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La evolución de la presupuestación (2ª parte): Procesos y tecnologías
Paul Sharman | Darren Griffith El experto del sector Paul Sharman y el director financiero de Prophix, Darren Griffith, debaten la evolución de la elaboración de presupuestos. En la Parte 1, Paul comp
junio 22, 2015Paul Sharman | Darren Griffith El experto del sector Paul Sharman y el director financiero de Prophix, Darren Griffith, debaten la evolución de la elaboración de presupuestos.
En la Parte 1, Paul compartió su opinión sobre cómo ha cambiado el objetivo de la elaboración de presupuestos. En este artículo, Paul y Darren reflexionan sobre cómo han evolucionado el proceso presupuestario y las tecnologías relacionadas.
Darren Griffith (DG): Aunque la Oficina de Finanzas sigue evolucionando, los procesos fundamentales de creación y gestión de presupuestos han permanecido constantes durante décadas. Una conclusión lógica es que los procesos siguen siendo pertinentes. ¿Qué opina?
Paul Sharman (PS): Es una conclusión razonable. El proceso presupuestario se ha ido construyendo a lo largo de los años para garantizar la existencia de un conjunto completo de proyecciones financieras para el año siguiente. Las proyecciones incluyen análisis de ingresos, costes directos, gastos de funcionamiento y gastos generales, gastos de los departamentos, beneficios, así como necesidades de balance y tesorería.
DG: En todo este proceso, la Oficina de Finanzas desempeña un papel fundamental. Pero lo que es emocionante es que la Oficina de Finanzas está pasando rápidamente de ser el recopilador de datos de toda la empresa a ser el transformador de las métricas de negocio y los impulsores clave del negocio en presupuestos más precisos. De hecho, los clientes de Prophix han comparado su papel con el de un director de orquesta. ¿Le parece acertado?
PS: Ese es precisamente el papel que desempeña la Oficina Financiera. Y es especialmente cierto cuando las empresas crecen, por ejemplo ampliando líneas de negocio, lanzando más productos y estableciendo oficinas en distintas ubicaciones geográficas. También es muy cierto dado que las tecnologías que apoyan a la Oficina Financiera permiten la colaboración en toda la empresa.
DG: Como usted dice, la tecnología, un catalizador clave del cambio de procesos, evoluciona por sí misma. En los últimos años, los programas informáticos creados para la Oficina Financiera han experimentado mejoras espectaculares en cuanto a velocidad, capacidad, fiabilidad y seguridad. El resultado: Excel, la herramienta a la que antes recurrían los profesionales de las finanzas, está siendo ampliamente revisada. ¿Qué opina?
PD: Los profesionales de las finanzas siempre están buscando formas de mejorar los procesos presupuestarios. Así, aunque la elaboración de presupuestos empezó siendo un proceso muy manual, en cuanto surgieron tecnologías para mejorar la eficiencia, los profesionales de las finanzas empezaron a adoptarlas. Por ejemplo, VisiCalc y Lotus 123 se utilizaron mucho en los años 70 y 80. Luego, cuando aparecieron las hojas de cálculo electrónicas, los profesionales empezaron a utilizarlas. Luego, cuando en los 90 aparecieron las hojas de cálculo electrónicas, los profesionales de las finanzas empezaron a utilizar Excel.
De cara al futuro, el proceso presupuestario seguirá siendo fundamentalmente el mismo, aunque mucho más eficiente, por supuesto, mientras los presupuestos sigan siendo relevantes para la planificación empresarial y los requisitos de control e información. Sin embargo, su observación es acertada. En la práctica, los profesionales de las finanzas de todo el mundo utilizan herramientas informáticas cada vez más potentes para gestionar mejor el proceso.
Además, debido al aumento de las expectativas puestas en ellos, los profesionales de las finanzas están adoptando tecnologías que les ayudan a ganar eficiencia al tiempo que integran información procedente de diversas fuentes, mucho más allá del Libro Mayor. Estos avances tecnológicos permiten a los profesionales de las finanzas automatizar tareas tediosas y que consumen mucho tiempo. Esto significa que la recopilación, el cálculo, el análisis y la presentación de datos se realizan en una fracción del tiempo que antes llevaban.
DG: Este es un gran ejemplo de cómo la tecnología ha ampliado los límites de la presupuestación, haciendo que el propio proceso presupuestario evolucione hacia algo que antes era inimaginable.
PS: Exacto. En efecto, ha surgido un nuevo sistema presupuestario: un sistema de Planificación Financiera Integrada (IFP). Ese sistema permite a los profesionales de las finanzas extraer datos de sistemas operativos, como la gestión de relaciones con los clientes/ventas, el procesamiento de pedidos, la gestión de personal y el libro mayor, para captar la información relacionada con los impulsores del negocio que es esencial para preparar los presupuestos. Un sistema IFP también permite automatizar las previsiones oportunas y los análisis hipotéticos.
Este es el futuro de la elaboración de presupuestos; lo emocionante es que este futuro existe realmente hoy. Además, al adoptar las tecnologías de automatización actuales, los profesionales de las finanzas están mejorando activamente el proceso presupuestario.
En próximos blogs, Darren y Paul reflexionarán sobre la evolución de la elaboración de presupuestos.