Cómo entender una cuenta de pérdidas y ganancias: Guía para principiantes

El mundo de las finanzas está repleto de jerga empresarial que puede confundir rápidamente a quienes no pertenecen a la Oficina del Director Financiero. Existen diferentes tipos de estados financieros, documentos contables y análisis relacionados con la elaboración de informes sobre los resultados financieros.

Pero, ¿qué es concretamente una cuenta de pérdidas y ganancias? En este artículo, le explicaremos qué es y cómo se utiliza.

¿Qué es una cuenta de pérdidas y ganancias?

En pocas palabras, una cuenta de pérdidas y ganancias es un documento que describe los ingresos y gastos de una empresa durante un periodo determinado. La cuenta suele dividirse en diferentes categorías con entradas individuales de ingresos y gastos, y al final se indican los beneficios y pérdidas totales.

Una cuenta de pérdidas y ganancias suele incluir cifras del año anterior junto con las de este año para que el equipo financiero pueda compararlas.

Otros nombres de la cuenta de pérdidas y ganancias

Las empresas suelen utilizar diferentes términos indistintamente con "cuenta de pérdidas y ganancias" Los términos utilizados pueden variar en función de la empresa, el sector o la jurisdicción. Algunos de los términos alternativos son:

• Cuenta de resultados
• Cuenta de resultados
• Cuenta de explotación
• Cuenta de resultados
• Cuenta de pérdidas y ganancias

¿Cómo funcionan las cuentas de pérdidas y ganancias?

La cuenta de pérdidas y ganancias informa sobre los resultados financieros de una organización, que pueden compararse con los de los competidores del mismo sector.

Cada entrada de la cuenta muestra un flujo de ingresos o un gasto, lo que significa que la empresa puede identificar áreas de mejora y ser más prescriptiva sobre el consumo de efectivo en el futuro.

Como el estado de pérdidas y ganancias desglosa los ingresos y los gastos por cuenta, los directivos, los vicepresidentes e incluso el director financiero pueden determinar rápidamente cómo afecta cada cuenta a la cuenta de resultados. Aunque tendrían que profundizar en cada una de ellas para hacer recortes o aumentar los presupuestos según fuera necesario, la cuenta de pérdidas y ganancias suele ser el punto de partida de estas decisiones.

¿Cuál es la diferencia entre una cuenta de pérdidas y ganancias y un balance?

La cuenta de pérdidas y ganancias describe los ingresos y gastos, mientras que el balance contiene el pasivo, el activo a largo plazo y el patrimonio neto durante un periodo determinado. Cada uno de ellos se utiliza para responder a preguntas diferentes y son la base de informes distintos.

Qué incluir en una cuenta de pérdidas y ganancias

¿Qué se incluye exactamente en una cuenta de pérdidas y ganancias? Las partidas más detalladas pueden variar de una empresa a otra, pero, en general, las cuentas de pérdidas y ganancias se dividen en unas pocas categorías principales.

• Ventas (o ingresos)
• Coste de los bienes vendidos (COGS)
• Publicidad y marketing
• Gastos de venta, generales y administrativos (SG&A)
• Impuestos
• Gastos financieros
• Beneficio neto

Ejemplo de cuenta de pérdidas y ganancias

Este ejemplo de cuenta de pérdidas y ganancias sencilla de Wise incluye todo lo que se vería en una cuenta típica, desde cuánto gasta la empresa en publicidad hasta cuántos ingresos obtiene por ventas.

Tipos de cuentas de pérdidas y ganancias

Las partidas de una cuenta de pérdidas y ganancias no sólo difieren de una empresa a otra, sino que también pueden utilizarse distintos métodos para elaborar la cuenta. He aquí los dos métodos principales.

Método de una sola etapa

Un estado de pérdidas y ganancias de un solo paso es una consolidación de los ingresos y gastos de una empresa en sólo dos ecuaciones para facilitar la presentación de informes. Los beneficios totales suelen aparecer en la parte superior del estado, y las pérdidas totales en la parte inferior. Se trata de una versión simplificada del estado de pérdidas y ganancias.

Ventajas del método de una sola etapa
Se trata de una forma sencilla de informar sobre las pérdidas y ganancias, con una ecuación simple para cada categoría. Este método produce un estado digerible para las partes interesadas.

Contras del método de la etapa única
Con el método de una sola etapa, es difícil para una empresa identificar áreas de oportunidad. No hay visibilidad de los gastos, los flujos de ingresos y dónde una empresa puede querer reducir costes.

Método de etapas múltiples

El método de varios pasos para la creación de estados de pérdidas y ganancias, como habrá adivinado, es la versión más detallada del método de un solo paso. Este método implica detallar cada categoría de ingresos y gastos y utilizar una serie de ecuaciones para resumir los beneficios y pérdidas totales.

Ventajas del método de varios pasos
Un desglose pormenorizado de costes e ingresos permite a una empresa realizar un análisis más profundo de sus resultados financieros. Esto puede llevar a que la Oficina del Director Financiero tome mejores decisiones en todo lo relacionado con los presupuestos, la estrategia empresarial y el rendimiento financiero general.

Los contras de utilizar el método de etapas múltiples
Desde el punto de vista contable, la elaboración de un estado de pérdidas y ganancias por etapas requiere mucho más tiempo. Además, dependiendo de la longitud, puede ser difícil para los inversores y otras partes interesadas examinar todas las partidas fácilmente. La cantidad y la granularidad de los datos necesarios para estos estados también generan una tonelada de trabajo manual, a menos que se utilice una plataforma de rendimiento financiero.

Cómo crear una cuenta de pérdidas y ganancias

Ahora que ya sabes qué es una cuenta de pérdidas y ganancias y cuáles son sus tipos, veamos cómo hacer una.

Una versión sencilla pero completa de una cuenta de pérdidas y ganancias consta de los siguientes pasos.

1. Elija un período de información: A menudo, por ley, las empresas están obligadas a elaborar una cuenta de pérdidas y ganancias al final de cada ejercicio fiscal. Sin embargo, algunas empresas optan por informar de sus beneficios y pérdidas trimestral o semestralmente.
   
   
2. Reúna datos sobre ingresos y gastos: Recopila los datos de tu herramienta de contabilidad sobre los flujos de ingresos de la empresa y una lista detallada de los gastos para que puedas preparar cada entrada de línea.
   
   
3. Total de ingresos: Sume los ingresos totales de cada canal aplicable.
   
   
4. Enumere el coste de los bienes vendidos: Enumere sus datos de COGS en entradas individuales para maximizar la visibilidad del desglose de costes.
   
   
5. Enumere sus gastos: Enumere los demás gastos generales de la empresa en entradas de línea adicionales.
   
   
6. Determine su EBITDA: El desglose de sus beneficios antes de intereses, impuestos, depreciaciones y amortizaciones (EBITDA ) le proporcionará otra forma de evaluar la rentabilidad global y debe incluirse en su declaración.
   
   
7. Determine sus ingresos netos: Basándose en todo lo enumerado anteriormente, realice la sencilla ecuación para determinar los ingresos netos de su empresa.

Algunas herramientas de software ofrecen prácticas plantillas de cuentas de pérdidas y ganancias y también pueden proporcionar recursos adicionales sobre planificación operativa para guiarle en la preparación de cuentas de pérdidas y ganancias más detalladas.

Preguntas frecuentes sobre las cuentas de pérdidas y ganancias

Después de definir cómo crear una cuenta de pérdidas y ganancias, es posible que aún le queden algunas preguntas. He aquí algunas de las preguntas más frecuentes sobre estos documentos esenciales.

¿Quién está obligado a elaborar una cuenta de pérdidas y ganancias?

En general, cualquier empresa que cotice en bolsa está obligada a preparar una cuenta de pérdidas y ganancias cada ejercicio fiscal. Tanto los organismos reguladores como los inversores confían en estas cuentas. Los primeros para asegurarse de que las organizaciones cumplen la normativa, y los segundos para tomar mejores decisiones de inversión.

Los autónomos también pueden estar obligados a preparar una declaración si han solicitado financiación. Las empresas privadas que operan en algunos sectores también pueden tener que elaborar estas declaraciones. Por último, algunas jurisdicciones pueden exigir que la mayoría de las empresas, si no todas, elaboren estados de pérdidas y ganancias.

Es importante investigar las leyes correspondientes a su jurisdicción para estar seguro de si su empresa debe preparar una.

¿Quién lee una cuenta de pérdidas y ganancias?

Las cuentas de pérdidas y ganancias son documentos increíblemente útiles y, como tales, los leen varias personas:

• Los inversores: Tanto las empresas públicas como las privadas pueden poner las cuentas de pérdidas y ganancias a disposición de los inversores para fomentar su inversión.
• La Oficina del Director Financiero: La Oficina del Director Financiero elabora y utiliza el estado de pérdidas y ganancias. Los cambios en los presupuestos, la estrategia empresarial, etc. pueden estar determinados por lo que aparece en este estado.
• Analistas y consultores: Los estados de pérdidas y ganancias son especialmente útiles para las personas contratadas para analizar la salud financiera de una organización con el fin de ayudar a reducir costes y mejorar los beneficios.
• Vicepresidentes y directivos: Los líderes de una organización suelen consultar una cuenta de pérdidas y ganancias antes de tomar decisiones importantes, ya que es una instantánea útil de la salud financiera de la organización.

¿Por qué es importante una cuenta de resultados?

Además de ser obligatoria por ley en la mayoría de los casos, la cuenta de pérdidas y ganancias es un poderoso documento que una empresa puede proporcionar a los inversores y otras partes interesadas para informar sobre su rendimiento financiero actual.

Cómo utilizar la cuenta de pérdidas y ganancias para impulsar el crecimiento de la empresa

Elaborar una cuenta de pérdidas y ganancias no tiene por qué ser una tarea estresante. Si elige un método, recopila datos y sigue los pasos descritos anteriormente, su equipo estará en el buen camino para producir cuentas de pérdidas y ganancias fiables.

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