Gestión de la información financiera: Una guía para las finanzas en 2025

Tanto si trabaja para una empresa que cotiza en bolsa como si tiene accionistas a los que rendir cuentas, la información financiera es una responsabilidad recurrente de la Oficina del Director Financiero. Pero estas declaraciones pueden ser algunos de los documentos más complejos de preparar, con un gran número de requisitos de cumplimiento que cumplir. Ahí es donde entra en juego la gestión de la información financiera: intentar que este proceso sea lo más eficiente posible.

Entremos en materia.

¿Qué es la gestión de la información financiera?

Empecemos por profundizar en este proceso financiero crucial, qué implica y cómo se gestiona.

¿Qué es la información financiera?

Una declaración financiera es un tipo de informe financiero que una organización debe preparar para cumplir requisitos legales o normativos específicos. Las empresas que cotizan en bolsa, por ejemplo, tienen que presentar informes a la SEC e informes trimestrales de resultados para que los inversores actuales y potenciales tengan transparencia sobre su posición empresarial antes de tomar decisiones de compra o voto, mientras que las organizaciones privadas pueden tener que presentar estados financieros que sigan una determinada norma contable para conseguir financiación.

¿Quién necesita la gestión de la información financiera?

Cualquier organización que tenga que presentar información financiera ya cuenta con un proceso de gestión de la información financiera; la única cuestión real es hasta qué punto es intencionado. Si la Oficina del Director Financiero siempre está luchando para producir divulgaciones en el momento de la presentación, es una señal de que necesita tomarse este proceso más en serio.

¿Es necesario reforzar la gestión de la información?

Sí, en general el proceso de divulgación de información financiera debe ser más sólido. Los organismos reguladores actualizan y amplían a menudo los requisitos de divulgación, lo que significa que se requiere más atención e intencionalidad por parte del equipo financiero para garantizar que las divulgaciones sean correctas.

¿Quiénes son los organismos que regulan la divulgación de información?

Los órganos de gobierno relevantes para su información financiera variarán en función de su ubicación, su sector y el tipo de organización a la que pertenezca. He aquí algunos ejemplos de organismos que regulan la divulgación de información:

• La Comisión del Mercado de Valores (SEC): Esta agencia federal independiente regula los mercados financieros en EE.UU. y las organizaciones que venden productos financieros pueden tener que presentar información financiera ante ella.
• El Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) y la Fundación de Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS): Estas instituciones hacen cumplir las normas de contabilidad en EE.UU. (para el primero) y en el extranjero (para el segundo). Muchas divulgaciones financieras tienen que atenerse a las normas establecidas por una u otra.
• Bolsas de valores: Las empresas que cotizan en bolsa tienen requisitos específicos de divulgación financiera, regulados por la bolsa en la que cotizan.

¿Qué incluye una declaración financiera?

Una divulgación financiera suele incluir una serie de datos financieros que se comparten con los inversores y otras partes interesadas, así como otra información.

Información sobre operaciones y estados financieros

Los balances, las cuentas de resultados, los estados de flujo de caja y los estados de patrimonio de los accionistas son los estados financieros más comunes en una divulgación financiera. En algunos casos, también puede añadir información sobre sus operaciones, como flujos de ingresos, estructura de costes y actividades de investigación y desarrollo.

Avisos legales

Dependiendo de a quién se presenten (es decir, a los reguladores o a los inversores), las divulgaciones financieras pueden necesitar algunas cláusulas de exención de responsabilidad para proteger a la empresa que las emite. He aquí algunos ejemplos:

• Exención de responsabilidad por declaraciones prospectivas
• Limitación de responsabilidad
• Dependencia de información de terceros
• Sin garantía de exactitud o integridad
• Renuncia de responsabilidad por cambios y actualizaciones

Conflictos de intereses

Los conflictos de intereses pueden afectar a los resultados de una empresa y a su valor como inversión, por lo que suelen incluirse en la información financiera. Por ejemplo, un CEO con un interés financiero significativo en un competidor tiene un conflicto de intereses importante que requiere divulgación.

Información ESG (medioambiental, social y de gobernanza)

ESG se refiere a las normas que comunican las decisiones y comportamientos de una empresa en torno a cuestiones importantes, como la diversidad de su plantilla y el impacto medioambiental de sus operaciones. Algunos inversores, empresas de capital riesgo y otras organizaciones evalúan detenidamente estas normas, ya que en los últimos años han adquirido mayor importancia y, en algunos lugares, son obligatorias.

¿Cuáles son las ventajas de la gestión de la información financiera?

La información financiera puede ser exigida por las autoridades reguladoras como parte de la actividad empresarial o elaborada voluntariamente para posibles inversores y otras partes interesadas. En cualquier caso, el proceso de gestión de la información financiera consiste en facilitarla y hacerlo de forma más eficaz. Estas son algunas de sus ventajas.

Permite a los inversores (y al mercado) tomar decisiones más informadas

Para las empresas que cotizan en bolsa, la información financiera es una parte importante de la captación de capital. Los inversores los utilizan para determinar si merece la pena invertir en una empresa o no, y estas decisiones dan señales al mercado en general.

Crear transparencia y confianza con los inversores y las partes interesadas

Cuanta más información ponga a disposición de los inversores y otras partes interesadas, más confiarán en su información. La divulgación de información financiera es una oportunidad para generar confianza en que su empresa sabe cómo aprovechar los buenos tiempos y sortear las situaciones difíciles. Resulta estratégico y beneficioso a largo plazo establecerse como una empresa transparente que proporciona información completa, ya que esto genera confianza en que los inversores pueden mantener sus inversiones en su empresa en el futuro, incluso durante periodos de incertidumbre económica.

Reduce la incertidumbre

Cuando todo el mundo está centrado en hacer las cosas y cumplir los plazos, puede ser difícil saber en qué situación financiera se encuentra la organización. La información financiera periódica puede utilizarse en toda la organización como punto de referencia para tomar decisiones importantes.

Reduce los conflictos de intereses y las oportunidades de corrupción

Al compartir y revelar de forma proactiva los posibles conflictos de intereses, la empresa es más consciente de ellos. Esta información también actúa como un punto de datos para garantizar que los controles internos se aplican correctamente y son pertinentes. Esto puede ayudar a evitar conflictos y sus impactos potencialmente devastadores. Los empleados se vuelven más conscientes de los posibles conflictos de intereses, mientras que los malos actores de su organización aprenden que sus actividades serán descubiertas tarde o temprano.

¿Cuáles son algunos de los retos de la gestión de la información financiera?

Aunque la gestión de la información financiera es un proceso esencial, plantea algunos retos importantes. Pero con los procesos y herramientas adecuados, puede superar estos retos.

La gestión de la divulgación es cara

Entre el tiempo que tardan los empleados en realizar el proceso de divulgación de información financiera, el coste del software específico y el gasto potencial de consultores externos (como expertos jurídicos), cada divulgación de información financiera puede resultar bastante cara.

El cambiante panorama normativo dificulta la creación de plantillas

Entre los múltiples organismos reguladores que intervienen en la divulgación de información financiera, las organizaciones tienen que cumplir normas que cambian constantemente con cada divulgación. El mero hecho de revisar estas normas y asegurarse de que no hay nuevas regulaciones que cumplir puede ser una tarea a tiempo completo.

Formación necesaria para mejorar los conocimientos digitales del equipo de gestión de la información

A medida que los organismos reguladores modernizan sus normas de información, los equipos de gestión de la divulgación necesitan formación especializada para mantenerse al día. Por ejemplo, la SEC adoptó iXBRL en 2018, lo que significa que todas las organizaciones que necesitan presentar divulgaciones con ellos ahora necesitan usar software que utilice este lenguaje.

Preocupaciones de ciberseguridad y privacidad

Los equipos que trabajan en divulgaciones financieras están gestionando una tonelada de información potencialmente sensible que se transfiere entre plataformas. Esto crea riesgos de ciberseguridad, ya que cualquier plataforma o transferencia puede dar lugar a una violación de datos con ramificaciones masivas para la organización y sus clientes. Esto genera costes adicionales para un proceso ya de por sí costoso.

Dificultad para actualizar los sistemas heredados

Muchas organizaciones se acostumbran a trabajar con determinados sistemas heredados, lo que significa que rápidamente se ven superadas por los requisitos normativos y las crecientes necesidades de cumplimiento. La migración de estos sistemas heredados a plataformas más avanzadas suele requerir una importante inversión de tiempo y recursos para hacerlo bien.

Buenas prácticas en la gestión de la información financiera

Aunque la gestión de la información financiera puede ser un proceso costoso y lento, hay algunas buenas prácticas que puede tener en cuenta para aliviar las tensiones que puede causar.

Automatice lo que pueda

El trabajo manual es la pesadilla de la gestión de la información financiera. Quita un tiempo precioso a un equipo que ya tiene mucho trabajo, crea un riesgo de error humano costoso y requiere una validación adicional incluso cuando el trabajo está hecho. Hoy en día, las organizaciones tienen acceso a montones de soluciones para automatizar el monótono trabajo que supone la divulgación de información financiera.

Piense en la seguridad

No haga de la ciberseguridad sólo una lista de cosas que marcar; conviértala en una parte integral de la gestión de la divulgación financiera. Trabajando en estrecha colaboración con los departamentos de TI y SI, puede asegurarse de que su proceso no pone en peligro los datos de la organización.

Utilice una única fuente de verdad para facilitar el gobierno de los datos

Uno de los principales retos a los que se enfrentan las organizaciones en relación con la divulgación de información financiera es la centralización de datos procedentes de múltiples fuentes. Disponer de una plataforma centralizada para gestionar los datos es la mejor manera de garantizar que todo el mundo utiliza la misma información actualizada y precisa para las divulgaciones financieras.

Mejore sus análisis e informes

Con demasiada frecuencia, la Oficina del Director Financiero llega a la temporada de presentación de declaraciones dándose cuenta de que tiene que compensar las deficiencias en el análisis y la elaboración de informes, y trabajar el doble. En lugar de eso, dedique tiempo cada año fiscal a mejorar los procesos de análisis y elaboración de informes. Facilitará enormemente la presentación de la información financiera.

Mejor software de gestión de la información financiera

¿Qué es el software de gestión de divulgación financiera?

El software de gestión de divulgación financiera ayuda a la Oficina del Director Financiero a centralizar los datos que necesita para sus divulgaciones. También agiliza todo el proceso, por lo general mediante la incorporación de requisitos de divulgación, funciones de colaboración y control de versiones.

¿Qué debe hacer el software de gestión de divulgación financiera?

En esencia, el software de gestión de divulgación financiera debe hacer que cada parte del proceso funcione de forma más fluida, eficiente y con el menor trabajo manual posible. He aquí algunas formas en las que puede ayudar:

• Automatiza las tareas manuales
• Evita errores con la validación integrada
• Proporciona requisitos normativos actualizados
• Se integra perfectamente con los sistemas existentes
• No requiere mantenimiento al pasar de un periodo al siguiente, lo que reduce el potencial de error humano
• Elimina la necesidad de gestionar los cálculos en una hoja de cálculo, al ser gestionados en su lugar por un sólido motor de cálculo
• Permite la colaboración entre los miembros del equipo para aportar notas adicionales

Nuestras 3 mejores opciones de software de gestión de información financiera

Aquí tiene una lista rápida de algunas de las mejores opciones de software de gestión de la información financiera.

Prophix

Prophix One, una plataforma de rendimiento financiero totalmente integrada que centraliza los datos de los sistemas existentes a la vez que agiliza el proceso de divulgación financiera. Todas las personas que necesitan colaborar en las divulgaciones pueden hacerlo desde un único entorno con paneles integrados que aumentan la visibilidad sobre el progreso de los informes y permiten el seguimiento de tareas en tiempo real. La gestión de divulgaciones con Prophix le permite divulgar estados financieros, presentaciones reglamentarias, informes internos e informes de sostenibilidad.

Workiva

Workiva es una plataforma dedicada a la elaboración de informes financieros, el seguimiento de ESG, la auditoría, el análisis de riesgos y mucho más. Eso la convierte en una plataforma ideal para la divulgación de información financiera, y la utilizan con este fin algunas de las mayores organizaciones del mundo, desde Google hasta Delta Airlines.

Gestión de la divulgación SAP

SAP Disclosure Management es una herramienta del paquete de software de gestión financiera de SAP, un sistema ERP utilizado por organizaciones como Toyota, Nestlé, Microsoft y Cirque Du Soleil. Está totalmente integrado con otro software de SAP, lo que significa que es una opción perfecta para la divulgación financiera para las organizaciones que ya utilizan productos de SAP.

¿Desea obtener más información sobre el software de gestión de la información financiera? Consulte nuestra guía completa aquí.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de la información financiera

¿Aún tiene dudas sobre la gestión de la información financiera? Tenemos las respuestas.

¿Qué es la gestión de la información financiera?

La gestión de la divulgación financiera es el proceso que utilizan las organizaciones para divulgar información financiera, tanto cuando lo exigen los distintos organismos reguladores como cuando lo hacen voluntariamente para los inversores y las partes interesadas. Elaborar y compartir esta información requiere importantes recursos, y el proceso de gestión de la información consiste en encontrar oportunidades para aumentar la eficiencia.

¿Qué es XBRL y qué relación tiene con la divulgación?

XBRL es un lenguaje de datos que se considera un estándar de información empresarial para divulgaciones financieras y otros tipos de documentación. A través de este lenguaje, la Oficina del Director Financiero puede aplicar etiquetas reconocibles a la información que divulga, de forma legible tanto para las personas como para los programas informáticos. El software de gestión de la divulgación financiera suele utilizar este lenguaje.

¿Por qué necesitan las empresas la gestión de la divulgación?

Sin una gestión proactiva y mejoras periódicas, la información financiera puede ser una carga. Requieren mucho tiempo y pueden ocupar a equipos esenciales durante días o semanas. Los requisitos normativos cambian constantemente y los errores pueden ser costosos. La gestión de la divulgación mitiga algunos de estos problemas al tiempo que mejora la precisión de sus divulgaciones.

Conclusiones: Gestión de la información financiera con Prophix

La gestión de la información financiera es un proceso importante para gestionar los retos que conlleva la producción de información financiera. Ahorra a su equipo un tiempo crucial, garantiza que las divulgaciones sean precisas y conformes, e incluso puede evitar graves violaciones de datos. Pero para ello no necesita un software específico de gestión de la divulgación; una potente plataforma de rendimiento financiero que transforme todos sus procesos financieros es una excelente inversión.

Y Prophix One es la plataforma para ello.

Prophix One se integra perfectamente con los sistemas existentes para agilizar las divulgaciones financieras, permitiendo a los equipos realizarlas en menos tiempo, con menos dolores de cabeza y sin errores costosos al automatizar tanto trabajo manual como sea posible.

Vea lo que puede hacer con Prophix.