Explicación del análisis de flujos: definición, ejemplos y casos de uso

Muchas tareas contables se repiten a lo largo de los ciclos financieros de la empresa. Con el tiempo, estos informes y análisis repetidos revelan fluctuaciones. Un análisis de fluctuaciones, o análisis de flujos, es una forma de identificar, cuantificar y calificar estas variaciones a lo largo del tiempo. Estos análisis ayudan a identificar errores, patrones e incluso impulsores a lo largo de los periodos de información.

¿Qué es el análisis de flujo?

El análisis de flujo, o análisis de desviación de fluctuación, es una herramienta contable para identificar e investigar cambios entre periodos de información. No debe confundirse con el análisis de desviaciones, que es la comparación del presupuesto real de un proyecto con su presupuesto previsto. El análisis de fluctuación es un tipo de análisis horizontal (o análisis de tendencias) que compara los valores finales de indicadores específicos a lo largo de dos o más periodos contables.

¿Por qué es importante el análisis de fluctuaciones?

El análisis de fluctuaciones es crucial para identificar las razones que explican estas variaciones a lo largo del tiempo. Un análisis de fluctuación regular puede

• Mejorar la claridad de los datos financieros
• Identificar patrones y tendencias asociadas
• Describir y explicar las anomalías que causan picos o caídas
• Gestionar el riesgo analizando y definiendo la variabilidad
• Informar la toma de decisiones y optimizar el rendimiento

Esto ayuda a desarrollar estrategias y previsiones más sólidas que puedan adaptarse mejor a las incertidumbres y los cambios en entornos financieros complejos.

¿Cuándo se realiza un análisis de flujo?

Un análisis de flujo se realiza al final de un periodo de información financiera, generalmente anual o trimestral, según las necesidades de su organización. Independientemente de la cadencia elegida, el análisis de flujo debe realizarse con periodos similares: año a año, trimestre a trimestre o mes a mes. Cuando se realizan con regularidad a lo largo de varios ciclos, estos análisis crean una línea de tendencia.

¿Cuáles son los tipos habituales de desviación en el análisis de flujos?

Ingresos

Las variaciones de ingresos son los cambios en las ventas en comparación con los datos de informes anteriores o las previsiones de ventas para el periodo. Investigar y comprender las causas de las variaciones de ingresos mejora la elaboración de presupuestos y previsiones. Si el real es mayor que el de referencia, la interpretación es positiva.

Gastos

La variación de los gastos representa los cambios en los costes. Un análisis cuidadoso es crucial aquí, ya que los impactos de estos cambios no siempre son directos. Por ejemplo, una disminución en el coste de los materiales podría dar lugar a una disminución en el coste de las mercancías vendidas, lo que se traduciría en una ganancia en el margen de beneficios de la organización. Pero una disminución de los gastos relacionados con estos mismos materiales sin una disminución del coste podría reflejar una insuficiencia de suministros, lo que provocaría una disminución de las ventas cuando se agotaran.

Mano de obra

En resumen, la variación de las actividades relacionadas con las nóminas. Estas variaciones pueden tener diversas causas, por lo que es necesario un análisis cuidadoso e informado. Generalmente, si lo real es mayor que el valor de referencia se interpreta como negativo.

Material

Se trata de una desviación del coste de los gastos específica de los materiales. Incluirá los costes directos e indirectos de los materiales. El coste de la materia prima sería directo. Los equipos o herramientas que facilitan la gestión del material, como el transporte o los equipos de seguridad, serían un coste indirecto. Si el real es mayor que el de referencia, la mayoría de las veces se interpreta como negativo; sin embargo, en algunos casos, esto puede no ser cierto, por lo que es necesario comprender claramente las causas que subyacen a estas variaciones.

Gastos generales

La variación de los gastos generales es la variación de los costes indirectos de la empresa, como los servicios públicos, los honorarios contables o jurídicos, o el material de oficina, por citar algunos. Si el real es mayor que el de referencia, es negativo.

¿Cuáles son las razones más comunes de las variaciones en el análisis de flujo?

Las variaciones detectadas por el análisis de flujos tienen dos orígenes: errores en los datos o cambios reales. Las variaciones debidas a errores, aunque valiosas para mejorar los informes, procesos y análisis, son más fáciles de resolver. Las desviaciones que reflejan cambios reales en relación con los puntos de referencia requieren una consideración más cuidadosa para interpretar y determinar adecuadamente las causas y los efectos en la empresa. Algunas de estas desviaciones pueden solaparse, por lo que un examen cuidadoso de la fluctuación específica es crucial para definir correctamente estos cambios a lo largo del tiempo.

Desviaciones por error

Los errores pueden deberse a datos incompletos, errores en la introducción de datos o errores en las fórmulas del libro mayor. Estos errores hacen que los datos financieros de la empresa sean inexactos y engañosos. La realización de un análisis de fluctuaciones permitirá identificar estos errores y, aunque no reflejen datos reales, presentan oportunidades para mejorar los procesos contables o de elaboración de informes.

Desviaciones de volumen

Cuando cambia una parte fundamental de una transacción, se produce una desviación de volumen. Por ejemplo, se detectará una desviación de volumen de ventas si existe una diferencia entre el número de ventas previsto y el número de ventas real.

Desviaciones de precio

Identificar la desviación de precios es un componente clave de la gestión de costes. Una desviación de precio se produce cuando el coste previsto de una compra es diferente de su coste esperado. Siempre es deseable un coste real inferior al previsto o presupuestado.

Desviaciones de eficiencia

La desviación de eficiencia es un cambio en el uso de recursos en comparación con el uso previsto. Puede tratarse de materias primas, piezas compradas, mano de obra o uso de maquinaria. También puede aplicarse a servicios y utilidades en algunos casos, como el tiempo invertido en una auditoría o la cantidad de combustible o electricidad utilizada.

Cómo realizar un análisis de flujo en 4 pasos

1. Recopilar datos sobre la partida o saldo a analizar

Recopile todos los datos pertinentes relativos a la partida o cuenta que desea analizar. Recopile y organice los extractos y los datos, y asegúrese de que son precisos y completos. Los datos inexactos e incompletos darán lugar a errores.

2. Definir los parámetros del análisis

Defina claramente el alcance del análisis. Determine los periodos de tiempo que se analizarán y las variables que se controlarán. Si se definen claramente los límites y el propósito del análisis, los resultados serán más claros y útiles.

3. Hallar la diferencia de valores entre periodos

Calcule la diferencia de valores entre periodos consecutivos. Con el tiempo, estas variaciones pondrán de relieve las tendencias a través de los cambios en el tiempo. Para hallar el cambio porcentual, utilice esta fórmula

% de cambio: (Valor en el periodo actual - Valor en el periodo anterior) / Valor en el periodo anterior

Cuantificar estos cambios con un método estandarizado proporciona una comparación coherente a lo largo del tiempo.

4. Explicar cualquier variación significativa

Analice y explique cualquier variación significativa que identifique. Esto puede requerir investigar las causas subyacentes para evaluar adecuadamente el impacto. Al hablar de umbrales de materialidad, consulte las directrices descritas en este artículo de la SEC si su organización tiene su sede en Estados Unidos. Comprender la importancia relativa ayuda a determinar qué desviaciones son lo suficientemente significativas como para justificar una mayor investigación y presentación de informes.

Ejemplo de análisis de flujos

Echemos un vistazo rápido a los ingresos por ventas mensuales ficticios de una tienda minorista durante el primer trimestre del año.

Para identificar los cambios significativos y las causas subyacentes, primero calculamos las diferencias entre periodos. De enero a febrero, los ingresos por ventas aumentaron en 5.000 $, lo que supone un cambio del 10%:

(55.000 - 50.000) / 50.000 = 0,1 o 10%

De febrero a marzo, los ingresos aumentaron en 15.000 $, lo que supone una variación del 27,27%:

(70.000 - 55.000) /55.000 = 0,2727 o 27,27%

El aumento del 10% en febrero puede deberse al éxito de una campaña de marketing, mientras que el aumento del 27,27% en marzo podría atribuirse al lanzamiento de un nuevo producto y a la demanda estacional. Estas variaciones requerirían una investigación más profunda para identificar las causas de estos aumentos. La información obtenida de este análisis podría confirmar la eficacia de tácticas específicas utilizadas en el lanzamiento de un producto o establecer una relación causal entre la estacionalidad y el aumento de las ventas.

Beneficios del análisis de fluctuación

El análisis coherente de las fluctuaciones tiene varias ventajas para la empresa, más allá de la mera contabilización de las variaciones en el gasto.

• Identificación de tendencias y patrones: El análisis periódico de las fluctuaciones ayuda a identificar tendencias y patrones a lo largo del tiempo, lo que mejora la precisión de las previsiones e informa la planificación estratégica.
• Gestión de riesgos: Al analizar las fluctuaciones, las empresas pueden identificar riesgos y áreas volátiles, y adaptar su estrategia en consecuencia para mitigar esos riesgos.
• Optimización del rendimiento: La información que proporcionan estos análisis pone de relieve las ineficiencias y las posibles áreas de mejora, racionalizando el rendimiento operativo general.
• Toma de decisiones informada: Una visión detallada de la dinámica de un sistema permite tomar decisiones basadas en datos.
• Comprensión de la variabilidad: Proporciona un razonamiento concreto sobre la variabilidad, mejorando la comprensión y el control de los procesos.
• Asignación de recursos: Orienta la asignación óptima de recursos basándose en el análisis de datos pasados y presentes.

Retos del análisis de flujos

Estos análisis pueden llegar a ser bastante abstractos, lo que supone un reto para los equipos a la hora de establecer relaciones sólidas entre las actividades y el rendimiento de la empresa y los datos brutos. Veamos algunos de los retos más comunes que pueden encontrar los equipos.

• Falta de comprensión o perspicacia empresarial: La falta de comprensión del contexto empresarial impide a los analistas y directivos interpretar correctamente los resultados. Las interpretaciones incorrectas pueden conducir a decisiones estratégicas equivocadas. Un conocimiento profundo del tema es esencial para identificar correctamente las variables relevantes, comprender su impacto y adaptar los planes de negocio en consecuencia.
• Requiere datos que pueden no ser accesibles o fiables: Un análisis de flujos eficaz depende del acceso regular a datos de alta calidad. En muchos casos, los datos necesarios pueden ser difíciles de obtener o adolecer de imprecisiones, lo que conduce a resultados de análisis poco fiables.
• Las políticas poco claras provocan incoherencias en los informes: Sin políticas claras y umbrales de materialidad definidos, habrá incoherencias en cuándo y cómo se realiza el análisis de flujos y se informa sobre él. La irregularidad de los informes y la falta de fiabilidad de los datos resultantes socavan la eficacia y utilidad del análisis.

Análisis de flujo frente a análisis vertical

El análisis de flujos es un método de seguimiento de las variaciones financieras de una misma empresa a lo largo de varios ciclos de información. Ayuda a las empresas a comprender las causas y los efectos de estas variaciones. Esto, a su vez, mejora la previsión, la planificación, la estrategia y la gestión de riesgos. Requiere datos precisos y coherentes a lo largo de varios periodos y puede ser complejo, exigiendo profundos conocimientos empresariales para su correcta interpretación.

El análisis vertical examina los estados financieros dentro de un único periodo y expresa cada partida como porcentaje de una cifra base. Esto presenta cada cuenta como una cifra porcentual, como el análisis de flujo, pero en lugar de seguir los cambios a lo largo del tiempo, el análisis vertical compara estas cuentas separadas entre sí. Puede servir para comparar dos cuentas de una misma empresa o para comparar dos empresas entre sí. Este método directo es útil para comparar con los estándares del sector o con los competidores. El análisis vertical sólo ofrece una instantánea de un periodo, por lo que resulta menos útil para identificar tendencias.

Mientras que el análisis de flujo se centra en los cambios a lo largo del tiempo, el análisis vertical se centra en la estructura financiera dentro de un único periodo. Ambos tipos de análisis son valiosos a su manera, ya que ofrecen perspectivas complementarias que mejoran la comprensión de los resultados y la salud financiera de una empresa.

Conclusiones: Automatice el análisis de flujos con Prophix One™

El análisis de fluctuaciones es una tarea difícil, especialmente cuando no se dispone de datos fiables. Prophix One centraliza sus datos financieros y los mantiene actualizados y garantiza que ningún error afecte a su análisis. El análisis de varianza de fluctuación puede añadirse fácilmente a sus ciclos financieros, proporcionando una visión más profunda e identificando tendencias de forma rápida y precisa. ¿Tiene curiosidad por ver cómo funciona? Obtenga una demostración aquí.