Gestión del cumplimiento financiero: La guía completa

La gestión del cumplimiento financiero es crucial para el buen funcionamiento de una organización. Aporta transparencia y fiabilidad a las finanzas de la empresa, creando confianza para clientes, empleados y otras partes interesadas. En un panorama de tecnologías y normativas cambiantes, disponer de las herramientas adecuadas para la tarea es esencial para garantizar que el cumplimiento se mantiene a medida que la empresa se expande y crece.

¿Qué es la gestión del cumplimiento financiero?

La gestión del cumplimiento financiero es un aspecto crítico de las operaciones de cualquier equipo financiero. Implica la aplicación de las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento de las distintas leyes, reglamentos y normas que rigen las actividades y transacciones financieras. Esto incluye prácticas en diferentes áreas del sector financiero, como la banca de inversión y la banca minorista. Para mejorar su estrategia de cumplimiento financiero, tenga en cuenta lo siguiente:

• Comprender el entorno normativo
• Implantar políticas y procedimientos de cumplimiento sólidos
• Invertir en formación en materia de cumplimiento
• Aprovechar la tecnología
• Auditorías y revisiones periódicas del cumplimiento

El papel de un responsable de cumplimiento financiero

El responsable de cumplimiento financiero dirige y apoya los esfuerzos para cumplir y mantener los requisitos de cumplimiento. El cumplimiento varía según los sectores y los países. La primera responsabilidad de un responsable de cumplimiento es comprender los requisitos de cumplimiento a los que se enfrenta su organización. En segundo lugar, debe crear una política escrita que oriente el comportamiento de los empleados y directivos hacia el cumplimiento. Por último, poner en práctica esa política. La función requiere un conjunto de habilidades dinámico y adaptable que abarca numerosos departamentos de una empresa, desde finanzas y contabilidad hasta formación e incorporación.

Componentes clave del cumplimiento financiero

El cumplimiento financiero puede desglosarse en seis grandes responsabilidades.

Liderazgo y cultura

El cumplimiento sólo funciona si los equipos de todos los niveles de la organización están comprometidos. El liderazgo desempeña un papel crucial a la hora de ejemplificar este compromiso y proporcionar los recursos necesarios para establecer y mantener el cumplimiento en toda la organización. Un compromiso incoherente con el cumplimiento en las acciones cotidianas socava la eficacia de un programa de cumplimiento.

Políticas y procedimientos

Las políticas y procedimientos claramente documentados son esenciales para garantizar que todos los miembros de la organización puedan consultarlos cuando sea necesario. Estos documentos deben ser accesibles y fáciles de leer, con procedimientos claros para responder a preguntas o mejorar la claridad. Enturbiar la política en un lenguaje complejo socava la confianza en ella.

Evaluación de riesgos

Los riesgos asociados al incumplimiento varían en cada organización. Deben evaluarse periódicamente para mitigarlos adecuadamente. Estos riesgos variarán en función de numerosos factores, como el sector, la ubicación y la escala de la organización. Conocer los riesgos para su organización es esencial para desarrollar procedimientos que los prevengan directamente.

Formación e incorporación

Un plan de formación eficaz es esencial para sentar las bases del cumplimiento. En muchos casos, la formación continua que sigue a la incorporación inicial es la parte más importante para mantener el cumplimiento.

La formación periódica, normalmente anual, destinada a refrescar y actualizar a los empleados sobre las prácticas de cumplimiento suele pasarse por alto y puede ser el factor decisivo para el éxito del cumplimiento de una organización.

Control e informes

La supervisión periódica protege a una organización del incumplimiento. Los informes financieros pueden ser necesarios para seguir cumpliendo diversas normativas, pero incluso en los casos en que no lo son, los informes periódicos mantienen a las partes interesadas informadas y al día.

Iteración

El cumplimiento es un objetivo en constante movimiento. La normativa y la legislación cambian con frecuencia, sobre todo cuando las organizaciones se expanden a nuevos mercados. Estos cambios exigen una adaptación oportuna, y es necesario evaluar los riesgos asociados a la evolución de los requisitos de cumplimiento. Los responsables de cumplimiento deben liderar los esfuerzos para mantener a la organización al día de estos cambios.

La importancia de la gestión del cumplimiento financiero

La gestión del cumplimiento financiero es fundamental para el éxito de una empresa. Protege la confianza entre la organización y sus empleados, clientes, consumidores e inversores, además de preservar la reputación de la organización ante el público. Una gestión adecuada del cumplimiento evita problemas legales, que pueden ser costosos tanto para las finanzas como para la reputación. Más allá de las empresas individuales, el cumplimiento generalizado de la normativa financiera ayuda a mantener la confianza en los mercados y los sistemas bancarios en su conjunto.

Gobernanza del cumplimiento financiero

Tres organizaciones clave supervisan el cumplimiento financiero en Estados Unidos.

La Reserva Federal es una rama independiente del Gobierno de Estados Unidos responsable de la política monetaria nacional. Su principal objetivo es mantener la inflación cerca del 2%. También regula la impresión de dinero nuevo y fija los tipos de interés de los fondos federales.

La Comisión del Mercado de Valores (SEC) es una organización independiente del gobierno de Estados Unidos que regula y supervisa el intercambio de valores y hace cumplir la legislación sobre valores. Es responsable de proteger la transparencia en el mercado de valores. Las empresas públicas presentan informes a la SEC trimestral y anualmente. La SEC también vigila a las organizaciones que influyen en los valores, como los medios de noticias y análisis, para asegurarse de que no engañan al público.

La Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC) asegura el sistema bancario estadounidense protegiendo las cuentas corrientes y de ahorro. Su objetivo es mejorar la confianza del público en el sistema bancario. La FDIC asiste y supervisa a los bancos en materia de seguridad y cumplimiento, además de hacer cumplir las leyes de protección del consumidor.

Desarrollar una sólida estrategia de cumplimiento financiero

Una estrategia de cumplimiento financiero es un conjunto de políticas y prácticas destinadas a prevenir y proteger a la empresa de la mala gestión financiera, cumplir la normativa y mantener la confianza de clientes y accionistas. Esta estrategia también incluye la formación de empleados y directivos, la evaluación de los riesgos de cumplimiento y la adaptación a los cambios en la normativa

Una sólida estrategia de cumplimiento financiero protege a clientes e inversores. También protege la reputación de la empresa evitando posibles problemas legales que puedan dañar a la opinión pública.

Por último, una política sólida de cumplimiento financiero mejora la gestión de riesgos. Al identificar posibles áreas problemáticas antes de que surjan los problemas, se puede elaborar una política para mitigar esos riesgos.

Comprender la normativa financiera pertinente

Los distintos sectores y jurisdicciones tendrán su propia normativa. Comprender las distintas jurisdicciones en las que opera una organización y sus requisitos es una parte crucial de esta estrategia.

Aprovechar la tecnología para la gestión del cumplimiento financiero

Gestionar el cumplimiento financiero es una gran responsabilidad, pero disponer de las herramientas adecuadas hace que estas tareas sean mucho más manejables. Prophix One tiene todas las herramientas que necesita no sólo para agilizar las exigencias de la gestión del cumplimiento, sino también para mejorar la precisión, velocidad y fiabilidad de esas tareas. Prophix One le permite integrar todos sus datos financieros y utilizarlos para impulsar el análisis y la elaboración de informes. Esta recopilación de datos está automatizada, lo que reduce el riesgo de error humano derivado de la introducción manual de datos y mejora el cumplimiento.

Auditoría periódica y mejora continua

Una estrategia de cumplimiento eficaz requiere una supervisión y mejora constantes. Deben realizarse auditorías periódicas para mantener el cumplimiento e identificar áreas de mejora. Estas comprobaciones periódicas proporcionan información valiosa que va más allá del cumplimiento, ayudando a mejorar y racionalizar otros aspectos del negocio y las operaciones.

Fomentar una cultura de cumplimiento

El cumplimiento sólo funciona cuando participa toda la organización. Esto comienza con la dirección, que debe servir de modelo de comportamiento conforme para que el resto de la empresa lo siga. A continuación, un sólido programa de incorporación y formación garantiza que todos los miembros del equipo estén informados y al día de los requisitos de cumplimiento. Por último, la organización debe actuar de acuerdo con sus políticas. Si la organización dice una cosa y hace otra, pierde la confianza en su política.

Componentes de un sistema eficaz de gestión del cumplimiento

Un sistema de cumplimiento eficaz requiere tres partes principales: política, procedimiento y supervisión. La política debe redactarse con claridad y estar disponible y accesible para facilitar su consulta. El procedimiento son las medidas que toma la organización para hacer cumplir su política. La supervisión proporciona actualizaciones periódicas y detecta posibles problemas de cumplimiento antes de que se conviertan en problemas mayores.

Todas las partes de un sistema de gestión del cumplimiento deben ser adaptables para mantener el cumplimiento. Desde ajustar rápidamente la política o la práctica para mitigar los riesgos recién identificados, ajustarse a los nuevos requisitos normativos o ampliar el alcance de la supervisión a medida que crece la organización.

Ventajas de la gestión del cumplimiento financiero

Protección jurídica

Sin una gestión eficaz del cumplimiento financiero, no hay forma de garantizar que la gobernanza se sigue correctamente, lo que puede dar lugar a graves problemas legales. Los errores de gobernanza pueden resultar muy costosos para la organización, y la gestión del cumplimiento garantiza que se eviten.

Confianza

Una estrategia de cumplimiento bien ejecutada garantiza la confianza en la organización a todos los niveles al demostrar un compromiso con el cumplimiento. Accionistas, clientes y consumidores se benefician de estas garantías.

Reducción de riesgos

Las evaluaciones de riesgos y las investigaciones sobre posibles vulnerabilidades permiten a las organizaciones mitigar eficazmente los riesgos que podrían convertirse en graves problemas de cumplimiento si no se controlan.

Reputación

Cualquier fallo en el cumplimiento financiero daña la reputación de una organización, tanto interna como externamente. Los costosos asuntos legales o demandas judiciales no sólo son costosos desde el punto de vista financiero, sino que también afectan a la reputación y fiabilidad de una organización. Un cumplimiento eficaz significa que las organizaciones operan con mayor transparencia y ética, manteniendo la confianza de los clientes y las relaciones con ellos.

Superar los retos habituales en la gestión del cumplimiento financiero

El cumplimiento normativo es un panorama de riesgos y normativas en constante cambio. Desde las nuevas tecnologías hasta la evolución de las tendencias normativas, mantener el cumplimiento financiero exige una vigilancia constante. A medida que los mercados y las oportunidades evolucionan, también lo hacen los riesgos y la supervisión. Mantenerse al día de los requisitos de cumplimiento y disponer de las herramientas adecuadas para adaptarse a ellos es esencial. Echemos un vistazo a algunos de los retos habituales con los que puede encontrarse y la mejor manera de resolverlos.

Navegar por entornos normativos complejos

La normativa evoluciona constantemente. Prophix One proporciona herramientas que le ayudan a navegar por este entorno, verificando que sus procesos cumplen la normativa y vigilando los comportamientos que la incumplen.

Agilizar la agregación de datos y la elaboración de informes

Los datos aislados pueden ser un gran obstáculo para la elaboración de informes y análisis exhaustivos. Prophix One permite a los equipos recopilar datos financieros en una plataforma unificada, simplificando procesos como los informes financieros y eliminando el riesgo de errores causados por la introducción manual de datos.

Sustitución de procesos manuales ineficaces

El procesamiento manual de datos financieros requiere mucho tiempo y es propenso a errores. Al sustituir los procesos manuales por la automatización, sus equipos recuperan su tiempo y energía para invertirlos en tareas más importantes que no pueden automatizarse, además de mejorar la precisión de los análisis e informes.

Mejorar la visibilidad de las operaciones financieras

Dado que Prophix One consolida los datos financieros de múltiples fuentes en una única plataforma, el análisis realizado con esos datos agregados proporciona una visión más clara y completa de las finanzas de la organización. Con esta visibilidad mejorada, las decisiones pueden tomarse con más confianza.

Tendencias y tecnologías emergentes en la gestión del cumplimiento financiero

La tecnología cambia tan constantemente como la normativa. Las nuevas herramientas abren nuevas posibilidades. Los algoritmos avanzados y el aprendizaje automático se están convirtiendo rápidamente en una pieza clave para interpretar los datos y proporcionar perspectivas que de otro modo podrían pasarse por alto. La supervisión inteligente y las alertas notifican a los equipos de irregularidades rápidamente, lo que permite una acción rápida, ya sea un error o una oportunidad, todo ello sin comprometer el cumplimiento o la seguridad de su organización.

Prophix: Gestión eficaz del cumplimiento financiero

La gestión del cumplimiento financiero es una tarea difícil y una responsabilidad importante que se extiende a todos los aspectos de las actividades financieras de una organización. El cumplimiento garantiza que la organización funcione de forma transparente y ética. Protege muchos aspectos no financieros vitales de una organización, desde la confianza de los clientes y empleados hasta la reputación de la marca.

Prophix One proporciona las herramientas para que los equipos de cumplimiento financiero puedan agregar y analizar fácilmente los datos financieros de toda la organización. La elaboración automatizada de informes y la recopilación de datos evitan muchos de los retos de la alternativa manual, liberando tiempo y energía para que los equipos inviertan en el trabajo que sólo ellos pueden hacer.