Cómo Barber National Institute ahorró 540 horas automatizando su presupuesto

En nuestra encuesta global de 500 líderes financieros, descubrimos que el 80% de las empresas no pueden pronosticar más allá de un año, y más del 50% no pueden ver más allá de seis meses. La incapacidad de pronosticar es particularmente desafiante para las organizaciones que atraviesan una fase de crecimiento, ya que necesitan tomar decisiones informadas sobre su trayectoria. Usemos el Instituto Nacional Barber como ejemplo. A medida que crecía la demanda de sus servicios y programas comunitarios, el uso de archivos complejos de Excel para la elaboración de presupuestos y previsiones se convirtió en un proceso engorroso. Hoy, veremos cómo Barber National Institute ahorró 540 horas al automatizar sus procesos de presupuestación y pronóstico con Prophix.

¿Quién es el Instituto Nacional de Barbería?

El Instituto Nacional de Barbería (Barber) brinda servicios comunitarios para niños y adultos con autismo, discapacidades intelectuales y problemas de salud conductual. Con una misión y una responsabilidad tan importantes para con su comunidad, Barber necesitaba un presupuesto preciso y una previsión oportuna para respaldar su crecimiento.

La lucha de Barber con la elaboración de presupuestos y pronósticos

A Barber le resultaba difícil confiar en la precisión de sus hojas de cálculo, lo que creaba un riesgo en torno a la evaluación adecuada de las oportunidades futuras. La incapacidad de planificar los gastos de capital y los gastos de personal impidió a Barber garantizar el nivel necesario de riqueza en sus previsiones. Debido a la naturaleza de la industria, Barber necesitaba confianza en sus asignaciones de varios niveles. Además, el equipo de finanzas necesitaba una solución escalable para responsabilizar a los gerentes de programas de sus presupuestos y, al mismo tiempo, proporcionar una mejor manera de analizar sus finanzas al segmentar y cortar sus datos. El Instituto Nacional Barber identificó la necesidad de contar con una herramienta especializada para la predicción que les permitiera introducir nuevos programas en su organización y determinar la rentabilidad de la adquisición de nuevos negocios.

¿Por qué Barber eligió Prophix?

El equipo de finanzas del Barber National Institute dio prioridad a la búsqueda de un software de gestión de Performance corporativos (CPM) que fuera fácil de usar, que tuviera una interfaz similar a Excel, que pudiera informar sobre datos financieros y no financieros y pronosticar las tasas de ingresos para sus gastos. Después de evaluar Workday Adaptive y Prophix, Barber eligió Prophix por su servicio de atención al cliente, flexibilidad y asequibilidad.

Automatización de los procesos de presupuestación y previsión de Barber

Barber National Institute implementó Prophix para reemplazar Management Reporter y Smart List en su ERP, Microsoft Dynamics GP. Al integrar Prophix con Kronos y Carelogic, el equipo de finanzas puede importar datos de nómina e ingresos de forma semanal, mensual y anual. Estos datos incluyen varias métricas, como las vacantes de los clientes, la ocupación de las viviendas, la capacidad y más. Con Prophix, Barber aprovecha varios enfoques para la elaboración de presupuestos, incluidos los de base cero, incrementales, de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba para crear su presupuesto de estado de resultados. El equipo de finanzas genera CAPEX, arrendamientos, personal e ingresos de abajo hacia arriba. La planificación detallada del personal permite a Barber realizar análisis de variación de personal durante todo el año. Ser capaces de planificar sus ingresos con todo lujo de detalles, como por cliente y procedimiento, significa que también tienen una visibilidad completa para comparar las tasas de ingresos con las planificadas. Por último, Barber lleva a cabo la planificación de la productividad de sus programas clínicos con un modelo dedicado y sólido. La automatización de su proceso de presupuestación le ha ahorrado a Barber 360 horas durante 22 semanas de su temporada de presupuesto para su gerente de presupuesto. Además, también han ahorrado 540 horas en 16 semanas para cuatro contadores y 160 horas para todos los gerentes administrativos y de programas. Dada la riqueza y el detalle de los presupuestos de Barber, la previsión nunca ha sido más fiable o relevante. Antes de Prophix, en el momento en que se completaba un pronóstico, el proceso tomaba tanto tiempo que los datos ya no eran relevantes. Ahora, Barber puede ejecutar cómodamente pronósticos de rentabilidad para adquirir nuevos negocios y pronósticos de costo por unidad. La planificación y la previsión de escenarios han permitido a Barber planificar mejor el impacto del aumento de los salarios y solicitar tasas de reembolso mediante el uso de un análisis de coste por unidad. Su equipo de finanzas puede realizar fácilmente un análisis salarial en profundidad, lo que les brinda una mayor visibilidad de sus mayores gastos.

"Prophix ha mejorado todos y cada uno de los aspectos de nuestro proceso de elaboración de presupuestos. En lugar de dedicar tiempo a configurar el proceso de presupuestación, podemos analizar mejor y comprender el presupuesto/producto que estamos produciendo junto con los gerentes de programa". – Emily Anauo, desarrolladora de sistemas de FP&A, Instituto Nacional Barber

Pronóstico de crecimiento para el Instituto Nacional de Barbería

El equipo de finanzas de Barber ya no pasa horas buscando errores en las hojas de cálculo vinculadas. En lugar de administrar Excel, su equipo de finanzas puede analizar y comprender mejor el presupuesto que están produciendo junto con los gerentes de programas. La previsión sobre la marcha también permite a Barber planificar entre un mes y cinco años en el futuro, dependiendo del proyecto. En general, Barber National Institute ha ahorrado 8+ horas cada mes al automatizar sus procesos financieros y poner en marcha eficiencias con Prophix. Lea el viaje del Instituto Nacional Barber con Prophix en su estudio de caso.