Excel frente a software de planificación especializado: La elección correcta

La planificación, la presupuestación y la previsión son pilares centrales de la gestión empresarial. En concreto, la planificación tiene por misión fijar objetivos, definir medidas para alcanzarlos y optimizar el uso de los recursos disponibles.

Dentro de la planificación empresarial, la previsión y la planificación de escenarios han adquirido una importancia masiva en los últimos años. La dinámica de los mercados y la competencia, así como acontecimientos como la pandemia, la guerra entre Rusia y Ucrania y la incertidumbre económica resultante han llevado a muchas empresas a darse cuenta de que necesitan invertir en la planificación corporativa y la elaboración de previsiones. Esto se aplica sobre todo a un mejor soporte tecnológico, pero también a un mayor desarrollo en términos de procesos y contenidos.

8 de cada 10 empresas siguen utilizando Excel para la planificación, presupuestación y previsión

La realidad en muchas empresas es que el uso de Microsoft Excel para apoyar los procesos de planificación sigue siendo sorprendentemente alto. Año tras año, la encuesta mundial anual de BARC a profesionales de la planificación "The Planning Survey" muestra que el porcentaje de los que utilizan Excel para la planificación -por separado o en combinación con otras herramientas- sigue estando muy por encima del 70% (véase la Figura 1). Así pues, Excel es una parte importante del proceso de planificación en casi 8 de cada 10 empresas, especialmente en las más rezagadas. Para examinar las correlaciones entre lo que las empresas con más éxito hacen de forma diferente a las que tienen menos éxito, la encuesta de planificación de BARC clasifica a las empresas en "líderes" y "rezagadas". Los "rezagados" comprenden el 10% (aprox.) de las empresas con menos éxito en función de los beneficios empresariales obtenidos.

La comparación entre líderes y rezagados en la Figura 2 revela que el 82% de los líderes utilizan software especializado para la planificación, presupuestación y previsión, mientras que el 37% de los rezagados utilizan Excel. Sólo el 52% de los rezagados utiliza software especializado como principal producto de planificación. Algo que descubrimos a menudo en los proyectos de consultoría de BARC es que la elección de un software de planificación por parte de una empresa suele reflejar su nivel de apreciación del valor de la planificación. Mientras que para muchos líderes la planificación, presupuestación y previsión son elementos importantes de la gestión empresarial para alinear el negocio operativo con los objetivos estratégicos de la empresa, los rezagados suelen considerarla una tarea que hay que hacer al menos una vez al año.

Sólo el 8% de los usuarios no tiene problemas al utilizar Excel para la planificación

Teniendo en cuenta la importancia de la planificación, la presupuestación y la previsión para la gestión empresarial, resulta sorprendente un uso tan extendido de Excel, pero arroja una luz diferente sobre muchos de los retos que existen actualmente en los procesos de planificación y facilita su comprensión. En muchas organizaciones, los procesos de planificación no están suficientemente integrados, llevan demasiado tiempo, ocupan demasiados recursos, son demasiado detallados y la calidad de los resultados -medida en relación con el esfuerzo invertido- no suele estar bien equilibrada.

La figura 3 demuestra que los usuarios de Excel experimentan muchos más problemas que los usuarios de productos de software especializados en planificación, como Financial Planning and Analysis de Prophix. Sólo el 8% de los usuarios de Excel afirma no tener ningún problema significativo, frente al 36% de los usuarios de software de planificación especializado. Además, los usuarios de Excel se enfrentan a problemas generales como "el producto no puede gestionar grandes volúmenes de datos" (42%), "el rendimiento es demasiado lento" (25%) y "el producto no puede gestionar un gran número de usuarios" (16%).

No en vano, debido a las ventajas citadas anteriormente, los productos de planificación especializados tienen un índice de recomendación para fines de planificación muy superior al de Excel. Mientras que el 85% de los usuarios de software de planificación especializado afirman que "probablemente" o "sin duda" recomendarían su producto de planificación a otras empresas, sólo el 45% de los usuarios de Excel dicen lo mismo. De hecho, el 29% de los usuarios de Excel afirman que "probablemente no" o "definitivamente no" recomendarían el uso de Excel como herramienta de planificación a otras empresas (véase la figura 4).

Beneficios empresariales de los productos de planificación especializados frente a Excel

Las soluciones de planificación, presupuestación y previsión soportan el proceso completo, desde la creación de modelos y la definición de máscaras de planificación y flujos de trabajo hasta la ejecución de la planificación y el análisis de los planes. Las organizaciones que utilizan productos de software de planificación especializados de Prophix suelen obtener los siguientes beneficios y valores añadidos, por ejemplo

• Mayor transparencia de la planificación
• Mejor calidad de los resultados de la planificación
• Planificación más precisa/detallada
• Mejor integración de la planificación con BI/análisis
• Mayor satisfacción del usuario del software

La Figura 5 muestra claramente que las empresas que utilizan productos de planificación especializados obtienen un nivel de beneficios empresariales muy superior al de las empresas que utilizan Excel como principal herramienta de planificación, lo que demuestra que Excel no es totalmente adecuado como producto de planificación. En particular, los principales beneficios de los productos de planificación especializados son mucho menos probables con Excel. A excepción de la reducción de costes, el uso de Excel para la planificación es inferior en todos los beneficios empresariales. Sin embargo, incluso una reducción de costes (principalmente costes de licencia) se "paga" con una mayor carga de trabajo manual y posibles correcciones de errores.

Apoyo de las plataformas informáticas modernas a la planificación, presupuestación y previsión

El uso de productos de planificación especializados como Financial Planning and Analysis de Prophix en lugar de Excel es un factor decisivo para el éxito de una planificación corporativa eficiente. Estas herramientas ofrecen amplias funciones de apoyo para la preparación, ejecución y análisis de la planificación.

La base de una planificación empresarial integrada es una base de datos uniforme para los datos reales y los planificados, así como un modelo de datos coherente. Las herramientas de software líderes del mercado para la planificación empresarial permiten el almacenamiento centralizado de todos los datos y, de este modo, crean una base de datos única y común para la planificación empresarial, así como para otras disciplinas de gestión del rendimiento, como la elaboración de informes, el análisis y la consolidación financiera (punto único de verdad).

Sobre esta base, debe desarrollarse un modelo integrado para la planificación corporativa. El objetivo es integrar de forma flexible la planificación estratégica y operativa con la planificación financiera y de resultados. En particular, esto incluye la integración de todos los subplanes operativos (ventas, producción, compras, recursos, costes, inversiones, etc.), incluida su integración con los planes financieros (balance, pérdidas y ganancias, flujo de caja).

Las herramientas de planificación empresarial admiten diferentes estrategias de planificación, como la descendente y la ascendente. Los enfoques descendentes se utilizan principalmente para la planificación estratégica de la empresa y la planificación de resultados. Los enfoques ascendentes, por su parte, se utilizan más a menudo en entornos distribuidos en los que el objetivo es recopilar datos de planificación de un gran número de planificadores descentralizados. Mientras que la planificación descendente suele requerir funciones de simulación con análisis de escenarios o distribución de datos ("splashing"), para la planificación ascendente son útiles las funciones de fácil manejo para la introducción de datos del plan a través de diversos clientes (Web, Excel, etc.), así como los mecanismos de flujo de trabajo para el control del proceso.

Dado que los requisitos de planificación pueden cambiar rápidamente debido a la creciente dinámica, muchos departamentos empresariales se esfuerzan por aumentar la flexibilidad en el manejo de los datos y la independencia de la TI central (autoservicio). Por este motivo, las herramientas de software deben permitir un manejo sencillo y fácil para el usuario empresarial, sin requerir una gran formación, con el fin de lograr resultados rápidos. Si una solución está disponible en la nube y es operada por el proveedor del software (software como servicio), se reduce además la dependencia de los recursos informáticos propios de la empresa.

Resumen

La dinámica del mercado y la competencia plantean constantemente nuevos retos a las empresas. Dentro de la gestión empresarial, la planificación corporativa tiene la tarea de fijar objetivos, definir medidas para alcanzarlos y optimizar el uso de los recursos disponibles. En este sentido, la utilización de productos de planificación especializados es un factor decisivo para la eficacia y la eficiencia.

La realidad en muchas empresas es que el uso de Microsoft Excel para la planificación sigue siendo sorprendentemente alto, lo que supone un enfoque arriesgado. Para responder a la pregunta del título del blog, no, utilizar Excel para los procesos de planificación no es una buena elección. No sólo porque los usuarios de Excel experimentan muchos más problemas que los usuarios de productos de software de planificación especializados, sino también porque Excel carece de funcionalidad y soporte para agilizar los procesos de planificación.

Las plataformas modernas de gestión del rendimiento financiero líderes del mercado, como Prophix, ofrecen amplias funciones de apoyo para la preparación, ejecución y análisis de la planificación. Para lograr el mejor apoyo posible a los procesos de una empresa, las herramientas de planificación deben seleccionarse cuidadosamente en función de sus requisitos particulares. Un proceso formalizado de selección de software con una consideración comparativa de varias soluciones es importante y crea seguridad en la inversión.

Esta entrada de blog se ha escrito en colaboración con BARC.

El Dr. Christian Fuchs es Analista Senior y Jefe de Investigación de Datos y Análisis en BARC (Business Application Research Center). Está especializado en sistemas de apoyo a la toma de decisiones en los ámbitos de la gestión del rendimiento empresarial, la planificación corporativa, la consolidación financiera y la analítica. Es autor de numerosos estudios del BARC. Como consultor, ayuda a las organizaciones en el proceso de selección de software, así como en cuestiones estratégicas relativas a la cartera de software, la arquitectura y los escenarios de uso.