Cómo optimizar su cierre anual

Para la mayoría de nosotros, el año nuevo supone un nuevo comienzo. No es el caso de los profesionales de las finanzas, cuyo año fiscal está llegando a su fin: se enfrentan a largos días y semanas dedicados a la tarea de cerrar 2020.

Aunque los cierres siempre suponen un momento de tensión, no tienen por qué ser tan arduos o prolongados como en el pasado. Al aprovechar las herramientas que agregan y automatizan los datos financieros, los equipos de Finanzas pueden reducir el tiempo y el esfuerzo manual dedicados a cerrar los libros. También pueden acercarse a un modelo de cierre continuo que favorezca un proceso de cierre de ejercicio más optimizado. Estas son algunas de las formas en que esto puede convertirse en realidad:

No más libros de contabilidad: Consolidación automática de datos

Muchas empresas utilizan sistemas separados para diferentes departamentos y funciones, como sistemas de RR.HH., CRM y ERP, e incluso hojas de cálculo. Los datos de todas estas fuentes dispares tienen que unificarse de alguna manera para completar los cierres anuales, que suele ser una de las tareas más complicadas y que más tiempo consume a los equipos financieros a final de año. Soluciones como el software específico de consolidación pueden conciliar datos de varios sistemas, eliminando o reduciendo la necesidad de procesos manuales. Sin embargo, su coste suele estar fuera del alcance de las empresas más pequeñas, y su valor por la inversión es mínimo, ya que su uso se limita a los cierres.

Tom Hood, CPA, CITP, CGMA, Director Ejecutivo de la Asociación de CPA de Maryland, Inc. ve el valor de los datos. Echando la vista atrás a 2020, piensa que podría haber "acelerado el uso del análisis de datos" en áreas como "la pérdida de clientes, la cuota de cartera y las ventas principales por línea de negocio" Todos estos datos pueden ser extremadamente valiosos, pero a menudo pueden parecer abrumadores cuando se toman todos juntos.

Por eso, L. Gary Boomer, CPA.CITP, CGMA, visionario y estratega de Boomer Consulting, Inc. considera que hay un consejo importante de cara a 2021. "Estandariza y automatiza tus procesos", sugiere. "Hay aplicaciones que pueden ayudar, pero hace falta una mentalidad exploradora y la voluntad de cambiar. Los que aprendan y cambien más rápido que la competencia serán los ganadores. Perfeccionar y automatizar"

El software CPM ofrece una solución más eficaz y asequible. Con la capacidad de automatizar el proceso de extraer y combinar datos de múltiples sistemas, así como de conciliarlos para eliminaciones entre empresas, ajustes y conversiones de divisas, los CPM aceleran la consolidación financiera para los cierres. Esto deja a los equipos financieros más tiempo para el análisis de final de año y otras tareas importantes. Además, la mayoría de las versiones están diseñadas como soluciones integrales para su uso en presupuestos, planificación e informes, lo que las convierte en una herramienta útil que ahorra tiempo durante todo el año.

Mejor planificación para facilitar los cierres

Como todos los rituales de fin de año, los cierres anuales ofrecen la oportunidad de reevaluar los procesos y los resultados para ver dónde se pueden perfeccionar y mejorar. Además, pueden proporcionar información sobre la salud financiera general de la empresa y mostrar dónde deben realizarse mejoras. Si el tiempo necesario para completar el cierre de fin de año de su empresa no es el óptimo, considere la posibilidad de integrar estos pasos:

• Incorpore a los auditores internos y externos al principio del proceso. Involucrar a los comités de auditoría al principio de los cierres de fin de año puede aportar nuevos puntos de vista sobre su proceso, señalar posibles problemas que podría haber pasado por alto y dar lugar a comentarios para que los cierres sean más eficientes.
• Integre herramientas y procesos para mejorar la visibilidad y el control financieros. La mejora de los sistemas de gestión financiera ayudará a su empresa a evaluar su capacidad para identificar riesgos, reaccionar ante ellos y darles respuesta. Además, cuando dispone de un sistema eficaz, sólo tiene que analizar pequeños conjuntos de datos de muestra para realizar pruebas, en lugar de grandes cantidades de información: otra eficiencia que puede optimizar los cierres.
• Desarrollar un sistema de informes más sólido. La creación de procesos para elaborar informes financieros a lo largo del año favorece la eficacia de las operaciones financieras, así como el proceso de cierre anual, al ofrecer a los departamentos una mayor visibilidad de sus gastos y presupuestos durante todo el año. Esto también permite a los departamentos ajustar la asignación y las prioridades según sea necesario, mejorando la gestión financiera en general.
• Integre un plan de gestión de proyectos. Establezca plazos, flujos de trabajo y responsabilidades para gestionar la variedad de tareas que conllevan los informes de fin de año y garantizar la rendición de cuentas entre los miembros del equipo.

La aplicación de estos pasos puede ayudar a organizar y agilizar las operaciones financieras para tener los datos y los informes en orden, de modo que los cierres anuales puedan completarse más rápidamente.

Obtenga más beneficios de sus cierres anuales

Los procesos manuales y las soluciones de software poco sistemáticas ya no son suficientes para manejar de manera eficiente la escala de datos financieros que incluso las pequeñas empresas deben gestionar en los cierres anuales. Las capacidades de automatización e IA de un CPM pueden consolidar datos e identificar anomalías con mayor rapidez y precisión que otros sistemas, dejando a los profesionales de Finanzas más tiempo para centrarse en el análisis y la innovación.

Al reducir la carga sobre los miembros del equipo, las empresas también pueden optar por completar los cierres trimestralmente, reduciendo aún más la duración y el esfuerzo de los cierres anuales y proporcionando información continua que puede conducir a eficiencias y optimizaciones adicionales.

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