Dominio del cierre financiero: Una guía completa

El proceso de cierre financiero ha cambiado significativamente desde 2020, con un fuerte enfoque en la automatización, la integración de datos, la información en tiempo real y el cumplimiento para mejorar la eficiencia y la precisión de los informes financieros.

Por lo tanto, nadie discutirá que cerrar correctamente los libros es esencial para mantener a las organizaciones conformes, financieramente sanas y en una trayectoria de crecimiento constante. Sin embargo, el proceso decierre financieropuede ser una de las tareas que más tiempo y recursos consume para un equipo financiero, causando dolores de cabeza a todos los implicados.

Esta completa guía le mostrará cómo abordar los retos más comunes del cierre financiero y cómo puede agilizar este proceso para liberar tiempo y centrarse en las prioridades estratégicas.

Claves del cierre financiero

Si está buscando algunos puntos clave sobre el cierre financiero, aquí tiene tres de los puntos esenciales tratados en nuestra guía:

1. El proceso de cierre financiero es esencial para garantizar la exactitud e integridad de los registros financieros, lo que respalda el cumplimiento y la toma de decisiones estratégicas informadas.
   
2. Un cierre financiero satisfactorio incluye una preparación clara, la ejecución de la conciliación de cuentas, comprobaciones de cumplimiento y revisiones exhaustivas posteriores al cierre para identificar áreas de mejora y garantizar la precisión.
   
3. Prophix One, una plataforma de rendimiento financiero, mejora el cierre financiero agilizando la recopilación de datos, automatizando los procesos de conciliación e información y fomentando la colaboración, lo que conduce a resultados financieros más eficientes y precisos.

¿Qué es el cierre financiero?

Elcierre financiero es un proceso mensual, trimestral o anual en el que los responsables financieros recopilan, concilian, validan y analizan las transacciones de un periodo contable determinado. La función del cierre financiero es garantizar que las actividades financieras de una empresa se registran y notifican sin errores. Esto ayuda a las organizaciones a mantener registros financieros precisos, alinear las inversiones con los objetivos estratégicos y cumplir sus obligaciones financieras.

El proceso de cierre financiero se compone de otros procesos financieros, como el cotejo de transacciones, la conciliación de cuentas y la elaboración de informes. Una comprensión clara de sus finanzas trimestrales o mensuales puede ayudar en la toma de decisiones, el cumplimiento y la planificación estratégica.

Cierre financiero frente a cierre contable

El cierre financiero es un término general que se utiliza para describir todos los procesos financieros que intervienen en este ejercicio trimestral, anual o de final de mes, incluidos el cotejo de transacciones, la conciliación de cuentas y la elaboración de informes.

El cierre financiero también engloba el concepto de "cierre de libros", que tradicionalmente se refiere al paso del proceso en el que se concilian las cuentas antes de enviar los informes a las partes interesadas y a los ejecutivos.

Vale la pena señalar que cierre financiero y cierre de libros a menudo se utilizan indistintamente, pero el cierre financiero abarca el conjunto más amplio de procesos necesarios para validar las transacciones.

El paso a paso para un proceso de cierre financiero sin problemas

Para lograr un cierre financiero eficiente y eficaz, puede seguir este proceso estructurado en 4 pasos:

Paso 1: Preparación y planificación

El primer paso en su cierre financiero es determinar el periodo financiero que va a analizar. Debe especificar si su cierre financiero corresponde al mes, trimestre o año anterior.

A continuación, debe determinar un calendario para este proceso. Antes de elegir el plazo, puede ser útil saber que las organizaciones líderes suelen cerrar sus libros en 6 días o menos.

Durante este proceso, también debe recopilar todos los documentos financieros pertinentes, incluidos los estados financieros, las facturas, los registros de nóminas y los extractos bancarios del periodo especificado.

Paso 2: Ejecutar el proceso de cierre

En el segundo paso de su cierre financiero, debe conciliar sus cuentas, incluidas las cuentas bancarias, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. Esto también debe incluir una documentación exhaustiva de los cambios realizados para futuras referencias y a efectos de auditoría.

A continuación, debe llevar a cabo un análisis de los estados financieros, que consiste en revisarlos para comprobar su exactitud y coherencia y garantizar el cumplimiento de las normas contables. Esto implica buscar importes mal introducidos, transacciones contabilizadas incorrectamente y pagos atrasados o que faltan.

El objetivo de este paso es identificar y corregir errores, como discrepancias entre el libro mayor y los libros auxiliares.

Paso 3: Cumplimiento y control de calidad

En el tercer paso del cierre financiero, debe centrarse en el cumplimiento y el control de calidad. Debe asegurarse de que sus estados financieros cumplen todos los requisitos normativos, como los PCGA o las NIIF, y de que se ha validado la exactitud de toda la información cotejando las cifras y verificando las fuentes de datos.

Muchas soluciones financieras, como el software FP&A, pueden automatizar este proceso comparando sus estados financieros con normas y reglamentos predefinidos. El software FP&A también ofrece alertas de discrepancias, análisis de datos en tiempo real y funciones de informes automatizados para acelerar aún más el cierre financiero.

Nota: El software FP&A y las Plataformas de Rendimiento Financiero son análogos. En esta guía utilizamos ambos términos indistintamente.

Paso 4: Revisión posterior al cierre y mejora continua

Después de cerrar sus libros, debe llevar a cabo una sesión informativa con todas las partes interesadas, incluido el equipo financiero, los jefes de departamento y los auditores externos, para discutir lo que funcionó bien y lo que podría mejorarse en futuros cierres.

Esta es una buena oportunidad para revisar cuánto tiempo llevó cada fase, identificar los cuellos de botella en el proceso y evaluar la exactitud de los informes. Si su cierre tardó 10 días o más, es un claro indicio de que podría beneficiarse de la automatización de algunos pasos del proceso con el software FP&A para reducir los errores manuales, mejorar la precisión de los datos y liberar tiempo para el análisis estratégico.

Con la información obtenida de su revisión posterior al cierre, puede crear un plan de acción para mejorar su cierre financiero el próximo mes, trimestre o año.

7 formas de mejorar el cierre financiero con Prophix One™

Ahora que está familiarizado con los pasos del cierre financiero, echemos un vistazo más de cerca a cómo el software FP&A como Prophix One puede mejorar aún más la precisión y la eficiencia de su cierre.

1. Defina un proceso de cierre financiero claro

Quizás la parte más importante de su cierre financiero es definir un proceso claro. Este proceso debería incluir

• Recopilar los estados financieros, incluidos los extractos bancarios, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y cualquier dato adicional de los departamentos y filiales.
• Recopilar las facturas anteriores correspondientes al periodo financiero especificado.
• Revisar las nóminas para detectar posibles discrepancias.
• Conciliar las cuentas bancarias para garantizar que las transacciones coinciden y que no hay pagos pendientes.

Con Prophix One Account Reconciliation puede utilizar plantillas y procesos estandarizados, listas de comprobación integradas y análisis de rendimiento de cierre para automatizar el proceso de cotejo de transacciones entre cuentas financieras, garantizando la precisión mediante la identificación de discrepancias y la racionalización de los ajustes.

2. Mejorar la colaboración entre equipos

Dado que el cierre financiero implica recopilar y validar datos de toda la organización, la colaboración entre equipos es la clave del éxito. Los jefes de departamento, las filiales y los auditores deben participar en el proceso aportando datos, validando discrepancias y revisando informes. Para mantener a las partes interesadas informadas durante todo el proceso, debe establecer puntos de contacto regulares en forma de reuniones o actualizaciones.

Prophix One Intercompany Management permite a las filiales realizar su propio cotejo de transacciones y resolución de problemas, lo que facilita a los equipos financieros la supervisión y el control del proceso. Permitir a las filiales compilar y validar sus propios datos también reduce el riesgo de errores manuales y mejora la eficiencia organizativa, lo que lleva a tiempos de cierre más rápidos. Prophix One Intercompany Management también establece una única versión de la verdad para sus datos, de modo que todos los implicados en su cierre financiero puedan estar mejor informados.

3. Realice revisiones posteriores al cierre

Como se ha comentado anteriormente, el último paso en el proceso de cierre es realizar una revisión posterior al cierre. Esto suele ocurrir después de que los informes pertinentes se hayan compartido con los jefes de departamento, las filiales y los auditores. La intención de una revisión posterior al cierre es identificar cualquier cuello de botella en su proceso, identificar formas de acortar el plazo de cierre y discutir áreas de mejora continua.

Con las funciones de generación de informes y análisis de Prophix One, una plataforma de rendimiento financiero, es fácil implementar un bucle de retroalimentación con las partes interesadas, proporcionando información valiosa para las revisiones posteriores al cierre en forma de informes automatizados y cuadros de mando personalizados, que le ayudarán a crear un plan de acción para futuros cierres financieros.

4. Implemente una recopilación de datos estandarizada

Dado que el cierre financiero implica tantos aspectos de los datos financieros de su organización, un enfoque estandarizado de la recopilación de datos es esencial para eliminar discrepancias y errores, garantizando la coherencia y la precisión de sus informes financieros.

Esto es especialmente importante si su empresa tiene varias filiales, que deben presentar sus extractos bancarios a la empresa matriz. La recopilación automatizada de datos también puede garantizar que los datos almacenados en diferentes sistemas, incluyendo su ERP, CRM y HRIS, se incorporen a su cierre financiero.

Con la integración de datos en Prophix One, puede agilizar este proceso mediante la automatización de la recopilación de datos de todos sus departamentos y filiales. Esto ayuda a establecer una única versión de la verdad, que le da una visión holística de su rendimiento y le ayuda en la toma de decisiones.

5. Crear procedimientos normalizados de trabajo (PNT)

Establecer procedimientos operativos estándar (PNT) como parte de su cierre financiero también puede ayudar a racionalizar los procesos, reducir los errores y establecer directrices y expectativas claras para cada paso del proceso. Estos SOP también pueden ayudar a incorporar nuevos miembros al equipo, formar al personal actual en las mejores prácticas o ayudar a los equipos a llevar a cabo los procesos necesarios después de la rotación.

Con los flujos de trabajo, como los disponibles en Prophix One, puede asignar tareas específicas, aprobaciones y revisiones a las partes interesadas, garantizando que no se omita ningún paso del proceso. Los flujos de trabajo también pueden automatizar tareas repetitivas, aliviando la carga de compilar y validar datos manualmente. No obstante, los PNT deben revisarse y actualizarse periódicamente para reflejar los cambios en los procesos o la normativa, lo que favorece una cultura de mejora continua.

6. Supervisar las métricas de rendimiento

El objetivo del cierre financiero es obtener una visión holística del rendimiento financiero de su organización. Esto permite tomar decisiones basadas en datos para optimizar la salud financiera, la eficiencia operativa y la asignación de recursos. Entre las métricas de rendimiento clave que se deben supervisar se incluyen

• Flujo de caja
• Margen de beneficio bruto
• Cuentas a pagar
• Cuentas por cobrar
• Ingresos netos
• Gastos de explotación

La revisión y el análisis periódicos de estas métricas pueden proporcionar información estratégica que respalde su planificación y crecimiento a largo plazo.

Y con el seguimiento en tiempo real de las métricas de rendimiento con Prophix One Financial Planning & Analysis, puede realizar ajustes durante todo el período contable, ayudando a aliviar la presión del cierre de fin de mes.

7. Invierta en formación y mejores prácticas para su equipo financiero

Como hemos comentado a lo largo de esta guía, la colaboración es una parte esencial de un proceso de cierre eficaz y eficiente. Por eso es importante invertir en sus empleados y equiparlos con las últimas herramientas como Prophix One, una plataforma de rendimiento financiero, para eliminar las partes más mundanas del proceso. También merece la pena encontrar formas de repartir la carga de trabajo a lo largo del periodo contable para aliviar parte del estrés de su equipo financiero durante el proceso de cierre de fin de mes.

Para ayudar a su equipo a ponerse al día, Prophix dispone de varios recursos sobre el cierre financiero, entre los que se incluyen:

• Cómo transformar su cierre financiero
• Los 6 mayores retos del cierre financiero y la elaboración de informes (y cómo abordarlos)
• Cómo superar los puntos débiles comunes en el cierre financiero de fin de mes
• 6 mejores recursos de cierre de mes para equipos financieros
• Guía esencial para el cierre de fin de mes: procesos, lista de comprobación y mejores prácticas
• Un proceso completo de cierre de fin de mes para los equipos de FP&A en 2024
• 9 razones por las que el cierre de fin de mes es un reto

Con una guía paso a paso sobre el cierre financiero, dispondrá de los conocimientos necesarios para agilizar su cierre mensual, trimestral o anual. Las ventajas de un cierre financiero más eficiente incluyen una mayor visibilidad del rendimiento de su organización, una mejor colaboración entre los equipos y las filiales, así como el cumplimiento garantizado de los requisitos normativos y una mejor toma de decisiones estratégicas.

Para mejorar aún más la eficiencia de su cierre financiero, puede automatizar la recopilación, validación y revisión de datos con una plataforma de rendimiento financiero como Prophix One.