Guía definitiva para la elaboración de presupuestos y previsiones

Las organizaciones de todo el mundo llevan décadas elaborando presupuestos, lo que ha consolidado su posición como proceso fundamental.

Como complemento, la previsión es otro proceso fundamental para los equipos financieros, que se ha visto respaldado por la proliferación de plataformas de rendimiento financiero.

Como tal, es esencial comprender las diferencias clave entre la presupuestación y la previsión, y cómo utilizar ambos procesos en beneficio de su organización.

¿Qué es la presupuestación?

Profundicemos en los matices de la presupuestación, para que pueda aprender a aprovechar este proceso en beneficio de su organización.

Definición de presupuestación

Lapresupuestación es el proceso mediante el cual las organizaciones estiman los ingresos y los gastos durante un periodo específico y deciden cómo asignar ese dinero.

Educba define un presupuesto como "un estado detallado de los ingresos y gastos previstos que cuantifica los planes tácticos de la dirección para alcanzar un objetivo deseado para la empresa durante un periodo determinado"

Componentes clave de un presupuesto

Un presupuesto proporciona una visión holística de las finanzas de una empresa y, como tal, incorpora una amplia gama de datos financieros. Los cinco componentes clave de los presupuestos empresariales son:

• Estimación de ingresos: El dinero que se prevé ganar con la venta de bienes o servicios.
• Costes fijos: Gastos esenciales para el funcionamiento de la empresa, como el alquiler y los servicios públicos.
• Costes variables: Gastos fluctuantes ligados al rendimiento de la empresa, como las materias primas y la mano de obra de producción.
• Gastos únicos: Costes significativos como la compra de equipos, actualizaciones tecnológicas o mobiliario.
• Flujo de caja: El movimiento de dinero que entra y sale de la empresa.
• Beneficio: Los fondos restantes después de deducir los costes fijos y variables de los ingresos.

Tipos de presupuestos

Dependiendo de las necesidades de su empresa y de la cantidad de datos financieros de que disponga, existen muchos tipos diferentes de presupuestos, entre los que se incluyen:

• Presupuesto maestro - Un presupuesto maestro combina todos los aspectos financieros de tu empresa, asignando fondos a cada área. Sirve como plan global que los departamentos consultan a lo largo del año para asegurarse de que sus gastos se ajustan a los objetivos corporativos.
  
  
• Presupuesto operativo - Los presupuestos operativos ofrecen una visión general de alto nivel del rendimiento empresarial y una forma de controlar los ingresos, los costes variables, los costes fijos, los gastos no monetarios y los gastos no operativos. Los presupuestos operativos, que suelen actualizarse mensual o trimestralmente, se centran principalmente en los ingresos y los gastos.
  
  
• Presupuesto financiero - Un presupuesto financiero ofrece una proyección detallada de los ingresos y gastos de una empresa a lo largo de un periodo determinado. Abarca todos los aspectos de las actividades financieras de la empresa, incluido el flujo de caja, los gastos de capital y los pasivos a largo plazo, garantizando que los recursos se gestionan eficazmente para alcanzar los objetivos corporativos.
  
  
• Presupuesto de tesorería - Un presupuesto de tesorería prevé las entradas y salidas de efectivo de una empresa durante un periodo determinado. Ayuda a gestionar la liquidez garantizando que la empresa dispone de efectivo suficiente para hacer frente a sus obligaciones, al tiempo que identifica posibles déficits o excedentes de efectivo.
  
  
• Presupuesto estático - Un presupuesto estático es un presupuesto que permanece invariable a lo largo de un periodo determinado. A diferencia de los presupuestos dinámicos o flexibles, un presupuesto estático se establece y se fija. Sin embargo, esto no significa que pueda crearse, anunciarse y olvidarse. Las empresas consultan constantemente su presupuesto estático para controlar las desviaciones entre las cantidades presupuestadas y el gasto real.

¿Qué es la previsión?

Definición de previsión

Laprevisión estima los ingresos que su empresa obtendrá en un periodo futuro. Para ello se tienen en cuenta los resultados anteriores, los actuales y otra información pertinente.

En los últimos años se ha prestado mucha atención a las previsiones, sobre todo como complemento de los presupuestos, que cuantifican los ingresos que la empresa desea obtener.

Componentes clave de una previsión

Antes de crear su previsión, debe recopilar los siguientes componentes:

• Finalidad: determine los objetivos específicos de su previsión, como predecir las ventas de productos o evaluar el impacto financiero de las decisiones de contratación.
• Estados financieros anteriores y datos históricos: Recopile datos sobre ingresos, gastos, flujo de caja y otras métricas financieras para obtener una visión completa del rendimiento de su empresa.
• Calendario: Seleccione un marco temporal para su previsión, desde proyecciones a corto plazo hasta una planificación a largo plazo.
• Método de previsión financiera: Decida si su enfoque será cualitativo, basado en opiniones y sentimientos, o cuantitativo, basado en tendencias y análisis de datos.

Tipos de previsiones

Existen tres tipos principales de previsiones:

• Previsiones cualitativas: Se basan en el juicio y la intuición cuando los datos históricos son limitados. Las previsiones cualitativas implican estudios de mercado y colaboración entre funciones para explorar posibles resultados.
  
  
• Previsiones cuantitativas: Utiliza datos y tendencias pasadas para tomar decisiones basadas en la evidencia, con un enfoque en números y herramientas de análisis para proyectar resultados futuros.
  
  
• Previsiones causales: Implica un enfoque matemático detallado, utilizando análisis de regresión y modelos estadísticos para comprender las relaciones causa-efecto entre variables, ofreciendo una visión de escenarios complejos como las predicciones de oferta y demanda.

¿Cómo se relacionan la presupuestación y la previsión?

Analicemos a continuación la relación entre presupuestación y previsión.

Diferencias entre presupuestación y previsión

Presupuestación recoge la asignación de gastos de su empresa para un periodo determinado y se basa en su situación financiera actual. Por el contrario, la previsión es una estimación del futuro financiero, basada normalmente en datos históricos y tendencias. Las previsiones se utilizan a menudo para determinar cómo debe asignar su presupuesto. En resumen, las principales diferencias entre presupuesto y previsión son las siguientes:

• Función: La presupuestación implica la planificación de periodos futuros utilizando cifras, mientras que la previsión estima el rendimiento futuro basándose en el juicio.
• Propósito: los presupuestos esbozan los objetivos de la dirección para un periodo financiero concreto, mientras que las previsiones predicen lo que la empresa puede conseguir.
• Periodo de tiempo: Los presupuestos suelen abarcar un ejercicio fiscal, mientras que las previsiones van más allá y pueden actualizarse periódicamente.
• Flexibilidad: Los presupuestos son rígidos y se actualizan con menos frecuencia, mientras que las previsiones son adaptables e incorporan nuevos datos y tendencias con regularidad.
• Aplicación: Los presupuestos ayudan a gestionar las finanzas a corto plazo, mientras que las previsiones contribuyen a la planificación estratégica a largo plazo.

Cómo se complementan el presupuesto y la previsión

La presupuestación y la previsión van de la mano como enfoques orientados al futuro. Mientras que los presupuestos ayudan a prepararse para el próximo ejercicio fiscal, las previsiones proyectan cómo pueden desarrollarse los resultados futuros. Al utilizar tanto la presupuestación para la planificación a corto plazo como la previsión para las perspectivas a largo plazo, las empresas capacitan a sus equipos financieros para tomar decisiones informadas y establecer objetivos organizativos estratégicos de forma eficaz.

Importancia de utilizar ambos métodos en la planificación financiera

Sea cual sea la preferencia de su organización, utilizar tanto la presupuestacióncomo la previsiónen el proceso de planificación financiera tiene sus ventajas y la previsión en el proceso de planificación financiera.

Los presupuestos pueden actualizarse más de una vez por ejercicio fiscal para que reflejen con precisión las cambiantes condiciones del mercado y los objetivos de la empresa. Al mismo tiempo, las previsiones ayudan a alinear a su equipo directivo con los objetivos a largo plazo y la visión estratégica de la empresa, de modo que todos puedan tomar decisiones con el mismo objetivo final en mente.

Al incorporar tanto los presupuestos como las previsiones a su proceso de planificación financiera, obtendrá información sobre sus indicadores de rendimiento a corto y largo plazo, lo que le permitirá realizar los cambios necesarios para garantizar el éxito de su empresa.

¿Cuáles son las ventajas de la presupuestación y la previsión?

Ahora que ya conoce los componentes y las diferencias entre presupuestación y previsión, exploremos sus ventajas.

Mejora de la gestión financiera

Al recopilar y validar sus datos financieros, incluidos los ingresos, los gastos y el flujo de caja, puede mejorar sus prácticas de gestión financiera con una visión global del rendimiento de su empresa. Las actualizaciones periódicas de sus presupuestos y previsiones también pueden ayudar a facilitar una gestión eficaz de los riesgos y garantizar que pueda realizar cambios para alinearse mejor con sus objetivos empresariales.

Mejor toma de decisiones

Los presupuestos y previsiones proporcionan a su equipo información sobre el rendimiento de su empresa a corto y largo plazo, lo que permite tomar decisiones estratégicas basadas en un profundo conocimiento de las tendencias del mercado, los objetivos empresariales y las consideraciones financieras.

Mayor responsabilidad

Dado que los departamentos a menudo envían datos financieros al equipo financiero para crear presupuestos y previsiones, esto puede aumentar la responsabilidad en toda la organización, promoviendo una cultura de responsabilidad y compromiso compartido con el éxito de la organización.

Mejor planificación estratégica

Con unas prácticas sólidas de elaboración de presupuestos y previsiones, puede mejorar la capacidad de planificación estratégica de su empresa. Al aprovechar los conocimientos obtenidos de los presupuestos y las previsiones, las empresas pueden desarrollar estrategias informadas que se alineen con los objetivos a largo plazo, optimizar la asignación de recursos y adaptarse de forma proactiva a la dinámica del mercado para obtener una ventaja competitiva sostenida.

Cómo elaborar presupuestos y previsiones eficaces

Establecer objetivos financieros claros

Antes de elaborar el presupuesto o la previsión, hay que tener un objetivo financiero claro en mente, para poder recopilar los datos necesarios, consultar con las partes interesadas y utilizar el método presupuestario o de previsión adecuado. Algunos ejemplos de objetivos empresariales son

• Objetivo a corto plazo (presupuestación): Establecer un objetivo de ventas mensual para aumentar los ingresos un 10% en el próximo trimestre.
• Objetivo a largo plazo (previsión): Proyectar las tendencias del mercado para anticipar las oportunidades de crecimiento en los próximos cinco años.

Objetivos a corto plazo frente a objetivos a largo plazo

Como ya hemos dicho, la presupuestación es adecuada para los objetivos a corto plazo, y la previsión para la planificación a largo plazo. La elección del enfoque correcto para sus objetivos, ya sea la presupuestación o la previsión, depende de la información que desee generar y de cómo piense utilizarla para la toma de decisiones.

Recopilación de datos financieros precisos

Quizá la parte más importante de la elaboración de presupuestos y previsiones sean los datos financieros. Establecer una única versión de la verdad sobre los datos garantizará que todo el mundo trabaje a partir de los mismos supuestos, minimizando la confusión sobre las cifras más recientes.

Garantizar que los datos financieros son precisos y están actualizados también es crucial para tomar decisiones con conocimiento de causa. La coherencia en las fuentes de datos y los procesos regulares de validación pueden mejorar significativamente la fiabilidad de los resultados de sus presupuestos y previsiones.

Fuentes de datos financieros

Para elaborar presupuestos y previsiones de forma eficaz, debe recopilar datos financieros de todos sus sistemas fuente, incluidos los programas ERP, CRM y HRIS. Esto mejorará la relevancia y la validez de sus presupuestos y previsiones al ofrecerle una visión holística de su empresa.

Unos procesos sólidos de validación de datos para detectar discrepancias, herramientas automatizadas de integración de datos para agilizar la recopilación y una solución de software como Financial Performance Platform pueden mejorar significativamente la precisión y la eficiencia de sus datos financieros.

Utilizar las herramientas y el software adecuados

Las herramientas y el software adecuados pueden marcar la diferencia en el proceso de elaboración de presupuestos y previsiones, mejorando la precisión y la eficacia. Veamos algunas de las herramientas de presupuestación y previsión más conocidas y cómo crear previsiones realistas para tu empresa.

Herramientas habituales de presupuestación y previsión

Cuando busque herramientas de presupuestación y previsión, encontrará tres tipos distintos de proveedores:

• Proveedores de procesos específicos: Los proveedores de procesos específicos ofrecen software para un proceso financiero, como la presupuestación, la planificación, la consolidación o el cierre financiero. Muchas empresas se inclinan por los proveedores específicos de procesos porque quieren cubrir sus necesidades inmediatas (por ejemplo, la previsión), pero es importante elegir una solución que prepare su negocio para el futuro permitiéndole ampliar su caso de uso según sea necesario.
  • Ejemplo de proveedor: Cube es una plataforma nativa de hoja de cálculo ideal para la planificación financiera.
• Proveedores específicos del sector: Estos proveedores ofrecen soluciones que están hechas a medida para satisfacer las necesidades y desafíos únicos de una industria específica, ya sea la salud, la fabricación, el comercio minorista u otros. Sin embargo, este tipo de soluciones pueden limitar su capacidad de crecimiento, ya que pueden no ser lo suficientemente flexibles o adaptables para acomodar los cambios a medida que evoluciona su negocio.
  • Ejemplo de proveedor: Sage ofrece software de gestión empresarial y contabilidad específico para el sector sanitario.
• Complementos de Excel: Estos proveedores ofrecen una herramienta personalizada que permite a los usuarios de Microsoft Excel aprovechar funcionalidades adicionales que no están disponibles en la aplicación estándar de Excel. Esta funcionalidad suele incluir la obtención, visualización, análisis y elaboración de informes de datos financieros. Sin embargo, depender únicamente de los complementos de Excel puede quedarse corto a la hora de satisfacer las polifacéticas demandas de las empresas modernas, y afectar a su capacidad para adaptarse y prosperar.
  • Ejemplo de proveedor: Vena Solutions es una solución basada en Excel para equipos financieros que desean permanecer en un entorno basado en hojas de cálculo.
• Plataforma de rendimiento financiero: Una plataforma de rendimiento financiero es el software financiero más polifacético. Una plataforma ofrece un conjunto completo de aplicaciones para todo, desde la elaboración de presupuestos y previsiones hasta la consolidación y el cierre financiero. Si busca una solución integral, una plataforma de rendimiento financiero es su respuesta.
  • Ejemplo de proveedor: Prophix One, una plataforma de rendimiento financiero, dota a su equipo financiero de aplicaciones para todas las áreas de las finanzas, incluyendo presupuestos, previsiones, informes, análisis, consolidación, cierre financiero y más, para que pueda estar preparado para hacer frente a las tendencias, los cambios y los desafíos, asegurando que su negocio siga siendo resistente y competitivo.

En general, una plataforma de rendimiento financiero, como Prophix One, es la más adecuada para gestionar sus procesos de elaboración de presupuestos y previsiones. Al centralizar el acceso a sus datos financieros en una sola plataforma, todos pueden trabajar juntos para impulsar el crecimiento.

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Crear proyecciones realistas

Hay varios pasos a tener en cuenta a la hora de crear proyecciones realistas, entre ellos:

1. Establezca su línea de base - Su previsión sólo es tan precisa como su línea de base. Antes de crear su previsión, debe evaluar el estado actual de su empresa, incluidos los ingresos, los gastos, el flujo de caja, los beneficios y el margen. Cuanto más detallada sea su base de referencia, más valiosa será su previsión.
2. Concéntrese en las métricas clave: antes de crear su previsión, debe tener claro qué métricas y variables planea evaluar. Si desea comparar el rendimiento de su empresa con el de otras organizaciones de tamaño o sector similares, asegúrese de recopilar datos de referencia sólo de sus homólogos directos. También debe validar sus datos históricos y asegurarse de que sólo utiliza las fuentes de datos más fiables.
3. En situaciones en las que no se disponga de datos completos o cuando se prevean nuevos productos o servicios, es habitual confiar en la experiencia y elcriterio del equipo financiero. Integrar la información cualitativa junto con los datos cuantitativos puede mejorar la precisión de las previsiones, especialmente en escenarios inciertos.

Métodos para crear previsiones

Existen dos métodos para crear previsiones: ascendente o descendente. Cada uno tiene sus propios retos y ventajas.

Las previsiones descendentes implican evaluar todo el mercado en el que opera. Evaluando la demografía de su mercado, puede hacer predicciones sobre el rendimiento de su empresa. La principal ventaja de las previsiones descendentes es que permiten evaluar el potencial de ingresos de la empresa centrándose en la capacidad del mercado y el potencial de crecimiento.

En cambio, las previsiones ascendentes se centran en las líneas de productos, servicios y actividades de su empresa. Las previsiones ascendentes se centran menos en el mercado global y más en las actividades o acciones que la empresa debe emprender para ser competitiva. Este enfoque de la previsión puede ayudarle a comprender mejor cómo se gasta su dinero y cómo repercutirá en sus futuros informes financieros.

Seguimiento y ajuste de presupuestos y previsiones

Ahora que ya sabes lo que hay que hacer para que un presupuesto y una previsión sean eficaces, y los métodos para crear proyecciones realistas, vamos a ver cómo supervisar y ajustar tus planes financieros.

Procesos de revisión periódicos

Sea cual sea su enfoque de la elaboración de presupuestos o previsiones, es fundamental revisar periódicamente los datos históricos, las previsiones y los resultados. Las previsiones deben actualizarse continuamente para reflejar los cambios del mercado, el lanzamiento de nuevos productos u ofertas de servicios. Del mismo modo, los presupuestos deben actualizarse cuando cambian los objetivos corporativos o cuando los departamentos se enfrentan a limitaciones de recursos.

Ajustar en función de las necesidades

Si revisa periódicamente sus presupuestos y previsiones, podrá garantizar la pertinencia y exactitud de sus planes financieros y alinearlos con las condiciones y objetivos cambiantes de la empresa.

Retos comunes

A pesar de las amplias ventajas de la elaboración de presupuestos y previsiones, los equipos financieros se enfrentan a algunos retos comunes:

Afrontar la incertidumbre

En los procesos de presupuestación y previsión, es habitual enfrentarse a la incertidumbre, lo que puede dificultar saber qué variables y parámetros modificar. Por eso es importante ser flexible en el planteamiento, desarrollando múltiples escenarios de previsión o utilizando el método continuo de presupuestación, en el que se añaden periodos adicionales una vez finalizado un periodo anterior. De este modo, puede modificar su estrategia a medida que evoluciona el mercado, asegurándose de que sus decisiones son receptivas y resistentes a los cambios.

Gestión de la variabilidad de los datos

La gestión de la variabilidad de los datos supone un reto importante para los equipos financieros. Mediante la incorporación de técnicas sólidas de validación de datos y la utilización de herramientas avanzadas de análisis, los responsables financieros pueden gestionar eficazmente los conjuntos de datos variables. Adaptarse a los patrones cambiantes de los datos e implementar metodologías ágiles de previsión permite a los equipos tomar decisiones informadas, fomentando la agilidad y la precisión en la planificación financiera.

Alinear la presupuestación y la previsión con la estrategia empresarial

El presupuesto y las previsiones son algo más que simples planes, comunican a los equipos internos cuál es la estrategia y los objetivos de la organización. Por eso es importante hacer circular los presupuestos y previsiones definitivos entre el conjunto de la empresa, incluidos los equipos individuales, la dirección y las partes interesadas o los inversores. También puede ser útil distribuir estos planes en varios idiomas, formatos y a través de diferentes canales para asegurarse de que todo el mundo está en la misma página y persigue sus objetivos de manera que apoyen la estrategia empresarial.

Garantizar la participación de las partes interesadas

Cuando se trata de la asignación de recursos o de escenarios hipotéticos, puede ser difícil conseguir que todos estén de acuerdo con el cambio. Asegúrese de implicar a las partes interesadas en las primeras fases del proceso, animándolas a aportar datos y perspectivas que afecten a su departamento. Esto puede ayudar a generar un mayor compromiso y hacer que los empleados sientan que sus contribuciones son valoradas. También debe reunirse periódicamente con su equipo directivo para asegurarse de que sus presupuestos y previsiones reflejan las prioridades de la organización.

Cómo empezar a elaborar presupuestos y previsiones

Ahora que ya conoce los conceptos de presupuestación y previsión, aquí tiene algunos consejos rápidos para empezar:

Identificar el punto de partida

El primer paso de cualquier presupuesto o previsión es recopilar y validar los datos históricos de ingresos, gastos, tesorería y beneficios. Esto le dará una idea clara de la situación de su empresa, para que pueda empezar a identificar hacia dónde le gustaría ir.

Establecer un proceso

Identifique qué enfoque de presupuestación le gustaría adoptar, como el basado en cero, el continuo, el basado en actividades, el estático, el renovable, el incremental, el de propuesta de valor o el flexible. Del mismo modo, elija el método de previsión que piensa aplicar, ya sea descendente o ascendente.

Implicar a las personas adecuadas

Trabaje con las partes interesadas para conocer sus puntos débiles del ejercicio anterior, establecer prioridades, obtener su apoyo e identificar oportunidades de mejora. Pida a las partes interesadas que contribuyan a la recopilación y validación de datos, para que las prioridades departamentales se incluyan en sus presupuestos y previsiones.

Establecer herramientas y plantillas

Para agilizar los procesos de elaboración de presupuestos y previsiones, cree herramientas y plantillas específicas. Utilice software financiero, como una plataforma de rendimiento financiero para crear plantillas estandarizadas para la creación de presupuestos y previsiones. Estas plataformas pueden ayudar a automatizar los cálculos, proporcionar visualizaciones claras de los datos y garantizar la coherencia en sus esfuerzos de planificación financiera.

Revisión y mejora periódicas

Programe revisiones periódicas para evaluar la exactitud de sus previsiones, hacer un seguimiento de las desviaciones e identificar las áreas que requieren ajustes. Utilice los comentarios de las partes interesadas y las métricas de rendimiento para perfeccionar continuamente sus procesos de presupuestación y previsión, asegurándose de que se ajustan a las necesidades y objetivos cambiantes de su organización.

Cómo puede ayudarle Prophix

Independientemente de si su empresa prefiere la presupuestación o la previsión, sus procesos son sólo tan buenos como los datos utilizados para compilarlos. Las organizaciones que utilizan una plataforma de rendimiento financiero, como Prophix One, están mejor posicionadas para automatizar sus procesos de presupuestación y previsión. Con datos fiables centralizados en un solo lugar, las empresas pueden confiar tanto en su presupuesto como en sus previsiones, y dedicar más tiempo a analizar los resultados.

Libere su potencial de crecimiento con previsiones y presupuestos precisos y completos de Prophix One.