La evolución de los presupuestos (1ª parte)

El reconocido experto del sector Paul Sharman se sienta con Prophix para hablar de la evolución de la elaboración de presupuestos. En este blog, Paul reflexiona sobre cómo ha cambiado la finalidad de los presupuestos y la presupuestación.

Prophix: Dado que Prophix ayuda a los profesionales de las finanzas a optimizar los procesos presupuestarios, es fundamental conocer a fondo cómo se utilizan los presupuestos. Por supuesto, los presupuestos han adoptado diferentes formas durante siglos. ¿Cuál era el propósito original de los presupuestos?

Paul Sharman (PS): En un principio, el objetivo de los presupuestos era gestionar las expectativas, en concreto, cómo se asignarían unos recursos escasos o finitos durante un periodo de tiempo determinado. Eso significaba articular claramente: (i) qué recursos se utilizarían; (ii) cómo se desplegarían los recursos; (iii) cómo se mediría el éxito; (iv) quién utilizaría los recursos; y (v) cómo se incentivaría a los responsables de desplegar los recursos. Hasta los años noventa, la presupuestación pretendía abordar estas cuestiones.

Prophix: Cuando Prophix inició su andadura a principios de los 90, el supuesto fundamental en el que se basaba la presupuestación se estaba alejando de la intención original de responsabilizar a los gestores de las empresas para garantizar la previsibilidad. El mundo se estaba convirtiendo en un lugar mucho más dinámico. Sin duda, la necesidad de los profesionales de las finanzas de anticiparse a lo imprevisible y planificarlo ha evolucionado. ¿Qué opina al respecto?

PS: Ha dado en el clavo: el mundo es mucho menos previsible que nunca. En consecuencia, los horizontes temporales en los que las empresas deben elaborar sus presupuestos también han cambiado. Así pues, aunque la finalidad de los presupuestos no ha cambiado drásticamente, el contexto en el que se elaboran sí lo ha hecho. Por ejemplo, el valor bursátil y la valoración de las empresas han pasado de estar relacionados con los resultados financieros históricos a basarse en los beneficios económicos. Y, en última instancia, el beneficio económico se basa en los flujos de caja futuros previstos a lo largo de varios años en el futuro, en comparación con el año único tradicional de un presupuesto.

Prophix: Esto explica por qué es fundamental que los profesionales de las finanzas equilibren eficazmente las necesidades a corto plazo y las estrategias a largo plazo. Al mismo tiempo, la velocidad a la que cambian las condiciones empresariales también lleva a los profesionales de las finanzas a confiar en herramientas y procesos para desarrollar presupuestos sólidos que sean fácilmente procesables.

PS: Sin duda, esto forma parte de la nueva realidad a la que se enfrentan los directores financieros de todo el mundo. El ritmo de la innovación tecnológica por sí solo ha dado lugar a un entorno en el que el riesgo empresarial y la volatilidad del negocio no dejan de aumentar. Como resultado, un periodo de planificación presupuestaria de un año es demasiado largo si una empresa quiere ser ágil y demasiado corto si quiere que un presupuesto refleje un horizonte temporal adecuado para lograr el beneficio económico deseado. Esto significa que, para que los presupuestos sigan desempeñando un papel vital en la configuración de las empresas, deben combinarse con previsiones y análisis "hipotéticos" que puedan actualizarse sobre la marcha. Esto permite a los responsables de la toma de decisiones mitigar eficazmente los riesgos, al tiempo que garantizan la consecución de los objetivos a largo plazo. Y, en última instancia, ese es el nuevo propósito de la elaboración de presupuestos.

En próximos blogs, Paul reflexionará sobre cómo ha evolucionado la elaboración de presupuestos en cuanto a sus inconvenientes, resultados, procesos y tecnologías.