Guía para la planificación empresarial integrada: Estrategia y beneficios

Una máquina depende de que cada una de sus piezas funcione a la perfección. Si cada pieza tuviera su propio técnico y cada uno la mantuviera según sus propias normas, ¿cómo funcionaría la máquina en su conjunto?

Lo mismo ocurre cuando los departamentos toman decisiones en silos en lugar de considerar cómo encajan en el contexto más amplio de su organización.

La Planificación Empresarial Integrada (PIE ) evita que las empresas cometan este error. Al integrar la planificación financiera y operativa, la elaboración de informes, el análisis y la planificación estratégica, todas las piezas de su maquinaria empresarial funcionan a la perfección.

Pero, ¿cómo funciona la planificación empresarial integrada y cuáles son los retos que plantea?

¿Qué es la planificación empresarial integrada?

La planificación empresarial integrada es un proceso de colaboración. Conecta las ventas, el marketing, el desarrollo, las operaciones y otros departamentos para crear un plan de negocio informado que impulse el éxito empresarial a través de una estrecha colaboración, en lugar de combinar decisiones tomadas en silos.

Este marco consiste en tomar decisiones cruciales de planificación empresarial teniendo en cuenta a toda la empresa.

Definición y componentes básicos

El principal objetivo del IBP es maximizar los beneficios con el mínimo riesgo. Para ello, identifica conexiones comunes y objetivos a largo plazo entre los planes de negocio de toda la organización. Estas son las principales áreas de atención de la planificación empresarial integrada

• Planificación estratégica y operativa: La planificación empresarial integrada combina los planes estratégicos y operativos de todos los departamentos para lograr un enfoque cohesivo de la organización. Este plan global es clave para prever y anticiparse a las fluctuaciones del mercado.

• Planificación interdepartamental: La implantación del IBP abre nuevas oportunidades de colaboración entre departamentos. Es fundamental que todas las áreas estén alineadas en la planificación, el intercambio de datos y los procesos contables.

• Integración de datos y gestión del rendimiento: Integrar los datos y supervisar el rendimiento en todas las áreas de la empresa es la base de su estrategia de IBP.

• Integración financiera: Evaluar la salud financiera de la empresa, tomando los indicadores de rendimiento de cada departamento e integrándolos en una única visión es crucial para el IBP y para comprender la situación financiera general de su organización.

En qué se diferencia el IBP de los métodos de planificación tradicionales

En comparación con otros métodos de planificación empresarial, la planificación empresarial integrada suele preferirse por su enfoque holístico.

Por ejemplo, a menudo se piensa que la planificación de ventas y operaciones (S&OP) es intercambiable con la IBP. Sin embargo, en la S&OP sólo participan los departamentos de ventas, marketing, finanzas y la cadena de suministro para alcanzar los objetivos de oferta y demanda a corto plazo. Aunque esto ya es mejor que cada una de estas unidades de negocio operando de forma completamente independiente, no llega tan lejos como el IBP.

La planificación financiera o estratégica por departamentos también es tediosa y lleva a la empresa a planificar en silos. Estos métodos de planificación crean puntos ciegos que dificultan la previsión global.

Las ventajas del PNI

Una vez expuestas las principales diferencias entre el PNI y otros métodos de planificación tradicionales, vamos a desglosar las ventajas del PNI.

Mejora de la toma de decisiones

El IBP integra varias funciones empresariales entre departamentos y conduce los datos de cada departamento a una visión consolidada. Esto permite a los responsables de la toma de decisiones ver el rendimiento global de la empresa y tomar decisiones basadas en esos datos.

Alineación organizativa mejorada

El método integral e interfuncional de IBP impulsa mejores resultados organizativos con la alineación de toda la empresa. Cuando cada departamento está alineado con los procesos y se tiene en cuenta en la planificación organizativa, las previsiones, los informes y los presupuestos se agilizan.

Mayor agilidad y capacidad de respuesta

Dado que el IBP proporciona a una organización una medida en tiempo real del rendimiento de la empresa mediante la integración y consolidación de datos, permite a una empresa identificar tendencias y responder de forma más proactiva a los cambios del mercado.

Elementos clave para implantar con éxito la planificación empresarial integrada

A continuación se exponen algunos elementos clave que deben tenerse en cuenta a la hora de implantar la planificación empresarial integrada.

Compromiso ejecutivo

La implicación del equipo directivo es fundamental. La planificación empresarial integrada es uno de los procesos más colaborativos que puede emprender una empresa, y todos los directivos deben estar alineados para ponerlo en marcha.

Colaboración interfuncional e interempresarial

A continuación viene la alineación en toda la empresa. Todos los departamentos deben estar de acuerdo en los procesos y en lo que se les exige para contribuir a este enfoque holístico de la planificación de empresa integrada.

Integración y precisión de los datos

Para establecer una imagen real de los análisis de toda la empresa, los datos procedentes de cada función de la empresa deben ser precisos y estar correctamente integrados. Una forma sencilla de garantizar la eficacia en este ámbito sería que todas las partes de la empresa trabajasen en la misma plataforma de rendimiento financiero. De este modo, la recopilación y el intercambio de datos están estandarizados y libres de errores.

Mentalidad de mejora continua

Como cualquier proceso empresarial, su método de IBP evolucionará con el tiempo. Asegurarse de que su empresa fomenta una cultura que acepta el cambio y la mejora es clave para optimizar el IBP a medida que crece.

Desafíos comunes en la adopción del IBP

Puede estar todo lo preparado que quiera, pero eso no significa que su equipo no vaya a enfrentarse a ningún reto a la hora de implantar el IBP. He aquí algunos problemas con los que se encuentran algunas organizaciones.

Resistencia al cambio

Cambiar y actualizar procesos puede llevar mucho tiempo y ralentizar flujos de trabajo importantes. Para los ejecutivos y otras partes interesadas que son particularmente reacios al cambio, esto podría dar lugar a reticencias a la hora de implantar la PNI. Presentar el concepto y un plan exhaustivo mucho antes de la ejecución y establecer mecanismos de seguridad es crucial para tranquilizar a estas partes interesadas.

Estructuras organizativas aisladas

Es fácil que un departamento se acostumbre a trabajar en un silo si la naturaleza de su trabajo sólo le concierne a él. Pero para que la gestión integrada de datos funcione con éxito, hay que derribar las barreras interdepartamentales, permitiendo la colaboración y la integración de datos entre ellos.

Calidad de los datos

La gobernanza de los datos es clave para la IBP. Si cada sector de la empresa tiene procesos de datos diferentes, es posible que sus datos no encajen bien con los que produce el resto de la organización. Si se utilizan programas diferentes, o si algunas áreas realizan el seguimiento de los datos de forma más manual, su organización tendrá que estandarizar primero estos procesos para garantizar un cierto nivel de calidad de los datos en todos los ámbitos.

Falta de tecnología adecuada

Si su empresa utiliza exclusivamente procesos manuales o herramientas poco fiables, la implantación de su IBP podría pasar apuros en sus fases preliminares. Elegir un software más sólido que facilite la planificación empresarial integrada es una forma sencilla de alinear los equipos de su empresa y actualizar sus procesos sin arruinarse.

El papel de la tecnología en la planificación empresarial integrada

Si sus procesos contables llevan mucho tiempo establecidos, puede que le resulte difícil ver el valor de actualizarse a una solución más moderna. Puede que su equipo piense que "si no está roto, no lo arregle", pero las cosas no tienen por qué estar rotas para ser más eficientes. Las plataformas adecuadas de presupuestación y planificación, entre otras herramientas, son cruciales para hacer el trabajo de forma eficaz, correcta y fiable. He aquí por qué.

Análisis de datos e informes en tiempo real

Integrar los datos de las distintas funciones de su empresa puede llevar mucho tiempo, pero no tiene por qué ser así. Con las herramientas adecuadas, sus datos se integrarán en tiempo real para el análisis y la elaboración de informes eficaces.

Planificación y previsión de escenarios

Dado que el mercado cambia constantemente, el análisis manual de tendencias, la planificación de escenarios y las previsiones pueden resultar difíciles. Las herramientas de software integradas ponen a su disposición todos los datos necesarios sin ningún esfuerzo adicional, lo que permite a su equipo centrarse más en las condiciones del mercado y analizar las tendencias del sector en lugar de limitarse a recopilar datos.

Herramientas de colaboración y comunicación

Lo primero que hace eficaz la colaboración entre equipos es una comunicación clara. Si sigue confiando exclusivamente en el correo electrónico y las reuniones presenciales para comunicarse entre equipos, le resultará más difícil implantar el IBP.

Software de gestión del rendimiento financiero

Puede encontrar muchas herramientas en el mercado que se limitan a integrar datos, pero disponer de una herramienta que facilite la planificación financiera integrada, la planificación de la plantilla y tareas similares dará a su organización una ventaja en IBP. La previsión y la toma de decisiones son más fáciles cuando se dispone de una herramienta más sólida que gestiona el rendimiento financiero global de la empresa.

Mejores prácticas para implantar el IBP

Llegados a este punto, ya conoce los elementos clave, los retos y la importancia de la tecnología en el IBP, pero puede que aún se esté preguntando por dónde empezar.

Empezar con una visión y unos objetivos claros

Alinearse con el equipo ejecutivo sobre cuáles son sus objetivos de IBP. Establezca metas claras que incluyan las métricas que utilizará para medir los resultados, el calendario de implantación y cómo solucionará los posibles problemas a medida que surjan.

Invierta en la formación de los empleados y en la gestión del cambio

El IBP supondrá un cambio para toda la organización, por lo que es crucial preparar un plan de formación. Es importante presupuestar tiempo suficiente para formar y ayudar a los equipos a entender cómo cambiarán sus procesos. Aproveche también este tiempo para estrechar la colaboración entre departamentos, si aún no lo ha hecho.

Elija el socio tecnológico adecuado

Elija herramientas que puedan gestionar los datos y los procesos contables de su organización. Una herramienta que pueda ir más allá del IBP básico y gestionar la previsión y la gestión del rendimiento financiero al tiempo que da soporte a otros procesos, como Prophix One, agilizará su organización en más de un sentido.

Establezca indicadores clave de rendimiento (KPI)

Establezca cómo su equipo va a supervisar sus análisis de IBP con los KPI adecuados. Entre los KPI importantes para supervisar el éxito de su IBP se incluyen las métricas financieras, el rendimiento de la cadena de suministro, la rotación de inventario, los niveles de servicio al cliente y la precisión general de las previsiones.

El futuro de la planificación empresarial integrada

La planificación empresarial integrada, como cualquier proceso empresarial, evoluciona y cambia constantemente. He aquí algunas formas en que este proceso esencial puede evolucionar en un futuro próximo.

Integración de IA y aprendizaje automático

La IA está creciendo y cambiando el panorama tecnológico. Podría utilizar los conocimientos de la IA para comprender mejor sus KPI, encontrar automáticamente ineficiencias en sus procesos y automatizar aspectos completos de su planificación empresarial.

Análisis predictivo

Los análisis predictivos son cada vez más precisos y útiles. Esto supondrá una gran mejora en la previsión para IBP.

Mayor atención a la sostenibilidad y a los factores ESG

Hay un aumento constante de la demanda de más sostenibilidad en la mayoría de las industrias. IBP ayudará a su organización con la planificación a largo plazo al considerar los factores medioambientales, sociales y de gobierno (ESG ) como factores dentro de su planificación empresarial.

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