Es hora de replantearse el presupuesto

Presupuestos más inteligentes, más rápidos y más precisos

La frase más peligrosa de la lengua inglesa es "siempre lo hemos hecho así" A menudo oímos este adagio aplicado a las empresas o, más concretamente, a la Oficina de Finanzas. La contralmirante de la Armada e informática estadounidense Grace Hopper rebatió célebremente esta cita. Comenzó su carrera cuando las mujeres no eran reconocidas como informáticas, a pesar de haber diseñado algunos de los primeros ordenadores, entre ellos el Mark 1. También fue una de las primeras defensoras de la igualdad de género. También fue una de las primeras defensoras del desarrollo de un lenguaje de codificación similar al inglés, para que la gente pudiera entender fácilmente la programación. Además de sus contribuciones tecnológicas transformadoras, también fue mentora e inspiración para los jóvenes a los que enseñó y formó. Trabajó incansablemente para ilustrar a sus alumnos sobre el peligro de creer que "siempre lo hemos hecho así" Grace Hopper debería servir de inspiración a la alta dirección porque cuestionar el statu quo es necesario para impulsar a las organizaciones hacia adelante. Abrazar el cambio y prescindir de lo que siempre se ha hecho tiene el poder de convertir a los rezagados en líderes transformadores.

Reconocer la necesidad de cambio en la Oficina Financiera

Siempre sobrecargado de trabajo, y en muchos casos infravalorado, el equipo financiero trabaja diligentemente para completar las mismas tareas repetitivas cada mes, trimestre y año. A pesar de lo tedioso del trabajo, las tareas se hacen y el equipo financiero persevera. Hasta que ocurre algo fuera de lo común... como la crisis financiera de 2008/9 o, más recientemente, la pandemia de COVID-19 en 2020, que perturbó drásticamente los mercados. Después de pasar la mayor parte de 2020 improvisando planes financieros, los directores financieros reconocieron la necesidad de presupuestos "reales" que ajustaran los recursos a la estrategia. Sin embargo, muchos responsables financieros se dieron cuenta de que los procesos presupuestarios tradicionales ya no eran adecuados para la tarea que tenían por delante. Muchas empresas identificaron la necesidad de una mayor velocidad y precisión para elaborar presupuestos en medio de una incertidumbre constante.

Transformar los presupuestos con tecnología

Aunque un presupuesto "perfecto" puede no ser factible, es totalmente posible utilizar la tecnología para facilitar y agilizar el ciclo presupuestario. En una encuesta reciente, descubrimos que:

• el 79% de los equipos financieros están descontentos con su herramienta presupuestaria actual
• el 70% de los profesionales de las finanzas siguen dependiendo de procesos manuales y hojas de cálculo de Excel desconectadas para realizar sus presupuestos
• el 40% de los responsables financieros necesitan 90 días o más para completar su presupuesto

Ante la incertidumbre, las empresas no sólo necesitan mejorar su presupuestación, sino también la precisión y frecuencia de las previsiones y la planificación de escenarios. Aquí es donde entra en juego la tecnología. No se pueden utilizar métodos tradicionales y hojas de cálculo desconectadas para llevar a cabo técnicas contables avanzadas. Estos procesos requieren una herramienta de planificación específica que centralice los datos financieros para apoyar la elaboración de presupuestos.

Gestión del rendimiento empresarial para la elaboración de presupuestos

Entonces, ¿cómo puede el software CPM transformar sus procesos presupuestarios?

1. Utilizar software basado en la nube para presupuestar y planificar

Muchos proveedores de CPM ofrecen plataformas FP&A basadas en la nube que pueden implementarse sin la ayuda de su departamento de TI. Una solución CPM basada en la nube permite a los miembros del equipo acceder de forma segura a las plantillas presupuestarias desde cualquier lugar en el que estén trabajando, lo que resulta ideal para acuerdos de trabajo remotos e híbridos. Los colaboradores pueden realizar actualizaciones del presupuesto en tiempo real, que se transfieren instantáneamente a las fuentes de datos subyacentes del presupuesto. El departamento financiero puede realizar fácilmente potentes análisis y difundir datos (por ejemplo, utilizando datos históricos como la estacionalidad), eliminando la necesidad de hojas de cálculo e importaciones de datos. Otra ventaja del CPM basado en la nube es la posibilidad de volver a una versión anterior del presupuesto, ya que las versiones anteriores viven en la nube.

2. Agilice la presupuestación con flujos de trabajo y aprobaciones

El software CPM automatiza y agiliza las tediosas tareas asociadas a la elaboración de presupuestos. Puede automatizar sus presentaciones y revisiones de presupuestos con flujos de trabajo y eliminar cuellos de botella al tener una imagen clara de lo que queda por hacer en el proceso de planificación.

3. Adopte técnicas presupuestarias más avanzadas

Un enfoque descendente de la presupuestación exige que la alta dirección elabore un presupuesto de alto nivel para toda la organización. Por el contrario, un enfoque ascendente requiere que los directivos elaboren un presupuesto y luego lo distribuyan para su aprobación. La presupuestación de base cero elimina la lentitud de los enfoques descendente y ascendente, al tiempo que incorpora un mayor nivel de detalle. Muchos responsables financieros consideran que la presupuestación de base cero es laboriosa porque deben justificar los gastos de cada periodo presupuestario. El software CPM puede eliminar muchas de las dificultades asociadas a la presupuestación de base cero, permitiendo a las organizaciones adoptar un enfoque más informado de sus gastos. Al simplificar la introducción de datos y agilizar el proceso de aprobación, el software CPM puede ayudar a las finanzas a adoptar técnicas presupuestarias más avanzadas.

4. Ampliar la automatización de la planificación a todos los colaboradores

Uno de los retos asociados a la adopción de nuevas tecnologías es garantizar que todo el mundo pueda acceder al software y comprenderlo. Algunos proveedores de CPM ofrecen interfaces de usuario propias (basadas en web) diseñadas para simplificar la elaboración de informes y presupuestos. Otros utilizan Microsoft Excel como front-end de su software y añaden valor ofreciendo funciones de CPM como complementos. Prophix adopta un enfoque híbrido que incluye una interfaz basada en web optimizada para los usuarios de finanzas y una experiencia Excel para el contribuyente ocasional al presupuesto (es decir, ventas y marketing). Independientemente de la interfaz que prefiera, un enfoque híbrido le permite aprovechar los datos centralizados y las capacidades de automatización del software CPM para transformar su forma de presupuestar.

5. Automatice la presupuestación con inteligencia artificial (IA)

• Genere información con la automatización de procesos robóticos (RPA) La automatización robótica de procesos (RPA) es un término técnico que describe un proceso básico: la automatización de tareas manuales. Nuestra encuesta mostró que los equipos de FP&A dedican más del 40% de su tiempo a tareas manuales de poco valor, como generar perspectivas, redactar descripciones de informes y distribuir informes. Puede automatizar estas tareas con RPA, liberándole para abordar el trabajo más estratégico.
• Cree presupuestos base y previsiones más rápidamente con el análisis predictivo Durante varios años, el modelado estadístico, la Inteligencia Artificial (IA) y el Aprendizaje Automático (AM) han ido ganando popularidad. Estas capacidades avanzadas pueden analizar grandes cantidades de datos no estructurados a un nivel muy detallado.Muchos proveedores incluyen ahora estas capacidades en su software CPM como una extensión natural de la presupuestación y la planificación. La inteligencia artificial hace que la elaboración de presupuestos sea cada día más automatizada e inteligente.

Potenciar FP&A

Los equipos de FP&A están sometidos a una gran presión para adaptarse y evolucionar ante la incertidumbre. Ya no es posible resistirse al cambio sugiriendo "siempre lo hemos hecho así" Adoptar una solución de Gestión del Rendimiento Corporativo (CPM) le permitirá presupuestar de forma más inteligente, rápida y precisa. Esto le permitirá convertirse en un verdadero socio estratégico de la empresa que apoya la toma de decisiones organizativas e impulsa el éxito.