¿En qué consiste el proceso de cierre financiero?

Imagínese que sólo llevara su coche al mecánico cuando algo fuera mal. Sin cambios de aceite regulares, sin rotar los neumáticos y sin un mantenimiento rutinario. El estado de ese vehículo al cabo de unos meses se parecería mucho al de las finanzas de su organización sin un sólido proceso de cierre financiero.

Cuando se trata de cierre financiero, un equipo financiero revisa los libros de la organización durante un periodo concreto, normalmente mensual, trimestral o anual. Durante esta revisión, se concilian las cuentas, se investigan las discrepancias, se cuenta el efectivo y se finalizan los estados de cuentas antes del siguiente periodo. Un proceso regular de cierre financiero permite a las organizaciones detectar problemas -como facturas vencidas- antes de que se conviertan en problemas más graves. También es una parte esencial para mantener la exactitud de los libros, y unas finanzas exactas son esenciales para tomar decisiones más estratégicas a medida que crece la organización.

La mayoría de los directivos saben que el cierre financiero es esencial; sólo desearían que costara menos esfuerzo y dinero. Por eso, según Gartner, el 55% de los ejecutivos financieros esperan conseguir un cierre totalmente automatizado para 2025.

Vamos a cubrir los detalles del proceso de cierre financiero, incluyendo cómo superar los retos y alcanzar ese estado automatizado ideal.

Pasos clave del proceso de cierre financiero

En la mayoría de las organizaciones, el proceso de cierre financiero puede durar fácilmente una semana o más, y terminar mucho después del periodo sobre el que se informa. Esto se debe a la gran cantidad de trabajo que conlleva, que suele dividirse en los siguientes pasos.

• Registrar las entradas de efectivo: El primer paso para cerrar los libros es registrar cualquier flujo de caja que haya entrado durante el periodo que se está cerrando y compararlo con las facturas pendientes.
• Actualizar las cuentas a pagar: Esto implica asegurarse de que cualquier obligación en la que haya incurrido su organización durante el periodo que está cerrando se refleje adecuadamente en sus libros, especialmente si ya se han pagado.
  
• Conciliar las cuentas: Con la conciliación de cuentas, los equipos financieros comparan las transacciones de sus libros con fuentes secundarias, como extractos bancarios y recibos. Esto garantiza que se han abonado o cargado correctamente.
  
• Revise la caja chica: Es fácil perder la cuenta de la caja chica, por lo que debe revisarse en cada cierre financiero.
  
• Revisar el inmovilizado: En esta fase, revisará el valor de los activos fijos, incluida la depreciación, y cómo figuran en sus estados financieros.
• Revisar las existencias y el inventario: Asegurarse de que el inventario real coincide con los libros es una parte importante del cierre financiero.
• Organizar los estados financieros: Como parte del cierre, recopilará los estados financieros necesarios para obtener los datos que necesita y empezar a preparar los informes que esperan sus directivos.
• Revise las cuentas de gastos e ingresos: Todo para crear una imagen precisa de estas cuentas esenciales.
  
• Valide todos los datos: Dado que los datos suelen proceder de múltiples fuentes, la validación es un paso esencial en el proceso de cierre financiero.
  
• Preparar el escenario para el siguiente periodo: Los equipos financieros suelen dedicar algún tiempo a poner orden en los extractos y las fuentes de datos para agilizar su próximo cierre.

Los mayores retos del proceso de cierre financiero

Nadie discutirá que cerrar correctamente los libros es esencial para que las organizaciones cumplan las normas, gocen de buena salud financiera y crezcan de forma constante. Sin embargo, el proceso de cierre financiero puede ser una de las tareas que más tiempo y recursos consumen a un equipo financiero, causando dolores de cabeza a todos los implicados. Estos son algunos de los retos del cierre financiero a los que debe prestar atención si quiere reducir esos quebraderos de cabeza.

1. Estados financieros irrelevantes

Uno de los resultados clave de su proceso de cierre financiero son los estados financieros que los directivos pueden utilizar para informar a los accionistas, evaluar la salud financiera de la organización y tomar decisiones que mantengan las cosas en la dirección correcta. Pero como un cierre financiero puede llevar mucho tiempo, los equipos financieros a menudo se encuentran en una carrera contra el reloj para producir estados financieros oportunos y relevantes. Con demasiada frecuencia, esto parece una tarea imposible. Cualquier intento de acelerar el proceso de cierre financiero suele estar motivado por la necesidad de obtener estados financieros más puntuales.

2. Calidad de los datos

Los datos financieros pueden ser incoherentes, especialmente en múltiples filiales o ubicaciones. Entre facturas impagadas, actualizaciones que faltan y conversiones de divisas incorrectas, no todos los datos que obtenga para su cierre financiero serán de alta calidad. Esto puede suponer un trabajo adicional para su equipo a la hora de procesar, limpiar y realizar un seguimiento de los datos de baja calidad.

3. Equipos separados

Una vez que su organización alcance un cierto tamaño, es probable que tenga que trabajar con equipos remotos, incluso en zonas horarias diferentes. Esto puede complicar mucho la colaboración. Las reuniones deben celebrarse a horas intempestivas para algunos, se pueden perder días enviando archivos importantes al final del día para un equipo y en mitad de la noche para otro, y conseguir que todos estén de acuerdo es mucho más difícil cuando no puedes reunirlos a todos en la misma sala.

4. Sistemas incompatibles

Si su organización tiene varias sedes o filiales, su proceso de cierre financiero implicará varios sistemas que pueden no integrarse bien entre sí. Algunos equipos pueden utilizar hojas de cálculo actualizadas manualmente para realizar el seguimiento de los pedidos, mientras que otros lo gestionan todo con un software de contabilidad avanzado. Dado que cada sistema financiero es completamente diferente, traducir todos esos datos en algo utilizable alarga el proceso de cierre financiero.

5. Errores humanos

Todos los procesos financieros, especialmente los que dependen de la introducción manual de datos, pueden estar plagados de errores. Los errores de introducción de datos y las erratas pueden introducir irregularidades en los datos financieros que pueden pasar desapercibidas hasta que llegue el momento del cierre financiero. En ese momento, el equipo encargado del cierre debe estar lo suficientemente atento como para detectar estos errores mientras trabaja. También dedicarán un tiempo precioso a hacer un seguimiento de los importes mal introducidos con las personas adecuadas para solucionarlos.

6. Recursos adecuados

Como ocurre con muchos procesos en los que interviene el equipo financiero, es demasiado fácil no pensar en el cierre financiero y la elaboración de informes hasta el último momento. Esto puede dar lugar a equipos sobrecargados de trabajo que no disponen del tiempo suficiente para cerrar los libros de forma eficaz o del software adecuado para trabajar eficientemente. Mientras que algunos líderes pueden pensar en estos procesos como poco más que una casilla que hay que marcar, la Oficina del Director Financiero sabe lo cruciales que son para la organización. Esto puede dar lugar a un tira y afloja cuando los responsables financieros intentan conseguir más recursos para sus equipos que otros líderes no siempre están dispuestos a proporcionar.

Procesos de cierre financiero precisos y rápidos con Prophix

El proceso de cierre financiero es esencial para la salud financiera de su organización, y no debería tener que enfrentarse a los retos que normalmente conlleva. Al aprovechar una plataforma de rendimiento financiero como Prophix One, puede obtener todos los beneficios de un cierre financiero preciso y automatizado sin los inconvenientes de un cierre tradicional.

Esto es lo que Prophix One puede hacer por su cierre financiero.

Estados financieros puntuales y precisos para los líderes

"Prophix nos permite pensar en lo que nos dicen los números en lugar de pasarnos todo el tiempo introduciendo datos" - Jennie Robison, Vicepresidenta Controller, Kajima Building & Design Group

Mejoras a nivel de consolidación

Consolidar los datos de varias entidades puede ser difícil, pero hay formas de mejorar este aspecto del proceso modificando la forma en que se realiza a nivel organizativo:

• Estandarice su plan de cuentas en toda la organización teniendo en cuenta todos los parámetros necesarios para la consolidación y la elaboración de informes de grupo.
• Racionalice la estructura organizativa (por ejemplo, cerrando o fusionando empresas inactivas).
• Establezca directrices estrictas de materialidad con el acuerdo de los auditores.

En lo que respecta a la consolidación financiera -a menudoun requisito para las empresas que cotizan en bolsa-, también puede introducir varias mejoras:

• Utilice una plataforma que centralice los datos financieros esenciales.
• Aproveche la automatización para las conversiones multidivisa y la subconsolidación.
• Cree una pista de auditoría para simplificar futuras consolidaciones (y garantizar el cumplimiento).

Mejoras técnicas

Si las entidades que participan en su proceso de cierre siguen utilizando hojas de cálculo para la mayor parte de su trabajo, puede introducir mejoras técnicas mediante la automatización:

• Controles, desde las presentaciones de las entidades hasta el nivel de consolidación, con reglas de validación
• Conciliaciones de saldos y transacciones entre empresas
• Informes financieros y de gestión
• Conversión de divisas
• Eliminaciones y ajustes

También puede utilizar una plataforma de rendimiento financiero que supervise automáticamente el flujo de trabajo, el estado y los resultados de la validación.

Prophix en acción: Cierre sus libros un 56% más rápido

Los responsables financieros sueñan con un cierre automatizado, pero pocos conocen el camino para conseguirlo. Con Prophix One, no es necesario reinventar la rueda; basta con ponerle un motor.

Health Connect America presta servicios de atención sanitaria mental y conductual en todo Estados Unidos y solía depender de un proceso de cierre financiero desorganizado y sobrecargado de Excel. Su cierre financiero más rápido les llevaba casi una semana entera de trabajo, lo que no era suficiente. Después de empezar a utilizar Prophix One, redujeron su cierre de fin de mes a dos días, una mejora del 56%.

Y no son los únicos.

Cuando su próximo cierre financiero parece estar siempre a la vuelta de la esquina, no debería tener miedo de sumergirse en sus libros.