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Cómo utilizar el software financiero para la gestión de costes de construcción
Descubra cómo el software financiero especializado transforma la gestión de costes de construcción para evitar sobrecostes, mejorar la visibilidad y entregar los proyectos dentro del presupuesto.
mayo 7, 2025A medida que los precios inmobiliarios se disparan en todo el mundo, aumenta la presión sobre el sector de la construcción para que inicie, optimice y finalice los proyectos en un tiempo récord y con unos márgenes cada vez menores. La gestión de los costes de construcción -prever y presupuestar con precisión lo que costará un proyecto- es cada vez más importante. Las empresas constructoras necesitan garantizar el flujo de caja para sostener proyectos que potencialmente pueden tardar años en completarse, al tiempo que gestionan cualquier coste inesperado que surja en el camino. A la inversa, los funcionarios públicos y los prestamistas necesitan una imagen precisa del coste de un proyecto para cumplir los requisitos normativos u obtener financiación.
Demasiados gestores de proyectos y equipos financieros siguen utilizando hojas de cálculo y métodos ineficaces similares, lo que convierte la gestión de costes en una ardua batalla. El software de planificación y análisis financiero (FP&A) hace que la gestión de costes en la construcción sea pan comido, independientemente de lo que le depare su proyecto.
Los retos de la gestión de costes en la construcción
Cualquier jefe de obra experimentado puede echar un vistazo a una obra y ver todos los costes necesarios para mantenerla en funcionamiento: materias primas, costes de mano de obra, equipos, permisos y mucho más. Pero por obvios que sean, estos costes pueden ser increíblemente difíciles de gestionar. Si una pieza crucial del equipo se estropea porque no ha previsto correctamente los costes de mantenimiento, no puede limitarse a mover los números hasta que todo tenga sentido. Tiene un problema muy real entre manos, y ese equipo tiene que ser reparado o sustituido. De lo contrario, podría tener que cerrar toda la obra, lo que supondría mayores costes y problemas de liquidez.
La gestión de costes en la construcción conlleva varios retos, cuyas consecuencias se ven representadas de forma única en la obra:
- La enorme cantidad de datos: Todo en una obra está asociado a una lista de costes, cuyas transacciones pueden ascender fácilmente a miles. Es una cantidad ingente de datos que hay que procesar y planificar.
- Pocas herramientas conectadas dedicadas: Aunque su plataforma de gestión de proyectos de construcción es fantástica para manejar las complejidades de su proyecto, rara vez es adecuada para gestionar adecuadamente sus costes. Los sistemas desconectados hacen que se pase más tiempo conciliando cifras que tomando decisiones estratégicas.
- Sobrecostes: Todos los proyectos corren el riesgo de incurrir en costes inesperados, y en ningún sitio es más cierto que en la construcción. Un error precoz en el cálculo de los materiales necesarios, una avería repentina de un equipo esencial o una solicitud de cambio inesperada pueden incrementar los costes.
- Retrasos en el proyecto: Ya sea por las inclemencias del tiempo, por cambios en la normativa o por tener que retirar temporalmente fondos de un proyecto para abastecer a otro, los retrasos pueden salir caros rápidamente.
- Aumento de los costes de los equipos: El aumento de los costes de combustible, la necesidad repentina de nuevos equipos o incluso los costes de mantenimiento pueden cambiar por completo su análisis de costes.
- Retrasos en los pagos y liquidez impredecible: Cualquiera que haya trabajado en un proyecto de construcción sabe que es posible que se produzcan retrasos en los pagos. Un solo pago atrasado puede iniciar rápidamente una reacción en cadena, poniendo en peligro el flujo de caja en varios proyectos.
- Dependencia del crédito y los préstamos a corto plazo: Muchos proyectos de construcción se financian con deuda, lo que dificulta el cálculo de costes y gastos. Además, muchos préstamos se pagan gradualmente a medida que avanza el proyecto. Esto significa que cualquier retraso en el proyecto puede provocar problemas de liquidez.
- Desviación del alcance y órdenes de cambio: Incluso pequeños cambios en el alcance de un proyecto, ya sea a petición del cliente o por problemas imprevistos, pueden afectar significativamente al presupuesto. Las órdenes de cambio suelen llegar tarde y sin documentación completa, lo que dificulta la previsión y el control de costes.
Aunque los retos de la gestión de costes pueden afectar directamente a sus proyectos de construcción, el software FP&A adecuado puede mitigar su impacto.
Aprovechar el software financiero para controlar los costes de construcción
Utilizar el software FP&A adecuado puede transformar por completo la forma en que gestiona los costes automatizando procesos que dependen de la recopilación y el análisis manual de datos, y ayudándole a sacar más partido de esos datos independientemente de su nivel de conocimientos. Los costes de los proyectos pueden llegar a ser más predecibles, poniéndole más que un paso por delante del siguiente reto.
Cuando utilice el software FP&A adecuado, empezará a ver los beneficios de una mejor gestión de los costes de construcción:
- Mejor visibilidad de los costes: No todos los costes de construcción son fáciles de gestionar. Ahora puede realizar un seguimiento adecuado de los costes más complicados, como la depreciación de los equipos. Con el software financiero, también puede profundizar en asignaciones de costes específicas, como la previsión de costes de obra, los informes de trabajo en curso (WIP), el análisis de rentabilidad de ofertas y la planificación de la cadena de suministro y aprovisionamiento.
- Mayor rentabilidad: El software financiero puede rastrear, categorizar y analizar automáticamente los costes del proyecto, proporcionándole los datos que necesita para utilizar cada dólar de forma más eficiente.
- Gestión más eficaz de la tesorería: Cuando se gestionan varios proyectos, un solo retraso puede provocar rápidamente una reacción en cadena. El software FP&A le ofrece una mejor supervisión del flujo de caja de cada proyecto, ayudándole a identificar posibles problemas antes de que surjan y a crear capacidad de recuperación en cada proyecto.
- Mejor toma de decisiones: El software financiero pone los datos a su alcance, independientemente del número de proyectos que esté ejecutando o de los costes inesperados que surjan. Y lo que es mejor, esos datos suelen representarse en cuadros de mando visuales, lo que significa que puede compartir información importante con el resto de su equipo y tomar mejores decisiones juntos.
- Mejor cumplimiento y auditabilidad: El software financiero estandariza los procesos y crea un registro digital de todas las actividades. Esto facilita el cumplimiento de la normativa y las normas contables. También le permite estar más preparado para las auditorías, ya que podrá presentar la documentación necesaria sin ningún trabajo adicional.
- Mayor capacidad de financiación: Cuanto más precisas sean tus finanzas, más fácil te resultará conseguir financiación de bancos y otros prestamistas. El software de finanzas puede ayudarle a poner todo en orden de forma rápida y eficaz, dándole acceso a mejores opciones de financiación.
- Menores costes de mantenimiento de los equipos y menos tiempo de inactividad: Con mejores prácticas de gestión de costes de construcción, obtendrá más visibilidad sobre cuánto se utiliza cada pieza del equipo y cuándo necesita mantenimiento. Obtendrá un mayor rendimiento de cada equipo y menos proyectos paralizados por averías de equipos cruciales.
- Mayor crecimiento: Tener un mejor control de sus costes conduce en última instancia a proyectos más rentables, lo que significa más beneficios y una trayectoria de crecimiento más fuerte para su empresa.
El software FP&A agiliza la gestión de costes, automatiza sus procesos y le ofrece una mejor visión de las necesidades de su proyecto. Estabilizará su flujo de caja y le ayudará a controlar sus costes. Ahora bien, ¿cómo saber qué plataforma elegir?
Elementos clave del software financiero para un mejor control presupuestario en la construcción
No todos los programas financieros son iguales. Cuando busque un software que mejore su forma de gestionar los costes de los proyectos de construcción, asegúrese de evaluar las siguientes características.
Gestión automatizada del flujo de trabajo para agilizar las aprobaciones
Algunos de los flujos de trabajo implicados en la gestión de costes de construcción incluyen la elaboración de presupuestos, la previsión de flujos de caja, el balance de cuentas a cobrar y a pagar, el seguimiento de gastos y la facturación. Mediante la automatización de estos flujos de trabajo, el software financiero puede eliminar los cuellos de botella en la aprobación, reducir el riesgo de error manual en la introducción de datos y crear pistas de auditoría digitales. Esto ahorra un tiempo precioso a los gestores de proyectos y al equipo financiero, que puede dedicarse a responder a costes imprevistos o a elaborar mejores planes para cada proyecto.
La automatizacióndel flujo de trabajo financiero en Prophix One FP&A Plus acelera la planificación financiera, las proyecciones y todos los aspectos de la gestión de costes de sus proyectos de construcción.
Cuadros de mando e informes financieros en tiempo real
Uno de los mayores retos de la gestión de costes de construcción es tener que elaborar planes sólidos al mismo tiempo que se mantiene la flexibilidad suficiente para reaccionar ante costes o retrasos inesperados. En particular, disponer de los datos necesarios para realizar ambas tareas puede suponer un reto y, a menudo, depende de un importante trabajo manual y de múltiples hojas de cálculo.
Los informes de trabajo en curso (WIP ) son un proceso crítico para muchas empresas de construcción, ya que proporcionan una visión de la salud financiera con información sobre la rentabilidad, el progreso del proyecto y el flujo de caja. A los directores financieros les quitan el sueño las inexactitudes de los informes WIP. El software FP&A le permite elaborar informes sobre escenarios hipotéticos para que pueda prever mejor las fluctuaciones de los costes, evaluar el calendario de reconocimiento de ingresos y optimizar su flujo de caja, todo ello utilizando datos de WIP en tiempo real. No sólo eso, sino que los cuadros de mando con datos en tiempo real permiten profundizar en las variables para reforzar la elaboración de presupuestos y previsiones.
Perfecta integración del sistema contable
Es probable que su sistema contable pueda generar informes útiles para determinados escenarios, pero puede que no le permita gestionar activamente los costes de los proyectos en curso. Además, tener que gestionar las transacciones individuales en su sistema de contabilidad, así como su software de gestión de la construcción puede conducir a la doble entrada, datos inconsistentes a través de plataformas, y los riesgos de cumplimiento.
Un software con las integraciones de datos financieros adecuadas puede servir de puente entre sistemas esenciales, agilizando la colaboración y permitiendo a sus equipos evaluar mejor los costes, independientemente de dónde se registren.
Análisis presupuestario predictivo
La experiencia de sus gestores de proyectos y equipos financieros tiene un valor incalculable, ya que les permite responder adecuadamente a los retos de los proyectos de construcción. Pero sus instintos no son necesariamente lo único en lo que debe basar sus prácticas de gestión de costes. Si su empresa ha construido varios proyectos, tendrá un montón de datos históricos en los que basar sus previsiones, presupuestos y demás. Rastrear estos datos manualmente puede llevarle una cantidad significativa de tiempo del que quizá no disponga. Además, no siempre es el método más preciso.
El análisis predictivo puede convertir los datos históricos en previsiones de costes futuros y establecer patrones que los responsables pueden utilizar para predecir y solucionar futuras desviaciones. Prophix One FP&A Plus utiliza análisis financieros basados en IA para aumentar la precisión de los presupuestos y las previsiones, de modo que siempre sepa qué hacer, independientemente de las sorpresas que le acechen en su próximo proyecto.
Elegir el software financiero para la construcción adecuado para su empresa
Además de asegurarse de que el software que elija tenga todas las funciones que necesita, hay dos características principales que debe buscar en su software financiero: evaluar la compatibilidad (o integración) y la escalabilidad.
Evaluar la compatibilidad y la integración
El software financiero debe integrarse perfectamente con los sistemas que ya esté utilizando, ya sea un software de gestión de proyectos de construcción o un sistema de contabilidad. De este modo, todos los datos necesarios para gestionar los costes se guardan en un mismo lugar. La mayoría de las empresas de construcción utilizan hojas de cálculo para cubrir las lagunas entre varias plataformas, pero esto conlleva un exceso de trabajo manual, fórmulas complejas que se rompen al transferirlas entre sistemas y libros de trabajo que acaban resultando completamente inutilizables.
Aunque la idea de poder hacerlo todo desde una única plataforma puede parecer abrumadora -o, al menos, hacer el cambio lo es-, es una opción mucho más eficiente para la mayoría de las empresas. Imagine que sus contables, gestores de proyectos e incluso su director financiero pueden consultar los mismos cuadros de mando, alimentados con los mismos datos, en una única herramienta.
Planificar la escalabilidad y la toma de decisiones a largo plazo
Antes de elegir un software financiero, pregúntese si sólo es adecuado para su empresa con su tamaño actual o si podrá ampliarse con usted. Muchos ejemplos de herramientas de alto rendimiento pueden dar soporte a organizaciones de cierto tamaño, pero rápidamente empiezan a carecer de funcionalidad a medida que crecen. Peor aún, puede que ni siquiera sean capaces de manejar conjuntos de datos particularmente grandes, dejándole esperando a que sus cuadros de mando se actualicen cada vez que necesite tomar una decisión.
Son preferibles las soluciones nativas en la nube con escalado dinámico. Esto significa que el software, como FP&A Plus, aumenta automáticamente los recursos disponibles a medida que aumentan los conjuntos de datos, de modo que nunca se sacrifica el rendimiento. No todos los software anuncian abiertamente esta capacidad, y algunos no la ofrecen en absoluto, así que asegúrese de preguntar al respecto cuando adquiera el software financiero de su elección.
Cómo Prophix transforma la gestión de costes de construcción para un éxito sostenible
El uso de un software financiero totalmente integrado para la gestión de costes de construcción aporta varias ventajas. Puede centralizar datos de múltiples fuentes, lo que permite a cualquier persona de su empresa consultar informes, planificar costes imprevistos y gestionar los flujos de caja de proyectos importantes. Dispondrá de un registro en papel generado automáticamente que le permitirá cumplir con las mejores prácticas contables y le facilitará el trabajo con los auditores. Ya sea para informes WIP, gestión de equipos, gestión del capital circulante a nivel de trabajo, etc., tendrá una mejor visibilidad de sus costes y las herramientas para gestionarlos de forma más eficaz.
¿El mejor software para ello? Prophix One FP&A Plus.
La plataforma Prophix One está diseñada para satisfacer incluso las necesidades de gestión de costes más complejas, al tiempo que ofrece a todo el mundo la posibilidad de crear cuadros de mando y profundizar en los gastos individuales. Estos son ejemplos de clientes de Prophix en el sector de la construcción y de cómo han optimizado sus procesos financieros:
- USA Properties Fund aumentó la precisión de su presupuesto en un 50%. En combinación con la gestión de costes más sólida que consiguieron con la plataforma, esto se tradujo en un aumento del 6,7% en su margen operativo.
- Skanska USA Building Inc. ahorró seis horas al mes en la elaboración de informes financieros esenciales, y su proceso de previsión pasó de requerir seis personas y varios días a ser gestionado por una sola persona en unas pocas horas.
¿Quiere ver cómo Prophix One FP&A Plus puede ayudarle en su proceso de gestión de costes?