Cómo elaborar fácilmente informes de consolidación para equipos financieros muy ocupados

La elaboración de informes es una de las partes más frecuentes e importantes de la contabilidad empresarial. Los informes que generan los equipos financieros sirven de orientación y referencia para la empresa y sus filiales. A pesar de lo beneficiosos que pueden resultar los informes exhaustivos, pueden suponer una sangría de tiempo y recursos humanos si se utilizan métodos ineficaces o anticuados.

Afortunadamente, cuando se hace bien -y con las herramientas adecuadas- se pueden crear estos informes en una fracción del tiempo. Entremos en materia.

¿Qué son los informes de consolidación?

Laconsolidación financiera es el proceso de combinar los estados financieros de múltiples empresas filiales en los estados financieros de una empresa matriz. Estos datos consolidados se utilizan para generar informes que presentan la situación financiera de un grupo empresarial como si fuera una sola entidad. Esta visión de la salud financiera del grupo en su conjunto se utiliza para dar forma a las decisiones y estrategias de alto nivel.

¿Cuándo realizan las empresas los informes de consolidación?

Por lo general, estos informes consolidados se realizan coincidiendo con el ciclo financiero establecido de la organización, ya que la información necesaria para el informe consolidado será facilitada por las filiales en ese momento. La frecuencia que elija dependerá de los requisitos normativos, las necesidades de gestión interna y el contexto de su empresa.

Mensualmente

Las consolidaciones mensuales se realizan como parte del proceso regular de cierre financiero. Contar con datos más actualizados facilita la toma de decisiones y los ajustes operativos.

Trimestral

Las empresas suelen estar obligadas a presentar estados financieros trimestrales a los organismos reguladores, como la Securities and Exchange Commission (SEC) en Estados Unidos. Aunque la normativa no los exija para su empresa en particular, suele recomendarse un informe consolidado cuando se recopilan los datos financieros del grupo empresarial por la valiosa perspectiva que ofrece.

Anualmente

Las consolidaciones anuales son un requisito estándar para preparar los estados financieros de fin de año. En muchos casos, estos estados pueden auditarse y utilizarse para informar externamente a accionistas, inversores y organismos reguladores.

¿Qué es un informe financiero consolidado?

Los informes financieros consolidados son cruciales para ofrecer una visión veraz e imparcial de la situación financiera, el rendimiento y el flujo de caja de un determinado grupo empresarial. La visión singular que ofrecen estos informes garantiza que las decisiones se basen en datos y que se cumpla la normativa.

El estado financiero consolidado es un documento que presenta la situación financiera, los resultados de las operaciones y los flujos de caja de una empresa matriz y sus filiales como si fueran una sola entidad. Suele incluir cuatro secciones:

• Cuenta de resultados consolidada: Presenta los ingresos y gastos.
• Balance consolidado: Incluye los activos, fondos propios y pasivos acumulados del grupo.
• Estado de flujo de caja consolidado: Presenta los distintos flujos de efectivo de las actividades de explotación, inversión y financiación de todo el grupo.
• Estado consolidado de cambios en el patrimonio neto: Muestra los cambios en el patrimonio neto del grupo durante el periodo.

¿Por qué son importantes los informes consolidados?

Además de cumplir los requisitos normativos, los informes consolidados ofrecen una rápida visión financiera de una entidad corporativa potencialmente compleja como si fuera una única empresa. Al eliminar las transacciones entre entidades, los estados consolidados muestran cómo funciona la organización en su conjunto sin el ruido de las actividades internas. De este modo, los informes se centran en el rendimiento externo de la empresa y en su relación con fuerzas externas como los competidores o los mercados.

Prácticas recomendadas para los informes de consolidación

Las Prácticas Contables Generalmente Aceptadas (PCGA ) y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF ) son las dos normas que rigen la consolidación. Aunque los detalles pueden variar de una a otra, los objetivos generales son los mismos: informes de consolidación claros, concisos y coherentes. Es esencial conocer bien la normativa y los requisitos que se aplican a su empresa en particular. Para un desglose de ambos requisitos, aquí tiene un vistazo a los principios GAAP frente a las NIIF.

¿Cuáles son los pasos clave en los informes de consolidación?

Hay numerosos pasos necesarios para realizar una consolidación adecuada, y esos pasos variarán en función de su contexto particular.

1. Finalidad y alcance de la consolidación

Antes de consolidar los estados financieros, es fundamental comprender la finalidad y el alcance de los informes. Los estados financieros consolidados son los estados financieros de una empresa, elaborados normalmente por una empresa matriz con participación mayoritaria, y destinados a las partes interesadas, como inversores, prestamistas, reguladores y directivos. Esta declaración, que incluye a la empresa matriz y a las filiales, delimitadas por una participación superior al 50% o una influencia significativa, garantiza la transparencia y el cumplimiento. Incluye las filiales nacionales e internacionales, junto con las entidades con fines especiales, según las normas pertinentes. Este enfoque global proporciona una visión lúcida y holística de la salud financiera del grupo.

2. Determinar las entidades incluidas y las participaciones mayoritarias

Identifique las empresas o filiales que deben incluirse en el estado financiero consolidado. Esto significa determinar qué entidades controla la empresa matriz mediante acciones con derecho a voto o influencia significativa. Deben tenerse en cuenta tanto las filiales nacionales como las internacionales, así como las entidades con fines especiales. Existen diferentes modelos para determinar la participación mayoritaria que se utilizarán en diferentes situaciones.

En general, existen dos modelos principales para calcular el control o si una filial debe incluirse en un informe consolidado. En este artículo tratamos los detalles de estos dos modelos, la participación variable y la participación con derecho a voto.

3. Recopilar información financiera

Recopile datos financieros de cada entidad que vaya a incluirse en el informe consolidado. Incluya todos los libros mayores y documentos justificativos. Esto es más eficaz cuando todas las empresas o entidades implicadas utilizan las mismas políticas contables y de información. Mantener la coherencia de los informes de todas las entidades contribuye a agilizar el proceso.

Si es posible, al recopilar y organizar estos informes de toda la organización, tome nota de las transacciones significativas entre empresas, dividendos, préstamos o transferencias de activos para su eliminación o ajuste posterior.

4. Eliminar las transacciones intragrupo y las ganancias o pérdidas no realizadas

La eliminación de las transacciones intragrupo es uno de los resultados de los estados financieros consolidados. Incluyen transacciones como ventas, compras, préstamos, dividendos e intereses entre todas las empresas del grupo. Elimine también los saldos de cuentas interempresariales como cuentas a cobrar, cuentas a pagar e inversiones, ya que representan transacciones internas.

Elimine tanto los importes registrados como cualquier ganancia o pérdida no realizada relacionada. Al eliminar estas transacciones intragrupo, sólo quedan las transacciones externas.

5. Combinar y divulgar los estados financieros

Combine todos los datos financieros restantes en un conjunto de estados financieros consolidados. Esto incluye balances, cuentas de resultados y estados de flujos de efectivo. Haga lo mismo con los activos, pasivos, fondos propios, ingresos y gastos de cada entidad. Asegúrese de incluir la participación de la empresa matriz en los estados de cambios en el patrimonio neto.

Con todos los datos financieros combinados, los informes financieros consolidados pueden divulgarse según sea necesario, ya sea ante los organismos reguladores o internamente con la dirección de la empresa o las partes interesadas. Dependiendo de la audiencia, estos informes pueden editarse para incluir u omitir cierta información o cálculos secundarios según sea necesario.

Ejemplo de informe consolidado

El equipo de Magnametrics ha elaborado un excelente ejemplo práctico de cómo se ve esto en acción.

Herramientas de elaboración de informes de consolidación

Contar con la herramienta adecuada para cada tarea permite obtener un mejor producto final. Para los estados financieros consolidados y la elaboración de informes hay que buscar algunas cosas más allá de una solución de un solo punto. Lo ideal es contar con una plataforma unificada de rendimiento financiero que satisfaga todas las necesidades de la organización, desde la presupuestación y la planificación hasta el cierre financiero y la consolidación.

Veamos la diferencia entre una solución de consolidación financiera y una solución de elaboración de informes y, a continuación, las ventajas de reunir ambas en una sola plataforma.

Soluciones de consolidación financiera

Una solución específica para la consolidación financiera estará equipada para comprender los requisitos exclusivos del proceso de cierre. Automatizará las conversiones multidivisa y las subconsolidaciones al tiempo que cumple las normas de conformidad. A menudo, los informes de auditoría también estarán integrados para que pueda acelerar los procesos de auditoría interna o externa.

Soluciones de informes

Como mencionamos al principio de este artículo, la elaboración de informes financieros no tiene por qué ser un proceso manual y laborioso si se cuenta con las soluciones adecuadas. Las soluciones de informes financieros ofrecen automatización y capacidades integradas para que el mantenimiento de sus datos y las actualizaciones e informes posteriores estén siempre al día. Esto es especialmente importante para la consolidación financiera. Estandarizar el proceso y la política de elaboración de informes en todo el grupo empresarial puede garantizar que sus informes consolidados utilicen siempre datos precisos y sin errores.

Cómo Prophix One™ puede simplificar sus informes de consolidación

Prophix One es una plataforma de rendimiento financiero que ofrece soluciones e integraciones para agilizar cada etapa de sus actividades financieras diarias, desde la planificación estratégica hasta la previsión, la consolidación financiera y el cierre.

Integración de datos rápida y dinámica

Centralizar sus datos financieros en una única plataforma le ofrece una visión holística de todo el rendimiento de su empresa. La integración de datos le permite conectarse a sus sistemas de contabilidad, ERP, CRM o HRIS en una plataforma segura y encriptada para que pueda utilizar los mismos datos en todos sus procesos de FP&A.

Para sus consolidaciones, esto significa que nunca tendrá que preocuparse de dónde están sus datos, ni correr el riesgo de que se pierdan en tránsito. Integre sus fuentes de datos subsidiarias y tenga todo al alcance de la mano.

Automatización e inteligencia

Con todos sus datos consolidados en una sola plataforma, las tareas que pueden suponer una merma de tiempo y energía para su equipo ahora pueden automatizarse y completarse en un tiempo récord, al tiempo que se reduce significativamente el riesgo de errores de los usuarios. Los informes financieros consolidados dependen de datos sólidos y fiables para ser precisos y proporcionar la información que necesita.

Preguntas frecuentes sobre los informes de consolidación

Echemos un vistazo a algunas preguntas comunes sobre los informes de consolidación y aclarémoslas.

¿Qué son los informes de consolidación?

El término "consolidación" se utiliza comúnmente en dos contextos empresariales: para referirse a los informes de contabilidad empresarial de los que estamos hablando aquí, y también para referirse a la fusión real de dos empresas en un todo único. En el sentido contable, es sólo la presentación de la empresa como si fuera un todo singular. En el segundo sentido, es la creación real de una identidad empresarial única que supera a la anterior.

Los informes de consolidación son exactamente eso: informes. No se produce una fusión real entre empresas. Se trata más bien de un informe que presenta los datos financieros del grupo de empresas.

¿Qué es un informe financiero consolidado?

Un informe financiero consolidado son los datos financieros de un grupo de empresas después de eliminar todas las transacciones entre grupos. Al eliminar estas transacciones, el informe consolidado presenta la situación financiera del grupo como si fuera una única organización. Esta visión unificada permite comprender mejor los resultados del grupo en su conjunto y su situación en el contexto externo más amplio del mercado y sus competidores.

¿Cuáles son las normas de consolidación?

A menos que su empresa se rija por requisitos específicos del sector, los PCGA y las NIIF son la autoridad general en materia de prácticas de consolidación, con el objetivo de que los informes sean claros, concisos y coherentes. Comprender la normativa específica de su empresa es crucial.

Conclusiones: Facilite los informes de consolidación con Prophix One™

Las consolidaciones pueden ser complicadas: se necesitan datos fiables, atención al detalle y tiempo. La automatización toma las habilidades y la calidad que su equipo ya tiene y las sobrealimenta, lo que les permite invertir su tiempo en los desafíos inesperados que la automatización no puede.

Para una consolidación rápida y fiable, Prophix One tiene las funciones que necesita para potenciar a sus equipos financieros. ¿Quiere ver lo que puede hacer por su empresa? Eche un vistazo a este breve vídeo sobre Prophix One Financial Consolidation y vea lo que puede hacer.