Explicación del presupuesto descendente

Si quiere cambiar su forma de presupuestar, puede elegir entre muchos métodos diferentes: descendente, ascendente, operativo, basado en actividades, estático, flexible, etc. Pero encontrar el enfoque adecuado para su empresa depende de las ventajas y limitaciones de cada uno de ellos y de sus necesidades empresariales.

Pero encontrar el enfoque adecuado para su empresa depende de las ventajas y limitaciones de cada uno y de las necesidades de su negocio. Hoy exploraremos la presupuestación descendente, que incluye:

¿Qué es la presupuestación descend

Durante la elaboración de presupuestos descendentes, los ejecutivos evalúan el efecto de los resultados anteriores y las condiciones del mercado en la empresa, así como la rentabilidad y los costes de personal. Los objetivos de las empresas suelen clasificarse en torno a tres áreas clave: ventas, gastos y beneficios.

Presupuesto descendente frente a presupuesto ascendente

A diferencia de la presupuestación ascendente, los presupuestos descendentes parten de la alta dirección (es decir, la "cúpula" de la empresa), en lugar de los departamentos individuales (es decir, la "base" de la empresa).

En lugar de que cada equipo elabore una solicitud de recursos, el equipo directivo asigna los fondos disponibles a cada departamento. A continuación, cada equipo utiliza esa asignación para crear su propio presupuesto.

Tanto los presupuestos descendentes como los ascendentes evalúan el impacto de los resultados anteriores y las condiciones actuales del mercado. La diferencia radica en quién identifica el impacto de estas tendencias difiere en cada enfoque. Los factores externos e internos son identificados por la dirección en los presupuestos descendentes, y por los departamentos en los ascendentes.

Presupuesto descendente frente a presupuesto operativo

Un presupuesto de explotación estima los ingresos y gastos de una empresa a lo largo del tiempo. Los presupuestos operativos proporcionan una visión general de alto nivel del rendimiento empresarial y una forma de controlar los ingresos, los costes variables, los costes fijos, los gastos no monetarios y los gastos no operativos. Los presupuestos de explotación suelen actualizarse mensual o trimestralmente.

Los presupuestos operativos emplean tradicionalmente un método descendente. Esto significa que se centra principalmente en los ingresos y los gastos, y que las aportaciones de alto nivel de la dirección dan forma al presupuesto general. Por lo tanto, el enfoque descendente en la elaboración de presupuestos no debe confundirse con un presupuesto operativo, sino que es un método utilizado en la formación de dichos presupuestos.

¿Cómo funciona la presupuestación descendente?

Veamos cómo funciona la presupuestación descendente dentro de una organización.

Asignaciones presupuestarias a los departamentos

Para iniciar el proceso de presupuestación descendente, la alta dirección se reúne para debatir e identificar los objetivos corporativos para el año siguiente, centrándose en las ventas, los gastos y los beneficios.

A continuación, basándose en los resultados anteriores, así como en las tendencias futuras previstas y las condiciones del mercado, el equipo directivo asigna un presupuesto a cada departamento.

Las asignaciones departamentales pueden basarse en la contribución del equipo a la organización el año anterior, así como en las contribuciones previstas. Este enfoque integral garantiza que los presupuestos departamentales se ajusten tanto a los resultados pasados como a las expectativas futuras, optimizando la asignación de recursos en toda la organización.

Presupuestos departamentales

Una vez que las asignaciones presupuestarias se han compartido con cada equipo, los departamentos son responsables de crear su propio presupuesto. Cada departamento debe considerar sus objetivos y cómo se alinean con los objetivos corporativos identificados por la dirección y asignar sus recursos en consecuencia.

En el proceso presupuestario descendente, los departamentos suelen actuar de forma independiente para crear sus presupuestos. Esto garantiza que cada departamento se centre en alcanzar sus objetivos individuales al tiempo que contribuye al éxito general de la organización.

Alineación de los presupuestos departamentales

El último paso del proceso de presupuestación descendente es la alineación de los presupuestos departamentales. Una vez que cada departamento ha tenido la oportunidad de preparar su presupuesto, se comparte con el equipo financiero para garantizar que se ajusta a la estructura presupuestaria establecida por la alta dirección.

Una vez que el equipo financiero ha aprobado el presupuesto de cada departamento, se finaliza el presupuesto descendente. Esta revisión exhaustiva garantiza la alineación financiera en toda la organización, de modo que todos los departamentos trabajen en pos de los objetivos financieros más amplios de la empresa.

¿Cuáles son las ventajas de la presupuestación descendente?

Hay muchas razones por las que una empresa puede querer adoptar un enfoque de presupuestación descendente.

Los presupuestos descendentes son funcionales

Los presupuestos descendentes se alinean con los objetivos estratégicos de la empresa. Esta alineación no sólo los hace funcionales, sino que también garantiza que sirvan como herramientas eficaces para la planificación financiera.

A través de este enfoque, la dirección puede asignar estratégicamente los presupuestos a los departamentos que tienen un impacto significativo en el crecimiento. Esta asignación estratégica puede amplificar la eficiencia y la productividad, solidificando las ventajas del enfoque presupuestario descendente.

Los presupuestos descendentes ahorran tiempo

Dado que los presupuestos descendentes son elaborados por la dirección, a menudo sin la aportación de los jefes de departamento, pueden ahorrar mucho tiempo a los mandos intermedios.

En lugar de crear un presupuesto desde cero, los jefes de equipo pueden utilizar el presupuesto descendente para fijar sus objetivos para el año.

Esto hace que el proceso sea sustancialmente más eficiente y rápido en comparación con el enfoque ascendente, mejorando la productividad y permitiendo un proceso presupuestario más racionalizado.

Los presupuestos descendentes agilizan la presupuestación

Mientras que otros métodos de presupuestación corporativa requieren que cada departamento elabore su propio presupuesto para su posterior revisión y consolidación por parte del equipo financiero, los presupuestos descendentes funcionan de forma diferente. Este enfoque faculta a los jefes de equipo con asignaciones de recursos predeterminadas.

Este método reduce significativamente las idas y venidas que suelen producirse en los procesos de creación y aprobación de presupuestos. Como resultado, la presupuestación descendente agiliza el proceso, haciéndolo más eficiente y menos lento.

¿Cuáles son las desventajas de la presupuestación descendente?

La presupuestación descendente también tiene limitaciones e inconvenientes. Veamos algunas.

Los presupuestos descendentes no son colaborativos

Los presupuestos descendentes se basan principalmente en las aportaciones de los directivos, y no en las de los gestores y colaboradores individuales. Como resultado, los departamentos pueden sentir que tienen poco que decir sobre los recursos que se les han asignado o los objetivos que se les imponen, lo que puede disminuir el incentivo para participar en el proceso.

Los presupuestos descendentes pueden no ser realistas

Dado que los presupuestos descendentes son elaborados por la dirección, pueden estar alejados de las operaciones cotidianas de la empresa. A los directores de departamento puede resultarles difícil aplicar eficazmente un presupuesto descendente, sobre todo si no entienden cómo se han determinado los objetivos.

Los presupuestos descendentes son de alto nivel

Otro inconveniente de los presupuestos descendentes es que pueden carecer de los detalles necesarios para su ejecución. Dado que los presupuestos descendentes se centran tradicionalmente en los objetivos de la empresa, más que en los de los departamentos, puede resultar difícil traducir estos objetivos de alto nivel en elementos prácticos para los jefes de equipo. Esta falta de detalle puede dificultar que los equipos alineen sus acciones con los objetivos más amplios de la empresa.

Un proceso de presupuestación descendente en 8 pasos

¿Quiere saber qué se necesita para crear un presupuesto descendente? Lo hemos resumido en 8 pasos:

1. Fijar objetivos: La alta dirección establece las metas y objetivos generales para el próximo periodo presupuestario. .
   
2. Formulación del presupuesto: Los ejecutivos o la alta dirección elaboran un presupuesto de alto nivel que se ajusta a los objetivos estratégicos de la empresa...
   
3. Asignación a los departamentos: El presupuesto de alto nivel se desglosa y los recursos se asignan a cada departamento en función de las prioridades y objetivos de la empresa...
   
4. Revisión por departamentos: Los jefes de departamento revisan el presupuesto asignado y planifican cómo utilizar esos recursos para alcanzar sus objetivos departamentales.
   
5. Retroalimentación y ajustes: Los jefes de departamento informan a la alta dirección sobre el presupuesto asignado. Si es necesario, se realizan ajustes para ajustarse mejor a las realidades departamentales...
   
6. Finalización: Los presupuestos ajustados se finalizan y consolidan en un presupuesto maestro...
   
7. Aprobación: El presupuesto maestro es revisado y aprobado por el consejo de administración o la alta dirección.
   
8. Ejecución y seguimiento: El presupuesto aprobado se comunica a los departamentos para su ejecución. A lo largo del periodo presupuestario, se comparan los resultados reales con las estimaciones presupuestarias y se realizan los ajustes necesarios.

El papel de la presupuestación descendente en los equipos modernos de FP&A

La presupuestación descendente puede ser increíblemente beneficiosa para los equipos modernos de FP&A que buscan alinear las actividades departamentales con objetivos estratégicos más amplios, agilizar los procesos de toma de decisiones y garantizar que la asignación de recursos esté en consonancia con los objetivos empresariales generales.

Los equipos modernos de FP&A pueden defender la presupuestación descendente trabajando estrechamente con la alta dirección, comunicando objetivos de alto nivel a los departamentos y creando circuitos de retroalimentación para garantizar la alineación.

Este enfoque descendente refuerza el vínculo entre la planificación estratégica y las actividades operativas, potenciando el papel del equipo de FP&A como socios estratégicos eficaces. También proporciona un nivel de control y coherencia en la presupuestación, permitiendo una perspectiva de toda la organización en lugar de visiones departamentales fragmentadas, un aspecto crucial en el complejo e interconectado entorno empresarial actual.

Por último, los equipos modernos de FP&A que aprovechan las tecnologías avanzadas de presupuestación pueden gestionar el proceso de presupuestación descendente de forma más eficiente, con un seguimiento en tiempo real, una mejor visibilidad de la asignación de recursos y una comunicación racionalizada. Este enfoque no sólo capacita a los equipos de FP&A, sino que también los posiciona como impulsores clave de la estrategia de planificación financiera de la organización.

Conclusiones: Presupuestación descendente eficaz con Prophix

La presupuestación descendente es un enfoque estratégico que alinea las actividades departamentales con los objetivos empresariales generales. Es un método que puede agilizar los procesos de toma de decisiones y garantizar una asignación eficiente de los recursos. A pesar de sus posibles desventajas, con una implementación eficaz utilizando una plataforma como Prophix, y adoptando una cultura de comunicación y retroalimentación, puede mejorar significativamente el papel de los equipos de FP&A como impulsores clave en la estrategia de planificación financiera de una organización.

¿Quiere saber cómo se compara la presupuestación descendente con otros enfoques? Lea Presupuestación ascendente: todo lo que necesita saber.