El mayor problema de los datos de construcción incompletos y cómo solucionarlo

Se calcula que los contratistas perdieron 1,8 billones de dólares por datos erróneos en 2020. Es una cifra importante, y puede resultar difícil ver cómo se aplica a su negocio, ¿verdad? Pues es muy probable que usted también sufra las consecuencias de unos datos de construcción deficientes, lo que a su vez impide realizar análisis ad hoc e impide el crecimiento. Los malos datos son información incompleta, imprecisa o inaccesible que ha recopilado y que no le está sirviendo de nada, y si tiene algunos, está en buena compañía. Entonces, ¿cuándo pediste demasiados suministros para un proyecto? ¿Pujaste demasiado en un trabajo? No fuiste tú; fueron tus datos. Los resultados proceden de una encuesta realizada por FMI Corporation y Autodesk, en la que también se descubrió que casi un tercio de los encuestados consideraban que estaban recibiendo datos erróneos, y que en muchos casos estaban dando lugar a malas decisiones y obstaculizando los esfuerzos de análisis ad hoc.

¿De dónde proceden los datos erróneos?

Veamos algunas de las fuentes de esta información deficiente. La mayoría de las empresas cuentan con algún tipo de método para recopilar información de los lugares de trabajo. Puede que haya formularios en papel, correos electrónicos, reuniones programadas y mensajes de texto que van y vienen y que mantienen a la oficina y a la obra conectadas... más o menos. Sin embargo, si hay un problema en el plan original, estas técnicas de comunicación pueden fracasar. El problema radica en la falta de coherencia y organización de estos métodos, que pueden obstaculizar sus esfuerzos por cambiar de dirección en una crisis o salir airoso de una disputa.

Pluma y papel

El registro en papel de los acontecimientos puede ser una herramienta inestimable para recopilar información, pero adolece de algunos escollos importantes. El primero está en la propia recopilación. Los formularios rellenados a medias incluyen sólo la mitad de la información requerida. Las palabras pueden ser imperceptibles, los números pueden estar manchados y los nombres pueden estar mal escritos, todo lo cual impide a una empresa profundizar en la verdad durante un análisis ad hoc. Los documentos se mojan, se ensucian y, a la larga, algunos se pierden, lo que los hace completamente inútiles en el futuro. Esto nos lleva al segundo inconveniente del papel: su organización. ¿Cuántas veces has encontrado notas viejas pegadas entre los asientos del camión? La documentación perdida no ayuda a respaldar tu versión de los hechos en un litigio legal. A menos que sean meticulosamente minuciosas y estén organizadas, las notas en papel son inadecuadas para hacer un seguimiento de lo que ocurre en el lugar de trabajo. Incluso las notas en papel recopiladas y archivadas meticulosamente no se pueden compartir. ¿Cómo se difunde la información en papel en la empresa? Es posible que los jefes no reciban actualizaciones en papel sobre las actividades de la obra hasta las reuniones semanales, y para entonces ya son noticias viejas. Cuando se produce una crisis en las instalaciones, los directivos ya han recibido la información antes de tener una visión global de la situación. El papel tuvo su tiempo como herramienta de recopilación de datos, pero ese tiempo ya ha pasado.

Hojas de cálculo

Las hojas de cálculo son omnipresentes en la construcción. Durante muchos años, Excel se ha considerado la herramienta más avanzada para la recopilación y el almacenamiento de datos, pero también sufre importantes fallos que pueden costar mucho dinero a las empresas. Una sola hoja de cálculo puede tener miles de fórmulas, cualquiera de las cuales puede contener errores que tergiversen los datos. A menudo, los propietarios de las empresas se asombran al descubrir lo imprecisas que son sus hojas de cálculo, las mismas que han estado utilizando como base para tomar grandes decisiones corporativas y en las que basan sus ofertas. Sin embargo, Excel tiene una ventaja sobre el papel: se puede enviar por correo electrónico con facilidad. Pero como todo el mundo se pasa versiones de una hoja de cálculo, es casi imposible saber si se trata de los datos más recientes, y aún más difícil mantener la seguridad de la información.

¿Cómo te comunicas?

Podríamos seguir con todas las formas de obtener y almacenar información. Tomemos como ejemplo el correo electrónico: ¿alguna vez has tenido que buscar un correo específico sobre un proyecto concreto? Resérvese un par de días para hojear miles de correspondencias hasta encontrar la correcta. Y si el correo en cuestión estaba en la carpeta de correo electrónico de un ex-empleado, puede que tengas problemas para acceder a él. ¿Y los mensajes de texto? Menuda pesadilla La construcción es un sector complejo que requiere métodos sistemáticos de recopilación de información sobre cada trabajo y métodos organizativos que faciliten la búsqueda de datos clave en el futuro.

Los datos incompletos pueden costarle muy caro

¿Cuánto le cuesta a su empresa toda esta información difícil de encontrar, incompleta y mal calculada? Puede ser más de lo que piensa. Piense en todas las veces que toma decisiones basándose en su instinto, en cómo lo ha hecho siempre o en la información de sus hojas de cálculo.

Puede que su oferta sea demasiado alta, o demasiado baja

Las ofertas precisas se elaboran a partir del conocimiento exhaustivo de los costes administrativos, laborales y de suministros medios de trabajos similares. La mejor manera de calibrar estos costes es, en primer lugar, reconocer los proyectos similares en función de criterios clave y, a continuación, analizar los datos sobre ellos. Sin información completa y correcta, es posible que esté pujando a ciegas. Si adivina o utiliza información errónea para elaborar sus ofertas, puede estar dejando dinero sobre la mesa al ofertar demasiado bajo o ir en la dirección contraria y perder trabajos al ofertar demasiado alto.

Eficacia

Hay dos formas de mejorar los márgenes de beneficio de la construcción: ganar más dinero o hacer más con lo que ya se gana. Unos datos exhaustivos del proyecto pueden abrir una ventana a las operaciones diarias de la obra, para que pueda reconocer y corregir las ineficiencias. El reprocesamiento es un ejemplo clásico: aunque está muy extendido en el sector de la construcción, su origen está en los datos erróneos, ya sea porque se ha transmitido información incorrecta o porque se han comunicado mal las actualizaciones correctas. Si detecta y elimina los reprocesos, podrá hacer más con menos y mejorar su cuenta de resultados.

Aprender del pasado

Si observa los proyectos que ha realizado con anterioridad y sabe cómo hacer mejor el siguiente, podrá evitar errores, hacer las cosas mejor e incluso ganar más dinero por su trabajo. Disponer de datos accesibles, precisos y fáciles de encontrar puede ayudarle a evitar problemas de programación y a reorganizar la plantilla cuando se produce una interrupción para mejorar la forma de hacer su trabajo.

Cómo corregir datos incompletos

Por suerte, no tiene por qué sucumbir a las trampas de los datos incompletos. Las soluciones de datos actuales utilizan algunas estrategias clave para ayudarle a controlar lo que ocurre en sus centros de trabajo. En primer lugar, la recopilación sistemática de datos puede garantizar el seguimiento de métricas coherentes en toda la empresa, para obtener la cobertura que necesita y proporcionarle un punto de referencia para la comparación. Las actualizaciones en tiempo real proporcionan una única fuente de verdad para el proyecto: se acabó trabajar a partir de instrucciones obsoletas o esforzarse por rellenar los datos de una hoja de cálculo completa inmediatamente antes de una reunión. Por último, la integración de datos en las distintas fases del proceso de construcción pone fin a los silos de datos: cada área de su empresa puede formarse a partir de experiencias pasadas. Prophix no sólo ayuda en el proceso de recopilación de datos, sino que también resuelve un problema de visibilidad de los datos, por lo que es más fácil de encontrar y utilizar la información que ha recogido a través de sus proyectos anteriores. Esta experiencia adquirida con tanto esfuerzo puede combinarse con el conocimiento actual del proyecto para ayudarle a identificar ineficiencias, detectar problemas antes de que se produzcan y ofertar mejor.

Obtenga buenos datos, mejore en lo que hace

El mayor problema de los datos incompletos es que obstaculizan el ciclo de retroalimentación que puede ayudar a los líderes a mejorar sus empresas y su sector. Al crear una imagen real y completa del trabajo a medida que se realiza, las empresas pueden mejorar activamente en lo que hacen y, de paso, mejorar sus márgenes de beneficio. Evite convertirse en una estadística: evite el reprocesamiento y deje de reclamar su parte de las pérdidas masivas que sufre la construcción a causa del trabajo fr