Gestión de la tesorería: 7 estrategias para todos los directores financieros

Una encuesta realizada por Blackline reveló que casi la mitad (49%) de los profesionales de las finanzas se preocupan por la fiabilidad de sus datos de tesorería, lo que puede afectar a la toma de decisiones.

Esto subraya la importancia de una gestión eficaz de la tesorería para configurar la estrategia y los objetivos financieros de una empresa. Sin una visión precisa de la tesorería, las empresas no pueden realizar previsiones eficaces ni optimizar las cuentas por cobrar.

Con el software de planificación de tesorería, los responsables financieros pueden gestionar los riesgos financieros y obtener visibilidad en tiempo real de los flujos de caja. La automatización de los procesos de flujo de caja mejora la eficiencia operativa, ahorrando tiempo y recursos y permitiendo a los equipos financieros centrarse en tareas estratégicas.

En el artículo de hoy, trataremos qué es la gestión del flujo de caja y por qué es importante, el impacto de una mala gestión del flujo de caja en las empresas y siete estrategias de flujo de caja para directores financieros.

¿Qué es la gestión de tesorería y por qué es importante en la estrategia financiera?

La gestión de tesorería es el proceso de supervisar, optimizar, controlar y planificar las entradas y salidas de efectivo para garantizar la liquidez y la salud financiera de una empresa. Si se realiza de forma eficaz, con la ayuda de un software de planificación del flujo de caja, los responsables financieros pueden hacer que la gestión del flujo de caja pase de ser una tarea reactiva a una estrategia proactiva que respalde los objetivos empresariales a largo plazo.

Para muchos directores financieros, el flujo de caja es una preocupación constante, ya que afecta directamente a su capacidad para tomar decisiones estratégicas que impulsen el crecimiento. Una planificación astuta desempeña un papel vital en este sentido, ya que permite a los responsables financieros anticiparse a los posibles problemas de tesorería y abordarlos de forma proactiva para mantener la estabilidad.

El flujo de caja libre (FCF, por sus siglas en inglés) es una métrica crítica en la planificación astuta, que mide el efectivo que genera una empresa después de restar las salidas vinculadas a las operaciones y los activos de capital. Esta métrica es crucial para evaluar la capacidad de una empresa de generar efectivo tras mantener o ampliar su base de activos, lo que es vital para los inversores y las partes interesadas. Un excedente de flujo de caja libre a largo plazo permite a los directores financieros capear los cambios internos y externos sin dejar de respaldar operaciones empresariales sostenibles.

Por eso, equilibrar la rentabilidad y la liquidez es esencial para una gestión eficaz de la tesorería, que permita a las empresas tomar decisiones informadas sobre inversiones, gestión de la deuda y ajustes operativos.

El impacto de una mala gestión de la tesorería en las empresas

Una mala gestión de la tesorería puede exponer innecesariamente a las empresas a riesgos como no poder pagar a los proveedores, detener las inversiones de capital o, en el peor de los casos, sufrir un fracaso operativo total.

Sin una previsión precisa del flujo de caja, los directores financieros suelen depender de las entradas de efectivo, como los pagos de los clientes, que pueden provocar problemas de liquidez, dificultando a las empresas el cumplimiento de sus obligaciones a corto plazo. Además, si uno o varios pagos se retrasan, pueden poner rápidamente en peligro la estabilidad de una organización y afectar negativamente a su reputación.

Algunos ejemplos de cómo puede afectar a las empresas una mala gestión de la tesorería son:

1. En los sectores cíclicos, como el inmobiliario, una mala gestión de la tesorería puede dejar a las empresas vulnerables a las recesiones, dificultando la cobertura de los costes fijos durante los periodos lentos.
2. Las empresas estacionales pueden tener dificultades para mantenerse a flote durante las temporadas bajas si una mala gestión de la tesorería les impide acumular reservas durante los periodos de máxima actividad. Esto también puede provocar un aumento de los costes de los préstamos si las empresas necesitan financiación a corto plazo para cubrir las carencias.
3. Un crecimiento rápido puede provocar tensiones financieras, ya que una gestión deficiente de la tesorería dificulta la cobertura de gastos crecientes, como el aumento de los costes laborales.
4. Con un sistema de cuentas por cobrar desorganizado, una mala gestión del flujo de caja puede interrumpir las operaciones al retrasar los pagos entrantes necesarios para los gastos cotidianos.

La aplicación de estrategias eficaces de gestión de tesorería con la ayuda de la tecnología financiera es fundamental para evitar estos escollos y permitir un crecimiento sostenible. A continuación, exploraremos las estrategias que los directores financieros pueden utilizar para mejorar la gestión de su tesorería.

7 estrategias eficaces para mejorar la gestión de la tesorería

La aplicación de estrategias eficaces puede mejorar considerablemente la gestión de la tesorería. La adaptabilidad es clave y, con el software de planificación de tesorería, puede ajustar sus flujos de caja a varios niveles de detalle en respuesta a las cambiantes condiciones del mercado o a los objetivos empresariales.

Desglosemos siete estrategias que puede poner en práctica para mejorar la gestión de su tesorería.

1. Previsión de tesorería y objetivos a largo plazo

Laprevisión de tesorería desempeña un papel fundamental en el establecimiento de objetivos a largo plazo para las grandes empresas. Implementar previsiones continuas y previsiones basadas en controladores permite actualizaciones continuas a lo largo del tiempo, para que pueda adaptarse a las condiciones cambiantes del negocio. Aprovechar los conocimientos de la IA también puede mejorar la precisión de sus predicciones de flujo de caja mediante la identificación de patrones y tendencias que podrían no ser inmediatamente evidentes con la planificación de escenarios.

Para hacerlo de forma eficaz, es importante fomentar la colaboración entre los departamentos de finanzas, ventas y operaciones para recopilar información exhaustiva que pueda servir de base para las previsiones de tesorería. Esta colaboración garantiza que las previsiones se ajusten tanto a las realidades del mercado como a las capacidades internas e incorporen diversas perspectivas y puntos de datos.

El software de flujo de caja puede integrar datos de toda la organización, ayudándole a crear predicciones más completas.

2. Gestión de cobros y pagos

Optimizar el ciclo del pedido al cobro (O2C) es otra forma de mejorar la gestión del flujo de caja, así como de aumentar la satisfacción del cliente agilizando el proceso de facturación y pago. Dado que el O2C afecta a múltiples aspectos de la empresa, como las ventas, las finanzas, los aspectos legales y la atención al cliente, es importante asegurarse de que sus equipos están alineados.

La alineación departamental en el proceso O2C puede ayudar a eliminar los costes más elevados, las ineficiencias y las fugas de márgenes que afectan a las funciones aisladas. Una forma de abordar esta cuestión es implantar un sistema centralizado de cuentas por cobrar para su empresa multientidad, que puede ayudar a los equipos a tener claridad en su parte del proceso, mejorar la precisión y reducir los errores en la facturación y los cobros.

El análisis de datos también puede proporcionar información sobre los patrones de pago de los clientes, identificar las cuentas vencidas, ayudar a prever futuros escenarios de flujo de caja y predecir los riesgos financieros, lo que permite a las empresas tomar medidas proactivas para salvaguardar los flujos de caja. Además, la facturación automatizada y los recordatorios de pago pueden reducir los retrasos en los flujos de caja, liberando a los equipos financieros para que se centren en tareas estratégicas y mejorando el cumplimiento al garantizar que todas las transacciones se registran con precisión.

3. Gestión de inventarios

Las técnicas avanzadas de gestión de inventarios, como el inventario justo a tiempo (JIT) y el inventario gestionado por el proveedor para empresas con una elevada rotación de inventarios o una demanda que cambia rápidamente, también pueden ser una estrategia eficaz para la gestión de la tesorería.

La gestión de inventarios justo a tiempo pretende reducir el despilfarro produciendo bienes sólo cuando se necesitan. Esto puede liberar tesorería, ya que las empresas no tienen que pagar para fabricar, almacenar y distribuir existencias que no se han vendido. JIT también puede minimizar el riesgo de obsolescencia del inventario, mejorando aún más el flujo de caja.

Del mismo modo, el inventario gestionado por el proveedor se produce cuando un proveedor gestiona el inventario de un cliente. Esto permite a las empresas adoptar un enfoque de transferencia de la gestión del inventario, facultando a su proveedor para reordenar y reponer artículos basándose en los datos de existencias. Esto también libera efectivo al eliminar pedidos innecesarios y los costes asociados al almacenamiento y la gestión del exceso de inventario, al tiempo que refuerza las relaciones con los proveedores mediante la colaboración y la confianza.

El análisis predictivo puede optimizar aún más los niveles de existencias en múltiples ubicaciones o almacenes, teniendo en cuenta la demanda global y las variaciones operativas, lo que permite a las empresas ajustar los niveles de inventario de forma proactiva.

Con la capacidad de realizar un seguimiento del inventario en tiempo real en múltiples ubicaciones, puede garantizar la estabilidad de su tesorería al tiempo que aumenta la agilidad de la cadena de suministro y mejora la toma de decisiones con información actualizada sobre el estado y la gestión del inventario.

4. Racionalización de las operaciones

La minería de procesos, mediante la cual los responsables financieros analizan y optimizan los procesos recurrentes, puede ayudar a identificar ineficiencias en flujos de trabajo empresariales complejos. Una vez identificadas las ineficiencias, los responsables financieros pueden implantar servicios compartidos y principios de gestión ajustada para mejorar la gestión de la tesorería.

Los servicios compartidos permiten a las grandes organizaciones centralizar los procesos financieros repetitivos, como las nóminas, las cuentas por cobrar o las cuentas por pagar, reduciendo las redundancias operativas, mejorando el cumplimiento y reduciendo los costes.

Del mismo modo, los principios de la gestión ajustada tienen como objetivo reducir el despilfarro mediante la comprensión del valor deseado por el cliente y la posterior eliminación de cualquier paso del proceso de fabricación que no contribuya a este valor. Para las finanzas, esto puede significar identificar los cuellos de botella y las ineficiencias, mejorar los flujos de trabajo y utilizar la información sobre el rendimiento de los procesos para reforzar las operaciones financieras. La gestión ajustada también puede fomentar una cultura de mejora continua, animando a los equipos a buscar y eliminar las ineficiencias.

La estandarización de los procesos en las diferentes unidades de negocio y filiales también puede proporcionar una visión más coherente de los datos, garantizando que todo el mundo trabaja a partir de la misma versión de la verdad de los datos. Prophix One, una Plataforma de Rendimiento Financiero, facilita esto ayudando a las organizaciones a identificar y eliminar redundancias en las operaciones financieras con análisis e informes en tiempo real, permitiéndole centrarse en estrategias que mejoren el flujo de caja.

5. Negociar mejores condiciones de pago

Para mejorar las entradas de efectivo, es fundamental aprovechar el poder adquisitivo de las grandes organizaciones durante las negociaciones con los proveedores. Al destacar el valor de su organización como comprador masivo y socio fiable, puede conseguir condiciones de pago más favorables. Demostrar un historial de pagos puntuales y una sólida salud financiera también puede reforzar aún más su posición negociadora.

Por ejemplo, puede negociar plazos de pago ampliados para mantener la liquidez o descuentos por pronto pago para optimizar el ahorro.

Además, acortando los plazos de cobro y ampliando los de pago cuando sea posible, puede liberar capital circulante para invertir en oportunidades de crecimiento o cumplir las obligaciones existentes. Segmentar a los proveedores en función de su importancia estratégica -por ejemplo, proveedores críticos frente a proveedores no críticos- puede ayudarle a priorizar las negociaciones con los proveedores que tienen un impacto más significativo en sus operaciones.

Otra estrategia eficaz es adoptar un enfoque de financiación de la cadena de suministro (SCF), que permite a los compradores ampliar los plazos de pago al tiempo que ofrecen a los proveedores la flexibilidad de recibir pagos a través de la financiación de terceros. Esto garantiza la estabilidad del flujo de caja en toda la cadena de suministro y fortalece las relaciones con los proveedores.

El software de flujo de caja permite a los equipos financieros crear escenarios para analizar el impacto de las diferentes condiciones de pago en el flujo de caja en tiempo real. Esto permite a los responsables de la toma de decisiones crear estrategias que garanticen la disponibilidad de efectivo para pagos o inversiones, logrando el equilibrio perfecto entre liquidez y crecimiento.

6. Aprovechar la tecnología para la automatización

Las grandes organizaciones pueden aprovechar la tecnología financiera, como el software de flujo de caja, para apoyar la automatización y agilizar los procesos complejos. La automatización robótica de procesos (RPA) puede automatizar tareas repetitivas como el procesamiento de facturas, la gestión de nóminas y la consolidación de datos. Esto permite a los equipos financieros centrarse en actividades estratégicas de mayor valor, al tiempo que mejoran la eficiencia y reducen los errores.

Lainteligencia artificial y el aprendizaje automático llevan la automatización un paso más allá al permitir la elaboración de informes y análisis financieros complejos. Esta tecnología utiliza el análisis predictivo para detectar automáticamente patrones, pronosticar tendencias y ofrecer información práctica sin intervención humana. Con la automatización impulsada por la IA, las empresas pueden identificar anomalías, predecir variaciones del flujo de caja y tomar decisiones basadas en datos con mayor rapidez.

La integración de varios sistemas financieros para un flujo de datos sin fisuras es una parte clave de esto. Prophix One, una plataforma de rendimiento financiero, contribuye a ello automatizando procesos recurrentes como las cuentas por cobrar y por pagar. Esto no sólo libera a los equipos financieros para centrarse en tareas más estratégicas, sino que también mejora el cumplimiento y reduce los riesgos mediante la consolidación de silos de datos, lo que garantiza una visión holística del flujo de caja.

7. Diversificación de las fuentes de ingresos

Identificar y desarrollar nuevas fuentes de ingresos dentro de la base de clientes existente es otra estrategia eficaz para la gestión de la tesorería. Con un análisis en profundidad de los datos, los responsables financieros pueden identificar nuevos mercados o líneas de productos potenciales, lo que puede ayudar a mitigar los riesgos asociados a las recesiones económicas y otros retos específicos del sector y reducir la dependencia excesiva de una única fuente de ingresos.

Las fusiones y adquisiciones ofrecen otra vía para diversificar los ingresos. Adquiriendo empresas con productos o servicios complementarios, las organizaciones pueden aumentar su cuota de mercado, entrar en nuevos sectores y optimizar su potencial de ingresos.

Una plataforma de rendimiento financiero ayuda a los responsables financieros en la planificación de escenarios y modelos financieros para evaluar los riesgos asociados y la viabilidad de nuevas oportunidades de ingresos. Tanto si está explorando el lanzamiento de un producto como si está planificando una adquisición, el software de planificación del flujo de caja le permite predecir los impactos del flujo de caja.

Ventajas de una gestión eficaz de la tesorería

Las estrategias de gestión eficaz de la tesorería tienen varias ventajas, como por ejemplo

• Facilitar las inversiones aumentando la confianza de los inversores: una empresa que mantiene un flujo de caja constante puede generar una gran confianza entre los inversores y obtener mejores condiciones crediticias de los prestamistas. Por ejemplo, una empresa tecnológica emergente con flujos de caja bien gestionados puede atraer financiación adicional de inversores que consideran que la empresa está orientada al crecimiento.

• Planificar los gastos de capital: una estrategia eficaz de gestión de la tesorería puede ayudarle a planificar los gastos y priorizar los proyectos de capital, asegurándose de que dispone de reservas para realizar nuevas inversiones. Por ejemplo, si tiene un excedente de efectivo, puede decidir desarrollar una nueva línea de productos o expandirse a un nuevo mercado.

• Aprovechar las oportunidades con el efectivo disponible - El efectivo disponible le permite actuar con rapidez ante las oportunidades de crecimiento, invertir en innovación o reforzar las asociaciones estratégicas. Por ejemplo, una marca minorista que ha mantenido liquidez puede aprovechar su posición en el mercado adquiriendo a un competidor en dificultades a un precio rebajado.

• Prepararse para salidas inesperadas - Disponer de un sólido colchón de efectivo puede proteger a su empresa de gastos imprevistos. Por ejemplo, una empresa manufacturera con fuertes reservas de efectivo puede cubrir el coste de reparaciones de emergencia de equipos sin detener la producción, evitando retrasos.

• Garantizar una disponibilidad de efectivo adecuada para las operaciones - Las operaciones pueden ser impredecibles, y una estrategia eficaz de gestión del flujo de caja puede ayudar a optimizar los niveles de inventario y garantizar la disponibilidad de efectivo cuando lo necesite. Por ejemplo, una empresa de producción de alimentos puede tener que pagar rápidamente a los proveedores cuando el precio de las materias primas sube repentinamente, garantizando una producción constante sin interrupciones en el suministro.

Herramientas esenciales para optimizar la gestión de la tesorería

Como ya hemos comentado, el software de planificación de tesorería puede ayudar a organizaciones de todos los tamaños a optimizar su gestión de tesorería. Con el tiempo, la tecnología financiera ha evolucionado de las hojas de cálculo Excel a soluciones de software más avanzadas que pueden ofrecer automatización, análisis de datos y previsión del flujo de caja.

Las organizaciones que deseen optimizar sus estrategias de gestión de tesorería deberían considerar la implantación de un software de gestión de tesorería. Con el software de gestión de tesorería, puede abordar sus complejas necesidades con:

• Seguimiento y previsión en tiempo real: Obtenga visibilidad instantánea de las posiciones de tesorería en múltiples entidades. Con la previsión predictiva, puede analizar los factores que afectan a su flujo de caja y crear una proyección simplificada del flujo de caja a 13 semanas.
• Modelización de escenarios y perspectivas basadas en IA: Cree modelos de flujo de caja y escenarios hipotéticos basados en factores como los tipos de interés o los impuestos. Prophix One AI Insights también puede resumir las tendencias del flujo de caja, convirtiendo los riesgos en oportunidades de mayor impacto.
• Informes y análisis automatizados: Automatice sus procesos de flujo de caja, permitiendo la toma de decisiones en tiempo real. Distribuya fácilmente informes de proyección a las partes interesadas con la automatización, dando a todo el mundo acceso a información precisa y oportuna para que pueda tomar decisiones hoy que afecten a su cuenta de resultados mañana.
• Integración con los sistemas financieros existentes: El software de flujo de caja se integra con su ERP, CRM, HRIS y software de contabilidad para reunir datos de toda su organización para una mejor visibilidad.
• Cuadros de mando y KPI personalizables: Realice ajustes instantáneos con una visión en tiempo real de su flujo de caja gracias a los cuadros de mando personalizables. Tenga la flexibilidad de crear planes detallados de flujo de caja de 13 semanas o de varios años basados en KPI empresariales clave.
• Soporte multidivisa y operaciones globales: Gestione fácilmente el flujo de caja de cuentas multidivisa, para que pueda respaldar las operaciones globales de su empresa.

Lograr la tranquilidad: Cómo el Director Financiero de USA Properties aprovechó Prophix One para el éxito del flujo de caja

Para los directores financieros, la gestión de la tesorería desempeña un papel fundamental en la planificación estratégica y el éxito operativo. La supervisión eficaz de la tesorería es esencial para mantener un negocio saneado y permitir una toma de decisiones informada.

Tomemos el ejemplo de USA Properties. Empantanada por la elaboración manual de presupuestos en hojas de cálculo, USA Properties se dio cuenta de que había una forma mejor de reunir todos sus datos para prever los flujos de caja. Jonny Harmer, director financiero de USA Properties, quería saber si habría suficiente liquidez para cubrir los próximos proyectos y mantener las operaciones hasta que las inversiones generaran beneficios.

Con Prophix One, Jonny pudo consolidar sus datos para realizar previsiones de tesorería más precisas, lo que se tradujo en:

• Un aumento del 50% en la precisión del presupuesto combinado con un mayor control de los costes, lo que se tradujo en un aumento del 6,7% en el margen operativo.
• Un margen de error en la planificación de personal reducido en un 20%.
• Un aumento de 4 veces en el número de proyectos en construcción, gracias a la mejora de la eficacia de la planificación operativa.

"Lo primero que le diría a un responsable financiero que esté pensando en Prophix es que ha sido una herramienta de transformación para nosotros. Nos ha ayudado a identificar áreas en las que podemos mejorar nuestra eficiencia, previsión y presupuestación. Y ha ayudado a los miembros de nuestro equipo a implicarse más en actividades de valor añadido." - Jonny Harmer, Director Financiero, USA Properties

Descubra cómo USA Properties eliminó más de 90 hojas de cálculo para conseguir una previsión de tesorería más eficaz.

El camino a seguir: Reforzar la gestión de la tesorería

La tesorería es la savia de cualquier empresa, y requiere una supervisión y gestión constantes para apoyar la sostenibilidad y el crecimiento a largo plazo. Pero con una toma de decisiones basada en datos, datos precisos en tiempo real y analistas avanzados, puede identificar ineficiencias y áreas de reducción de costes y convertir su información financiera en información práctica que mejore su enfoque de la gestión del flujo de caja.

Con el software de gestión de tesorería, puede elevar las capacidades de su equipo, reduciendo la complejidad de los datos y la incertidumbre. Y con la gestión proactiva de riesgos, a través de la previsión predictiva y la planificación de escenarios, puede anticipar y mitigar los riesgos financieros, marcando un cambio de la gestión financiera reactiva a la proactiva.

Incluso con la tecnología financiera más avanzada a su alcance, la gestión eficaz de la tesorería requiere un aprendizaje y una mejora continuos, incluida la evaluación permanente del rendimiento financiero en relación con las estrategias empresariales.