Hacer que el proceso de FP&A deje de ser monótono y cobre sentido

"Me gusta hacer cosas de poco valor", no dijo nunca nadie. Sin embargo, según una encuesta reciente, los profesionales de FP&A a menudo ven su tiempo consumido por tareas rutinarias y repetitivas como la conciliación de datos, la limpieza de datos, los informes y la elaboración de presupuestos, lo que deja poco tiempo para actividades más estratégicas. A los profesionales de FP&A les gustaría dedicar aproximadamente la mitad (48%) de su tiempo a actividades de alto valor, pero actualmente esta cifra se sitúa en un mero 21%.

Por supuesto, equilibrar las tareas de alto y bajo valor no es tan fácil como equilibrar un presupuesto. Siempre habrá datos que recopilar, informes que elaborar y cifras que conciliar. No se puede simplemente sellar la previsión semanal con un mensaje que declare: "¡Ahora respaldada por un 50% menos de datos!"

La realidad es que muchas tareas rutinarias y repetitivas proporcionan datos absolutamente esenciales para los resultados estratégicos de alto nivel. Por otro lado, puede haber tareas de poco valor que puedan racionalizarse o eliminarse por completo. La cuestión es: ¿qué trabajo es meramente servil y cuál es significativo?

Como parte de nuestra iniciativa para ayudar a los profesionales de las finanzas a controlar las actividades de FP&A basadas en datos, hemos preguntado a algunas de las mentes más brillantes del sector cómo podemos centrarnos más en las actividades de alto valor.

Mejora de los procesos de FP&A: Los líderes del pensamiento financiero opinan

¿Cómo se pueden cambiar los procesos para crear un departamento más potente, en el que se dedique más tiempo a actividades de alto valor? Según estos visionarios de FP&A, todo empieza por los empleados.

Reunir a las tropas

Ranica Arrowsmith, Editora de Tecnología de Accounting Today, cree que los empleados son el mejor recurso para cambiar FP&A hacia más contribuciones de alto valor. "Como ocurre en la mayoría de las profesiones, es fácil olvidar que contratar bien es clave para crear un equipo de alto rendimiento. Por tanto, las personas deben ser lo primero, incluso antes que los procesos y la tecnología", afirma. Para ello, Arrowsmith afirma que, como responsable de FP&A, debes "Ejercer el control sobre el proceso de contratación en tu equipo financiero, y asegurarte de que pasas mucho tiempo con los posibles contratados antes de tomar una decisión de contratación. Si no estás al mando de la contratación, haz saber claramente al responsable de contratación cuál crees que es la pieza del puzzle que falta en tu equipo, para que pueda buscar al candidato adecuado"

Una vez que hayas conseguido tu equipo A, aprovecha al máximo su tiempo. "Reduzca al mínimo las reuniones de grupo que hacen perder el tiempo y, en su lugar, celebre reuniones individuales con los miembros de su equipo para hacerse una idea de los procesos que creen que el equipo necesita para ser más eficaz", afirma Arrowsmith. "Las reuniones individuales permiten la honestidad y la franqueza, y descubrirás antes las preferencias y los prejuicios -por ejemplo, a favor o en contra de digitalizar determinados procesos- de los miembros de tu equipo."

Empezar poco a poco y celebrar las victorias rápidas

Darryl Bannon, Director de Darryl Bannon Consulting Ltd, opina que un cambio corporativo eficaz requiere la implicación de los empleados y un planteamiento mesurado. Dice: "Si quieres algún cambio, tienes que implicar a tu gente. Hay que empezar poco a poco para obtener resultados rápidos. ¿Cómo puedo simplificar un proceso? ¿Necesito todos los informes que hago? Pregunte a quienes reciben productos de su departamento: ¿los siguen necesitando?"

Bannon señala que puede haber cierta resistencia a cambiar los comportamientos, pero al desconectar los informes identificados y suprimir las reuniones innecesarias, se empieza a liberar tiempo para pensar en desarrollar nuevas ideas. "Además, demuestras a tu personal que la inversión de tiempo merece la pena"

Por último, para promover un compromiso continuado en el proceso de transformación financiera, Bannon afirma que es esencial "dar crédito a las ideas por pequeñas que sean, esos 5 minutos al día ahorrados, se acumulan."

Entrenar para la victoria

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Leigh Tucker, CPA, Principal y Director Gerente de la Práctica de Clientes Sin Fines de Lucro de CliftonLarsonAllen LLP, piensa que la inversión prudente es clave para alinear a las personas, los procesos y la tecnología para anotar combinaciones de datos de alto valor. "En el ámbito de las organizaciones sin ánimo de lucro, demostrar un análisis de resultados positivos y el impacto de la misión es más importante que nunca para garantizar la financiación continua y establecer la sostenibilidad, ya que se lucha por cada dólar, ya sea de financiación federal, estatal, de fundaciones o de donaciones individuales", afirma. "El equipo financiero es clave para apoyar un entorno que promueva las inversiones necesarias y continuas en tecnología, personal y, lo que es más importante, FORMACIÓN a todos los niveles y en todos los departamentos para permitir un análisis adecuado de los conjuntos de datos combinados. Los días de ser el "guardián de cada dólar gastado" han pasado; la asignación prudente de recursos y la capacidad de ver el panorama general es la nueva norma."

Su equipo puede ayudar a equilibrar la ecuación

A la mayoría de los profesionales de FP&A les gustaría dedicar más tiempo a actividades de alto valor. Un buen lugar para empezar es aprovechando los conocimientos y la experiencia de los miembros del equipo de FP&A. Lo más probable es que tengan ideas sobre cómo equilibrar la ecuación.

Lea la encuesta Defining the Evolution of FP&A: Benchmarks, Challenge & Opportunities [ =enlace] para obtener más información sobre la desconexión entre la forma en que los equipos corporativos de FP&A invierten su tiempo en comparación con las actividades que creen que podrían proporcionar un mayor nivel de valor a su organización.