FP&A Lifehacks: Consejos de expertos para modernizar sus procesos

Se supone que los trucos para la vida son consejos o trucos que mejoran nuestra capacidad para realizar tareas cotidianas. Aunque la mayoría de los trucos son sencillos, no siempre son increíblemente ingeniosos. Algunos te ahorrarán un poco de tiempo o te ayudarán en un apuro (¿sabías que puedes utilizar uvas congeladas para enfriar el vino?), pero demasiados trucos son medidas provisionales y no soluciones a largo plazo. Eso cambia ahora con esta lista de trucos de FP&A, elaborada con la colaboración de Richard B. Pototsky, presidente de Miami-CFO. Richard es un experto en FP&A que lleva más de 25 años ayudando a sus clientes a lograr un mayor crecimiento y rentabilidad.

FP&A Lifehack #1: Posicionarse para la grandeza

El departamento financiero está listo para asumir un papel más importante en la organización. Los líderes financieros no deben conformarse con ser una función administrativa, sino formar parte del equipo esencial que lleva a la empresa a conseguir cosas más grandes y mejores, y beneficios. "El equipo financiero de ayer era un gestor de números que operaba entre bastidores; el de hoy dirige la dirección y el éxito de una empresa", dice Richard. Pero para ayudar a dirigir la empresa, hay que estar presente en las reuniones estratégicas y disponer de información valiosa, no pasar todo el tiempo con hojas de cálculo y una calculadora. Al modernizar los procesos manuales y repetitivos que le atascan, puede tener todas las respuestas, incluso antes de que le hagan las preguntas.

FP&A Lifehack #2: Aprovechar la tecnología

"FP&A ha sido un componente clave de los departamentos financieros durante décadas, ayudándoles a evaluar las tendencias pasadas y presentes para alcanzar objetivos futuros", afirma Richard. Tradicionalmente se ha mirado al equipo de Finanzas por los números, pero Richard dice: "La tecnología ha creado un cambio significativo en las expectativas puestas en los departamentos de Finanzas." ¿Qué es lo que puede obstaculizar el cumplimiento -o la superación- de estas expectativas? Richard dice que un peligro potencial es depender demasiado de sistemas y software antiguos. "Algunos departamentos de Finanzas todavía utilizan Excel para sus tareas y cargan sus resultados en sistemas de FP&A. Afortunadamente, los sistemas de FP&A basados en la nube son mucho más eficientes y fáciles de usar", afirma. "Los días de los simples informes y cuadros de mando han pasado a la historia", afirma Richard. En particular, señala que "las aplicaciones basadas en la nube han mejorado significativamente la eficiencia de los cálculos retrospectivos y prospectivos."

FP&A Lifehack #3: Modernizar los procesos

Por supuesto, no basta con tener sistemas nuevos y relucientes. Entonces, ¿por dónde deben empezar los responsables de finanzas si quieren deshacerse de los procesos manuales que les impiden avanzar? Richard sugiere integrar sistemas y automatizar procesos que:

• Permitan una planificación y elaboración de informes más eficientes. "Utilice EPM con funciones avanzadas de planificación y elaboración de informes para ayudar a analizar, comprender, elaborar informes y hacer previsiones", recomienda Richard.
• Mantengan los datos actualizados y precisos. "La tecnología permite ahora obtener más detalles y una mayor comprensión en menos tiempo. Esto permite a los directivos anticiparse a los cambios y responder con mayor rapidez", afirma.
• Proporcione datos en tiempo real a las partes interesadas de forma que tengan sentido para ellas. Richard señala que las aplicaciones basadas en la nube "facilitan la creación de cuadros de mando fáciles de entender y eliminan la necesidad de hacer simulacros de incendio "dejándolo todo"."

FP&A Lifehack #4: Mejora tu talento financiero

Encontrar y contratar al mejor talento financiero siempre es difícil, pero es especialmente complicado cuando hay escasez de talento en FP&A. "Los profesionales de las finanzas de FP&A son más que contables y profesionales de las finanzas tradicionales. Combinan sólidas habilidades analíticas, empresariales y de comunicación", afirma Richard. A medida que la función de Finanzas se integra más con los demás sistemas empresariales, Richard señala que puede ser muy valioso contar en el equipo con profesionales financieros que tiendan puentes entre los números y la tecnología. "Contrata a personas que sepan combinar diversas soluciones tecnológicas con conocimientos financieros", afirma Richard.

FP&A Lifehack #5: Gastar sabiamente

"La tecnología está cambiando radicalmente nuestra forma de trabajar, especialmente en finanzas", afirma Richard. "Las inversiones en tecnología financiera pueden proporcionar información financiera detallada y en tiempo real de una manera más eficiente" Pero con tanto software de FP&A por ahí, ¿en qué deberían centrarse primero los líderes de Finanzas? Richard dice que las organizaciones que están en las primeras etapas de adopción de tecnología financiera deben centrarse en soluciones de software que puedan ayudar al equipo:

• Aumentar la capacidad de respuesta y anticiparse a los cambios
• Mejorar la continuidad del negocio
• Automatizar los procesos financieros repetitivos
• Agilizar la elaboración de presupuestos, previsiones e informes financieros
• Mejorar la calidad de los datos

"Estas actualizaciones e inversiones pueden aportar claridad financiera y crear oportunidades para mejorar la planificación y la rentabilidad", afirma.

FP&A Lifehack nº 6: Previsión de cambios

El último consejo de Richard no tiene nada que ver con números, cuadros de mando y software. ¿Cuál es? "Aceptar el cambio", dice Richard. La incertidumbre es la única certeza hoy en día; la adaptabilidad y la flexibilidad son la clave. La tecnología adecuada puede facilitar estos rasgos, pero también son una cuestión de mentalidad. Es importante desarrollar una cultura de resistencia y apertura al cambio".

FP&A Lifehack #7: Déjenos ayudarle

¿Está preparado para utilizar trucos para sacar la función financiera de la trastienda y llevarla a la sala de juntas? Podemos ayudarle a implementar cambios significativos para que sus actividades diarias no sólo sean más fáciles, sino que aporten más valor empresarial. La solución de software Prophix facilita la planificación financiera interempresarial y moderniza los procesos manuales repetitivos que le atascan. Para más información sobre Richard, sígalo en LinkedIn y Twitter.