Cómo team.blue unificó la consolidación y FP&A en 100 empresas con Prophix

team.blue es uno de los principales grupos de capacitación digital de Bélgica. La empresa ofrece alojamiento, dominios y servicios en la nube a pequeñas y medianas empresas de casi todos los países de Europa, y ha crecido rápidamente mediante adquisiciones.

Ese crecimiento crea oportunidades. También crea complejidad. Múltiples ERP. Diferentes prácticas de elaboración de informes. Diferentes procesos presupuestarios. Diferentes plazos de cierre. Y una función financiera que debe funcionar como una sola, en varias empresas.

"Somos un grupo de cien empresas", explica Gerwin Westerhof, Controlador Financiero del Grupo team.blue. "Muchas adquisiciones. Se necesita mucha integración. Trabajábamos de forma muy descentralizada, con formas de trabajar muy diferentes y distintos sistemas ERP"

El equipo financiero se marcó un objetivo claro: pasar a una única forma de trabajar, con el apoyo de un ERP central, NetSuite, y una plataforma de gestión del rendimiento financiero. Ahí empezó la colaboración con Prophix.

Cómo team.blue simplifica la consolidación financiera y la elaboración de informes

El primer reto era estructural. Cada negocio regional tenía sus propios sistemas y procesos descentralizados. Los datos se recibían manualmente. Los ciclos de cierre se arrastraban. Los ciclos presupuestarios pasaban por hojas de cálculo y bandejas de entrada. Había demasiados puntos de fallo.

"Eran procesos muy manuales, en los que se utilizaban hojas de Excel para cargar datos", explica Westerhof. "Era una conciliación dolorosa cada mes. Muy agotador. Muy ineficiente"

Cuando se consolidan los resultados de docenas de entidades, el trabajo manual es más que un inconveniente. Es un riesgo. Había que cargar archivos locales en herramientas heredadas. Los controladores regionales enviaban las entradas de tesorería y presupuesto en formatos diferentes. Los comentarios sobre las desviaciones se capturaban a posteriori.

"Apenas tenemos tiempo de mirar los números", dice. "Mi equipo no tiene tiempo para trabajar en tareas de más valor añadido. Sólo están contentos de que se concilie"

El mandato estaba claro. Pasar rápidamente a un modelo centralizado sin perder la continuidad de los informes.

team.blue eligió NetSuite como ERP único. Además, eligieron Prophix One para la consolidación, elaboración de informes, presupuestos y planificación.

"Revisamos un par de herramientas, y Prophix fue elegida como la herramienta preferida para trabajar por un par de razones", dijo Westerhof. "La integración con NetSuite es muy buena. La conexión con NetSuite y Prophix está totalmente automatizada. Prophix ofrece una base muy sólida para nuestro futuro."

Mejora de la presupuestación, previsión y planificación en 100 empresas

La consolidación es sólo una cara del ciclo financiero. La presupuestación y la previsión tienen su propia presión.

"Si tenemos cien empresas, la información presupuestaria procede de muchas personas", explica Westerhof.

Históricamente, eso significaba hojas de cálculo en toda Europa, una para cada región o empresa. Los equipos locales rellenaban las plantillas. El grupo financiero recopilaba, alineaba y unía los datos. Sólo el control de versiones consumía horas.

Con Prophix, team.blue está trasladando ese trabajo a una sola plataforma para la consolidación financiera y FP&A. "Con la implantación de FP&A, dispondremos de una herramienta mucho mejor para que los preparadores y propietarios del presupuesto introduzcan los datos en el sistema", afirma Westerhof.

Se trata de algo más que de recopilar cifras. Se trata de responder con mayor rapidez a las preguntas prospectivas. Flujo de caja. Capital circulante. Dónde hay presión. Dónde hay margen para invertir.

El objetivo es dedicar menos tiempo a elaborar el plan y más a explicar las perspectivas.

Una plataforma financiera para consolidación, FP&A e informes

la orientación de team.blue es sencilla: un modelo financiero, un flujo de datos, una fuente de verdad.

Para Westerhof, el valor de Prophix no reside únicamente en las capacidades individuales. Para Westerhof, el valor de Prophix no reside únicamente en las capacidades individuales, sino en disponer de consolidación, FP&A, presupuestos, informes, comentarios y soporte de auditoría dentro de una plataforma.

La plataforma Prophix One reúne todas estas funciones y ayuda a los equipos financieros a gestionar todos los procesos, desde la planificación hasta el cierre, en una única fuente de información.

"Una vez que los datos entran en Prophix y son sólidos, se obtienen muchas ventajas adicionales", afirma. "Tendremos más tiempo para revisar las cosas, justificar los números y obtener una visión global de lo que ocurre en la empresa"

También se refirió a algo que se comenta menos pero que es importante para la dirección financiera: las explicaciones y la rendición de cuentas. Cada región debe explicar las desviaciones. Todas las desviaciones deben estar relacionadas con las cifras que presenta el grupo. En la actualidad, los comentarios se suelen recopilar manualmente y, en algunos casos, se reutilizan de un mes para otro. team.blue espera que Prophix One simplifique este proceso e integre los comentarios en el mismo flujo de trabajo que los resultados.

Se cierra así una brecha que existía desde hace tiempo. La historia que hay detrás del número vive con el número.

Cómo una asociación de confianza acelera la transformación financiera

La adopción de un nuevo software siempre requiere cambios. Para team.blue, ese cambio ha supuesto pasar de la conciliación manual a la automatización integrada, y crear nuevos procesos que facilitan la colaboración y agilizan los ciclos.

"La transición ha sido grande, pero ha merecido la pena", afirma Westerhof. "Hemos pasado por el cambio rápidamente porque sabemos que el resultado será una función financiera que añade más valor en menos tiempo"

Ese ritmo es posible gracias a la colaboración.

"Es más que una herramienta", afirma. "El equipo de Prophix con el que trabajamos cuenta con las personas adecuadas para ayudarnos. Da la sensación de que somos un solo equipo trabajando juntos en la solución"

La colaboración sienta las bases de unas finanzas autónomas en las que las operaciones financieras se ejecutan de forma continua e inteligente. Y cada despliegue está respaldado por normas de confianza y privacidad de datos que garantizan la seguridad, la transparencia y el cumplimiento a escala.

Cuando se le pidió que describiera Prophix en una palabra, Westerhof no dudó: "Transformación"