversas métricas, como vacantes de clientes, ocupación de hogares, capacidad, etc. Con Prophix, Barber aprovecha varios enfoques de presupuestación, como el basado en cero, el incremental, el descendente y el ascendente, para crear su presupuesto de cuenta de resultados. El equipo financiero genera CAPEX, arrendamientos, personal e ingresos de abajo arriba. La planificación detallada del personal permite a Barber realizar análisis de desviaciones a lo largo del año. La posibilidad de planificar los ingresos con todo detalle, por ejemplo, por cliente y procedimiento, significa que también tienen una visibilidad completa para comparar las tasas de ingresos con el plan. Por último, Barber planifica la productividad de sus programas clínicos con un modelo específico y sólido. La automatización de su proceso de presupuestación ha ahorrado a Barber 360 horas durante 22 semanas de su temporada presupuestaria para su gestor de presupuestos. Además, también ha ahorrado 540 horas en 16 semanas a cuatro contables y 160 horas a todos los gestores administrativos y de programas. Dada la riqueza y el detalle de los presupuestos de Barber, las previsiones nunca han sido tan fiables ni pertinentes. Antes de Prophix, para cuando una previsión estaba completa, el proceso llevaba tanto tiempo que los datos ya no eran relevantes. Ahora, Barber puede realizar cómodamente previsiones de rentabilidad para la adquisición de nuevas empresas y previsiones de coste por unidad. Laplanificación de escenarios y las previsiones han permitido a Barber planificar mejor el impacto del aumento de los salarios y solicitar tasas de reembolso utilizando un análisis de coste por unidad. Su equipo financiero puede realizar fácilmente análisis salariales en profundidad, lo que les proporciona una mayor visibilidad de su mayor gasto.

"Prophix ha mejorado todos y cada uno de los aspectos de nuestro proceso presupuestario. En lugar de dedicar tiempo a configurar el proceso de presupuestación, en su lugar podemos analizar y comprender mejor el presupuesto/producto que estamos elaborando junto con los directores de programa." - Emily Anauo, Desarrolladora de sistemas FP&A, Barber National Institute

Previsión de crecimiento para Barber National Institute

El equipo financiero de Barber ya no pasa horas buscando errores en hojas de cálculo vinculadas. En lugar de gestionar Excel, su equipo financiero puede analizar y comprender mejor el presupuesto que están elaborando junto con los directores de programas. La previsión sobre la marcha también permite a Barber planificar desde un mes hasta cinco años en el futuro, dependiendo del proyecto. En general, Barber National Institute ha ahorrado más de 8 horas al mes automatizando sus procesos financieros y mejorando la eficiencia con Prophix. Lea el viaje de Barber National Institute con Prophix en su estudio de caso.