Presupuesto flexible: todo lo que necesitas saber

¿Qué es un presupuesto flexible? Un presupuesto es un presupuesto, ¿verdad?

Un presupuesto flexible es un tipo único de presupuesto que tiene en cuenta las variaciones en la actividad empresarial y proporciona un plan a futuro para ellas.

En otras palabras, ayuda a las empresas a mantenerse ágiles.

Pero, ¿cómo crear un presupuesto flexible? ¿Y por qué más querrías usar uno? ¿Y no es demasiada flexibilidad una pérdida de tiempo?

Hablaremos de todo eso y más en este artículo.

¿Qué es un presupuesto flexible?

Un presupuesto flexible es un presupuesto que se puede ajustar a los cambios en la actividad empresarial, como las ventas o el volumen de producción. Por lo general, estos ajustes están predeterminados para evitar desafíos de escalabilidad, como aceptar más clientes de los que la empresa puede manejar razonablemente.

A menudo se menciona al mismo tiempo que el presupuesto estático, que se basa en un nivel fijo de actividad o producción.

¿Por qué las empresas utilizan presupuestos flexibles?

Debido a que los presupuestos flexibles permiten a las empresas ajustar cuánto gastan en diferentes actividades comerciales, les ayuda a administrar su flujo de efectivo de manera más efectiva. Los presupuestos flexibles, por decir lo obvio, ayudan a las empresas a ser más flexibles con sus gastos.

Ejemplo de presupuesto flexible

Aquí hay un ejemplo rápido para ilustrar el beneficio de un presupuesto flexible.

Supongamos que el canal de publicidad de pago de una empresa está funcionando bien y generando más ingresos de los esperados. Un presupuesto flexible da luz verde a la empresa para reinvertir más de esos ingresos en el canal.

Esto debería generar aún más ganancias.

Sin embargo, también puede dar lugar a problemas de escalabilidad si los equipos de ventas y éxito del cliente no son capaces de gestionar más cuentas de las que se "presupuestaron". Un presupuesto robusto y flexible tendrá un plan para estos escenarios y asignará los fondos en consecuencia.

Digamos que hay un gasto inesperado. Con un presupuesto flexible, suponiendo que haya creado un escenario en el que hay un gasto imprevisto, tiene un plan a seguir.

Presupuesto flexible vs. presupuesto estático

Un presupuesto flexible proporciona pautas para que una empresa cambie sus operaciones, para invertir o desinvertir en prácticas comerciales, en función de algún factor externo, generalmente los ingresos de esas actividades.

Un presupuesto estático no proporciona ninguna orientación ni permite el cambio. Es más rígido y sus resultados están más claramente definidos.

Fórmula flexible de variación del presupuesto

La variación del presupuesto flexible es cualquier diferencia entre los resultados generados por un presupuesto flexible y los resultados reales de seguir ese presupuesto.

La fórmula de variación de presupuesto flexible es bastante simple:

Desviación de presupuesto flexible = (Importe real - Importe de presupuesto flexible)

Un número de variación de presupuesto flexible positivo (o favorable) significa que llegaste "por encima del plan", mientras que un número negativo (o desfavorable) significa que no fuiste tan rentable o que gastaste más de lo que esperabas.

Presupuestos flexibles básicos vs. intermedios vs. avanzados

Podemos clasificar los presupuestos flexibles en tres tipos en función de sus influencias y complejidad.

Presupuesto flexible básico: Este tipo de presupuesto flexible solo permite cambios basados en las cifras de ingresos.

Presupuesto flexible intermedio: Considera otras actividades que podrían causar un cambio en los ingresos o en las actividades comerciales, como los cambios en el número de empleados o el número y la complejidad de los clientes.

Presupuesto flexible avanzado: Este tipo de presupuesto flexible tiene en cuenta diversos gastos en toda la empresa, como el lanzamiento de productos, ratios como el número mágico de SaaS o la relación deuda-capital, y los dividendos de las inversiones.

La mayoría de las empresas que incorporan flexibilidad en su presupuesto utilizarán un presupuesto flexible básico.

Beneficios de un presupuesto flexible

¿Por qué querría una empresa utilizar un presupuesto flexible? Resulta que la capacidad de responder a las Performance reales de su empresa puede ser útil para mantener el statu quo y crecer más rápido de lo esperado. Las condiciones inciertas del mercado justifican el presupuesto flexible, ya que es más seguro que no se seguirá un solo plan.

Bueno para empresas con costes variables

Las empresas con costos variables requieren presupuestos flexibles porque este tipo de presupuesto les permite corregir el rumbo o tener en cuenta esa variación con una interrupción mínima de sus operaciones.

Por ejemplo, una empresa con una gran variación estacional debe tener un presupuesto flexible para tener en cuenta el aumento y la caída de la oferta y la demanda de acuerdo con la estacionalidad.

Medición Performance

No hay nada mejor que decirle a la compañía que estás en el plan. Y con un presupuesto flexible, tienes múltiples contingencias para mantenerte dentro del plan. 

Debido a que ha planificado las variaciones en el presupuesto, sabe exactamente qué camino seguir para mantener la trayectoria que mantendrá a la empresa en el plan.

Proceso de presupuestación más eficiente

Los presupuestos flexibles son eficientes porque hacen todo el trabajo mientras haces el presupuesto. Si bien esto da como resultado un tiempo de presupuesto inicial más largo, hace que el proceso de presupuestación general sea mucho más rápido, ya que (idealmente) no necesita volver a pronosticar escenarios o calcular nuevas proyecciones.

Mejores controles de costos

Predecir sus costos con anticipación es una excelente manera de controlarlos. Dado que un presupuesto flexible permite al equipo financiero pensar en el futuro y controlar el gasto en determinados escenarios, proporciona al equipo financiero controles de costes mucho más sólidos. Esto ayuda a mantener baja la variación por encima del presupuesto, lo cual es bueno.

Cuentas de gastos imprevistos

Un presupuesto flexible, por su naturaleza, tendrá en cuenta los gastos imprevistos hasta cierto punto. Si bien es posible que la magnitud de los gastos imprevistos no se alinee con lo que ha creado en el presupuesto, el camino que ha establecido para el negocio en muchos casos será aplicable, con algunos ajustes en los números brutos.

Refleja con mayor precisión cómo se utilizan las finanzas

Una empresa es una entidad viva, y un presupuesto también debería serlo. Si bien es genial tener un presupuesto ideal y estático, el presupuesto flexible es más fiel a la forma en que las empresas y los propietarios del presupuesto realmente evalúan sus finanzas.

Limitaciones de un presupuesto flexible

Por supuesto, los presupuestos flexibles no son unilateralmente buenos. Como todo, tienen sus inconvenientes.

Requiere más tiempo para crear, desarrollar, supervisar y mantener

Debido a que son necesariamente más complejos que los presupuestos estáticos, y debido a que, por definición, no son "configúrelo y olvídese", los presupuestos flexibles requieren mucha más capacidad intelectual para crearse, y también requieren un seguimiento cercano para seguirlos. Esto puede llevar a cierta tensión en un equipo de FP&A ya de por sí escaso.

Demasiada flexibilidad puede limitar la capacidad de planificación de FP&A

Es posible tener demasiados planes, ya que la capacidad de una empresa para planificar está limitada por el número de horas que su(s) equipo(s) puede(n) utilizar para crear planes. Los líderes presupuestarios deben tener cuidado de no dejar que el presupuesto flexible, especialmente los presupuestos flexibles avanzados, se conviertan en un tren desbocado de complejidad.

Las predicciones tienen una vida útil más corta y se vuelven obsoletas rápidamente

Si bien la flexibilidad es genial, a veces sucede algo inesperado que invalida todo el trabajo que hiciste antes.

Las empresas de todo el mundo experimentaron esto en marzo de 2020, cuando la pandemia de COVID-19 requirió cierres que paralizaron gran parte de la economía. Los modelos y las proyecciones fueron desechados, y las empresas que habían invertido mucho tiempo y recursos en la creación de un presupuesto flexible vieron cómo se invalidaba una gran cantidad de su tiempo y esfuerzo.

Menos responsabilidad o incentivo para que los propietarios del presupuesto se adhieran al presupuesto original

El conocimiento de que el presupuesto se puede ajustar puede ser una luz verde para que algunos propietarios de presupuestos jueguen con sus gastos. Tenga cuidado de establecer expectativas con ellos de que las desviaciones del presupuesto provienen del equipo de FP&A.

Los retrasos en el cierre pueden causar fricciones con el equipo de contabilidad

Si bien la capacidad de ajustar el presupuesto es buena, puede crear muchos dolores de cabeza para el equipo de contabilidad, especialmente cuando tienen que rehacer gran parte de su trabajo para cerrar los libros, convirtiendo un proceso que con frecuencia se retrasa debido a circunstancias imprevistas en algo aún más tarde.

Falta de comparaciones de ingresos

Una de las mayores ventajas de la consistencia inherente a un presupuesto estático son las comparaciones limpias que permite. Pero un presupuesto flexible introduce mucha más varianza, lo que hace que sea difícil, si no imposible, que un equipo realice una comparación precisa de ingresos o un análisis de varianza basado en un escenario ideal o anterior.

¿Qué es la variación presupuestaria flexible?

La variación presupuestaria flexible es la diferencia en los gastos o ingresos entre el presupuesto base u original y el presupuesto en el que se flexionó.

Ejemplo de variación de presupuesto flexible

Por ejemplo, supongamos que una empresa presupuesta el COGS de un producto de $100 en $20. Pero después de hacer los números, descubren que el COGS es de 25 dólares. Aumentan el costo del producto para tener en cuenta esta variación y realizan 50 de sus 100 ventas de productos durante este período de Reporting a este nuevo precio. Su variación de presupuesto flexible para este producto, por lo tanto, es de -$ 250 (50 unidades vendidas con $ 5 más de COGS de lo presupuestado, o -$ 5).

5 pasos para implementar con éxito un presupuesto flexible

Si has decidido que un presupuesto flexible es el camino correcto para tu organización, aquí te explicamos cómo implementarlo con éxito.

1. Identificar los costes fijos y variables

Es esencial que identifiques dónde pueden existir variaciones. Por ejemplo, es probable que los costos como el alquiler, los pagos de deudas o los bienes y servicios públicos permanezcan fijos y constantes. Pero los costos como las ventas y el gasto en marketing pueden variar enormemente.

Separe los costos variables. Esto reducirá enormemente la cantidad de escenarios que necesita crear.

2. Utilice la relación de costo variable para crear un modelo de presupuesto

El cociente de costos variables compara los costos de aumentar la producción con los ingresos resultantes. En este paso, desea identificar la relación de costo variable para cada producto, bien o servicio que venda y crear un modelo que pueda usar para el análisis de escenarios en el siguiente paso.

La fórmula para la relación de costo variable es la siguiente:

Ratio de Costes Variables = Costes Variables / Ventas Netas

Alternativamente:

Ratio de Coste Variable = 1 – Margen de Contribución

3. Modelar diferentes escenarios con el modelo presupuestario

Ahora que tiene un modelo de presupuesto, es hora de modelar escenarios. Debe modelar escenarios en función de la variación de costos que es probable que se produzca, con cierto margen de maniobra para escenarios inesperados.

Una herramienta de FP&A como Prophix es excelente para este paso.

4. Decide tu presupuesto

Ahora que ha mapeado sus numerosos escenarios, es hora de asignar algunos números y parámetros de presupuesto. Esto es más un arte que una ciencia, pero debes comenzar por priorizar a través de un presupuesto conservador y luego agregar gastos más convenientes o superfluos.

Cualquier método de presupuestación funciona aquí: puede usar la presupuestación incremental para un presupuesto flexible básico o la presupuestación de base cero para reelaborar completamente el presupuesto.

5. Compara tu modelo de presupuesto con los gastos reales con el análisis de varianza

Por último, debes comparar tus gastos reales con tu presupuesto y evaluar la eficacia y precisión de tu presupuesto flexible.

El análisis de la variación presupuestaria es un paso final esencial de cualquier proceso de presupuestación y un requisito previo necesario para el siguiente ciclo de presupuestación.

Comprender y evaluar tus presupuestos anteriores te ayudará a crear un presupuesto futuro más preciso, lo que facilita el trabajo de todos y estabiliza las finanzas de la empresa.

Conclusión: Presupuesto flexible con Prophix

Ahora ya sabes todo sobre cómo crear y utilizar un presupuesto flexible.

Y si desea crear un presupuesto flexible para su organización, Prophix puede ayudarlo. Con Prophix, puede crear escenarios y calcular su análisis de presupuesto de forma rápida y sencilla, minimizando las dos mayores pérdidas de tiempo del proceso de elaboración de presupuestos.

¿Suena intrigante? Haga clic en el enlace para obtener una demostración.