Cómo superar los puntos débiles habituales en el cierre financiero de fin de mes

Lo más probable es que, si ha pasado algún tiempo preparando el cierre de fin de mes, sepa que puede ser un proceso caótico que le robe un tiempo valioso. Sin revisar todo su enfoque, puede ser difícil llevar su cierre financiero más allá del status quo para que pueda centrarse en las prioridades estratégicas.

En este artículo, le explicaremos cómo transformar su caótico cierre en el proceso racionalizado con el que siempre ha soñado.

El cierre caótico y los puntos débiles

Antes de sumergirnos en lo que se necesita para racionalizar y optimizar su cierre financiero, es importante entender cuáles son los síntomas de un cierre caótico, y cómo está afectando negativamente a su negocio.

¡Algunas de las palabras que los líderes financieros utilizaron para describir su cierre de fin de mes en Prophix Live! Incluyen: caos; urgente; 7 días de estrés; largo; y tedioso, todas las cuales apuntan al hecho de que los equipos financieros luchan con el cierre financiero.

Para muchas organizaciones, los síntomas de un cierre caótico incluyen:

• Falta de visibilidad
• Procesos no documentados y dispersos
• Ausencia de una versión única de la verdad de los datos
• Auditorías estresantes, inconexas y costosas
• Aumento del estrés del equipo, lo que dificulta la incorporación de nuevos empleados
• Cierre financiero impreciso e incompleto sin pista de auditoría
• Retrasos en el cierre financiero que se prolongan más allá de fin de mes

Si alguno de los síntomas anteriores le resulta familiar, ha llegado el momento de plantearse cómo puede acercar su cierre financiero al estándar óptimo, e incluso superarlo.

El cierre statu quo y sus limitaciones

Las organizaciones que tienen un cierre financiero más manejable suelen contar con algún tipo de lista de comprobación o flujo de trabajo, normalmente en Excel, que mejora la colaboración. Sin embargo, este tipo de procesos no están diseñados para escalar y pueden volverse ingobernables rápidamente cuando intervienen más personas.

Además, muchos directores financieros no se preocupan necesariamente por la precisión y la auditabilidad de su cierre financiero: es simplemente otro proceso rutinario que debe completarse. Pero es difícil garantizar la calidad de los datos cuando se utiliza Excel, ya que no hay forma de saber de dónde proceden y si se han actualizado para reflejar cambios recientes.

Así que, incluso para las empresas con un cierre financiero en statu quo, sigue habiendo problemas, entre ellos

• Dificultad para cumplir los requisitos normativos
• Dificultades para crear una pista de auditoría
• Lleva mucho tiempo actualizar las hojas de cálculo de Excel y realizar un seguimiento de los cambios
• Imposibilidad de ampliar los procesos para dar cabida a más departamentos
• Dificultad para garantizar la seguridad y exactitud de los datos

Todos estos problemas contribuyen a alargar los plazos de conciliación de cuentas, un componente clave de un cierre financiero eficaz.

Entonces, ¿cómo puede alcanzar el nirvana en lo que respecta al cierre de fin de mes? ¿Qué procesos, tecnologías y flujos de trabajo pueden ayudarle a conseguirlo?

Veamos cómo la tecnología financiera puede mejorar el proceso de conciliación de cuentas y acelerar el cierre de fin de mes.

El estado de ensueño: Un cierre racionalizado y eficiente

Ahora que ya sabe cómo son los cierres de mes caóticos y en statu quo, es hora de hablar de cómo combinar la automatización, la tecnología y la colaboración para agilizar su cierre financiero.

Con la tecnología financiera, como una plataforma de rendimiento financiero, puede acabar con la ambigüedad de Excel y la comunicación de ida y vuelta automatizando los flujos de trabajo con aprobaciones, fechas de vencimiento y tareas integradas.

Aquí es donde Conciliación de cuentas Prophix One nuestra próxima solución compara los saldos de sus cuentas con los extractos externos, eliminando discrepancias y mejorando significativamente la precisión. Esto significa que se acabaron las noches en vela preocupándose por errores ocultos que aparecen en el peor momento posible.

Al identificar y corregir los errores en una fase temprana, Prophix One Account Reconciliation actúa como su red de seguridad financiera. Las transacciones mal contabilizadas, las entradas duplicadas o los gastos no registrados se detectarán y corregirán rápidamente, garantizando que sus estados financieros sean siempre fiables y estén actualizados.

Las conciliaciones periódicas también pueden desempeñar un papel crucial en la prevención del fraude. Al verificar que cada transacción coincide con la documentación justificativa, puede detectar cualquier actividad inusual o no autorizada antes de que se convierta en un problema grave.

El cumplimiento es otra de las ventajas de una plataforma de rendimiento financiero. Las conciliaciones precisas y puntuales garantizan que sus registros financieros cumplen todos los requisitos normativos, lo que simplifica las auditorías, las declaraciones de impuestos y otras obligaciones de información externa.

¿Desea echar un vistazo a Prophix One Conciliación de cuentas? Vea cómo funciona a continuación:

Por último, al incorporar las conciliaciones de cuentas a su cierre financiero, puede agilizar considerablemente el proceso de fin de mes. En lugar de una lucha frenética, puede esperar un flujo de trabajo fluido y eficiente en el que todo esté ya en su sitio y verificado.

Conclusión: Cierre financiero y conciliación de cuentas con Prophix One

En resumen, una plataforma de rendimiento financiero como Prophix One no es sólo una herramienta, sino que cambia las reglas del juego para alcanzar su sueño de un cierre financiero ágil y sin errores. Adopte la nueva generación de gestión financiera y deje que Prophix One le guíe hacia una eficiencia y precisión sin precedentes.

Vea Prophix One Account Reconciliation en acción en nuestro último vídeo.