El porqué y el cómo de la planificación de escenarios

Acontecimientos inesperados, desde catástrofes naturales a cambios macroeconómicos, ponen a prueba a las empresas cada año. Las organizaciones que no sólo quieren capear estos imprevistos, sino prosperar con independencia de lo que les depare el mercado, recurren a la planificación de escenarios. Esto simula el impacto potencial de diversas situaciones en sus resultados, lo que les permite pivotar según sea necesario y tomar mejores decisiones financieras.

¿Qué es la planificación de escenarios?

La planificación de escenarios es un conjunto de hipótesis sobre cómo será el futuro y cómo cambiará el entorno empresarial a lo largo del tiempo en función de ese futuro. La planificación de escenarios, también conocida como análisis hipotético (aunque ambos presentan algunas diferencias importantes), utiliza datos e hipótesis actuales para considerar múltiples resultados potenciales.

Un plan de escenarios puede ayudarle a explorar diferentes narrativas para determinar la mejor manera de apoyar las operaciones empresariales futuras. Al evaluar cómo interactuarán diversas variables en distintas condiciones, puede identificar qué variable tendrá el mayor impacto en su negocio. Estas variables pueden incluir los precios de los productos, los gastos operativos, las fluctuaciones del mercado, etc.

Todas las industrias, públicas, privadas, sin ánimo de lucro y gubernamentales, aplican la planificación de escenarios como parte de su planificación y análisis financiero. Los ejecutivos de alto nivel, los directores financieros y los analistas financieros suelen ser quienes dirigen los esfuerzos de planificación de escenarios en su organización.

¿Cómo se utiliza la planificación de escenarios?

La planificación de escenarios se utiliza para formalizar las variables que pueden afectar a los resultados de su empresa en escenarios, es decir, simulaciones de acontecimientos potenciales. Las organizaciones utilizan la planificación de escenarios como parte de sus previsiones, para poner a prueba la rigidez de sus procesos, tener en cuenta acontecimientos que podrían tener graves repercusiones en la empresa y, en general, ser más resistentes.

Por ejemplo, una organización podría utilizar la planificación de escenarios para evaluar las repercusiones de una pandemia mundial que obligue a los empleados a quedarse en casa. A continuación, podría desarrollar procesos que ayudaran a capear esta situación.

4 ventajas de la planificación de escenarios

1. Hace aflorar el impacto de posibles acontecimientos

El principal beneficio de la planificación de escenarios es una mejor comprensión de cómo pueden afectar a la empresa los distintos acontecimientos, desde los benignos hasta los desastrosos. Sin la planificación de escenarios, cada equipo puede tener sus propias interpretaciones inconexas de estos acontecimientos, pero centralizar esa información en un plan es clave.

2. Permite a los equipos preparar planes de respuesta

La planificación de escenarios no sólo sirve para evaluar el impacto de acontecimientos imprevistos, sino también para prepararse para ellos. Una vez que sepa cómo pueden afectar a su organización, podrá encontrar formas de mitigar lo peor, o incluso de prosperar.

3. Capta los conocimientos de varios expertos

El proceso de planificación de escenarios reúne a expertos de todos los ámbitos de su organización. Esto les da la oportunidad de compartir conocimientos que de otro modo no saldrían a la luz. ¿Cuál es el resultado? Una transferencia de conocimientos que beneficia a toda la organización.

4. Crea documentación

Una vez planificada una situación concreta, los equipos disponen de documentación que puede servir como punto de referencia en caso de que se produzca esa situación u otra similar. Esto significa que los equipos pueden ser más independientes y utilizar los datos para impulsar la toma de decisiones.

3 ventajas de la planificación de escenarios

1. Cubre el impacto de múltiples factores

A diferencia de otros métodos de previsión, comoel análisis de sensibilidad, la planificación de escenarios permite probar múltiples factores simultáneamente. Esto crea un análisis robusto con múltiples dependencias, que refleja la realidad con más precisión que algunos métodos.

2. Es una excelente forma de planificar el futuro

Demasiadas organizaciones se centran en optimizar los procesos para el presente, descuidando el daño potencial que puede causar el futuro. La planificación de escenarios, a pesar de ser un proceso complejo, es esencial para construir una empresa resistente que pueda crecer a pesar de cualquier eventualidad. Planificar el futuro puede parecer desalentador, pero la planificación de escenarios aporta claridad.

3. Formaliza los procesos informales

Todos los equipos tienen alguna forma de pensar en el futuro, ya sea en la forma en que construyen sus procesos o en las infrecuentes sesiones de intercambio de ideas sobre "qué pasaría si...". Sin embargo, estos procesos informales rara vez se traducen en una concienciación de toda la organización sin una planificación formal de escenarios.

3 desventajas de la planificación de escenarios

1. El alcance es enorme

Aunque la planificación de escenarios es sin duda un aspecto crucial de la previsión, puede generar una enorme cantidad de trabajo técnico, especialmente si no se restringe su alcance. Al fin y al cabo, no hay límite al número y tipo de factores que pueden contribuir a un escenario. Asegúrate de que dispones de los recursos necesarios, sobre todo si no utilizas herramientas específicas.

2. Los factores importantes pueden cambiar

A veces, entre las fases iniciales del proceso de planificación de escenarios y los informes resultantes, los factores analizados pueden cambiar por completo. Por eso la planificación de escenarios debe tratarse como un proceso continuo y no como un proyecto de una sola vez.

3. Es increíblemente difícil (sin el software adecuado)

No sólo el alcance de la planificación de escenarios puede ser enorme; el trabajo manual también puede crecer con él. Muchas organizaciones siguen utilizando hojas de cálculo para la planificación de escenarios, lo que hace recaer en las personas la responsabilidad de gestionar las dependencias y los escenarios complejos. Un software específico de planificación de escenarios puede ayudar a aligerar la carga.

¿Para qué es más adecuada la planificación de escenarios?

La planificación de escenarios es la más adecuada para predecir el impacto de cambios o perturbaciones a gran escala. Algunos ejemplos de cambios importantes son las crisis financieras, los trastornos laborales, el malestar social o la actividad delictiva. A la inversa, la planificación de escenarios también puede ayudarle a afrontar mejor un éxito inesperado, como un crecimiento explosivo o un aumento repentino de la demanda de sus productos y servicios.

Las empresas necesitan un plan de escenarios durante una recesión económica, cuando no se sabe con certeza cómo se desarrollará la volatilidad del mercado. Durante las grandes perturbaciones, lo que ha funcionado antes ya no sirve. Las tendencias históricas ya no son buenos indicadores de los resultados futuros. La planificación de escenarios no debe confundirse con el análisis de sensibilidad. El análisis de sensibilidad sólo tiene en cuenta los cambios en una única variable, manteniendo todas las demás constantes. Para predecir mejor el rendimiento de múltiples variables, tendrá que utilizar la planificación de escenarios para captar su impacto.

Herramientas para la planificación de escenarios

Para que la planificación de escenarios sea eficaz, tendrá que identificar los datos y supuestos pertinentes. Por ejemplo, es posible que desee tener en cuenta los datos de toda la empresa, la inteligencia de mercado y los acontecimientos históricos. Recopilar datos de toda la empresa a partir de los sistemas ERP, CRM y de RR.HH. puede ayudarle a tener una visión de conjunto. Estar al tanto de los nuevos competidores o de las innovaciones del mercado también le ayudará a prepararse mejor.

Tenga presente cualquier acontecimiento histórico que haya provocado cambios importantes en su sector. Si puede formalizar la relación entre los distintos elementos de datos, podrá crear un modelo cuantitativo. Uno de los principales problemas de la planificación de escenarios es la dependencia excesiva de las hojas de cálculo manuales. Las hojas de cálculo pueden tener datos que faltan, fórmulas incoherentes y vínculos rotos.

Todo ello puede hacer que el proceso de planificación de escenarios resulte engorroso y difícil de ejecutar. Muchas organizaciones necesitarán consolidar datos de sistemas dispares. Tratar de combinar los datos de sus sistemas ERP, CRM y de RR.HH. en un plan de escenarios cohesivo puede ser toda una hazaña. Con tantos sistemas, los analistas financieros pueden tener dificultades para encontrar los datos pertinentes en el momento oportuno.

Las empresas que se tomen en serio la planificación de escenarios necesitarán una herramienta específica. Es esencial invertir en una herramienta creada pensando en la planificación y el análisis de escenarios. En lugar de los sistemas tradicionales basados en hojas de cálculo, las empresas innovadoras utilizan software de gestión del rendimiento financiero para crear planes de escenarios. El software de gestión del rendimiento financiero (FPM) permite a los responsables financieros crear fácilmente planes de escenarios basados en los datos reales, presupuestarios y de previsión existentes, sin los quebraderos de cabeza que suponen las enormes hojas de cálculo.

Con el software FPM, los equipos financieros pueden acceder a los datos relevantes en cualquier momento y gestionar fácilmente los recursos para mejorar la toma de decisiones en función de las oportunidades y los riesgos.

Cómo crear un plan de escenarios con Prophix

Al aprovechar el software de gestión del rendimiento financiero, puede crear planes de escenarios sólidos y completos rápidamente, sin montañas de trabajo manual. Con la Plataforma de Rendimiento Financiero de Prophix, puede realizar la planificación de escenarios con hiperprecisión, ultraadaptabilidad y un rendimiento espectacular.

Puede obtener más información en nuestra guía completa para la planificación de escenarios, pero aquí están los pasos esenciales.

Paso 1: Recopilar los requisitos y datos del modelo

Prophix minimiza el tiempo y el esfuerzo necesarios para la planificación de escenarios. Las hojas de cálculo -todavía la herramienta de planificación de escenarios preferida por muchas organizaciones- pueden ser propensas a errores y generar más trabajo del que ahorran. Por el contrario, el software FPM sincroniza los datos de sus sistemas ERP, CRM y de RR.HH. para garantizar que está trabajando con datos válidos. Gracias a las integraciones de datos, puede organizar fácilmente la información de varios sistemas.

Paso 2: Determinar el número de escenarios necesarios

Aunque es tentador esbozar y probar tantos escenarios como sea posible, el trabajo que conlleva puede hacerlo rápidamente inviable. Demasiados planes crean confusión e inmovilizan recursos cruciales que podrían dedicarse a proyectos de misión crítica. Ahí es donde entra en juego el proceso Infoflex de Prophix.

Infloflex transforma la información utilizando datos existentes o entradas definidas por el usuario de forma dinámica. Puede asignar datos o aumentarlos en un porcentaje determinado. Este proceso es el más adecuado para estos tres escenarios:

• El mejor de los casos: Basado en un aumento de las ventas o un repunte de la demanda. Esto puede deberse a cambios repentinos en el mercado o a la introducción de nuevas líneas de ingresos. Aunque se trata de un caso de uso positivo, el mejor de los casos puede causar tensiones. Es posible que necesite recursos o personal adicionales. Puede centrarse en cuentas de ingresos específicas para aumentarlas con el proceso Infoflex.
  
• Caso base: Deduce las tendencias de ventas basándose en los datos reales de periodos anteriores. El proceso Infoflex de Prophix puede leer los datos reales existentes para extrapolarlos. Puede rellenar previamente períodos futuros con datos de proyección como base para el caso base. Este escenario puede resaltar lo que puede hacer para cambiar o mantener su trayectoria actual.
  
• Peor caso: Supone que los ingresos o los costes desafían la continuidad del negocio. Esta opción de planificación suele implicar cambios drásticos en los gastos fijos y variables. Puede utilizar Infoflex para aumentar o reducir cuentas específicas. Considere la posibilidad de disminuir las cuentas de ingresos para alinearlas con los acontecimientos actuales y aumentar los gastos.

Dependiendo de las condiciones del mercado, es posible que desee centrarse en escenarios negativos o positivos. Puede aprovechar los modelos FPM con capacidad de respuesta para crear planes de negocio que imiten las condiciones macroeconómicas incluso cuando éstas están cambiando.

Paso 3: Distribuya su plan de escenarios

Para que la planificación de escenarios sea relevante, la Oficina del Director Financiero tiene que compartirla con el liderazgo. Con Prophix, sus planes pueden ser compartidos a través de Report Binders, lo que le permite agrupar las exportaciones relacionadas y enviarlas a la C-suite.

También puede utilizar cuadros de mando para compartir una visión general de los planes de escenarios múltiples y las variables asociadas. Prophix puede reunir las métricas clave de sus diversas fuentes de datos y crear diferentes cuadros de mando para cada equipo, asegurando que los datos correctos se muestran a las personas adecuadas.

Con Prophix, puede compartir fácilmente su plan de escenarios de forma dinámica en lugar de depender de exportaciones de un solo uso.

La planificación de escenarios es un poderoso ejercicio para reevaluar la salud financiera de su organización tanto en tiempos prósperos como difíciles. Con el software de gestión del rendimiento financiero adecuado, los equipos financieros pueden identificar rápidamente los impulsores clave, los datos y los supuestos necesarios para planificar un futuro mejor. La Plataforma de Rendimiento Financiero de Prophix permite a los equipos financieros planificar escenarios con facilidad. Con esta información, los responsables financieros pueden tomar mejores decisiones empresariales y mejorar la capacidad de recuperación del negocio, independientemente de lo que depare el futuro.