Cómo WesleyLife convirtió los obstáculos en resultados con Prophix One™

"Describiría Prophix en una palabra: flexible. Fue realmente la naturaleza intuitiva de la plataforma lo que me entusiasmó." - Lincoln Grimes, Director Financiero, WesleyLife.

Más que nunca, los líderes financieros de la próxima generación buscan una plataforma de gestión del rendimiento financiero que no sólo satisfaga sus necesidades actuales, sino que crezca con ellos a medida que evolucionan sus negocios.

En 2022, WesleyLife, una organización para la tercera edadse enfrentaba a retos a la hora de ampliar su proceso de elaboración de presupuestos, en parte debido a sistemas de información financiera anticuados y torpes. Se enfrentaban continuamente a obstáculos para acceder a los datos necesarios para tomar decisiones informadas y en tiempo real.

Ahora, sólo dos años después de implantar Prophix, las operaciones financieras de WesleyLife han dado un giro de 180 grados. Desde una mejor comunicación interfuncional hasta un enorme ahorro de tiempo gracias a la automatización, su historia es un testimonio de lo que los líderes financieros pueden hacer cuando cuentan con las mejores herramientas. He aquí cómo WesleyLife convirtió los obstáculos en resultados con Prophix One.

Acerca de WesleyLife

WesleyLife es una organización sin ánimo de lucro para la tercera edad con sede en Johnston, Iowa. Apoyan la salud y el bienestar de los adultos mayores proporcionando vida independiente y asistida, rehabilitación, cuidado de la memoria, atención domiciliaria y hospicio.

Lincoln Grimes, Director Financiero, desempeña un papel importante en la gestión de los procesos de planificación financiera, cierre financiero y análisis de datos de WesleyLife. Recientemente, Lincoln se unió a nosotros para una conversación para descubrir su viaje en la realización de los enormes beneficios Prophix One puede proporcionar.

¿Por qué Prophix es la mejor opción para WesleyLife?

"Desde el principio, era bastante evidente que nuestro presupuesto y herramientas de información no eran sostenibles para proporcionar el valor que necesitábamos... Nuestra gente necesitaba ver los datos en tiempo real, y nosotros necesitábamos unir nuestras herramientas para una mayor eficiencia."

La decisión de WesleyLife de elegir Prophix se derivó de varios factores críticos. Lincoln destaca cómo Prophix ofrecía la combinación perfecta de valor, facilidad y flexibilidad.

Lincoln Grimes: "Elegimos Prophix por precio y utilidad. Queríamos una solución intuitiva que nos ayudara a crecer, sabiendo que podíamos hacer cambios sobre la marcha y que no iba a ser demasiado rígida."

En última instancia, tres factores clave influyeron en su decisión:

• Simplicidad de diseño: La sencilla interfaz de Prophix One facilita su uso a cualquier persona. No es necesario que intervengan los informáticos.
• Gestión detallada de los artículos: Revisar y cambiar rápidamente los detalles a nivel de transacción permite a WesleyLife pivotar con facilidad utilizando datos fiables.
• Alineación de seguridad: La sólida seguridad de Prophix One garantiza la protección y el cumplimiento de los datos, una medida crucial para WesleyLife a la hora de desplegar los datos a sus usuarios.

Para WesleyLife Prophix One no es sólo una herramienta. Es un socio estratégico que avanza con ellos hacia la transformación.

LG: "Fue realmente la naturaleza intuitiva de la plataforma lo que me entusiasmó"

¿Cómo ha facilitado Prophix su vida?

Antes de Prophix, el equipo financiero de WesleyLife tenía que esforzarse mucho. Lincoln recuerda su dependencia de las hojas de cálculo, que eran propensas a errores y consumían mucho tiempo.

LG: "Teníamos que reunir y consolidar muchas hojas de cálculo manuales de Excel. Para los informes financieros, solíamos entregar un paquete con los detalles del libro mayor tres días después del cierre, lo que es demasiado tarde para que los usuarios lo vean y evalúen"

Pero ahora estos problemas son cosa del pasado.

LG: "Con Prophix, es un proceso de flujo de trabajo con aprobaciones. Podemos obtener información de los usuarios finales, que ven los resultados en tiempo real todos los días. Pueden hacer cambios sobre la marcha y nuestras finanzas están mucho más limpias"

WesleyLife utiliza Prophix One para informes financieros y el acceso a los datos del libro mayor en tiempo real, pero donde han encontrado el mayor beneficio es en la racionalización del proceso de presupuestación. Utilizan Prophix para la planificación de ingresos, planificación de personaly presupuestos de capital. La automatización de estos procesos ha ahorrado incontables horas en el flujo de trabajo, y saben que sus datos están limpios y son correctos.

He aquí cómo WesleyLife llevó su presupuestación y planificación al siguiente nivel:

• Automatización de procesos: El equipo financiero puede minimizar los errores de presupuestación mediante flujos de trabajo automatizados y plantillas estandarizadas.
• Fuente de datos unificada: Mayor confianza en sus números con una fuente centralizada de verdad para todos los datos financieros.
• Comunicación optimizada: Las actualizaciones y los recordatorios en tiempo real mantienen a todos alineados y al tanto de todo.
• Colaboración sencilla: Los equipos interfuncionales pueden contribuir a los presupuestos, asignar aprobaciones y gestionar datos en sus procesos de planificación. En general, lo que más destaca Lincoln es la solidaridad y la confianza que Prophix proporciona a su organización.

LG: "[Prophix] realmente nos conecta, aporta eficiencia y estamos seguros de los resultados"

¿Qué integraciones de datos utiliza Prophix?

Prophix One se integra con una amplia gama de sistemas de contabilidad, ERP, CRM y HRIS, reuniendo todos los datos financieros en un solo sistema. Integración de datos integración de datos con MatrixCare mantiene a los usuarios actualizados con la información más reciente, al alcance de la mano.

LG: "Ejecutamos nuestra integración con MatrixCare cada noche y nuestros usuarios ven los datos financieros del día anterior. También la ejecutamos bajo demanda si es necesario. Nuestro equipo la ejecuta tres o cuatro veces al día para mantener a la gente en sintonía con el proceso de cierre y los detalles asociados"

La integración de su ERP permite a los usuarios de toda la organización. Con acceso en tiempo real a los datos, el equipo de WesleyLife puede comunicarse y colaborar más rápidamente, con la tranquilidad de que sus datos están seguros.

¿Cómo ha añadido valor Prophix a su equipo?

Prophix One ha revolucionado la forma en que WesleyLife integra los procesos y consigue resultados, pasando de un sistema anteriormente inconexo a una plataforma interconectada y sin fisuras. Lincoln encuentra en Prophix oportunidades ilimitadas para dar vida a casi cualquier idea que imagine.

LG: "Antes de Prophix, nuestros procesos y resultados estaban menos conectados. Ahora puedo hacer realidad la mayoría de las cosas que quizá no podría hacer fuera de [Prophix]"

Mayor eficacia

WesleyLife es capaz de tomar decisiones en tiempo real y realizar mejoras estratégicas al trasladar las tareas manuales a procesos automatizados.

"En lo que más nos ha ayudado Prophix es en hacer eficiente el proceso de presupuestación, y que los datos financieros sean más visibles y transparentes." - Lincoln Grimes, director financiero, WesleyLife

Tienen una visión sólida de sus finanzas, lo que les ayuda a ser proactivos y a incorporar a las partes interesadas al proceso de planificación desde el principio. Además, los informes personalizados y los cuadros de mando que resumen datos complejos han contribuido a aumentar la productividad. Aquí es donde WesleyLife encuentra la mayor eficiencia con Prophix:

• Vistas de datos simplificadas: Los usuarios ven informes y gráficos personalizados directamente en su cuadro de mandos con Favorites Manager. Todo el mundo tiene fácil acceso a lo que necesita, cuando lo necesita.
• Eliminación de actividades manuales: Han agilizado el trabajo laborioso con la automatización, lo que supone un ahorro de tiempo y una limpieza previa al cierre más fluida.
• Eficacia y transparencia presupuestarias: La presupuestación se realiza sin esfuerzo, con datos fácilmente accesibles y más transparentes, lo que fomenta la participación de los departamentos.

LG: "Se ahorra mucho tiempo al pasar de las actividades manuales a las administrativas... Prophix nos ayuda a hacer realidad una necesidad más rápidamente para nuestros usuarios"

Granularidad en los detalles

El análisis ad hoc de Prophix One permite a WesleyLife profundizar rápidamente en detalles específicos y señalar áreas de interés. Pueden investigar fácilmente los datos, abordar los problemas en tiempo real y aprovechar las oportunidades con antelación. El análisis ad hoc no sólo mejora la toma de decisiones, sino que les proporciona una ventaja estratégica.

LG: "El valor añadido es el análisis ad hoc. Es realmente bueno para profundizar rápidamente en todo tipo de detalles, áreas de interés"

¿Qué le dirías a un líder financiero que está considerando Prophix?

Lincoln comparte su consejo con otros líderes financieros que buscan una plataforma de gestión del rendimiento financiero, haciendo hincapié en que Prophix One crea armonía en la organización y mejora la calidad de vida en el trabajo.

LG: "[Prophix] te hará la vida mucho más fácil y unirá a tus equipos de contabilidad, finanzas y operaciones"

Prophix agiliza las complejidades al tiempo que permite la colaboración interfuncional, liberando a los equipos financieros para hacer mucho más. Cuando los equipos están comprometidos, conectados y son estratégicos, se producen grandes cambios.

LG: "Le ayudará en su viaje de transformación y en cómo trabajar juntos para conseguirlo"

Resultados de presupuestación y planificación que hablan por sí solos

El crecimiento no se produce de la noche a la mañana, pero el camino merece la pena cuando se llega al final. El viaje de WesleyLife con Prophix en los últimos dos años es un ejemplo brillante.

Su transformación es un testimonio de la inversión en tecnología financiera. Si los líderes financieros están equipados con las herramientas adecuadas, tienen una mentalidad de crecimiento y se dedican a desarrollar su potencial, cualquiera puede convertir los bloqueos financieros estancados en resultados monumentales.

Con capacidades inigualables que aprovechan sus datos para crear un motor de presupuestación fluido, rápido y estratégico, no hay nada que detenga lo que puede hacer con Prophix One.